Actric Exact Software Support Blog

Nieuwe service packs beschikbaar!

/in /door

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor u klaar:

Opmerking: Service pack 413SP7 is uitsluitend te downloaden voor klanten die reeds beschikken over product update 413.

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kunt u per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kunt u in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. U kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dient u een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteert u in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klikt u eerst op update naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kunt u onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact Support Blog

Logistiek bestellingen in Exact Globe Next

/in /door

Bestellingen kunnen onder andere worden gegenereerd op basis van verkooporders, artikelplanning of voorraadposities (ten opzichte van de minimum en maximum voorraad dat bij het aanmaken van een artikel is vastgelegd). In deze blogpost over Bestellingen worden alle drie de methodes uitgelegd.

Bestellingen genereren op basis van verkooporders

Met de module E-Orderinkoop kunt u via [Inkoop, Te verwerken, Orderinkoop] bestellingen aanmaken aan de hand van geplaatste verkooporders. U kunt eerst enkele selectiecriteria aangeven waarna u via de knop ‘Tonen’ in het MRP scherm komt.

Vanuit dit scherm kunt u direct een bestel-/productievoorstel genereren, en op basis hiervan meteen een of meer bestellingen of productieorders aanmaken. Wanneer u het scherm opvraagt worden automatisch alle artikelen in de getoonde orders voorgeselecteerd, en heeft u direct de mogelijkheid hiervoor alle benodigde bestellingen/ productieorders te genereren. De selectie blijft van kracht wanneer u orders uitklapt om de inhoud te bekijken. Wilt u de selectie ongedaan maken, dan kunt u dit eenvoudig doen door in een willekeurige cel van het overzicht te klikken. Vervolgens heeft u de mogelijkheid om per artikel bestellingen te genereren. Dit kunt u doen door de cel met daarin het betreffende (inkoop- of maak-)artikel te selecteren en op de knop ‘Bestel.’ of ‘Produceren’ te klikken.

Wanneer u een bestelling genereert kunt u in het bestelvoorstel de gewenste leverancier selecteren, standaard zal de hoofdleverancier van het artikel worden voorgesteld. Tevens kunt u de aantallen naar wens wijzigen. Wanneer u een productieorder genereert kunt u in het productievoorstel de aantallen naar wens wijzigen.

Bestellingen genereren op basis van artikelplanning (MRP)

U kunt automatisch bestellingen genereren voor artikelen met een voorraad kleiner dan nul of voor artikelen waarvoor de voorraad beneden de minimumvoorraad is gedaald. Hoe het (verwachte) tekort wordt berekend kunt u aangeven in het MRP scenario. Voor meer informatie hierover, zie MRP Generator. U kunt voorraden aanvullen tot de minimum- of maximumvoorraad van een artikel. De minimum- of maximumvoorraad definieert u bij het onderhoud van artikelen. Om automatisch bestellingen te genereren gaat u naar [Inkoop, Te verwerken, Bestellingen genereren] of naar [Productie, Te verwerken, Bestellingen genereren). Hiermee opent u het selectiescherm voor automatische bestellingen.

Bestellingen kunnen op twee manieren worden gegenereerd: op basis van artikelplanning (MRP) of op basis van voorraadposities (ten opzichte van de minimum en maximum voorraad dat bij het aanmaken van een artikel is vastgelegd). In geval van MRP wordt gekeken naar de behoeften die voortkomen uit orders die zijn ingevoerd in het systeem.

In het MRP scherm ziet u de artikelen waarvoor een tekort is ontstaan of waarvoor een tekort wordt verwacht. Het tekort kunt u op een bepaalde datum of over een bepaalde periode opvragen. Via de knop ‘Geavanceerd’ kunnen diverse criteria worden geselecteerd.

Nadat u alle filters heeft ingevuld en/of geselecteerd, kunt u door middel van de knop Bestel. de bestelling(en) aanmaken.

