Archief voor categorie: Support

U bevindt zich hier: / Support

Actric Exact Software Support Blog

Release Scan Sys ImageCapture 6.12

/in /door

Voor veel organisaties komen de drukste maanden van het jaar er weer aan en ook bij Scan Sys draait de ontwikkeling van onze software op volle toeren! Zo wordt er op dit moment hard gewerkt aan de verdere uitbreiding van onze fiatteringsoplossing in de ImageCapture Web client. In versie 6.12 zijn een aantal algemene en applicatie-afhankelijke verbeteringen en nieuwe functionaliteiten beschikbaar gekomen. In dit artikel benoemen wij de belangrijkste algemene features. Het artikel ImageCapture 6.12 applicatie-afhankelijke features gaat verder in op de nieuwe mogelijkheden van ImageCapture per applicatiekoppeling.

Algemene features versie 6.12

De economische ontwikkelingen brengen ons steeds vaker over de Nederlandse en Europese grenzen. Dit levert een groot aantal nieuwe business opportunities maar ook uitdagingen op IT vlak op. Een van die uitdagingen is de tijd- en datumverschillen die ontstaan als de software over de grens wordt gebruikt. Als voorbeeld: Wanneer een factuur in Los Angeles om 17.00 uur lokale tijd wordt ingeboekt, is het in Nederland al 2 september 2.00 uur lokale tijd. Er ontstaat dus een afwijking in de datum door dit tijdsverschil. Versie 6.12 is zodanig ontwikkeld dat er moeiteloos over alle tijdzones heen gewerkt kan worden waarbij de documenten altijd van de juiste datum worden voorzien. Daarnaast is in versie 6.12 de herkenning van buitenlandse BTW en IBAN nummers verder uitgebreid waardoor ook Noorse IBAN- en BTW nummers automatisch worden uitgelezen. Inmiddels herkent ImageCapture al meer dan 15 buitenlandse IBAN- en meer dan 20 buitenlandse BTW nummers.

ImageCapture Web features

Op dit moment wordt er hard gewerkt aan de verdere ontwikkeling en uitbreiding van ImageCapture Web waardoor in de komende maanden de fiatteringsfunctionaliteit in ImageCapture niet alleen geoptimaliseerd, maar ook sterk uitgebreid zal worden. In versie 6.12 zijn al een aantal mogelijkheden toegevoegd die het werken met de Web client nog gebruiksvriendelijker maken; Zo ondersteunt de Web client altijd de nieuwste versies van Internet Explorer, Chrome en Safari (ook bij gebruik van tablets) en is het nu mogelijk om UBL bestanden te importeren in de Web client. De weergave van de achtergrondprocessen is in deze versie ook sterk verbeterd en hierdoor overzichtelijker geworden. Ook automatische documentscheiding kan vanaf versie 6.12 in de Web client plaatsvinden én het is vanaf deze release mogelijk om externe URL links te openen vanuit ImageCapture Web. Handig tijdens de controle op dubbele facturen bijvoorbeeld, waardoor je bij melding van een dubbele boeking direct de digitale factuurbijlage in kwestie kunt raadplegen.

Meer informatie of de update aanvragen?

Voor meer informatie over andere functionaliteiten in combinatie met uw applicatie of de release ImageCapture 6.12 kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen. Voor relaties met een lopende onderhoudsovereenkomst wordt de update kosteloos beschikbaar gesteld. Neem hiervoor contact op met onze supportafdeling. Zij beoordelen samen met u de mogelijkheden van deze update en of u deze zelf, of met behulp van betaalde consultancy (remote of onsite) kunt uitvoeren. Bent u nog geen klant van Scan Sys? Vul dan ons contactformulier in. Onze sales medewerkers kunnen u vrijblijvend informeren over de mogelijkheden van onze software voor uw financiële administratie.

Bron: Scan Sys

WMS – Introductie Exact Globe E-WMS

/in /door

Voor een productie- of handelsbedrijf is het van belang dat je een goed inzicht hebt in de voorraad en de goederenstromen. Te veel voorraad kost geld, met te weinig voorraad moet je klanten teleurstellen en wanneer er leverfouten worden gemaakt loop je zelfs het risico om klanten kwijt te raken.

