Groeit de hoeveelheid papieren documenten bij u op kantoor u ook boven het hoofd?
Er is een slimme oplossing: digitaliseren. Bijvoorbeeld de gehele facturenstroom in uw organisatie.
Met Elvy Scan & Herken (Elvy DS)beschikt uw afdeling administratie over een programma om effectief af te rekenen met het tijdrovende verwerken van facturen. Even scannen en Elvy Document Scanning (DS) doet de rest. Gebruiksvriendelijker kan het niet. En efficiënter ook niet. Alle facturen zijn voortaan overzichtelijk terug te vinden in uw administratie.
Heeft u wel eens nagedacht over het digitaliseren van uw inkomende facturen? Elvy DS is een pakket dat een compleet scala aan mogelijkheden combineert met een eenvoudig te gebruiken programma. Het programma is namelijk ontwikkeld met de gebruiker – uw medewerkers – in het achterhoofd. Geen ingewikkelde procedures, geen omslachtige handleidingen. U kunt er direct mee aan de slag. Vanaf de eerste minuut kunt u profiteren van het gemak dat een digitale facturenadministratie voor uw bedrijf betekent!
Wat doet Elvy DS precies?
- Facturen die binnenkomen, hoeft u alleen maar even te scannen. Het enige wat u nodig heeft is een scanner.
- Elvy DS leest vervolgens automatisch de gescande digitale factuur.
- Elvy DS herkent de factuurgegevens en zoekt in uw administratie naar de bijbehorende leverancier.
- Vervolgens presenteert Elvy DS u het boekingsvoorstel. Liever een ander boeking? Aanpassen kan heel eenvoudig.
- En daarna verwerkt Elvy DS de boeking en de factuur in uw administratie.
Maar dat is nog niet alles!
Elvy DS is ontwikkeld om uw inkoopfacturen eenvoudiger te kunnen verwerken. Maar u kunt ook gemakkelijk andere documenten digitaliseren met Elvy DS. Verkoopfacturen bijvoorbeeld. Of werk- en pakbonnen. Personeelscontracten. Offertes. Opdrachtbevestigingen. Correspondentie. Groot voordeel van het pakket is dat u in één moeite door de leveranciersgegevens kunt bijwerken. Bovendien is Elvy DS zelflerend. Naarmate u het programma langer in gebruik heeft, zal Elvy DS binnenkomende documenten steeds correcter gaan verwerken. Daarnaast is Elvy DS inzetbaar voor het verwerken van documenten in Synergy en het automatisch starten van werkstromen.
Zoveel voordelen in één pakket?
- Fouten bij het lezen en inboeken van facturen zijn verleden tijd.
- U heeft alle facturen overzichtelijk bijeen in uw administratie, zowel gesorteerd op boeking als op leverancier/crediteuren-kaart.
- Zoeken in orders is er niet meer bij: u bent geen facturen meer kwijt en u vindt alle gegevens snel terug. Doordat de documenten weer naar leesbare tekst worden omgezet en deze gegevens worden meegestuurd, zijn alle gescande documenten eenvoudig te doorzoeken.
- U heeft de zekerheid dat de gegevens correct zijn verwerkt.
- Investeren in extra randapparatuur is niet nodig: Elvy DS werkt met alle scanners.
- Ook facturen die al digitaal binnenkomen, via de mail, kunt u eenvoudig met Elvy DS verwerken.
- Inboeken van facturen vraagt niet langer meer kostbare tijd: het proces gaat veel sneller.
Een plezier om mee te werken
Werken met Elvy DS vraagt geen bijzondere kennis van automatisering. Ook de implementatie is snel gerealiseerd. Uw medewerkers kunnen direct aan de slag. Met Elvy DS heeft u het voordeel van een administratie die altijd up to date is. Dus: meer grip op uw boekhouding, meer inzicht in uw cash flow.
Kenmerken
- Beschikbaar voor Exact Globe Next, Exact Synergy Enterprise en Exact Online
- Uw medewerkers hoeven geen toegang tot de financiële software zelf te krijgen; dit maakt bijvoorbeeld het verwijderen van inkoopboekingen zonder toestemming onmogelijk.
- Beschikbaar voor Synergy.
- Te combineren met meerdere administraties.
- Geen limiet aan het aantal scans.
- Pdf-bestand van 25-50 kb per pagina.
- Eenvoudig aanmaken en/of bijwerken van leverancier/crediteur-gegevens.
Ook kunt u Elvy DS koppelen aan de Elvy modules voor Inkomende Factuur Registratie, Kostenbeheersing en Verplichtingen, Inkomend Postregister G-Rekeningen Onkosten Declaratie. Daardoor heeft u nóg meer plezier van Elvy DS!
