Actric Exact Software Support Blog
Binnen ElvyWeb bestaat de mogelijkheid om te zoeken op diverse ingevoerde velden. Zo is het mogelijk om te zoeken op de relatiecode, omschrijving maar ook op bijvoorbeeld notities van de boeking.
Wilt u meer uitleg over de zoekfunctie binnen ElvyWeb, klik dan hieronder op de snelkoppeling:
Barcodes zijn afbeeldingen van data die door machines gelezen kunnen worden. Ze worden tegenwoordig aangebracht op vrijwel elk product en met de hulp van een barcodelezer geven ze ons inzicht in de prijs, garantietermijn, bestemming of vluchtnummer. Elk veld op elke layout kan worden afgedrukt als barcode.
De originele barcode is een lijnenpatroon. Dit is een voorbeeld van een ééndimensionale barcode. Teneinde meer data per vierkante centimeter te bereiken is de tweedimensionale barcode ontwikkeld. We zien ze de laatste tijd wel vaker, zoals de vierkante patroontjes om een website op te zoeken, of op uw elektronische boardingpas. Hoewel 2D codes niet uit lijntjes bestaan noemen we ze ook barcodes.
Verschillende codes zijn ontwikkeld voor verschillende toepassingen. Sommige codes kunnen snel en accuraat gelezen worden, maar bevatten weinig data (zoals de EAN productcode in de supermarkt), en weer andere codes zijn goed in het dragen van veel data, maar ze moeten voorzichtiger gelezen worden (zoals de vierkante QR codes op een etalage). Standaardisatie binnen branches heeft ervoor gezorgd dat barcodes overal voor gebruikt worden. Alle producten in de detailhandel hebben EAN of UPC codes voor de scankassas. Maar bagagelabels op het vliegveld gebruiken Code 25. Meestal zijn codes niet uitwisselbaar dus moeten we de juiste code voor het juiste doel gebruiken.
Exact Online ondersteunt EAN-13, UPC, Code 39 en Code 128. Deze codes hebben een verschillend gebruik zoals we in het onderstaande diagram kunnen zien:
Barcodes worden behandeld als fonts. Daaruit moeten we niet afleiden dat een barcode een font is: er zijn barcodes waar een extra controlekarakter wordt toegevoegd (om te controleren of de lezer een geldige code waarneemt), of een start- en stopkarakter (om te controleren of de volledige code gelezen is). Het omvormen van uw data in een geldige barcode gebeurt in Exact Online wanneer u een veld op een layout weergeeft als barcode.
In het layout onderhoud ( Layouts) kunt u Velden toevoegen en dan kunt u een barcode toekennen zoals u een font selecteert. U mag hetzelfde veld meermalen toevoegen, bijvoorbeeld de eerste keer als leesbare tekst (Arial) en de tweede keer als barcode. De grootte van de barcode wordt geregeld met de fontgrootte. Denk ook aan het gebruik van de eigenschap ‘kan groeien’ als de barcode niet volledig zichtbaar blijkt.
(Klik om te vergroten)
Het is natuurlijk zinloos om barcodes af te drukken als ze niet gebruikt worden. Barcodes kunnen in bestellingen en pakbonnen gebruikt worden omdat de leverancier of klant daar baat bij heeft. Er zijn partneroplossingen voor magazijnautomatisering of voor werkbonnen die gebruik kunnen maken van barcodes. We kunnen barcodes lezen in de Exact Online app om artikelen op te zoeken. En we kunnen barcodes lezen met Smart Shop Floor.
(Klik om te vergroten)
Deze verbeteringen zijn beschikbaar voor layouts in Exact voor Productie en Handel. We horen graag uw feedback over barcodes. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.
Bron: Exact
Smart Shop Floor is de cloud app die gebruikt wordt door productiemedewerkers om werkorders te raadplegen en voortgang te registreren in Exact voor Productie. In Smart Shop Floor kunnen we werkorders bekijken, inclusief de behoeftes aan bewerkingen en materialen. Dit blog beschrijft hoe dat kan.
Zoeken naar een werkorder
De tabjes bovenin het Smart Shop Floor scherm verwijzen naar het starten van de timer (Start), het stoppen van de timer (Stop), het wijzigen van een recent gestopte bewerking (Recent) en het handmatig invoeren van tijd (Handmatig invoeren). Het scherm dat na inloggen wordt getoond is altijd het Start scherm:
(Klik om te vergroten)
We zien nu een lijst van bewerkingsstappen van werkorders, dus strikt genomen is dit geen lijst van werkorders. De getoonde stappen zijn van werkorders met de status Open en In bewerking. Met behulp van de filters kunnen we selecteren op werkorders die Vrijgegeven zijn, en op bewerkingsstappen die gekoppeld zijn aan het bewerkingsstation van de medewerker. Met het zoekvenster kunnen we bewerkingsstappen zoeken behorend bij een werkorder, artikel of datum.
Met Sorteren op kunnen bewerkingsstappen getoond worden op aflopende of oplopende werkorder, artikel of datum.
(Klik om te vergroten)
Met Filter kunnen bewerkingsstappen getoond worden van het hoofdbewerkingsstation van de medewerker, alle bewerkingsstations van de medewerker, of alle bewerkingsstations. Ook kan gefilterd worden op Vrijgegeven werkorders en op Ontvangen werkorders.
(Klik om te vergroten)
Werkorders raadplegen
Door op de tekst van de werkorder te klikken kunnen we de details raadplegen. Bij het openen zien we de belangrijkste gegevens en de opmerkingen:
Bron: Exact
Zoals eerder aangegeven kon het voorkomen dat je bij het versturen van de btw-, icp- of Loonaangifte via Digipoort geen response-bericht of een foutmelding hebt teruggekregen.
In samenwerking met Logius hebben we een oplossing gevonden om het berichtenverkeer weer correct te laten verlopen. Deze oplossing is beschikbaar in product update 416SP19, 417SP11 en 418SP2*.
Belangrijk: Naast het installeren van de aangepaste software dien je tevens de SSL-certificaten te installeren.
Je kunt de aangepaste update installeren door een update uit te voeren naar 416SP19, 417SP11 of 418SP2*.
Naast het installeren van de aangepaste software dien je tevens de SSL-certificaten te installeren. Volg hiervoor de stappen uit het document Het installeren van de SSL-certificaten voor de Digipoort verbinding.
Logius geeft aan dat de verstuurde aangiften in veel gevallen wel zijn aangekomen. Je kunt de status van je aangiften te controleren door in te loggen bij de Belastingdienst via ‘Inloggen ondernemers‘. In het overzicht met je aangiften en opgaven zie je welke aangiften en opgaven je nog moet insturen, en welke je al hebt ingestuurd.
Alleen wanneer een aangifte voor het eerst wordt ingediend, zal deze volledig worden verwerkt. Voor aangiften die met deze fout zijn afgekeurd geldt daarom dat dit alleen gebeurt wanneer de oorspronkelijke aangifte wordt verwijderd en een nieuwe aangifte wordt aangemaakt. Als je via bovenstaande link hebt gezien dat je aangifte goed is aangekomen, dan is het niet noodzakelijk om de status van deze aangifte aan te passen in de Exact Globe of Exact Compact programmatuur.
*418SP2 is alleen beschikbaar voor klanten die reeds over product update 418 beschikken.
Bron: Exact
Exact Online voor Handel en Productie zijn uitgebreid met een mobiele app voor het tellen van je voorraad. Je medewerkers voeren de getelde voorraad per stelling of artikel makkelijk in met de app op hun smartphone. De tellingen komen automatisch in het voorraadsysteem en verwerk je met 1 druk op de knop. Zo is de voorraad snel up-to-date en dus betrouwbaar.
Veel handelaren en productiebedrijven ervaren onbetrouwbare voorraadniveaus. Daardoor hebben ze hebben een verhoogde kans op omzet- en klantverlies en ervaren dubbele invoer en verschillen. Het ongemak uit zich zichtbaar tijdens de jaarlijkse voorraadtelling. Dat wil je niet, want klanten verwachten een tijdige levering van hun bestellingen. Foutloze voorraadinformatie is daarbij cruciaal. Met de mobiele app Exact Online Voorraadbeheer krijg je de voorraadniveaus onder controle. Het is dus een prima hulpmiddel bij het digitaliseren van je magazijn.