Bestellingen genereren op basis van voorraadposities

Bij bestellingen op basis van voorraadposities wordt alleen gekeken naar de huidige voorraad en de verhouding met de waarden voor Minimum bestelniveau en Maximum voorraad die per magazijn zijn ingevoerd in het artikelonderhoud op het tabblad Voorraad. Bij het genereren van bestellingen zijn diverse selecties mogelijk. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen alle artikelen in het overzicht mee te nemen en geen gebruik te maken van de criteria.

Meer informatie

Voor meer informatie over het genereren van bestellingen, zie Bestellingen genereren.

Volgende keer

In de volgende blogpost over Logistiek gaan we het hebben over Vooruitbetalingen.

Bron: Exact Support Blog

Minimumloon tabel per 1 juli 2017

/in /door

Zoals elk jaar is ook dit jaar vanaf 1 juli een aanpassing van het wettelijk minimumloon en het minimumjeugdloon. Deze nieuwe minimumloon tabel is onderdeel van de rekenregels. 

Gewijzigde rekenvoorschriften

In Exact Globe wordt de tabel met deze nieuwe minimumlonen meegeleverd in product update 412SP11 en in 413SP3 vanaf 14 juni 2017. Na het uitvoeren van een update, kunt u deze wijziging terugvinden in het menupad Salaris ➔ Verslagen ➔ Rekenvoorschriften, wanneer u bij Soort verslag de optie Minimumloontabel selecteert. Het nieuwe minimum loon wordt ook afgedrukt op de salarisslips vanaf 1 juli 2017.

Bron: Exact Support Blog

Product updates 258SP6 en 413SP6 beschikbaar (gefaseerde uitrol)

/in /door

Product updates 258SP6 en 413SP6 zijn nu beschikbaar. Product update 413SP6 is op dit moment echter alleen te downloaden voor klanten van Exact Compact en voor klanten die reeds over product update 413 beschikken.

De beschikbaarheid van deze product update voor overige klanten volgt later. Houd dit support blog in de gaten voor meer informatie hierover.

Exact Compact

De verbeteringen voor Exact Compact kunt u vinden in de release notes in document 27.259.082.

Service packs Exact Synergy Enterprise en Exact Globe Next

Voor de verbeteringen die in 258SP6 en 413SP6 zijn toegevoegd kunt u onderstaande links raadplegen:

Liever niet wachten?

Werkt u op dit moment niet met product update 413, maar wilt u toch al gebruik maken van 413SP6? Neem dan contact op met onze support afdeling.

Bron: Exact Support Blog

Herinnering: Verstuur uw loonaangifte via Digipoort

/in /door

Via deze blogpost, onze eindejaarsmailing en Deel II van de eindejaarshandleiding 2016/2017, hebben wij u reeds geïnformeerd over het feit dat het vanaf 1 maart 2017 verplicht is om de aangifte loonheffingen via het Digipoort kanaal te verzenden.

Sluiting BAPI kanaal

Uit gegevens van de Belastingdienst is gebleken dat er nog loonaangiften via het oude BAPI kanaal worden verzonden. Graag willen wij u erop attenderen dat de Belastingdienst het BAPI kanaal per 1 juli definitief sluit. Indien u uw loonaangifte nog via het oude kanaal verzendt, kunt u binnenkort een brief van de Belastingdienst verwachten.

De stappen

Indien u wilt weten welke stappen u dient te ondernemen in verband met het verzenden van de loonaangifte via Digipoort, kunt u dit document raadplegen.

Let op: De duur van de aanvraagprocedure van het PKI Overheid-certificaat, is afhankelijk van de door u gekozen aanbieder. De gemiddelde doorlooptijd is 6 tot 8 weken.

Bron: Exact Support Blog

ImageCapture van Scansys één totaaloplossing voor al uw documentstromen

/in /door

Het cliché “Stilstand is achteruitgang” is in geen andere markt actueler dan in het MKB. Daarom is het juist voor MKB organisaties belangrijk om te blijven zoeken naar nieuwe automatiseringsmogelijkheden die binnen de (soms beperkte) financiële middelen passen. Integratie met, of beter gebruik van bestaande applicaties maakt vaak onderdeel uit van het automatiseringsplan. Bij de selectie van de kernapplicatie(s) wordt al rekening gehouden met de mogelijke toepassingen die in de toekomst benut kunnen worden.

