In veel gevallen werken bedrijven met een standaard werkrooster. Echter kan het zo zijn dat er medewerkers in dienst zijn waarbij het rooster afwijkt. Denk aan medewerkers die parttime werken. Voor deze medewerkers dient dan een individueel werkrooster aangemaakt te worden. In deze blogpost wordt uitgelegd hoe u dit kunt doen.
Instellingen
Onderstaande uitleg is gebaseerd op een situatie waarbij de instelling Advanced Work Schedules is aangevinkt. Met deze instelling kunt u meerdere (parttime) roosters aanmaken, deze roosters groeperen en ze vervolgens koppelen aan de betreffende medewerkers. U kunt deze instelling controleren en/of aanzetten via [Modules, HRM, Inrichting, Algemeen, Instellingen]. De betreffende instelling vindt u vervolgens in de sectie ‘Medewerker: Planning’.
Opmerking: Wanneer u deze instelling eenmaal heeft aangevinkt, kunt u deze niet meer uitzetten.
Parttime werkrooster aanmaken
U kunt een nieuw (parttime) werkrooster aanmaken via menu [Modules, HRM, Inrichting, Roosters, Werkroosters]. Hier kiest u voor ‘Nieuw’. Vervolgens kunt u de ‘Divisie’, de ‘Rooster naam’ en het ‘Aantal dagen’ definiëren. In de sectie ‘Werkrooster’ kunt u ten slotte de werkdagen en de werkuren ingeven.
Let op! In de eerste kolom ‘Uren’ voert u de uren vóór de lunchpauze in en in de tweede kolom ‘Uren’ kunt u de uren ná de lunchpauze invoeren.
Nadat u alle gegevens heeft ingevoerd, klikt u op ‘Bewaren’. Het betreffende parttime rooster is nu ingevoerd en opgeslagen.
Werkrooster groep aanmaken
Voordat u dit werkrooster aan een medewerker koppelt, dient u dit werkrooster toe te voegen aan een werkrooster groep. Dit kunt u doen via [Modules, HRM, Inrichting, Roosters, Werk rooster groep]. Hier kiest u voor ‘Nieuw’ en vult vervolgens de betreffende gegevens in. Ten slotte kiest u voor ‘Bewaren’.
Werkrooster aan een medewerker koppelen
De laatste stap is het koppelen van het aangemaakte werkrooster aan de betreffende medewerker. Hiervoor gaat u naar [Modules, HRM, Inrichting, Roosters, Werk rooster koppelen]. Hier voert u de betreffende zoekcriteria in en klikt u op ‘Tonen’. Vervolgens vinkt u de medewerker aan en klikt u op de knop ‘Koppelen’. Ten slotte kunt u de groepsnaam van de betreffende werk rooster groep selecteren en op ‘Bewaren’ klikken. Nadat u dit gedaan heeft is de medewerker aan het juiste rooster gekoppeld.
Parttime werkrooster wijzigen
Wanneer u een bestaand individueel werkrooster wilt wijzigen, kunt u tevens gaan naar [Modules, HRM, Inrichting, Roosters, Werkroosters]. Hier klikt u door op de naam van het rooster in de kolom ‘Rooster naam’. Bovenaan kunt op de knop ‘Bewerken’ klikken om het rooster aan te passen.
Let op! Indien er al een medewerker gekoppeld is aan dit rooster, kunt u dit rooster niet wijzigen. U zult de medewerker dan eerst moeten ontkoppelen.
Rollen en rechten
Om individuele werkroosters aan te maken of te onderhouden heeft u functierecht 102 – Maintain individual work schedule nodig. Gebruikers met de rol HR of HR assistant beschikken over dit functierecht.
Bron: Exact Support Blog
