Actric Exact Software Support Blog

Aangifte loonheffingen verzenden via Digipoort Exact Globe

/in /door

Binnenkort kunt u een brief verwachten van de Belastingdienst om u te informeren over de aangifte loonheffingen, die vanaf 1 maart 2017 viaDigipoort verzonden dient te worden.

Vanaf Product Update 411 is het in Exact Globe mogelijk om loonaangiften via Digipoort te verzenden. Op dit moment is Product Update 411 in Controlled release en deze Product Update is waarschijnlijk op vrijdag 8 januari 2016 algemeen beschikbaar.

Indien uw BAPI-certificaat binnenkort verloopt, kunt alvast een PKIOverheid-certificaat aanvragen. Indien u al beschikt over een PKIOverheid-certificaat voor een andere belastingstroom (bijvoorbeeld BTW), kunt u deze ook voor de loonheffingen gebruiken. Dit certificaat is namelijk onafhankelijk van het ‘soort’ belastingstroom.

Bron: Exact Support Blog

Indirecte managers medewerker specifieke informatie Exact Synergy

/in /door

Via het beveiligingsniveau in Exact Synergy kunt u aangeven wie welke gegevens mag zien. Met beveiligingsniveau 100 kunt u de gegevens medewerker specifiek maken. Dit betekent dat de volgende personen de informatie mogen zien:

  • De aanmaker/eigenaar van de informatie.
  • De medewerker welke is gekoppeld aan de informatie.
  • De manager van de medewerker welke is gekoppeld aan de informatie.
  • Alle medewerkers met de rol HR & HR Assistant gebaseerd op de divisie van de medewerker welke is gekoppeld aan de informatie.

Er is echter een instelling beschikbaar waarmee u kunt aangeven hoeveel management lagen boven de directe manager deze gegevens mogen zien.

Deze instelling kunt u vinden in de sectie ‘Privacy’ van de HRM instellingen.

privacy-NL

Indien er voor 0 is gekozen bij ‘Het aantal management lagen boven de directe manager welke toegang hebben tot persoonlijke (Beveiligingsniveau 100) documenten en verzoeken.’, dan is het alleen mogelijk voor de directe managers om de informatie te bekijken of hier naar te zoeken.

Standaard wordt hier 20 ingevuld. Dit betekent dat directe managers en alle indirecte managementlagen de informatie kunnen bekijken en kunnen zoeken naar deze informatie.

Bron: Exact Support Blog

Field Service App is nu ook beschikbaar voor iPhone!

/in /door

Het Exact Synergy Mobile team heeft verschillende apps ontwikkeld voor Exact Synergy Enterprise. Eén van deze apps is de Field Service app. Deze is app is al enige tijd beschikbaar als onderdeel van de Service management oplossing voor producenten en groothandel bedrijven om hun service management processen te stroomlijnen.

Met de app beschikken de service monteurs over alle service orders, service historie van hun klanten, documenten, informatie over onderdelen, handleidingen, etc

De app was voorheen alleen beschikbaar voor de iPad. Steeds meer service monteurs willen de app echter ook kunnen gebruiken op hun iPhones.

Met versie 2.4 is dit nu mogelijk! De Field Service app kan nu worden gebruikt op zowel een iPad en een iPhone.

1.ServiceList  3.ServiceOrderMenu  6.SignPage


Meer volgt

Een Field Service app die kan werken zonder internet verbinding is nu in controlled release, voor zowel iOS toestellen en Android toestellen.

Bron: Exact Support Blog

UX wijzigingen – Werkstroom alarm

/in /door

In product update 255 van Exact Synergy Enterprise is een nieuwe user interface geïntroduceerd. De wijzigingen in product update 255 waren een eerste stap om Exact Synergy nog gebruiksvriendelijker te maken.

In product update 256 kunt u meer wijzigingen verwachten, waaronder een groot aantal wijzigingen die op uw feedback zijn gebaseerd. In de komende weken kunt u op dit blog meer lezen over deze wijzigingen in product update 256

In deze eerste blogpost uit deze serie wordt het werkstroom alarm behandeld.

Om inzicht te houden in nieuwe verzoeken in uw werkstroom en snel te kunnen reageren wanneer er nieuwe verzoeken in uw werkstroom worden geplaatst kunt u gebruik maken van het werkstroom alarm. Dit kunt u instellen op het tabblad ‘Werkstroom’ van de voorkeuren.

In product update 256 wordt het aantal nieuwe/ongelezen verzoeken in uw werkstroom en kalender nu weergegeven in het ☰ menu.

Wanneer u vervolgens op ☰ klikt ziet u bij de onderdelen ‘Mijn kalender’ en ‘Mijn Werkstroom’ hoeveel nieuwe verzoeken er in uw kalender en werkstroom staan.

