Verrichten van uw incasso’s met SEPA in Exact Online!

Exact Online biedt u vanaf 17 december de mogelijkheid om Europese incasso betalingen te doen wanneer u incasso betalingen wilt doen (indien u gebruik maakt van de bankieren module).
Op www.exact.nl/sepa kunt u een stappenplan vinden met acties die uitgevoerd moeten worden voordat dit mogelijk is. Zo dient u bij al uw relaties een IBAN + BIC nummer in te voeren. Verder dienen uw bankdagboeken goed ingericht te worden. Daarnaast zijn er nog drie aanpassingen nodig die we in deze blog bespreken, namelijk het invullen van het incassanten ID, machtigingen van relaties en het aanpassen van de lay-out.

Stamgegeven: Uw Incassant ID
Voordat u de Europese incasso betaalwijze kunt gebruiken dient u een contract te hebben afgesloten met uw bank. Uw bank zal een Incassant ID verschaffen. Dit incassant ID is een unieke code voor uw bedrijf voor een specifieke bank. Een voorbeeld van dit ID:

Land:	Format:
België	‘BE’ + BTW nummer +
Nederland	‘NL’ + Kamer van Koophandel + 2

Een van de belangrijkste wijzigingen bij de introductie van Europese incasso is dat bedrijven nu de machtigingen in de eigen administraties dienen te bewaren. Eerder gebruikte uw bank deze machtiging op het moment dat u een incasso betalingsopdracht verzond. Uw Incassant ID kunt u invoeren via Algemeen > Administratie instellingen > Financieel.

Machtigingen bij de relaties invoeren
Op uw relatiekaarten kunt u Machtigingen invoeren. Open hiervoor een relatie via [Verkoop, Klanten, Onderhoud] en ga naar de tab Algemeen. Hier ziet u het kopje Machtigingen en kunt u kiezen voor Nieuwe toevoegen.

In dit scherm vult u de volgende gegevens in:

• Nummer machtiging
  Een unieke code die wordt gebruikt voor uw interne administratie.
• Type
  Het type machtiging. Er zijn verschillende typen machtigingen beschikbaar zoals Standaard Europese Incasso en Zakelijke Europese Incasso. Afhankelijk van de situatie kunt u een ander type machtiging nodig hebben om een opdracht voor een incasso betaling uit te voeren.
• Soort betaling
  Dit veld bevat het soort betaling waarvoor u toestemming hebt met de machtiging.
• Bankrekening
  De bankrekening van de klant waarvan u gaat incasseren.
• Status
  De status van de machtiging.
• Ondertekende document
  Het ondertekende document waarin uw klant toestemming geeft om geld te incasseren van de bankrekening.

Via [Financieel, Bank, Alle opties , SEPA Incasso] kunt u een overzicht zien van alle Machtigingen. Mocht het bij u om veel Machtigingen gaan, dan is het goed om te weten dat ze ook geïmporteerd kunnen worden met behulp van XML of CSV.

Dit kunt u doen via [Administratienaam, Import/Export, Methode] en vervolgens kiest u Import achter het onderwerp Machtigingen.

Lay-out
Volgens de nieuwe wetgeving dient u uw klanten 14 dagen voor de uitvoering van een incasso te informeren.

In de meeste gevallen zal de verkoopfactuur lay-out de incasso datum specificeren. Om die reden raden we aan om een tekstveld met een pre-notificatie tekst op uw lay-out te plaatsen. Hieronder een voorbeeld:

Het bedrag van deze factuur van 150,00 zal worden geïncasseerd van uw rekening12.345.678 op of na 3 januari 2013. U dient ervoor te zorgen dat de rekening voldoende tegoed heeft.

Open de lay-out via [Administratienaam, Stamgegevens, Lay-outs, Onderhoud]. Een tekstveld voegt u toe door te klikken op de knop Toevoegen, kies dan voor Tekst (Label).
Er wordt nu een blok toegevoegd waarin die tekst Bewerken staat. Klik op de knop Bewerken. Nu kunt u vrij typen in dit veld en ook klikken op de knop Velden.
Op die manier kunt u ook velden toevoegen die bijvoorbeeld verwijzen naar de factuurdatum (de dikgedrukte tekst uit bovenstaand voorbeeld).

Verrichten van incasso’s
Op het moment dat dit alles geregeld is kunt u incasso’s gaan verrichten met Exact Online. De eerste stap hierin is dat u boekingen/facturen aanmaakt met een betalingsconditie die als Betalingswijze Incasso heeft. Deze boekingen komen terecht in het scherm [Financieel, Bank, Alle opties, Betalingen, Incasso selecteren].
Hier kunt u uw incasso betalingen aanvinken, kies vervolgens voor Verrichten.
Afhankelijk van met welke bank u werkt, en of incasso’s daarmee automatisch verricht kunnen worden kunt u nu het incasso bestand downloaden of u vindt deze direct terug in uw internetbankieren omgeving.

Hier kunnen de incasso’s goedgekeurd worden goedgekeurd zodat ze verricht kunnen worden.

Voor meer uitleg verwijzen we u graag naar onze youtube video: http://exact.to/omcrm
Bij verdere vragen over dit proces horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog