Actric Exact Software Support Blog

In Exact Financials alle informatie tonen bij het opvragen van een overzicht

/in /door

Bij het opvragen van diverse overzichten kan het voorkomen dat de informatie die getoond wordt niet volledig is, omdat het overzicht geen indruk geeft van de informatie op regelniveau, of omdat gegevens überhaupt niet getoond worden. Controleer in dit geval onderstaande zaken die te benaderen zijn via het selectiescherm van het betreffende overzicht:

“Groeperen”
Middels de sectie “Groeperen” kunt u aangeven hoe uw overzicht gegroepeerd en/ of gesorteerd dient te worden. De instellingen in deze sectie hebben invloed op de manier waarop de gevraagde informatie wordt weergegeven.

Sorteer/groepeerlijst
Via deze lijst kunt u de velden rangschikken.

Groeperen
De bovenste lijn in de lijst is ten behoeve van het groeperen. Dit houdt in dat de gegevens per geselecteerde entiteit gegroepeerd worden en dat er een totaal per entiteit wordt weergegeven. U dient de entiteiten waarop u wilt groeperen te selecteren en middels de pijltjes naar boven te verplaatsen. De entiteiten dienen onder de lijn “Groeperen”, maar boven de lijn “Sorteren” te staan. Op deze wijze kunt u de bedragen in het overzicht op verschillende niveaus totaliseren.

Sorteren
Door entiteiten te verplaatsen tot onder de lijn ‘Sorteren’ bepaald u de sortering van het overzicht. Het bovenste veld bepaalt het eerste sorteerniveau. Het tweede veld bepaalt het tweede sorteerniveau enz. De sorteervolgorde bepaalt de presentatie van de waarden binnen de gepresenteerde lijst. De lijst wordt op het eerste sorteerniveau oplopend gesorteerd, vervolgens op de tweede enz. Het verdient voorkeur om de sorteervolgorde van een entiteit gelijk te laten lopen met de voor de desbetreffende entiteit gedefinieerde indexen. Dit om de snelheid van de rapporten te optimaliseren.

Tonen details/Niveau pagina-einde
De velden ‘Tonen details’ en ‘Niveau pagina-einde’ zijn beschikbaar zodra er op de desbetreffende entiteit een getotaliseerd veld op een numerieke waarde aanwezig is, zoals bijvoorbeeld een bedrag. Geef in het veld ‘Tonen details’ aan of u in het overzicht de getoonde informatie alleen verdicht wilt zien of dat u ook de onderliggende regels (details) wenst te zien die resulteren in het getoonde totaal.

Indien nog steeds niet alle gegevens getoond worden, kunt u in het overzicht zelf kiezen voor “Standaardwaarden herstellen”. Voor meer informatie over deze optie, klik hier (inloggegevens benodigd).

Bron: Exact Support Blog

Tijd om feest te vieren!

/in /door

Het kan handig zijn om te weten wanneer uw medewerkers een bepaald aantal dienstjaren hebben bereikt, zodat u de nodige voorbereidingen kan treffen om dit jubileum te vieren.

In Exact Globe heeft u via het verslag ‘Jubileumlijst’ de mogelijkheid een overzicht te genereren van de dienstjaren van uw medewerkers Ook kunt u een verjaardagenlijst genereren of de jaren dat uw medewerkers zijn getrouwd. Deze verslagen zijn te benaderen via menu [HR, Overzichten, Jubileumlijst] en [Salaris, Verslagen, Medewerkers, Jubileumlijst].

Jubileumlijst_NL3

Als u het verslag heeft opgevraagd, kunt u dit verslag exporteren of afdrukken.

Bron: Exact Support Blog

In Synergy eigenschappen van meerdere documenten in één keer wijzigen

/in /door

Bij het aanmaken van documenten kunt u verschillende eigenschappen van de documenten definiëren. Hierbij kunt u denken aan het beveiligingsniveau, het gekoppelde project, de bewerk rechten etc.

De gedefinieerde eigenschappen kunnen naderhand nog aangepast worden door het betreffende document te bewerken. Wanneer bij veel documenten dezelfde eigenschap aangepast dient te worden kunt u dit doen door ieder document afzonderlijk te bewerken. Het is echter ook mogelijk om dit voor meerdere documenten in één keer te doen.

Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u de bewerkrechten van alle documenten die aan een specifiek project gekoppeld zijn wilt aanpassen zodat alle projectleden de documenten mogen bewerken.

Belangrijk is dat u eerst de juiste selectie maakt. Op de documenten zoekpagina definieert u de gewenste criteria en klikt vervolgens op ‘Tonen’. Op de pagina met de zoekresultaten controleert u of alle gewenste documenten naar voren komen en dit uitsluitend de documenten zijn die aangepast dienen te worden.

