Actric Exact Software Support Blog

Wet werk en zekerheid en uw Exact-salarispakket

/in /door

De Wet werk en zekerheid is ingegaan en heeft mede betrekking op de contracten die u met uw medewerkers heeft afgesproken.

Een van de onderdelen is het aanzegtermijn. Als de arbeidsovereenkomst een looptijd van zes maanden of langer, dan dient de werkgever de werknemer uiterlijk een maand voor het aflopen van de arbeidsovereenkomst schriftelijk te laten weten of de arbeidsovereenkomst wel of niet wordt voorgezet en onder welke voorwaarden. Als de werkgever niet tijdig heeft laten weten of de arbeidsovereenkomst wel/ niet voorgezet wordt, heeft de werknemer recht op een vergoeding, gebaseerd op het maandloon.

In Exact Globe kunt u via menupad [Salaris, Verslagen, Medewerkers, Contracten] de einddata van medewerkerscontracten achterhalen. Dit is gebaseerd op de contracten die bij de medewerker zijn ingevuld via menupad [Salaris, Personeel, Onderhouden] knop ‘Contracten’. Deze knop vindt u achter het veld ‘Einddatum contract’.

In Exact Online Salaris kunt u in het overzicht ‘Arbeidscontracten’ de contracten bekijken. Tevens kunt u hier op de einddatum van de contracten filteren met de optie ‘Vervaldatum’. Dit overzicht kunt u opvragen via menupad Medewerker > Medewerkers > alle opties > Overzichten > Arbeidscontracten. Een rapport van de arbeidscontracten kunt u opvragen via menupad Salaris > alle opties > Overzichten > Overzicht rapporten > Arbeidscontracten.

Bron: Exact Support Blog

De stap ‘Fiatteren’ overslaan in Exact Globe Next

/in /door

In verschillende modules van Exact Globe, zoals Factuur, Order, Voorraad, Inkoop, Projecten en Salaris, is er een optie om te fiatteren. Deze optie geeft u de mogelijkheid om bepaalde handeling die worden uitgevoerd door gebruiker A eerst goed te laten keuren (fiatteren) door gebruiker B. Hier wordt vaak gebruik van gemaakt in grotere organisaties.

Het is mogelijk om deze stap over te slaan, waardoor het niet meer verplicht is om de uitgevoerde handeling eerst te fiatteren voordat men verder kan gaan in het proces.

U kunt de optie ‘Fiatteren’ uitschakelen door naar [Systeem, Algemeen, Instellingen] te gaan. Kies vervolgens voor de instelling die u aan wilt passen, bijvoorbeeld ‘Salarisinstellingen’. Als hier een vinkje staat bij ‘Fiatteren’, betekent dit dat ‘Fiatteren’ een verplichte stap is. Dus om het fiatteren uit te schakelen, dient u het vinkje bij ‘Fiatteren’ te verwijderen en dan voor ‘Bewaren’ te kiezen. Herstart de programmatuur. Vervolgens is ‘Fiatteren’ geen verplichte stap meer.

Let op: Als u deze instelling uitschakelt terwijl er nog posten bij de stap ‘Fiatteren’ aanwezig zijn, dienen deze posten alsnog gefiatteerd te worden. Zodra er geheel nieuwe posten worden ingevoerd, zal de stap ‘Fiatteren’ niet meer verplicht zijn.

Bron: Exact Support Blog

Bulk-Acties uitvoeren in Exact Synergy Enterprise

/in /door

In uw werkstroom vindt u een overzicht van verzoeken waarvoor een actie wordt verwacht van u.

Afhankelijk van het soort verzoek en de fase waarin het verzoek zich bevindt, kunt u het verzoek aanvullen en vervolgens goedkeuren, toewijzen, afkeuren, realiseren, heropenen of verwerken.

Dit kunt u doen door het verzoek te openen en vervolgens op de betreffende knop te klikken.

Voor bepaalde verzoeken kan het echter wenselijk zijn om de actie voor meerdere verzoeken in één keer uit te voeren. Dit kunt u eenvoudig doen met de bulk functie in uw werkstroom.

In uw werkstroom vinkt u de verzoeken aan waarvoor u de acties wilt uitvoeren. Vervolgens klikt u boven in het scherm op de knop ‘Bulk: Acties’. Er komen nu een aantal extra knoppen beschikbaar waarmee u de geselecteerde verzoeken in één keer kunt toekennen, verwijderen, heropenen, afkeuren, verwerken, realiseren of goedkeuren.

In ieder geselecteerd verzoek wordt vervolgens een tijdstempel toegevoegd in het ‘Opmerkingen: verzoek’-veld en de status van het verzoek wordt aangepast op basis van de knop waarop u heeft geklikt.

De bulk acties kunnen voor maximaal 25 verzoeken in één keer worden uitgevoerd.

De validaties en het proces voor de uitgevoerde actie zijn hetzelfde als bij het afzonderlijk uitvoeren van de actie voor het verzoek.