Met Exact Warehouse Management System (WMS) kan dit alles worden voorkomen. Met deze oplossing is het namelijk mogelijk om de fysieke goederenstromen te automatiseren en de logistieke processen te optimaliseren. Dankzij E-WMS beschik je over real time voorraadinformatie en kun je betrouwbare levertijden afspreken.

De voordelen van E-WMS:

  • Er worden minder fouten gemaakt in het logistieke proces
  • Het is mogelijk om de ideale route voor een picklijst te genereren
  • Er zijn minder handmatige handelingen nodig
  • Er zijn lagere voorraadniveaus en dus lagere kosten

In de serie over WMS zullen de komende weken de volgende onderwerpen aan bod komen:

Pick en Pack

Pick en pack betekent eigenlijk niets meer dan het pakken en het inpakken van een artikel. E-WMS Pick en Pack is orderpicken waarbij het inpakken van de order wordt uitgevoerd op één centrale locatie. Dit betekent dat de inpaklocatie eerst aangevuld dient te worden met de te picken artikelen. In dit proces wordt ieder artikel tweemaal gescand. Eenmaal bij het picken (het artikel van de plank pakken) en eenmaal bij het inpakken op de centrale inpak locatie. In de blogpost over pick en pack zullen we hier verder op ingaan.

ICL (Intercompany logistics)

Intercompany Logistics (ICL) maakt het mogelijk om transacties tussen een verkoopadministratie en een centrale magazijn administratie automatisch te laten verlopen. Hierdoor neemt het aantal handmatige acties af. Vaak dienen transacties zoals verkooporders, bestellingen, leveringen en ontvangsten twee maal te worden ingevoerd wanneer twee administraties samenwerken. De gegevens dienen dan in beide administraties geregistreerd te worden. Met ICL hoef je deze slechts éénmaal in te voeren.

Auto Queue

De Auto queue functionaliteit biedt je de mogelijkheid om orderregels automatisch te versturen zonder deze handmatig via het Control Center te selecteren en te versturen. In de blogpost hierover wordt deze functionaliteit verder toegelicht.

SKU Management

SKU (Stock Keeping Units) Management stelt je in staat om elke voorraadeenheid in je magazijn te voorzien van een uniek nummer, een ‘kenteken’. Tijdens de WMS-processen kan dit kenteken worden gescand om de reeds bekende inhoud van die voorraad te identificeren. In plaats van het scannen van een magazijn, locatie, artikel, batch- of serienummer en aantal hoef je alleen het unieke nummer te scannen. In de blogpost over SKU Management zullen we dit verder bespreken.

E-WMS Lite

Voor bedrijven die niet de uitgebreide functionaliteit van E-WMS nodig hebben, maar wel de meest belangrijke logistieke processen willen registreren en scannen is E-WMS Lite ontwikkeld. In de laatste blogpost in de serie over WMS zullen we hier extra uitleg over geven.

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe versie van Exact Event Manager 1.9.1 beschikbaar

/in /door

Vanaf vandaag is er een nieuwe versie van de Exact Event Manager beschikbaar gekomen. In deze nieuwe versie zijn verschillende verbeteringen opgenomen die door onze klanten zijn aangedragen. Tevens ondersteunt de Exact Event Manager vanaf deze versie Microsoft Windows Server 2016.

Meer nieuwe versies gepland

Ons doel is om regelmatig nieuwe versies van de Exact Event Manager uit te brengen. De frequentie is afhankelijk van het aantal toegevoegde verbeteringen.

Aangezien deze wijzigingen niet groot zijn, hebben we besloten om het releasenummer hetzelfde te houden, namelijk 1.9.1. Om te kunnen zien over welke versie u beschikt, kunt u de about-pagina van uw Exact Event Manager omgeving raadplegen. Vandaag hebben we versie 1.9010.2017.12004 beschikbaar gemaakt.

Nieuwe versie downloaden

Om deze nieuwe versie van de Exact Event Manager te kunnen downloaden, kunt u document 25.580.449 benaderen via de Customer Portal (login vereist).