Primaire en secundaire processen automatiseren

Organisaties in het MKB kiezen vaak voor een stapsgewijze automatisering van hun bedrijfsprocessen. Beperkte budgetten en minder beschikking over financiële buffers zijn hiervoor de belangrijkste redenen. Zo wordt er meestal eerst een keuze gemaakt voor een kernapplicatie zoals een TMS of ERP, om de continuïteit van de primaire bedrijfsprocessen te optimaliseren en waarborgen. Denk bijvoorbeeld aan het efficiënt managen van projecten, transporten of productieprocessen. Daarna volgt de optimalisatie van kostbare secundaire processen zoals de verwerking van de inkomende facturenstroom. Een logische keuze omdat dit voor veel organisaties één van de meest tijdrovende en dus kostbare processen is. Daarbij komt dat de gemiddelde MKB organisatie zijn kosten en opbrengsten strak moet kunnen monitoren om te bepalen of de onderneming winstgevend is én tijdig moet kunnen bijsturen wanneer kosten en opbrengsten niet in de juiste verhouding tot elkaar staan. Steeds meer ondernemingen in het MKB hebben inmiddels de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking al ontdekt. De belangrijkste overwegingen, naast het kostenbesparende element zijn: Efficiency, Inzage en Controle.

Breed inzetbaar

Bij Scan Sys werken wij graag aan oplossingen die zowel op korte als langere termijn een toegevoegde waarde kunnen bieden voor uw organisatie. Onze software, ImageCapture is een breed inzetbare toolbox van mogelijkheden, gebaseerd op document- en data capture toepassingen. Bij het ontwikkelen van functionaliteit en koppelingen met nieuwe systemen, benutten wij graag zoveel mogelijk van de functionaliteit die een kernapplicatie al te bieden heeft dankzij een volledige integratie met dit systeem. Hierdoor kan niet alleen de meest complexe factuur razendsnel verwerkt worden maar kunnen andere, financieel administratieve processen ook eenvoudig geautomatiseerd worden binnen dezelfde ImageCapture applicatie.

Verkooporderverwerking

Een voorbeeld hiervan is de unieke oplossing waarbij ImageCapture het proces van verkooporderverwerking automatiseert; Handelsorganisaties hebben regelmatig te maken met terugkerende inkoopopdrachten van bestaande relaties. Deze opdrachten moeten op de administratie verwerkt worden tot een verkooporder. Het verwerken, controleren en archiveren van deze opdrachten is een foutgevoelig en tijdrovend proces. Ook neemt het archiveren van deze documenten veel ruimte in beslag en de documenten zijn soms lastig traceerbaar. Met ImageCapture kunnen de inkoopopdrachten geautomatiseerd worden geïmporteerd (of gescand als ze in papieren vorm binnenkomen) waarna de software automatisch data uitleest zoals debiteur- en ordergegevens. ImageCapture controleert automatisch de verkoopprijzen, artikelcodes en prijsafspraken waardoor verschillen direct zichtbaar worden. Na controle en eventuele verrijking van de gegevens worden de orderregels automatisch geëxporteerd naar de achterliggende ERP applicatie en wordt hier een verkooporder aangemaakt. Het digitale document wordt als bijlage gekoppeld aan de boeking. Eventueel kan ook automatisch een workflow worden opgestart ter verdere verwerking van de inkoopopdracht. (meer informatie over deze toepassing kunt u vinden op onze landingpage Verkooporderverwerking).

