Actric Exact Software Support Blog

De menu-layout en voorkeuren in Exact Synergy kopiëren naar andere medewerkers

/in /door

In Exact Synergy Enterprise is het mogelijk om de menustructuur en -voorkeuren voor één medewerker in te richten en vervolgens deze instellingen in één keer te kopiëren naar alle andere medewerkers.

Dit kunt u als volgt uitvoeren:

  • Via menupad [HRM, Overzichten, Medewerkers, Zoeken] kunt u zoeken naar medewerkers. U stelt hier de zoekcriteria zo in dat alle medewerkers die de nieuwe voorkeuren moeten krijgen naar voren komen.
  • In het scherm met de zoekresultaten vinkt u de medewerkers aan die de nieuwe voorkeuren moeten krijgen.
  • Vervolgens klikt u bovenaan de pagina op ‘Voorkeuren kopiëren’.

  • Bovenaan de pagina bij ‘Persoon’ selecteert u de medewerker waarvan u de voorkeuren wilt kopiëren.
  • In de sectie ‘Instelling’ selecteert u de optie ‘Menu’.
  • Vervolgens klikt u op ‘Kopie’.
  • Nadat u de melding heeft gekregen dat het kopiëren succesvol is uitgevoerd kunt u het scherm sluiten.

Bron: Exact Support Blog

Maximaal aantal regels instellen op de factuurlay-out Exact Financials

/in /door

Met de Sales module is het onder andere mogelijk om verkoopfacturen te genereren, af te drukken en te mailen aan de hand van voorgedefinieerde lay-outs. Met deze lay-outs kan informatie gerangschikt en voorgedefinieerd worden zodat alle klanten eenzelfde factuur ontvangen. Hiermee kunnen bijvoorbeeld de eigen adresgegevens, afsluiting, kvk-nummers, etc. standaard worden voorgevuld. Op de lay-out kunnen tevens artikelblokken toegevoegd worden. Hiermee kan informatie uit de factuurregels zoals omschrijving, artikelnummer, aantallen, etc. direct afgedrukt worden.

Om te voorkomen dat het artikelblok vroegtijdig wordt afgekapt (bijvoorbeeld halverwege de factuur) of juist te ver op de factuur doorloopt (over de voettekst) kan er een maximaal aantal regels van het artikelblok ingesteld worden. Zodra dit maximum is bereikt zullen de volgende regels op de volgende pagina afgedrukt worden.

Om dit in te stellen kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar het onderhoud van de factuurlay-out via [System: Applicatie, Formulierenlay-outs, Onderhoud] layout type: ‘Verkoopfactuur’.
  • Selecteer blok ‘ITEMLINE’.
  • Klik op de knop ‘Attributes’.
  • Met de optie ‘Aantal artikelregels’ kan aangegeven worden hoeveel regels er per pagina afgedrukt mogen worden.
  •  Sla de lay-out op, waarna de factuur tegen het gewenste aantal artikelregels afgedrukt zal worden.

Bron: Exact Support Blog

Eindejaar updates Salaris beschikbaar Exact Globe Next

/in /door

Vanaf vandaag (8 januari 2015) zijn de salaris eindejaar updates van Exact Globe Next, Exact Globe Next met uitgebreide functionaliteit en Exact Compact beschikbaar.

Voor een overzicht van de wijzingen in 2015 zie Wat zijn de salariswijzigingen in 2015?

Meer informatie
Voor meer informatie over de uit te voeren handelingen kunt u de eindejaarshandleidingraadplegen. Voor meer informatie over de beschikbaarheid van de CAO’s, zie Beschikbaarheid Cao’s voor 2015.


Update uitvoeren
In tegenstelling tot vorig jaar is de eindejaar update dit keer geen aparte product update. De wijzigingen voor Exact Globe Next en Exact Compact zijn beschikbaar gemaakt in product update 407 en 408. Om over deze wijzigingen te beschikken kunt u een update uitvoeren binnen de betreffende product update.

Bron: Exact Support Blog

BTW-update beschikbaar voor Exact Globe Next

/in /door

In Exact Globe Next en Exact Compact heeft u de mogelijkheid om de btw- en/of icp-aangifte via Digipoort te versturen naar de Belastingdienst. Dit kunt u uitvoeren via het menupad [Systeem, Algemeen, Aangiftebeheer, Verzenden via Digipoort] in Exact Globe Next of het menupad [Systeem, Algemeen, Verzenden via Digipoort] in Exact Compact.

Voor het versturen van de aangifte wordt op de achtergrond gebruik gemaakt van de Nederlandse taxonomie. Ieder jaar wordt deze taxonomie bijgewerkt op basis van wijzigingen die de Belastingdienst doorgeeft. Exact voert hiervoor wijzigingen door in de software zodat u uw aangiften succesvol via Digipoort kunt blijven aanleveren bij de Belastingdienst.

Hoewel de wijzigingen in deze taxonomie dit jaar beperkt zijn, is er wel een aanpassing noodzakelijk in Exact Globe Next en Exact Compact. Het is belangrijk dat u over deze aanpassingen beschikt voordat u de eerste aangifte voor 2015 verstuurd.