Indien u wilt weten hoe u over deze nieuwe versie kunt beschikken, dan kunt u contact opnemen met uw Account Manager of onze Exact Support afdeling.

Meer informatie

U kunt de release notes raadplegen voor meer informatie over de nieuwe versie van Exact Event Manager 1.9.1.

Bron: Exact Support Blog

Het saldo van de verlofdagen van uw ondergeschikten bekijken in Exact Synergy

/in /door

In de vorige blogpost heeft u kunnen lezen hoe medewerkers kunnen kijken wat hun saldo aan verlofdagen is. Voor de manager van deze medewerkers is het ook mogelijk om het verlofsaldo van de ondergeschikten te bekijken via de persoonlijke planning van die medewerker.

Wanneer u als manager meerdere ondergeschikten heeft kan het wenselijk zijn om het saldo van de verlofdagen van al die ondergeschikten in één overzicht te bekijken.

Het Verlof & Verzuim overzicht

Hiervoor kunt u het Verzuim overzicht raadplegen. Het Verlof & Verzuim overzicht kunt u openen via menupad Modules ➔ HRM ➔ Overzichten ➔ Statistieken ➔ Verlof & Verzuim overzicht.

In het overzicht selecteert u de lay-out Verlof & Verzuim: Balans en geeft als peildatum de laatste dag van het huidige jaar op. Eventueel kunt u uw selectie nog verder specificeren.

Vervolgens ziet u het saldo aan verlofdagen van uw ondergeschikten en uzelf in één overzicht:

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe service packs beschikbaar voor Exact Globe & Synergy

/in /door

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor je klaar:

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kun je per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kun je in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. Je kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dien je een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteer je in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klik je eerst op update naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kun je onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact Support Blog

Eindejaarsverwerking Exact Financials Enterprise

/in /door

Met het einde van het jaar in zicht komt de jaarovergang in Exact Financials Enterprise ook dichterbij. Het proces van jaarafsluiting omvat binnen Exact Financials de volgende stappen:

  • Het oude boekjaar sluiten.
  • Een nieuw boekjaar openen.

Hoe je deze stappen uit dient te voeren binnen Exact Financials Enterprise kunt je lezen in dit document.
Mocht je het jaar nog afsluiten in Exact Financials dan lees je hier hoe je het jaar af kunt sluiten.

Bron: Exact Support Blog

Eindejaarsverwerking Exact Globe

/in /door

De eindejaarsverwerking staat weer voor de deur. Voor veel bedrijven is het een drukke tijd waarbij er veel administratieve taken om de hoek komen kijken. Het einde van het jaar heeft binnen Exact Globe consequenties op verschillende gebieden.

Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan financieel, salaris of logistiek. Voor al deze gebieden is er een stappenplan beschikbaar. Deze kun je vinden via de startpagina voor de eindejaarsverwerking. Tevens kun je via onze website meer informatie en instructievideo’s vinden.

Verder is er speciale workspace voor de eindejaarsverwerking beschikbaar. Op deze workspace kun je alle informatie over de eindejaarsverwerking in Exact Globe en Exact Compact terugvinden. Je kunt de workspace bekijken door op deze link te klikken en je inloggegevens voor de customer portal in te vullen.

Bron: Exact Support Blog

CRM – Automatisering van de sales forecast (2/2) in Exact Synergy Enterprise

/in /door

In de vorige blogpost over het automatiseren van de sales forecast heb je kunnen lezen hoe je verkoopkansen aan kunt maken en deze kunt beheren. In deze blogpost zullen we verder in gaan op de verschillende methoden om de verkoop forecast te monitoren.

Spilanalyse

Via [Modules, Klanten, Verkoopkans management, Spilanalyse] kun je  de spilanalyse opvragen om informatie over verkoopkansen te analyseren. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om te zien welke relatiemanager de meeste deals heeft gewonnen.

Verkoopprognose

Via [Modules, Klanten, Verkoopkans management, Verkoopprognose] kun je de verkoopprognose opvragen waarin je bijvoorbeeld kunt zien wat het verwachte inkomende bedrag per relatiemanager is.

Daarnaast is het bijvoorbeeld mogelijk om dit overzicht te groeperen op Gericht assortiment waarbij je goed kunt zien welk assortiment op dit moment populair is, en voor welk assortiment wellicht een extra marketingcampagne nodig is.