Als dit het geval is klikt u boven op de pagina de knop ‘Onderhoud’. U komt nu op de pagina waar u de nieuwe eigenschappen kunt definiëren. U past hier alléén de eigenschap(pen) aan die u wilt wijzigen.

In dit voorbeeld willen we alle projectleden bewerkrechten geven, dus passen we alleen de bewerkrechten aan. Wanneer er vervolgens op ‘Bijwerken’ wordt geklikt worden de nieuwe eigenschappen (in dit voorbeeld de bewerkrechten) toegepast op al de documenten uit de selectie.

Afhankelijk van het aantal documenten in de selectie kan dit enige tijd in beslag nemen.

Hou er rekening mee dat alleen de documenten waarvoor u bewerkrechten heeft worden aangepast. Hou er verder rekening mee dat deze actie niet ongedaan kan worden gemaakt. Controleer dus goed of u de juiste selectie heeft gemaakt.

Bron: Exact Support Blog

Bij welke rol hoort een functierecht in Exact Synergy Enterprise?

/in /door

In de blogpost ‘Rollen per medewerker zien’ heeft u kunnen lezen hoe u kunt zien welke rollen een medewerker heeft.

Rollen zijn gekoppeld aan functierechten die bepalen welke functies uitgevoerd mogen worden. Naast een aantal standaard aanwezige rollen kunt u ook zelf rollen aanmaken. Zo kunt u bijvoorbeeld een aparte rol aanmaken voor een specifieke functie, of een aparte rol voor een stagiair.

Omdat er verschillende rollen aanwezig zijn kan het voorkomen dat bepaalde functierechten in meerdere rollen zijn opgenomen. Via het overzicht van de functierechten kunt u eenvoudig zien in welke rollen een bepaald functierecht is opgenomen.

Via het menupad [Modules, Systeem, Inrichting, Beveiliging, Functierechten] kunt u dit overzicht opvragen. U maakt hier eerst een selectie op de module waarvoor u de functierechten wilt bekijken, of u kiest voor ‘Alle’ om alle functierechten te bekijken.

Vervolgens opent u het betreffende functierecht. In de sectie ‘Rollen’ kunt u zien welke rollen aan dit functierecht zijn gekoppeld.

Bron: Exact Support Blog

Inzicht in het betalingsgedrag van uw debiteuren binnen Exact Globe

/in /door

In Exact Globe kunt u een overzicht opvragen van het betalingsgedrag van uzelf of van uw debiteuren via [Cash flow, Statistieken, Betalingsdatum]. Dit ouderdomsoverzicht is gebaseerd op de vervaldatum van de factuur. Op basis van de vervaldatum en de datum van betaling kunnen de betalingen worden verdeeld in verschillende categorieën.

Voordat het overzicht wordt getoond, kunt u een aantal selectiecriteria opgeven. Zo kunt u bijvoorbeeld via het veld ‘Ouderdom’ de ouderdom van de betaling opgeven. Als u bijvoorbeeld 0 tot 30 invult, worden betalingen die tussen 0 en 30 dagen na het verstrijken van de vervaldatum zijn uitgevoerd, in één kolom weergegeven. Betalingen die buiten dat traject vallen, worden in een aparte kolom getoond.

Tevens kunt u aangeven via de velden ‘Betaald’ en ‘Ontvangen’ of u alleen ontvangen bedragen wilt opvragen (door alleen ‘Ontvangen’ aan te vinken), alleen betalingen (door alleen ‘Betaald’ aan te vinken) of beide (door beide velden aan te vinken).

Betalingsdatum_NL

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy een document aan een medewerker koppelen zonder dat deze het kan inzien

/in /door

In Exact Synergy kan het nodig zijn een document aan een medewerker te koppelen, waarbij het niet de bedoeling is dat deze het document zelf kan inzien. Betreft het een medewerker-specifiek document, wat normaalgesproken op beveiligingsniveau 100 wordt opgeslagen, dan kan de gekoppelde medewerker het document echter zelf altijd inzien.

Alleen als het beveiligingsniveau van een document hoger is dan het beveiligingsniveau van een medewerker, zal deze het document niet kunnen inzien, ook al is de medewerker aan het document gekoppeld. Dus bijvoorbeeld een document op niveau 11 kan een medewerker die zelf niveau 10 heeft niet inzien, ook al is hij zelf als medewerker aan het document gekoppeld.