Bij het versturen van de maandelijkse aangifte is de deadline voor het versturen van de aangifte voor januari, eind februari 2015. Bij het versturen van de kwartaalaangifte is de deadline voor het eerste kwartaal van 2015, het eind van april 2015.

Voor die tijd dient u dus over de aangepaste programmatuur te beschikken.

De noodzakelijke wijzigingen zijn vanaf 9-1-2015 beschikbaar in product update 406, 407 en 408.
De wijzigingen komen tevens beschikbaar in product update 409 die gepland is voor medio januari 2015.

De update is beschikbaar als een reguliere update. U kunt door middel van het uitvoeren van een update over deze en andere wijzigingen in die product update beschikken. Voor meer informatie, zie Update van Exact Globe Next en Update Exact Compact.

Daarnaast is de update ook beschikbaar als een standalone update. Hiermee installeert u alléén de Digipoort wijzigingen binnen uw huidige product update 406, 407 of 408. Voor meer informatie, zie Hoe installeer ik de standalone btw-update?

Bron: Exact Support Blog

Eindejaarsverwerking Exact Globe Next

/in /door

De eindejaarsverwerking staat weer voor de deur. Voor veel bedrijven is het drukke tijd waarbij er veel administratieve taken om de hoek komen kijken. Het einde van het jaar heeft binnen Exact Globe Next consequenties op verschillende gebieden. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan financieel, salaris of logistiek. Voor al deze gebieden is er een stappenplan beschikbaar. Deze kunt u vinden via de startpagina voor de eindejaarsverwerking. Tevens kunt u via onze website per product de stappenplannen vinden.

Hieronder vindt u de meest gestelde vragen met betrekking tot de eindejaarsverwerking. Klik op de link om direct het antwoord op de vraag te zien:

  1. Hoe kan ik een update van Exact Globe Next uitvoeren?
  2. Welke stappen dien ik te doorlopen voor de eindejaarsverwerking?
  3. Hoe kan ik een nieuw boekjaar aanmaken?
  4. Hoe kan ik nieuwe onze referentienummers genereren?
  5. Hoe kan ik mijn boekingen verwerken?
  6. Hoe kan ik het boekstuknummer van mijn dagboek wijzigen?
  7. Hoe kan ik het factuurnummer wijzigen?
  8. Wat gebeurt er bij het verwerken van het resultaat?
  9. Hoe kan ik mijn licentie bijwerken?
  10. Hoe kan ik een kopie van de stamgegevens van mijn huidge administratie maken?

Tip: Bekijk ook de video’s van de eindejaarsverwerking in Exact Globe Next.

Bron: Exact Support Blog

Een document afdrukken met of zonder lay-out in Exact Synergy ENterprise

/in /door

Via document lay-outs in uw Exact Synergy Enterprise omgeving kunt de lay-out bepalen van uw documenten. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld een lay-out maken die het bedrijfslogo bevat en bijvoorbeeld een standaard opmaak.

De persoon die het document aanmaakt hoeft zich dan niet bezig te houden met opmaak gerelateerde zaken en hoeft slechts de inhoud van het document te bepalen.

Omdat er een koppeling bestaat tussen het door de medewerker aangemaakte document en de lay-out, wordt deze lay-out automatisch toegepast voor het document.

Wanneer het document wordt afgedrukt kan het echter wenselijk zijn om de gegevens van de lay-out weg te laten en alleen de daadwerkelijk inhoud van het document af te drukken.

Dit kunt u eenvoudig instellen via de voorkeuren.

Om dit aan te passen klikt u rechtsboven op de link ‘Voorkeuren’. Vervolgens kunt u op het tabblad ‘Documenten’ bij ‘Afdrukbaar‘ de optie ‘Lay-out’ aan- of uitvinken. Wanneer u de optie aanvinkt wordt de lay-out afgedrukt. Wanneer u de optie uitvinkt wordt de lay-out niet afgedrukt.

Afdruk met lay-out:

 

Afdruk zonder lay-out:

U kunt deze instelling alleen aanpassen wanneer de optie ‘Verplicht’ in de sectie ‘Document’ op het tabblad ‘Bedrijf (Instellingen)’ is uitgevinkt.

Bron: Exact Support Blog

Het aantal contactpersonen op de relatiekaart in Synergy aanpassen

/in /door

Op de relatiekaart in Exact Synergy Enterprise kunt u in de sectie ‘Contactpersonen’ de contactpersonen van de relatie zien.

Vanuit deze sectie kunt u de gegevens van de contactpersoon openen door op de naam van de contactpersoon te klikken. Standaard worden hier vier contactpersonen getoond. Wanneer u tevens de andere contactpersonen wilt zien kunt u op ‘Alle’ klikken.

Het is echter ook mogelijk om in dit scherm meer dan vier contactpersonen te tonen op de relatiekaart. Dit kunt u als volgt doen:

  • Klik rechtsboven op de relatiekaart op ‘Aanpassen’.
  • In de sectie ‘Contactpersonen’ kunt u bij ‘Rijen’ aangeven hoeveel contactpersonen op de relatiekaart wilt tonen.
  • Klik op ‘Bewaren’ en vervolgens op ‘Sluiten’.