02-1-nl

Bron: Exact Support Blog

Belangrijk bericht voor klanten die updaten naar Exact Globe product update 411, Exact Synergy Enterprise product update 256 en Exact Lightweight Integration Server (ELIS)

/in /door

Dit bericht is van toepassing op klanten die:

  • updaten naar Exact Globe product update 411 van Exact Globe product update 409 of Exact Globe product update 410, en
  • updaten naar Exact Synergy Enterprise product update 256 van Exact Synergy Enterprise product update 254 of Exact Synergy Enterprise product update 255, en
  • Exact Lightweight Integration Server (ELIS) gebruiken als integratie oplossing tussen Exact Globe en Exact Synergy Enterprise


In deze product update van ELIS is het mogelijk voor Exact partners om hun eigen oplossingen te maken voor ELIS. Als een gevolg hiervan is de update procedure voor ELIS deze keer afwijkend. Voor toekomstige product updates kunt u de reguliere update procedure weer volgen.

Na het uitvoeren van de update van Exact Globe next naar product update 411 en van Exact Synergy Enterprise naar product update 256, dient de update van ELIS te worden uitgevoerd via het installatiebestand in de CAB directory van de Exact Synergy Enterprise installatie. De installatie procedure van ELIS is niet aangepast, alleen de locatie van waar de installatie wordt uitgevoerd is anders voor deze product update.

Nadat u ELIS heeft geüpdate, kunnen de oplossingen in ELIS (zoals Exact Integration) op de gebruikelijke manier worden geïnstalleerd. Zorg ervoor dat de producten worden geüpdate, en dat de product update versie in de clients wordt bijgewerkt, door de verbinding te maken met Exact Globe en Exact Synergy Enterprise vanuit het client configuration scherm en de wijzigingen te bewaren. Zorg er ook voor dat de configuratie wordt bijgewerkt naar de meest recente versie van de oplossing.

In verband met wijzigingen in ELIS in deze product update, is het vanaf versie 1.1.23.132 van ELIS, alléén mogelijk om verbinding te maken met Exact Globe product update 411 en Exact Synergy Enterprise product update 256. Het wordt niet ondersteund om met deze versie van ELIS verbinding te maken van lagere product updates van Exact Globe en Exact Synergy Enterprise.

De controlled release fase van product update 411 en 256 start eind november 2015. Algemene beschikbaarheid is gepland in januari 2016.

Bron: Exact Support Blog

Een e-mail vanuit MS Outlook uploaden in Exact Globe

/in /door

In Exact Globe is het mogelijk om e-mails van uw relatie op te slaan in uw administratie als u beschikt over de module CRM. Met de volgende stappen kunt u een e-mail die u in MS Outlook heeft ontvangen, opslaan in Exact Globe.

In MS Outlook dient de menuoptie ‘Exact Globe Next’ aanwezig te zijn op het tabblad ‘Add-ins’. Indien dit niet het geval is, kunt u in MS Outlook (2013, in dit voorbeeld) de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga in MS Outlook naar het menu [Bestand, Opties]
  • Klik aan de linkerzijde van het scherm op ‘Invoegtoepassingen’
  • Selecteer onderin het scherm bij ‘Beheren’ de optie ‘Com-invoegtoepassingen’ en klik op de knop ‘Start’ achter het veld
  • Nu kunt u de optie ‘Exact Globe Next Documents Add-in’ aanvinken

In MS Outlook selecteert u vervolgens het betreffende e-mail bericht. Volg dan deze stappen:

  • Klik in MS Outlook op ‘Add-ins’ en dan op ‘Exact Globe Next’
  • Dan klikt u op ‘Save as document’
  • Kies vervolgens de administratie waarin de e-mail moet worden opgeslagen
  • Daarna komt er een pop-up naar voren waarin u de voortgang van het importeren wordt getoond, opgevolgd door een melding dat het document is gegenereerd.

Het document is nu beschikbaar in Exact Globe via [CRM, Invoer, Documenten]. Door het document (de e-mail) te selecteren via knop ‘Selecteren’ en vervolgens te openen via de knop ‘Open’, kunt u een relatie koppelen. De-mail is vervolgens terug te vinden in het onderhoud van deze relatie, op tabblad ‘Documenten’, via de weergave ‘Geavanceerd’.
Indien u niet beschikt over de CRM module, kunt u het document terugvinden via menupad [Financieel, Invoer, Documenten].

Bron: Exact Support Blog

Het adres van uw relatie bekijken op de kaart in Exact Synergy

/in /door

Op de relatiekaart van uw relaties kunt u onder andere de adresgegevens van uw relatie vastleggen. Via de ‘Kaart’ koppeling heeft u de mogelijkheid om de kaart van het adres van uw relatie te openen.