Verwerking van transportdocumenten

Een andere, veel gebruikte toepassing van onze software is de verwerking van vrachtdocumenten in de Transportsector; Een transporteur heeft dagelijks te maken met een grote stroom van orders met bijbehorende vrachtdocumenten zoals transportopdrachten, emballage bonnen en CMR’s. Deze documenten moeten verwerkt en gekoppeld worden aan het dossier in het achterliggende TMS (Transport Management Systeem). Alleen al het uitzoeken en controleren van deze documenten kost de medewerkers op de administratie enorm veel tijd. Daarnaast moeten alle documenten bewaard worden om te kunnen overleggen bij vragen over de factuur. Vaak gebeurt het archiveren nog in papieren vorm waardoor het archief gestaag groeit en het opzoeken van de documenten een bewerkelijk proces is. Met het gebruik van ImageCapture zijn een aantal tijdrovende handelingen uit dit proces gesneden; Alle documenten worden bij binnenkomst gedigitaliseerd, waarbij de documenten per batch op diverse niveaus gescand kunnen worden, waarna ImageCapture ze automatisch koppelt aan het juiste dossier in het achterliggende TMS. Het digitale document is direct opvraagbaar vanuit het TMS of kan beschikbaar gesteld worden per e-mail of via track and trace. Met een druk op de knop zijn de documenten beschikbaar zonder dat er nog in papieren archieven gezocht hoeft te worden.

Een totaaloplossing voor al uw administratieve processen

Het slim digitaliseren van documenten en verwerkingsprocessen met ImageCapture kan voor uiteenlopende toepassingen gebruikt worden. Zo kunt u alle documentstromen eenvoudig beheersbaar maken vanuit één applicatie met de bijkomende voordelen van digitale archivering. Poststukken, HR dossiers, facturen en orders, ImageCapture beschikt over standaardoplossingen voor elk van deze documentstromen. Op onze website vindt u een overzicht van de verschillende toepassingen in combinatie met ImageCapture software. Staat uw gewenste toepassing hier niet tussen, of is uw toepassing nog niet standaard beschikbaar in de door u gebruikte applicatiekoppeling? Scan Sys ontwikkelt doorlopend nieuwe oplossingen en applicatiekoppelingen. Neem vrijblijvend contact met ons, dan bespreken wij graag samen met u de mogelijkheden voor uw bedrijfsprocessen.

Bron: ScanSys

Exact Online voor Productie innovatie: Wachten met levering voor Smart Shop Floor

/in /door

Al een product gereedgemeld wordt op de werkvloer zullen we een bestemming moeten kiezen: gaat het naar de voorraad, gaan we het onmiddellijk leveren aan de klant of gaan we wachten met levering totdat andere bestelde producten ook gereed zijn? Via de schermen van Exact voor Productie zijn alle drie bestemmingen beschikbaar, maar in Smart Shop Floor kunnen we slechts kiezen uit wachten voor levering of naar de voorraad.

Make to stock

Als we een product gereedmelden op een werkorder die niet aan een verkooporder gekoppeld is, kunnen we het product alleen aan de voorraad toevoegen. Het product wordt dan ontvangen voor een waarde gelijk aan de kostprijs van het artikel (bij de instelling standaard kostprijs), of voor de verwachtte kostprijs van de werkorder (bij de instelling gemiddelde inkoopprijs).

 

Make to order

Als we een product gereedmelden op een werkorder die gekoppeld is aan een verkooporder dan hebben we drie bestemmingen beschikbaar in Exact voor Productie, en twee in Smart Shop Floor:

 

Naar voorraad

Beschikbare keuze in zowel Exact voor Productie en Smart Shop Floor. Het product wordt dan ontvangen voor een waarde gelijk aan de kostprijs van het artikel (bij de instelling standaard kostprijs), of voor de verwachtte kostprijs van de werkorder (bij de instelling gemiddelde inkoopprijs), net zoals bij make to stock.
Leveren

Alleen beschikbaar in Exact voor Productie. Het product wordt geleverd waarbij de kosten verkoop worden geboekt. De kosten verkoop zijn gelijk aan de verwachtte kostprijs van de werkorder: er wordt van de kostprijs uit de artikel stamgegevens geen gebruik gemaakt. Het is mogelijk bij het leveren om een pakbon af te drukken. We kunnen ook een gecombineerde levering van geproduceerde artikelen en handelsartikelen aanmaken, zie Hoe ontvang en lever ik werkorders aan verschillende klanten tegelijkertijd?