Download Exact Online Voorraadbeheer in Google Play. Eenmaal geïnstalleerd en ingelogd, selecteer je het magazijn en de locatie. Daarna ga je de artikelen tellen.
Tip: Scan de barcode van het item met de camera van je smartphone om sneller te tellen en fouten te voorkomen.
Voor een cyclus van geplande tellingen selecteer je eenvoudig in Exact Online de artikelen die je gaat tellen. Net zoals je gewend bent als je een cyclustelling instelt. De app leidt je door het proces door de items in een overzichtelijke lijst te tonen. Begin te tellen en voer de echte voorraadniveaus in de app in. Ben je klaar met tellen, dan open je de voorraadtelling in Exact Online en verwerk je makkelijk en snel de voorraadverschillen. Zo heb je controle over de voorraad.
Enthousiast geworden? Download gratis Exact Online Voorraadbeheer in Google Play door de QR code te scannen.
Bron: Exact
Delft, 2 april 2019 – Exact presenteert de Spring ’19 release met veel innovaties die ondernemers en accountants helpen om administratieve handelingen sneller en efficiënter af te wikkelen. Zo wordt het mogelijk om direct vanuit Exact Online elektronische facturen te versturen via het PEPPOL-netwerk. Vanaf 18 april zijn alle overheden, andere aanbestedende diensten en speciale sectororganisaties, verplicht om bij inkoopovereenkomsten e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken.
Een andere in het oog springende innovatie in de Spring ‘19 Release is de vernieuwde digitale brievenbus waarmee accountants facturen sneller kunnen afhandelen. Verder worden handels- en productiebedrijven geholpen om op een eenvoudige manier hun voorraadinventarisatie uit te voeren met behulp van een mobiele applicatie voor Android.
Phill Robinson, CEO van Exact: “Met de Spring ‘19 Release voegen we krachtige innovaties toe waarmee ondernemers en accountants hun werk sneller kunnen doen. Door handmatig werk te minimaliseren verkleinen we de kans op fouten en leveren we een positieve bijdrage aan de prestaties van het bedrijf, dat centraal staat in onze No Hands Accounting-aanpak. Het elektronisch versturen van facturen via het PEPPOL-netwerk past binnen die aanpak. Bovendien kunnen onze klanten dankzij deze ontwikkeling veel eenvoudiger zaken blijven doen met overheidsinstanties. Er zijn meerdere manieren om facturen elektronisch te versturen, maar direct geïntegreerd vanuit het boekhoudsysteem is de meest efficiënte manier om dat te doen.”
Overheden en bedrijven winnen tijd en besparen veel geld
Op dit moment factureert maar 2% van de bedrijven elektronisch, de nieuwe wetgeving die in april van kracht gaat is dus een belangrijke stap voor de adoptie van elektronisch factureren. Als ontvanger van een elektronische factuur hoef je deze alleen nog maar te controleren en goed te keuren, waarna de factuur direct betaalbaar wordt gesteld. Is de factuur afkomstig van een vertrouwde afzender, dan kan de verwerking zelfs helemaal automatisch gaan. Met de Spring ‘19 Release maakt Exact het mogelijk om direct vanuit Exact Online elektronische facturen te versturen via het PEPPOL-netwerk en facturen sneller betaald te krijgen.
Daarnaast brengt de Spring ‘19 Release meer No Hands Accounting-features die het afwikkelen van taken binnen de boekhouding in Exact Online sneller en eenvoudiger maken voor ondernemers en accountants. Enkele van de belangrijkste ontwikkelingen zijn:
Vereenvoudiging voorraadinventarisatie bij handels- en productiebedrijven
Exact brengt met de Spring ‘19 Release diverse innovaties die specifiek gericht zijn op handels- en productiebedrijven, waaronder de nieuwe app voor voorraadinventarisatie: Exact Online Voorraadbeheer. Voorraadinventarisatie kan een tijdrovende en foutgevoelige klus zijn. Bedrijven die werken met Exact voor Handel en Exact voor Productie kunnen met de nieuwe app de foutmarge minimaliseren. De mobiele applicatie voor Android kan worden gedownload vanuit de Google Play store, en werkt met de edities Geavanceerd en Premium van Exact voor Handel en Exact voor Productie.