Verkooppijplijn

De verkooppijplijn geeft je een virtueel overzicht van de verkoopkansen en in welk stadium de verkoopkansen zich bevinden.

Door op de verschillende kleuren te klikken zie je de details van de verkoopkansen die zich in het betreffende stadium bevinden. Je kunt de verkooppijplijn bekijken via [Modules, Klanten, Verkoopkans management, Verkooppijplijn].

Verkoopkansen monitoren vanaf een workspace

Wanneer je bovenstaande overzichten vaak gebruikt is het aan te raden om hiervoor een speciale workspace aan te maken. Op deze manier kun je vanuit één ‘startpunt’ direct alle benodigde informatie zien of opvragen.

In de blogpost Workspaces – Widgets vind je meer informatie over het toevoegen van (koppeling) widgets.

Volgende keer

Dit was de laatste blogpost in de serie over CRM. De volgende serie blogposts over Exact Synergy zal gaan over BPM (Business Process Management).

Bron: Exact Support Blog

Het saldo van de verlofdagen bekijken in Exact Synergy

/in /door

Naast het bekijken van de geplande afspraken kan de persoonlijke planning ook gebruikt worden om het saldo van de verlofdagen te bekijken.

In deze blogpost kunt u lezen hoe u dit kunt doen.

De persoonlijke planning

De persoonlijke planning kan worden opgevraagd via ☰ ➔ Mijn Planning.

Om het saldo van de vrije dagen te bekijken dient bovenaan de planning de optie Saldo aangevinkt te worden.

Vervolgens kan onderaan bij Verlof & Verzuim – Balans gezien worden wat het saldo is.

Hier ziet u de volgende kolommen:

  • Balans — Deze kolom toont het beginsaldo van het huidige jaar. Dit betreft niet opgenomen vrije dagen van het voorgaande jaar
  • Ongebruikt — Deze kolom toont het ongebruikte saldo van het vorige jaar. Deze waarde neemt af wanneer verlof wordt opgenomen voordat het vervalt.
  • Huidige balans – Deze kolom betreft een optelling van het ongebruikte saldo van het huidige jaar tot de huidige maand. De waarde wordt berekend op basis van het beginsaldo minus de opgenomen dagen.
  • Jaareinde balans – In deze kolom wordt het ongebruikte saldo aan het einde van het huidige jaar getoond.

Voorbeeld

In onderstaande afbeelding ziet u de persoonlijke planning met de Verlof & Verzuim – Balans van Antoine de Groot.

In dit voorbeeld wordt er vanuit gegaan dat het vandaag 5 oktober 2016 is.

Antoine had nog 8,33 vrije dagen over van het voorgaande jaar. Deze worden getoond bij Balans.
Voor het huidige jaar zijn er 7 vrije dagen ingediend en goedgekeurd, waarvan 1 vrije dag in de toekomst (30-12-2016).

Bij Ongebruikt() kunt u zien wat het

Bij Huidige balans kunt u het saldo per vandaag zien. Dit betreft een optelling van het ongebruikte saldo en het opgebouwde verlof tot en met vandaag, verminderd met de 7 dagen die dit jaar zijn ingediend. De vrije dag uit de toekomst wordt hierin meegeteld

Bij Jaareinde Balans kunt u het saldo aan het einde van het jaar zien. Hierin wordt ook het opgebouwde verlof meegenomen dat nog in de resterende maanden van het jaar wordt toegekend.

Bron: Exact Support Blog

CRM – Het automatiseren van de sales forecast in Exact Synergy Enterprise (1/2)

/in /door

SFA (Sales force automation) software maakt het mogelijk om bedrijven hun verkoopactiviteiten te organiseren, volgen en automatiseren. SFA omvat activiteiten zoals het bijhouden van leads, het beheren van relaties en contactpersonen, het beheren van activiteiten en het bijhouden van verkoopkansen. De verkoopactiviteiten worden vaak per campagne gevolgd, waardoor het bedrijf het succes van de campagne kan meten op basis van het percentage klanten dat uiteindelijk de gewenste acties uitvoert. In deze eerste blogpost over het automatiseren van de sales forecast wordt besproken hoe verkoopkansen aangemaakt kunnen worden en hoe vervolgens de verschillende stadia hiervan kunnen worden doorlopen.