Enige uitzondering hierop is beveiligingsniveau 100, medewerker specifiek. Een medewerker kan wel alle documenten van niveau 100 zien waar hij zelf aan gekoppeld is, ook al is dit niveau hoger dan zijn eigen beveiligingsniveau.

Het beveiligingsniveau van het document kunt u definiëren bij het aanmaken of bewerken van het document. Het beveiligingsniveau van de medewerker kan gedefinieerd worden in de sectie ‘Organisatie’ bij het onderhoud van de medewerker.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy bijlagen koppelen aan een verzoek

/in /door

In de definitie van een verzoek kunt u definiëren welke velden in het verzoek worden getoond. Zo kunt u bijvoorbeeld het veld ‘Document’ toevoegen, waarmee u een document kunt koppelen aan een verzoek.

Wanneer u een bestand, bijvoorbeeld een Word document of een PDF document aan een verzoek wilt koppelen, kunt u dit doen door het bestand te koppelen aan een document, en vervolgens dit document te koppelen in het verzoek.

Het is echter ook mogelijk om het bestand rechtstreeks aan het verzoek te koppelen. Hiervoor dient u in de verzoekdefinitie het veld ‘Bijlagen’ toe te voegen.

In een verzoek waarin dit veld aanwezig is kunt u met de knop ‘Bladeren’ meerdere bijlagen één voor één selecteren. Na het bewaren van het verzoek zijn de bijlagen aan het verzoek gekoppeld, en kunt u deze vanuit het verzoek ook openen en bekijken, of indien gewenst verwijderen.

Bron: Exact Support Blog

Bevestigen van een bestelling in Exact Globe Next

/in /door

Om planners meer inzicht te geven in de verwachte doorlooptijd van een bestelling is de status van een bestelling erg belangrijk. In Exact Globe is het reeds mogelijk om bij het onderhoud van de crediteur en in de condities van de bestelling aan te geven dat u voor een bestelling een bevestiging wilt ontvangen van de leverancier. Door het toevoegen van het betreffende veld op de lay-out van de bestelbon was het dan mogelijk om uw leverancier hierover te informeren.

In deze blogpost kunt u lezen hoe u de bevestiging in de bestelling vast kunt leggen op het moment dat de leverancier de bevestiging naar u verstuurt. Er is een status ‘Bevestigd’ beschikbaar voor de bestellingen. Hierdoor kan de juiste actie worden ondernomen op basis van de status van de bestelling.

Bij de crediteur
In het onderhoud van de leveranciers is de optie ‘Bevestig bestelling’ beschikbaar op het tabblad ‘Financieel’. Door deze optie aan te vinken geeft u aan dat bij het invoeren van een bestelling voor deze crediteur, de betreffende optie in de bestelling standaard is aangevinkt.

Bij de condities
In de condities van de bestelling is dezelfde instelling aanwezig. Deze bepaalt of de bestelling bevestigd dient te worden. Standaard is deze optie in de bestelling aangevinkt of uitgevinkt afhankelijk van de instellingen bij de betreffende crediteur.

Bij de bestelling
In de bestellingen zelf is het proces-icoon ‘Bevestigd’ aanwezig. Door erop te klikken kunt u de bestelling bevestigen. Tevens kunt u zien wanneer en door wie de bestelling is bevestigd door op het groene vinkje in het icoon te klikken. Wanneer de instelling in de condities van de bestelling is uitgevinkt wordt de bestelling automatisch bevestigd wanneer deze wordt verwerkt.

Menupad
Tevens is het menupad [Inkoop, Invoer, Bevestigen] beschikbaar. Vanuit dit menupad kunt u één of meerdere bestellingen tegelijkertijd bevestigen. Middels de filtercriteria in het scherm kunt u een selectie maken op de bestellingen, waarna u deze met de knop ‘Bevestigen’ kunt bevestigen. Verder zijn er verschillende knoppen aanwezig waarmee u kunt doorzoomen naar de bestelling, de crediteurenkaart en notities en bijlagen kunt bekijken en toevoegen.

Let op: Bestellingen kunnen alleen bevestigd worden nadat ze zijn verwerkt. Wanneer de bestelde artikelen echter al binnen komen terwijl de bestelling nog niet is bevestigd, is het gewoon mogelijk om de ontvangst te registeren.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Financials Enterprise een logboek bijhouden van wijzigingen in de stamgegevens

/in /door

De stamgegevens vormen in Exact Financials Enterprise de basis van uw administratie, wijzigingen in deze gegevens kunnen van grote invloed zijn op de prestaties van uw administratie in Exact Financials Enterprise. Het is mogelijk om wijzigingen in stamgegevens vast te leggen, zodat u altijd weet wie op welk moment de stamgegevens heeft gewijzigd.