Andere belangrijke innovaties voor handels- en productiebedrijven zijn:
Spring ’19 release
De Exact Spring ’19 release bevat innovaties voor alle Exact productlijnen. Voor een gedetailleerd overzicht van alle innovaties in de Spring ’19 release, klik hier.
Bron: Exact
Er zijn twee soorten kantoren die salarissen verwerken, blogt consultant salarisadministratie Vera Lenaerts. Het ene kantoor zegt dat het de klant centraal stelt. Kantoor 2 voegt de daad bij het woord. Bij welk kantoor hoor jij?
Onlangs ontmoette ik 2 salarisadministrateurs die samen 300 stroken verwerkten per maand. Ze kregen mutaties binnen via allerlei kanalen: e-mail, telefoon, fax, per post en zelfs via Whatsapp. Mutaties werden handmatig ingevoerd en verwerkt tot loonstrook. Sommige klanten kregen hun loonstroken per post, anderen per e-mail. Toen ik de partner vroeg hoe hij geld verdiende, gaf hij aan niet te verdienen op de salarisadministratie. Dit is een extra service was richting klanten. Daarom blijven ze bij ons, zo gaf hij aan.
Dat verhaal hoor ik vaker. Veel kleinere accountants- en administratiekantoren leveren salarisverwerking als extra dienst in het kader van de klant centraal stellen. Dus klanten mogen aanleveren zoals ze gewend zijn. Dit lijkt klantgericht maar deze vrije keus leidt tot een hoge foutmarge door het vele handmatige werk. Dat zorgt dikwijls voor boze klanten en bovendien veel herstelwerk voor de salarisadministrateurs. Daar herkende de partner zich in, maar hoe veranderen zonder klanten te verliezen? “Door klantgericht te werken”, antwoordde ik. Daarvoor heb ik drie tips:
Ik kan me voorstellen dat je klanten die tegen hun pensioen aan zitten geen nieuwe werkwijze wilt opleggen. Maar de meeste klanten krijg je wel mee als je hen de voordelen uitlegt. En met het klantverlies valt het mee. Zo sprak ik laatst een kantoor dat aangaf door de nieuwe werkwijze 5 klanten te hebben verloren op een totaal van 200. Tegelijk is met de efficiencyslag is de klanttevredenheid toegenomen, vanwege het inzicht en gemak. En door de tijdwinst kon het kantoor de klantenstop opheffen.
Bron: Exact
Er zijn weer nieuwe Exact Globe en Exact Synergy service packs beschikbaar.
De volgende service packs staan nu voor je klaar:
Voor het uitvoeren van een update is het altijd van belang om de release notes, changelogs en systeemeisen van de betreffende product update/service pack te raadplegen.
Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kun je per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kun je in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. Je kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.
Voor een overzicht van de release notes per product update en de systeemeisen, zie
Om te kunnen beschikken over een service pack, dien je een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteer je in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kun je onderstaande links raadplegen:
Bron: Exact
Een betaaltermijn is een afspraak tussen leverancier en klant om het totaalbedrag van een order in delen te betalen. Een voorbeeld van een betaaltermijn is 20% van het totaal bij het plaatsen van de order en 80% na levering. Hoewel Exact Online nog geen specifieke ondersteuning voor dit scenario aanbiedt, is het toch mogelijk om met een goede voorbereiding en procesinrichting met betaaltermijnen te werken.