Verkoopkansen aanmaken

Nadat er leads zijn aangemaakt, kunnen voor deze leads verkoopkansen worden gecreëerd. Door het monitoren van verkoopkansen krijg je een goed overzicht van welke leads uiteindelijk klant zijn geworden en welke zijn afgehaakt met daarbij de bijbehorende redenen. Je kunt verkoopkansen aanmaken via [Modules, Klanten, Overzichten, Relaties, Zoeken]. Hier zoek je vervolgens de betreffende leads door bijvoorbeeld in de sectie Algemeen alleen het type Lead aan te vinken en vervolgens op Tonen te klikken.


Nadat alle leads worden getoond kun je door middel van de knop Verkoopkans een batch aan verkoopkansen aanmaken voor de betreffende relaties. Voor meer informatie over het aanmaken van verkoopkansen in een batch, zie Aanmaken van verkoopkansen in een batch.

Verkoopkansen bekijken

Nadat de verkoopkansen zijn aangemaakt kun je deze op ieder gewenst moment bekijken via de sectie Monitor op de relatiekaart.


Nadat je op Verkoopkansen hebt geklikt krijg je een overzicht met alle verkoopkansen voor deze relatie. Door op de code of naam van de betreffende verkoopkans te klikken kom je in de verkoopkanskaart terecht.


In de sectie Verzoeken zie je alle verzoeken die voor deze verkoopkans zijn aangemaakt. Omdat deze verkoopkans zich nog in het eerste stadium bevindt, is er alleen nog maar het verzoek beschikbaar dat in de eerste stap van de verkoopcyclus is aangemaakt. Nadat dit verzoek is gerealiseerd zal automatisch een verzoek voor de volgende fase worden gecreëerd.

Lead stadium

Nadat de verkoopkansen zijn aangemaakt kun je aan de slag om je leads binnen te gaan halen. Wanneer er contact is geweest met de lead en dit bedrijf of deze persoon heeft aangegeven interesse te hebben in jullie producten of diensten kun je door middel van de knop Lead opgevolgd het Lead verzoek realiseren.

Prospect stadium

Nadat je op Lead opgevolgd hebt geklikt wordt er automatisch een Prospect verzoek aangemaakt voor deze verkoopkans. Dit verzoek is direct op de verkoopkanskaart te zien en kan vanuit daar ook worden geopend.

Vanuit het Prospect verzoek kan via de knop Opstellen offerte een offerte voor de betreffende relatie worden aangemaakt. Nadat op deze knop is gedrukt, wordt er direct een Offerte verzoek aangemaakt.

Offerte stadium

Wanneer de offerte is aangemaakt en verzonden kan deze worden gekoppeld aan het Offerte verzoek. Vervolgens klik je op de knop Offerte opgesteld. Het Offerte verzoek zal nu bij de verantwoordelijke persoon In de werkstroom terecht komen. Zodra de relatie de offerte heeft getekend kan de ontvangen order aan het verzoek worden gekoppeld en kan voor de optie Order ontvangen worden gekozen.

Hierna wordt automatisch het laatste verzoek, het order verzoek, aangemaakt. De verkoopkans krijgt vervolgens de status Gewonnen.

Verloren verkoopkansen

Het kan ook zijn dat de relatie aan het begin van het verkoopproces aangeeft geen interesse (meer) te hebben in je diensten of producten. In dit geval kun je op verkoopkanskaart op de knop Verloren klikken. Het bijbehorende verzoek wordt vervolgens automatisch afgekeurd.

Meer informatie

Voor meer informatie over de verkoopkanskaart en de bijbehorende acties, zie Bekijken van verkoopkanskaarten en de gerelateerde documenten.

Volgende keer

In de volgende blogpost over het automatiseren van de sales forecast wordt uitgelegd hoe je gedurende het verkoopproces de verkoopkansen optimaal kunt volgen met behulp van diverse overzichten.

Lees ook deel 2 van deze blog.

Bron: Exact Support Blog