In Exact Financials Enterprise is het mogelijk om een logboek bij te houden van wijzigingen van stamgegevens in de verschillende administraties. Om dit logboek bij te kunnen houden, dient u eerst te definiëren van welke gegevens u de wijzigingen wilt bijhouden. Daarna zullen de wijzigingen in de geselecteerde tabellen worden opgeslagen. Om een rapport te kunnen opvragen van de wijzigingen, moeten de wijzigingen verwerkt worden. Om het logboek overzichtelijk te houden, is het mogelijk om data te verwijderen uit het logboek. Nadat de wijzigingen zijn verwijderd uit het logboek, zijn de details verdwenen. Het is dan echter nog wel mogelijk om te zien wie de data heeft verwijderd.

Instellingen logboek definiëren

Het loggen van wijzigingen in de stamgegevens is niet automatisch geactiveerd in Exact Financials Enterprise. In de logboek instellingen kunt u aangeven van welke stamgegevens u de wijzigingen wilt vastleggen. Logboekinstellingen kunnen worden gedefinieerd in [System: Beveiliging, Logboek, Instellingen].

Gelogde data verwerken

Om een overzicht te kunnen opvragen van alle wijzigingen, zullen de gegevens eerst moeten worden verwerkt in [System: Beveiliging, Logboek, Verwerken gelogde gegevens]. Omdat de gegevens moeten worden verwerkt in een rapport kan dit enige tijd in beslag nemen. We adviseren u dan ook om de gegevens batch-gewijs te verwerken.

Gelogde data verwerken (alle administraties)

Om een overzicht te kunnen opvragen van alle wijzigingen in alle administraties, zullen de gegevens eerst moeten worden verwerkt in [System: Beveiliging, Logboek, Verwerken gelogde gegevens (alle)]. Omdat de gegevens moeten worden verwerkt in een rapport kan dit enige tijd in beslag nemen.

Overzicht logboek

Na het verwerken toont dit overzicht, te benaderen via [System: Beveiliging, Logboek, Logboekoverzicht], alle wijzigingen die in de geselecteerde tabellen zijn gemaakt, inclusief de gebruiker die de wijzigingen aanbracht en de tijd waarop dat werd gedaan.

Gegevens uit logboek verwijderen

Afhankelijk van de grootte van uw administratie, zullen er veel wijzigingen worden aangebracht in Exact Financials Enterprise. Als er teveel wijzigingen in het logboek terecht komen, bestaat de kans dat het logboek onoverzichtelijk wordt. Daarom is er de mogelijkheid om gegevens uit het logboek te verwijderen. Gegevens kunnen worden verwijderd in [System: Beveiliging, Logboek, Verwijderen gegevens uit logboek].

Overzicht verwijderingen logboek

In dit overzicht ziet u welke gebruiker gegevens heeft verwijderd uit het logboek en op welke tijd op welke dag. Dit overzicht is handig als u zich afvraagt welke gebruiker de gegevens heeft verwijderd. Na het verwijderen van de gegevens is het niet meer mogelijk om te zien welke gegevens zijn verwijderd. Het overzicht verwijderingen logboek, is beschikbaar in [System: Beveiliging, Logboek, Overzicht verwijderingen logboek].

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy leden toevoegen aan een project

/in /door

Wanneer u werkt met projecten kunt u per project aangeven welke personen lid zijn van het project. Afhankelijk van de instellingen kan het project zelf alléén voor leden zichtbaar zijn (hiervoor vinkt u de optie ‘ Alleen voor leden’ op de project kaart aan), of voor alle medewerkers.

Het koppelen van personen als lid van het project biedt u verschillen voordelen. Zo kunt u bijvoorbeeld bij documenten aangeven dat die documenten alléén inzichtelijk zijn voor projectleden, of dat alle projectleden een document mogen bewerken. Naast het project specifiek maken van documenten is dit ook mogelijk voor verzoeken.

Op de projectkaart kunt u eenvoudig zien welke personen lid zijn van het project en wat de begin- en einddatum is van hun lidmaatschap.

Via de knop ‘Nieuw’ kunt u nieuwe leden toevoegen aan het project. Hierbij heeft u tevens de mogelijkheid om de persoon te informeren over het lidmaatschap middels een taak in zijn of haar werkstroom. Wanneer u het lidmaatschap van een lid wilt beëindigen kunt u op het rode kruis achter de betreffende persoon klikken. Om de begin- of einddatum van het lidmaatschap te wijzigen kunt u gebruik maken van de hyperlink ‘Bewerken’.

Bron: Exact Support Blog