De inrichting is gebaseerd op het toevoegen van regels aan de verkooporder met het artikel “Betaaltermijn”. Die regels kun je “leveren”, en vervolgens factureren wat je geleverd hebt (de factuur voor de betreffend termijn dus). Wanneer je echter een echt product levert, maak je daarvan wel een pakbon (of pakbonnen), maar geen facturen voor die (echte) leveringen. Als je tenslotte alles geleverd hebt (producten en termijnen) maak je een laatste factuur die je niet aan de klant stuurt. Die factuur bevat natuurlijk de producten, maar ook een negatieve regel die je toevoegt zodat het bedrag van de termijnen opgeheven wordt. Op die manier verleg je omzet naar de echte artikelen, en haal je omzet bij de termijnen weg. Daardoor blijven de verkooprapporten kloppen. Je hebt hiervoor dus een artikel nodig dat Betaaltermijn heet.
Dit artikel heeft kostprijs en verkoopprijs nul, en is in het voorbeeld gekoppeld aan een artikelgroep met een echte omzetrekening. Desgewenst kun je een artikelgroep creëren waar de omzetrekening aan een balansrekening gekoppeld is. De facturering leidt dan tot een verplichting op de balans die je natuurlijk weer opheffen met de laatste factuur.
Je verkoopt twee voertuigen voor een totaalbedrag van € 42.000. De termijnen zijn 20% bij orderbevestiging (€ 8.400) en 80% na levering (€ 33.600). De orderregels zijn dan als volgt:
Let op dat je in de (handmatige) omschrijving de woorden Aanbetaling en Restant gebruikt hebt. Desgewenst kunnen we ook in het notitieveld nog verduidelijking toevoegen. Let op dat je de bedragen van de betaaltermijnen niet invult (ze blijven nul). In de orderbevestiging (of offerte!) zien je dan:
De betaaltermijn ga je “leveren” en natuurlijk geen pakbon afdrukken.
Er is nu een orderregel gecreëerd die je kunt factureren via de optie “Factureren: Aantal geleverd”.
Let nu op. Het factuurvoorstel is om de betaaltermijn voor een bedrag nul te factureren. Dat staat immers in de order. Maar voer je het betreffende bedrag in, bijvoorbeeld € 8.400 voor de aanbetaling.
Deze factuur verzend je natuurlijk wel naar de klant. De factuur ziet er ongeveer zo uit:
Het leveren van producten is een voor de hand liggend proces: kies de aantallen en druk de pakbon af. Maak in een grotere organisatie wel goede afspraken dat logistiek geen “betaaltermijnen” uitlevert, want dan kun je ze niet meer handig factureren.
Om nu de omzet te verleggen van betaaltermijnen naar de werkelijk verkochte producten, maak je nu een laatste factuur aan (die je niet verzendt naar de klant). Kiezen voor een factuurvoorstel gebaseerd op het “Aantal besteld” en voeg een regel toe met het artikel Betaaltermijn, het aantal -1 en het bedrag (positief) ter waarde van de totale order (in dit geval € 42.000). Vergeet niet om goed te kijken naar de btw en eventueel het projectveld. De factuur moet nu in totaal nul zijn. Je moet de factuur wel definitief “afdrukken”.
Het resultaat is dat we omzet geboekt hebben op de verkochte artikelen (dat zien we in de verkooprapportage) en dat we de klant niet hebben over- of ondergefactureerd.
Bron: Exact
Vanaf 28 januari 2019 is versie Exact Financials 7.25 algemeen beschikbaar.
De aandachtpunten in 7.25:
In versie 7.25 is een voortgangsindicator toegevoegd bij verwerkingsfuncties en rapportages om een idee te geven van de tijdsduur van een actie. Alle afgedrukte formulieren zoals verkoopfacturen of herinneringen kunnen net als de formulieren die per email verstuurd zijn, worden opgeslagen in de database.
Het afletteren van openstaande posten is vernieuwd. Er zijn meer mogelijkheden om reeksen openstaande posten af te letteren. En versie 7.25 ondersteund de codepage UTF-8 zodat u namen van uw relaties kunt vastleggen met vreemde tekens zoals ®, Ü en Ç.
Dit zijn niet alle aanpassingen. Meer informatie kunt u vinden op startpagina Exact Financials 7.25
Bron: Exact