Bron: Exact Support Blog

Meerdere documenten koppelen aan een verzoek in Synergy

/in /door

In het verzoektype kunt u definiëren welke velden in het betreffende verzoek aanwezig zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat er een veld voor een omschrijving, project, of document in het verzoek aanwezig is. Wanneer u verzoektype heeft aangegeven dat het veld ‘Document’ aanwezig is kunt u in het verzoek een document koppelen. Tevens is dit document aanklikbaar waardoor u vanuit het verzoek meteen het document kunt openen en bekijken.

Een veld kan maar één keer aan een verzoektype worden toegevoegd. Wanneer u echter twee documenten aan een verzoek wilt kunnen koppelen kunt u hiervoor gebruik maken van een vrij veld van het type GUID. Dit doet u als volgt:

  • Open het verzoektype.
  • Open het tabblad ‘Velden’ en kies voor ‘Toevoegen’.
  • Selecteer een vrij veld van het type GUID. Bijvoorbeeld het veld ‘vrij: GUID 1’.
  • Definieer de eigenschappen van dit vrij veld. En zorg ervoor dat u in de sectie Selectie’ bij ‘referentie’ de optie ‘Documenten selecteert.

  • Eventueel kunt u bij het veld ‘Selectie’ nog aangeven welk soort documenten gekoppeld mogen worden. Bijvoorbeeld alleen documenten met een bepaald beveiligingsniveau of van een bepaald type.
  • Klik nu op ‘Bewaren’ om het veld toe te voegen aan het verzoektype.
  • En klik vervolgens op ‘Bewaren’ om het verzoektype te bewaren.

Bij het aanmaken van een verzoek van dit type kunt u nu twee documenten koppelen. Één bij het normale documentveld, en één bij het vrije veld.

Om de naam van dit vrije veld aan te passen aan opent u het verzoektype en het betreffende veld. Bij ‘Tekst’ kunt u vervolgens een passende naam opgeven voor dit vrije veld.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik in Exact Globe zien met welke facturen een ontvangst is afgeletterd?

/in /door

Als u facturen verstuurt naar uw klanten kan het voorkomen dat uw klanten meerdere facturen in één keer betalen. Een ontvangst die via de bank binnenkomt, kan dus betrekking hebben op meerdere verkoopfacturen. Naderhand kan het voorkomen dat u terug wilt kijken op welke facturen die ontvangst betrekking heeft. Er zijn een aantal manieren hoe u kunt zien met welke facturen de betreffende ontvangst is afgeletterd.

In de drie eerdere blog posts in de serie over dit onderwerp hebben we laten zien hoe u dit uit kunt zoeken aan de hand van het ‘Onze ref’ (transactiescherm), via het Afletterscherm en via het Cash flow scherm. Dit is de vierde en laatste blog post over dit onderwerp en laten we zien hoe u kunt zien met welke facturen een ontvangst is afgeletterd via de knop ‘Overeenstemmende transacties’ op de debiteurenkaart.

Via de knop ‘Overeenstemmende transacties’ op de debiteurenkaart
Een van de mogelijkheden om te bekijken met welke facturen de ontvangst is afgeletterd is middels de knop ‘Overeenstemmende transacties’ op de debiteurenkaart. Op de debiteurenkaart van de betreffende debiteur selecteert u de optie ‘Te vorderen’ en ‘Tonen: Afgeletterd en Niet afgeletterd’.

Vervolgens selecteert u de regel van de ontvangst en middels de knop ‘Overeenstemmende transacties’ ziet u vervolgens een overzicht van alle transacties die met die ontvangst zijn afgeletterd.

Bron: Exact Support Blog

Drie nieuwe stylesheets beschikbaar in Exact Synergy

/in /door

Zoals u in eerdere blogposts heeft kunnen lezen is de user interface van Exact Synergy in product update 255 aangepast en hebben verschillende kaarten en pagina’s een nieuwe lay-out gekregen.

In product update 255 zijn de bestaande stijlen uit voorgaande product updates niet meer aanwezig en zijn deze vervangen door drie nieuwe stijlen. Dit betreft de stijlen Default, Green Sea en Exact. Iedere stijl heeft een eigen kleur en u kunt kiezen welke van deze stijlen u wilt gebruiken voor Exact Synergy.

In de voorkeuren op het tabblad ‘Stijl’ kan de gebruiker de gewenste stijl kiezen.

Hieronder ziet u voorbeelden van enkele schermen in deze drie nieuwe stijlen:

Voorkeuren in stijl Default, Green Sea en Exact:

Menu in stijl Default, Green Sea en Exact:

Modules menu in stijl Exact, Green Sea en Default:

Net zoals in voorgaande releases heeft de administrator de mogelijkheid om een standaard stijl te selecteren voor alle gebruikers. Eventueel kan de administrator deze stijl als ‘Verplicht’ instellen zodat de gebruikers zelf niet de mogelijkheid hebben om een eigen stijl te kiezen. Dit kan door in de voorkeuren op het tabblad ‘Bedrijf (Instellingen)’ de gewenste stijl te selecteren en de optie ‘verplicht’ aan te vinken.

NL5

Bron: Exact Support Blog

Minimumloon tabel per 1 juli 2015 in Exact Globe & Online

/in /door

Zoals elk jaar is ook dit jaar vanaf 1 juli een aanpassing van het wettelijk minimumloon en het minimumjeugdloon. Deze nieuwe minimumloon tabel is onderdeel van de rekenregels.