Bron: Exact Support Blog

HR wijzigingen binnen Exact Synergy fiatteren

/in /door

Om te voorkomen dat bepaalde gegevens van de medewerker worden aangepast kan dit worden afgeschermd met rechten. Het kan echter ook wenselijk zijn om de gebruikers wel rechten te geven om dit te wijzigen maar een controle slag toe te voegen.

Dit kunt u doen door gebruik te maken van ‘HR wijzigingen fiatteren’. Hiermee kunt u voor bepaalde velden aangeven dat deze na het wijzigen gefiatteerd dienen te worden.

Via [HRM, Inrichting, Algemeen, Velden: te fiatteren] kunt u aangeven voor welke velden u fiattering wilt toevoegen. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat u een wijziging in de manager van de medewerker wilt fiatteren.

Bij het bewerken van de medewerker kunt u de velden waarvoor is aangegeven dat wijzigingen gefiatteerd moeten worden herkennen aan een blauwe punaise:

Zodra u de manager bij de medewerker heeft gewijzigd en de gegevens heeft opgeslagen is deze wijziging nog niet meteen doorgevoerd.

Wanneer u vervolgens de medewerker bewerkt zult u zien dat er bij het veld nu een rode punaise staat:

Wanneer u de muis boven deze punaise houdt ziet u de aanvullende informatie. Zo kunt u zien dat de manager is gewijzigd, maar dat deze wijziging nog niet is goedgekeurd (Te fiatteren).

De HR medewerker kan vervolgens via [HRM, Invoer, HRM, HR Wijzigingen fiatteren] bekijken welke wijzigingen er zijn doorgevoerd en deze fiatteren (goedkeuren) of afkeuren.

Wanneer vervolgens de background job Exact.Jobs.SysMaint.dll wordt uitgevoerd, worden alle wijzigingen die zijn gefiatteerd definitief doorgevoerd.

Bron: Exact Support Blog

Waarom gebruikt Exact Globe deze BTW-code?

/in /door

Als u een factuur aanmaakt via [Factuur, Invoer, Facturen] knop ´Nieuw´, dan wordt er op de regel, na het selecteren van een artikel, automatisch een bepaalde BTW-code gebruikt. In deze blog post wordt uitgelegd waar deze code op is gebaseerd.

Debiteur
Als eerste wordt er gekeken naar of er een BTW-code is gekoppeld aan de debiteur die gebruikt wordt in de factuur. Via het onderhoud van een debiteur kan op het tabblad ´Financieel´ een BTW-code gekoppeld worden. Indien hier een BTW-code gekoppeld is, zal deze gebruikt worden in de factuur voor deze debiteur.
Er kan een BTW code gekoppeld worden voor goederen in veld ‘BTW’ en/of diensten in veld ‘BTW diensten’ wanneer de debiteur lid is van de EU. Welke van deze twee BTW-codes wordt gebruikt is afhankelijk van welke optie geselecteerd staat bij het veld ‘Classificatie ICP’ in het onderhoud van het artikel. Op basis van deze classificatie wordt bij het boeken bepaald welke BTW-code er wordt voorgesteld. Boekt u bijvoorbeeld een artikel dat geclassificeerd is als ‘Goederen’ dan zal het systeem de BTW-code, die u bij het veld ‘BTW’ bij de debiteur heeft gekoppeld voorstellen. Boekt u een artikel dat is geclassificeerd als ‘Diensten’ dan gebruikt het systeem de BTW-code die u bij het veld ‘BTW diensten’ van de debiteur heeft gekoppeld.

Artikel
Als er geen BTW-code is gekoppeld aan de debiteur, zal er gekeken worden of er aan het artikel dat in de factuur wordt gebruikt, een BTW-code is gekoppeld. In het onderhoud van een artikel kunt u de BTW-code koppelen op tabblad ´Basis´.

Order
Verder kan de BTW-code gebaseerd zijn op een verkooporder. Als de factuur is gegenereerd vanuit een order in de Order-module, dan wordt de BTW-code die in de order is gebruikt, overgenomen op de factuur. Indien u in dit geval de BTW-code in de factuur wilt wijzigen, dient u de factuur eerst te verwijderen. Daarna is het mogelijk om de BTW-code te wijzigen in de order en de factuur opnieuw te genereren. Dit is alleen mogelijk als de factuur nog niet is verwerkt.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Bekijk de video’s voor de eindejaarsverwerking in Exact Globe Next

/in /door

We gaan alweer richting het einde van het jaar. Voor veel bedrijven is dit een drukke periode waarin vooral de administratie afdeling veel te verwerken krijgt.

Speciaal voor de eindejaarsverwerking hebben we een aantal video’s gemaakt die u begeleiden bij het doorlopen van de stappen van de eindejaarsverwerking.

Via de links hieronder kunt u de video’s bekijken:

Bron: Exact Support blog