 

Wachten met levering

Beschikbare keuze in zowel Exact voor Productie en Smart Shop Floor. Als we wachten met levering dan registreren we de producten als gereed, maar we doen nog geen levering. De waarde van de producten blijft in het onderhanden werk totdat een levering wordt gemaakt. Een uiteindelijke levering maak een kosten verkoop boeking aan voor de verwachtte kostprijs van de werkorder.

 

Een overzicht van de beschikbare opties wordt in het diagram hieronder samengevat:

(Klik om te vergroten)

 

Verbeteringen aan Smart Shop Floor

Als we een product gereedmelden voor een werkorder die gekoppeld is aan een verkooporder met Smart Shop Floor kunnen we kiezen uit Wachten (met levering, standaard) of Naar voorraad. Een knop voor deze keuze is aan het scherm toegevoegd:

(Klik om te vergroten)

 

Deze innovatie is beschikbaar vanaf heden voor Smart Shop Floor logistiek.

 

Meer informatie bij Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com

Bron: Exact Support Blog

Logistiek – Introductie Exact Globe Next

/in /door

De logistieke modules van Exact Globe kunnen uw logistieke processen vereenvoudigen. In deze serie over Logistiek worden daarom diverse logistieke modules besproken.

In deze serie zullen de volgende geavanceerde logistieke functies aan bod komen:

Bestellingen

Bestellingen kunnen onder andere gegenereerd worden op basis van verkooporders, artikelplanning of voorraadposities die bij het aanmaken van een artikel zijn vastgelegd. In de blogpost over bestellingen zullen deze drie methodes worden uitgelegd.

Vooruitbetalingen

In de praktijk kan het voorkomen dat een verkooporder eerst (gedeeltelijk) betaald dient te worden voordat u tot levering over gaat. Om dit proces te automatiseren en tevens inzichtelijk te maken, heeft u in Exact Globe de mogelijkheid om een vooruitbetaling vanuit een verkooporder te genereren.

Toeslagen en kortingen

Met de module Toeslagen & Kortingen beschikt u over een oplossing om beter inzicht te krijgen in de verkoopbedragen van de verschillende verkooptransacties. De toeslagen of kortingen die u toepast op uw verkooptransacties worden apart geregistreerd waardoor het voor u inzichtelijk is wat de verkoopbedragen zijn en wat de toeslag/kortingsbedragen zijn.

Drop ship

Indien u artikelen verkoopt welke u niet zelf op voorraad houdt, dan is het efficiënter om de artikelen direct te laten leveren aan uw klant. Op die manier bespaart u onder meer op transport- en opslagkosten. U bestelt de artikelen bij uw leverancier/producten en in plaats van de artikelen eerst aan u te leveren, wordt rechtstreeks geleverd aan de klant. De (inkoop-)factuur van de producent/leverancier gaat naar u en uiteraard factureert u zelf naar de klant. Deze methode wordt Drop Shipping genoemd.

RMA- en RTV orders

Een RMA order (Return Merchandise Authorizations) biedt u de mogelijkheid om retour ontvangen goederen te registreren terwijl een RTV order (Return-To-Vendor) u de mogelijkheid biedt om de goederen die u zelf retour stuurt te registeren.

Bron: Exact Support Blog

Centrale stamgegevens in Exact Financials

/in /door

Als uw organisatie wordt gekenmerkt door een administratieve omgeving waarin meerdere administraties tegelijkertijd worden bijgehouden, dan kan de gebruikmaking van centrale stamgegevens een sterke mate van efficiëntie verbetering in het beheer van uw stamgegevens betekenen.

Bij gebruikmaking van centrale stamgegevens definieert u een moederadministratie. In de moederadministratie worden de stamgegevens onderhouden (aanmaken, wijzigen en verwijderen). De administratie waarvan u de stamgegevens synchroon wil laten lopen met de moederadministratie definieert u als dochter administratie. Per stamgegeven kunt u aangeven welke data centraal worden onderhouden en welke data decentraal (per administratie) moet kunnen worden onderhouden. Zo wilt u bijvoorbeeld wel een centraal crediteurenbestand waarbij alle crediteuren een unieke code over de onderliggende administraties krijgen, maar waarvan u de contactpersoon van de leverancier per administratie wilt kunnen onderhouden (aanmaken, wijzigen en verwijderen).