Exact Globe
In Exact Globe wordt de tabel met deze nieuwe minimumlonen meegeleverd sinds 2 juni 2015 in product update 408, 409 en 410 (nog in controlled release). U kunt deze wijziging terugvinden in het menupad [Salaris, Verslagen, Rekenvoorschriften] wanneer u bij ‘Soort verslag’ de optie ‘Minimumloontabel’ selecteert. Het nieuwe minimum loon wordt ook afgedrukt op de salarisslips vanaf 1 juli 2015.

Exact Online
In Exact Online wordt de minimumloon tabel meegeleverd en de minimumloon tabel voor de tweede helft van 2015 is inmiddels beschikbaar.

Bron: Exact Support Blog

De betaalmethode van een factuur wijzigen in Exact Globe Next

/in /door

Wanneer u een factuur heeft aangemaakt die in eerste instantie als incasso verwerkt zou worden, maar achteraf handmatig betaald zal worden kunt u de betalingswijze als volgt wijzigen:

  • Ga naar [Financieel, Debiteuren, Kaarten] open de debiteurenkaart
  • Selecteer de desbetreffende factuur en klik onderin op ‘Details’

  • In dit venster ziet u de specificaties van de factuur en kunt u de ‘Methode’ wijzigen van ‘Incasso’ naar ‘Op krediet’. Dit veld is alleen te wijzigen als de boeking nog niet is afgeletterd.

Deze handeling is ook te verrichten voor andere betaalmethodes en tevens voor crediteuren.

Bron: Exact Support Blog

Vernieuwde gebruikers interface in Exact Synergy Enterprise (update 255)

/in /door

In product update 255 is de interface van Exact Synergy vernieuwd. Zodra u een update heeft uitgevoerd zult u zien dat de hele interface een transformatie heeft ondergaan en er innovatiever en visueel aantrekkelijker uitziet.

De menu’s zijn nu allemaal te vinden aan de bovenzijde. Via het voorkeuren menu, het tandwiel rechtsboven, kunt u de onderdelen zoals Startpagina, Nieuws, Favorieten of Mijn Documenten, HRM Module, etc toevoegen of verwijderen uit elk ‘Top’ menu.

De toolbar knoppen die eerst bovenop de menubalk stonden vind u nu onder het ‘Hamburger’ menu, in het Quick access gedeelte samen uw ‘Mijn menu’ opties.

001-NL

De zoekfunctie was voorheen te vinden aan linkerzijde. In de nieuwe situatie kunt u de zoekfunctie vinden aan de bovenzijde. Uw rollen bepalen binnen welke modules u kunt zoeken.

002-NL

Vergelijkbaar met de zoekfunctie is het menu +Aanmaken nu ook bovenaan te vinden. Dit menu biedt u de mogelijkheid om entiteiten aan te maken.

Aan de rechterzijde bij Modules, kunt u de modules terugvinden waarmee u naar de verschillende functies van de betreffende modules kunt navigeren.

Naast deze wijzigingen zijn ook verschillende andere onderdelen vernieuwd. Binnenkort kunt u hier meer over lezen op dit blog.

De controlled release fase voor Product update 255 start in mei 2015. Heeft u interesse om hieraan deel te nemen? Stuur dan een e-mail naar productreadiness@exact.com onder vermelding van ‘Interesse in deelname van de Controlled Release fase’.

Bron: Exact Support Blog

Het opschonen van debiteuren of crediteuren in Exact Globe Next

/in /door

Het is mogelijk om een relatie te verwijderen via menupad [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] knop ‘Verwijderen’.  Het is alleen mogelijk om de debiteur of crediteur te verwijderen als de relatie nog nooit gebruikt is in een transactie. Indien u uw relatiebestand op wilt schonen, en de relatie wel reeds gebruikt is, dan zijn er verschillende opties.

Status wijzigen
Via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kunt u al uw relaties met de status ‘Actief’ tonen, door alleen het vinkje ‘Actief’ aan te zetten.

Via het onderhoud van de relatie, kan de optie ‘Non-actief’ worden gebruikt bij ‘Status’, zodat deze niet naar voren komt in de lijst van actieve relaties bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden]. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van de module E-CRM.

Wanneer u wel gebruik maakt van E-CRM, kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, CRM, Activiteitsoorten]. Hier kunt u een nieuwe activiteitsoort invoeren.
  • Vervolgens kunt u gaan naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] en het veld ‘Aanvraag inactief’ vult u met de zojuist aangemaakte activiteit.
  • Hierna kunt u via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] de debiteur of crediteur  openen en op  , naast de status, om de relatie inactief te maken. Het systeem zal hier een activiteit voor aanmaken.

Vernummeren/Samenvoegen
Via de knop ‘Vernummeren’ bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kan er in het veld ‘Nieuwe waarde’ een nieuwe waarde ingevuld worden om de relatie een ander nummer te geven.  Via het veld Samenvoegen kunt de relatie invullen waarmee er moet worden samengevoegd.

Bron: Exact Support Blog