Actric Exact Software Support Blog

Hoe ga ik om met een geweigerde SEPA incasso in Exact Online

/in /door

Incasso batches die u indient bij de banken kunnen worden geweigerd vanwege onjuiste debiteurgegevens, zoals de verkeerde bank of de verkeerde bankrekening, ontoereikend saldo op de bankrekening etc.

In deze blog leggen we uit wat u in zo’n geval kunt doen om de aflettering ongedaan te maken en eventueel de incasso’s opnieuw klaar te zetten.

Aflettering
Als u de incasso batches verwerkt en een bankafschrift ontvangt waarop die transacties staan vermeld, dan zullen de bedragen van het incassobestand en het bankafschrift automatisch worden afgeletterd in Exact Online. Dit gebeurt op het moment dat u via [Bedrijfsnaam, Instellingen] een grootboekrekening heeft ingevuld bij Incasso batches af te letteren.

Een geweigerde incasso verschijnt in een afzonderlijk afschrift. Afletteren is hierbij niet direct mogelijk, voor het originele afschrift moet de aflettering eerst ongedaan gemaakt worden. Hier leest u hoe dit werkt:

1. Ga naar [Financieel, Bank, Afschriften af te handelen]. Controleer of de post op Debiteuren staat. Is dit niet het geval, klik dan achterin de regel op Bewerken en kies de juiste relatie. Klik op Bewaren.

2. Ga naar [Verkoop, Klanten, Openstaande posten]. Vul de relatie in en klik op Afletteren.

3. Kies voor tonen: Afgeletterd

4. Vink onder de kop Cash Flow het originele bankafschrift aan, u ziet nu dat de post waarmee deze afgeletterd is automatisch ook aangevinkt wordt.

5. Klik op Ongedaan maken.

6. Kies nu voor tonen: Niet afgeletterd.

7. Vink het originele afschrift aan en de geweigerde incasso, klik op Afletteren. De originele openstaande post wordt opnieuw geopend en is in overeenkomst met het ontvangen afschrift.
Incasso opnieuw verrichten

Als het de bedoeling is om de incasso alsnog te verrichten, dan dient u ze te heropenen.

1. Ga hiervoor naar [Financieel, Bank, Alle optie, Incasso selecteren].

2. Filter op Status: Betalingen onderweg. Vink de posten aan klik op Heropenen.

3. Filter nu op Status: Open om de incasso’s opnieuw te kunnen verrichten.

Mocht u verdere vragen hebben over dit proces dan horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Jaarloonopgaaf 2013 versturen in Exact Globe Next

/in /door

De Belastingdienst kan u uitnodigen om de jaarloonopgaaf over 2013 in te zenden. De jaarloongegevens worden door de Belastingdienst uitgevraagd omdat de polisadministratie, die door het UWV wordt opgebouwd met de werknemersgegevens uit de loonaangiften, voor een deel van de werknemersgegevens niet geschikt is voor de processen van de Belastingdienst. Dit heeft tot gevolg dat de Belastingdienst verschillende processen, als het definitief toekennen van toeslagen, niet of alleen met vertraging kan uitvoeren en aan u zal vragen de jaarloonopgaaf over 2013 aan te maken en in te zenden.

De jaarloonopgaaf moet de gegevens bevatten zoals die bekend zijn op het moment van aanmaak van het bericht, dus inclusief de eventuele correcties die al in 2014 over 2013 zijn ingezonden.
De jaarloonopgaaf kunt u inzenden van 1 april tot en met 1 mei 2014 en hoeft u alleen in te zenden als u hier door de Belastingdienst voor uitgenodigd wordt. U zult van hen dan een brief ontvangen.

Om de eenmalige uitvraag over 2013 te kunnen genereren kunt u in de eindejaarsversie 2013/2014 van uw Exact-pakket de jaarloonopgaaf over 2013 aanmaken.