De functionaliteit van centraal stamgegeven beheer is gekoppeld aan de module Exact Finance Enterprise. Gebruikmaking van centrale stamgegevens is vaak is eerste cruciale stap in het efficiënt en gestructureerd opleveren van consolidatiegegevens over diverse administraties heen. Door het beheer van met name grootboekrekeningen ‘strak’ te zetten, voorkomt u aan het eind van een rapportageperiode dat u te maken krijgt met tussentijds en met elkaar inconsistente grootboekrekeningen. Centrale stamgegevens garanderen immers een identiek stamgegeven bestand over de administraties heen.

Vanaf versie 7.20 kunt u ook valuta en koersen vanuit de moederadministratie voor de dochters definiëren.

Bron: Exact Support Blog

Service Management Contracten in Exact Synergy Enterprise

/in /door

Serviceorganisaties dienen over het algemeen afspraken te maken met de klant over de betaling van de service-activiteiten. Met de Service management oplossing is het mogelijk om contracten te genereren waarin de afspraken met de klant vermeld staan. In deze blogpost wordt deze functionaliteit verder besproken.

Servicecontracten aanmaken

Voor het aanmaken van servicecontracten kunt u gaan naar [Modules, Service management, Invoer , Contracten, Contracten (Nieuw)].

Voordat u daadwerkelijk servicecontracten aan kunt gaan maken, dient u de stamgegevens in te richten onder het kopje Inrichting.

Contract typen

Bij het aanmaken van een contract kunt u een contracttype meegeven. Contract typen worden puur gebruikt om verschillende soorten contracten te groeperen. U kunt bijvoorbeeld voor iedere service level een apart contracttype aanmaken. Zo kunt u voor basis service een bronzen contract maken, voor medium service een zilveren, voor uitgebreide service goud en voor service op maat platina.

Afspraakverzamelingen

Een contract bestaat o.a. uit een aantal afspraken. Het kan zijn dat er regelmatig afspraken toegevoegd dienen te worden. Afspraakverzamelingen maken het mogelijk om snel en eenvoudig een groep afspraken toe te voegen aan een contract of contracttemplate. Zodra de afspraken aan een contract zijn gekoppeld kunnen deze indien nodig nog worden aangepast.

Contracttemplates

Contracttemplates gaan nog een stapje verder en maken het mogelijk om afspraakverzamelingen en/of regels met andere contract variabelen die gegroepeerd zijn te combineren. Voor meer informatie over contracttemplates, zie Aanmaken en bewerken van contract templates voor Service management.

Factureren

Het is geen verplichting om met contracten te werken om te kunnen factureren. Er zijn ook service bedrijven die services verrichten en factureren zonder contract. Echter werken de meeste service organisaties met contracten en het contract bepaalt daardoor een aantal zaken met betrekking tot het factureren: de frequentie waarin er gefactureerd wordt, de prijs die in de afspraakverzameling staat vermeld en wanneer de factuur precies wordt gegeneerd (bijvoorbeeld op een vaste dag of via een bepaalde berekening gebaseerd op de startdatum van het contract).

Prolongatie en indexatie

Over het algemeen wordt er bij het opstellen van een contract een bepaalde looptijd afgesproken. Wanneer de einddatum bijna in zicht is kunt u het contract automatisch of handmatig (laten) verlengen (prolongeren) . Tevens kan het noodzakelijk zijn om één of meerdere contracten te indexeren. De Service management oplossing maakt het dan ook mogelijk om contracten te prolongeren en te indexeren.

Meer informatie

Voor meer informatie over het aanmaken en inrichten van de servicecontracten, zie Aanmaken en bewerken van servicecontracten voor Service managementen de gerelateerde documenten.

Volgende keer

In de volgende en laatste blogpost in de serie over de Service management oplossing bespreken we het realiseren van de service management activiteiten.

Bron: Exact Support Blog