U opent hiervoor een relatiekaart en u klikt op relatie-NL-0.
Vervolgens vinkt u in de sectie ‘Koppelingen’ de optie ‘Kaart’ aan en klikt op bewaren.
Wanneer u vervolgens de relatiekaart weer opent, ziet u dat achter het adres de hyperlink ‘Kaart aanwezig is.

relatie-NL-1

Wanneer u op deze hyperlink klikt wordt een kaart geopend in de webbrowser met daarop de locatie van uw relatie. Vanuit deze pagina kunt u vervolgens een routebeschrijving opvragen naar deze relatie.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe een parttime rooster definiëren

/in /door

Het komt vaak voor dat medewerkers parttime willen gaan werken. Het is handig om dit goed te kunnen registreren. In Exact Globe Next kunt u dit doen als u over de HR en/of Salarismodule beschikt.

Het bedrijfsrooster
Ten eerste is het van belang om het bedrijfsrooster van de organisatie te definiëren. Dit kunt u doen via [Systeem, Algemeen, Landen, Rooster]. In het onderhoud van het standaard werkschema kunt u de algemene werktijden van het bedrijf invullen. Dit werkschema zal dan voor alle medewerkers van toepassing zijn.

Aanpassingen per medewerker
Indien u een medewerker heeft met een parttime rooster, kan dat geregistreerd worden via [HR/Salaris, Personeel, Onderhouden] knop ‘Rooster’. Als de medewerker één parttime dag heeft, kunt u de velden van die dag in het rooster leeg maken. Klik vervolgens op ‘Bewaren’ en vul de begindatum van het nieuwe rooster in. Dit is erg belangrijk aangezien het systeem standaard de datum van vandaag invult. De einddatum kan op het eind van het jaar worden gezet. Let er wel op dat, indien u ook een salarisadministratie voert in Exact Globe Next, wijzigingen in het rooster van invloed kunnen zijn op de verloning van een medewerker. Klik vervolgens op ‘Genereren’ om de wijziging door te voeren.

Het rooster bekijken
Vervolgens kan het rooster voor het hele jaar bekeken worden via [HR, Planning, MRS] of [Salaris, Personeel, MRS].

Bron: Exact Support Blog

Meerdere leden in één keer toevoegen aan een project in Exact Synergy

/in /door

In de blogpost ‘Leden toevoegen aan een project’ heeft u kunnen lezen hoe u leden kunt toevoegen aan een project. Voor projecten met een beperkt aantal leden is het eenvoudig om deze op deze wijze toe te voegen. Voor projecten met een groot aantal leden is veel werk om ieder lid afzonderlijk toe te voegen.

Een manier om meerdere personen in één keer als lid toe te voegen is beschikbaar in het zoekscherm van de medewerkers.

U gaat hiervoor naar het menupad [Modules, HRM, Overzichten, Medewerkers, Zoeken]. In het zoekscherm van de medewerkers maakt u een selectie op de medewerkers die u als lid wilt toevoegen. Bijvoorbeeld alle medewerkers met een bepaalde kostenplaats of locatie.

Nadat u de gewenste selectie heeft gemaakt klikt u op ‘Tonen’. U ziet nu een overzicht van de medewerkers die aan de zoekopdracht voldoen.

In de eerste kolom kunt u de medewerkers selecteren. Standaard zijn alle medewerkers geselecteerd. Indien gewenst kunt u de medewerkers die u niet wilt toevoegen uitvinken.

Vervolgens klikt u boven in het scherm op ‘Toevoegen aan project’. Daarna selecteert u het project waaraan u de medewerkers wil toevoegen.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy gelinkte documenten zoeken

/in /door

Soms kan het wenselijk zijn om een overzicht te krijgen van documenten waarin een link aanwezig is naar het huidige document.

Via de zoekpagina kunt u dit eenvoudig realiseren via het veld ‘Document (Reference)’.

In dit veld vult u het documentnummer in van het document waarvan u wilt weten welke documenten links naar dit document zetten. In dit voorbeeld wilt u weten welke documenten een link bevatten naar document 00.000.536. In dat geval vult u bij dit veld 00.000.536 in.

Eventueel kunt u de selectie nog verder specificeren. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat u alleen de documenten wilt tonen die aan een bepaald project zijn gekoppeld, of zijn aangemaakt na een bepaalde datum of binnen een bepaalde categorie.

Nadat u op ‘Tonen’ heeft geklikt ziet u een overzicht van documenten die een link naar het betreffende document bevatten.

Bron: Exact Support Blog