  • Exact Globe Next: Via menupad [Salaris, Aangiften, Jaarlijks, Jaarloonopgaaf] kunt u rechtsbovenin het loonjaar op 2013 zetten. Met de knop ‘Aanmaken’ kunt u de jaarloonopgaaf aanmaken. Deze moet nog verwerkt en verzonden worden, op dezelfde manier als de reguliere loonaangifte. De jaarloonopgaaf over 2013 is beschikbaar vanaf de eindejaarsversie (product update 407 of product update 406 van 9 januari 2014 of later).
  • Exact Online Salaris: U kunt de jaarloonopgaaf aanmaken via het menupad [Medewerker > Salaris > Loonaangifte]. De knop ‘Jaarloonopgaaf’ is actief nadat u het aangiftejaar op 2013 heeft gezet. Vervolgens kunt u de stappen doorlopen, deze zijn gelijk aan het aanmaken van de loonaangifte.
  • Exact Globe 2000*: De eindejaarsversie, die beschikbaar is gekomen op 18 november 2013, dient geïnstalleerd te zijn en het standaard loonjaar dient op 2013 te staan. Vanuit menupad [Salaris, Aangiften, Jaar, Jaarloonopgaaf] kunt u vervolgens de jaarloonopgaaf aanmaken.
  • Exact (Globe) voor Windows*: Vanuit menupad [Salaris, Aangiften, Jaaraangiftes, Jaarloonopgaaf] kunt u de jaarloonopgaaf aanmaken. Deze kunt u op dezelfde wijze als de loonaangiften verzenden. Aandachtspunten zijn dat de eindejaarsversie geïnstalleerd moet zijn en als standaard loonjaar 2013 ingesteld is. De eindejaarsversie is versie 3.82.2 en is beschikbaar gekomen op 18 november 2013.
  • Exact voor Dos*: Via pad [LJJ] kan de jaarloonopgaaf over 2013 aangemaakt worden als het standaard loonjaar 2013 is. De jaarloonopgaaf kunt u net als een reguliere loonaangifte van 2013 verzenden. Tevens dient de eindejaarsversie geïnstalleerd te zijn, 7.32.10 en deze is sinds 18 november 2013 beschikbaar.

*De ondersteuning op deze drie productlijnen is gestopt, maar u kunt nog wel de jaarloonopgaaf over 2013 aanmaken als u door de Belastingdienst daarvoor uitgenodigd bent.

Bron: Exact Support Blog

De rollenbalk koppelen aan rollen in Exact Globe Next

/in /door

In de eerdere blogposts ‘Tip: De rollenbalk‘ en ‘Groepen maken in de rollenbalk‘ heeft u al kunnen lezen over gebruiken van de rollenbalk en het aanmaken van groepen in de rollenbalk.

In deze blogpost gaan we verder in het op koppelen van rollen aan de rollenbalk. Naast het aanmaken van persoonlijke rollenbalk kan de administrator een rollenbalk aanmaken die van toepassing is op de betreffende rol. Dit is mogelijk via het tabblad ‘Rollenbalk’ bij het onderhoud van de rollen [Systeem, HR & Beveiliging, Beveiligingsrollen, Onderhouden].

Aan de linkerzijde van het scherm kunnen de beschikbare menupaden worden geselecteerd en naar de rollenbalk aan de rechterzijde worden gesleept. Alleen de menupaden waarvoor de betreffende rol rechten heeft worden getoond.
Als de gebruiker met de betreffende rol inlogt in Exact Globe Next verschijnt onderin de ‘Standaardrol’. Door op ‘Standaard Rol’ te klikken kan de gebruiker een andere rol aannemen, en verschijnt de bijbehorende rollenbalk.

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe Product Update! Exact Globe & Synergy

/in /door

Binnenkort gaan we weer starten met een nieuwe Controlled Release fase voor product update 408 van Exact Globe Next en product update 253 van Exact Synergy Enterprise. Wilt u alvast profiteren van de nieuwe functies en verbeteringen? Geef u dan op voor de Controlled Release!

De Controlled Release fase van een nieuw product of product update is een belangrijke stap voor Exact en haar klanten. Tijdens deze fase kijken we nauwkeurig of een nieuwe functionaliteit wel voldoet in de praktijk. We willen er graag zeker van zijn dat de updates van onze producten voldoen aan de eisen en wensen uit de markt. U kunt, door deel te nemen aan het Controlled Release Programma van Exact, als eerste profiteren van nieuwe functionaliteit en de bijbehorende ondersteuning. Bovendien speelt u een cruciale rol bij het ontwikkelen van business software.

Voordelen
Deelname aan het Controlled Release Programma biedt u natuurlijk voordelen. U krijgt:

  • Persoonlijke ondersteuning tijdens de Controlled Release-fase;
  • De mogelijkheid om in een vroeg stadium feedback te geven op de verbeterde functionaliteit;
  • Een voor u samengesteld team dat uw knelpunten direct oppakt;
  • Ondersteuning tijdens de uitrol van de nieuwe software.

In mei starten we met de Controlled Release voor product update 408 en 253.

Wat is er nieuw?
In iedere product update worden verbeteringen en nieuwe functionaliteit toegevoegd. Zo ook in deze product update. Een aantal voorbeelden:

Exact Globe Next product update 408

  • Nieuwe functionaliteit voor de WMS oplossing

Exact Synergy Enterprise product update 253

  • Verbeteringen in de PSA oplossing
  • Verbeteringen in de Service Management oplossing

Technologische verbeteringen

  • Ondersteuning van Windows Server 2012 SP2
  • Ondersteuning van Internet Explorer 11
  • Ondersteuning Windows 8.1

Wilt u deelnemen aan de Controlled Release?
Zie de Fact Sheet voor meer informatie over het controlled release programma. Heeft u interesse om deel te nemen aan een Controlled Release fase voor Exact Globe Next product update 408 of Exact Synergy Enterprise product update 253? Stuur dan een e-mail naarproductreadiness@exact.com.

Bron: Exact Support Blog

Favorieten openen in een nieuw venster in Exact Synergy

/in /door

Soms kan het in Exact Synergy Enterprise wenselijk zijn om een favoriet te openen in een nieuw scherm.

Dit kunt u doen door met de rechtermuisknop op de link van de favoriet te klikken en te kiezen voor ‘Openen in nieuw venster’.

 

 

Een alternatief is om de <Shift>-toets ingedrukt terwijl u op de link klikt.

Bron: Exact Support Blog

Groepen maken in de rollenbalk in Exact Globe Next

/in /door

In de blog post ‘Tip: De rollenbalk‘ is beschreven hoe u de rollenbalk kunt gebruiken. In deze  blogpost gaan we verder in op het maken van groepen in de rollenbalk.

Standaard is alleen de groep ‘Algemeen’ aanwezig in de rollenbalk. Door met de rechtermuisknop te klikken op de groep ‘Algemeen’ kunt u nieuwe groepen aanmaken of een bestaande groep hernoemen.

Zo kunt u bijvoorbeeld een groep ‘Inkoop’ toevoegen, waarin u de menupaden uit het inkoopproces aan toevoegt.

Binnen de rollenbalk kunt u de volgorde van de pictogrammen wijzigen door deze naar boven of beneden te slepen.

Wanneer u de menuopties uit de groep ‘Algemeen’ wilt bekijken klikt u op ‘Algemeen’. De menu opties uit de groep ‘Inkoop’ worden dan ingeklapt en de menu opties uit de groep ‘Algemeen’ worden uitgeklapt.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next oninbare debiteuren afboeken

/in /door

In bepaalde gevallen kan het voorkomen dat u een openstaande post niet meer kunt innen of hoeft te betalen. In Exact Globe Next kunnen deze openstaande posten op een eenvoudige wijze worden afgeschreven naar een winst of verlies rekening. U kunt de openstaande post van een debiteur of crediteur afschrijven via het menu [Financieel, Debiteuren, Kaarten] of [Financieel, Crediteuren, Kaarten] en te kiezen voor de knop ‘Afletteren’. In het scherm dat nu verschijnt staat aan de linkerkant de betalingen en aan de rechterkant de openstaande facturen. Selecteer aan de rechterkant de factuur waar geen betaling of credit nota tegenover staat. Kies nu voor de knop ‘Afletteren/Verwerken’. Het volgende scherm verschijnt:

In dit scherm kunt u bepalen wat u met de openstaande factuur wil doen.

– Saldo/Verdichten: hier kunt u twee of meerdere facturen verdichten naar één factuur.
– Betalingsverschil: hier kunt u een betalingsverschil wegboeken naar de betalingsverschillenrekening.
– Kortingen: hier kunt u een korting op de factuur wegboeken naar een kortingsrekening.
– Korting (Inclusief: Bel): hier kunt u een korting inclusief belasting wegboeken.
– Overige: hier kunt een niet te innen factuur afboeken naar een te selecteren grootboekrekening.

Bron: Exact Support Blog

De relatiebeheerder aanpassen binnen Exact Synergy Enterprise

/in /door

Er zijn situaties mogelijk waarin het nodig kan zijn om de gegevens van meerdere relaties te wijzigen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer er een nieuwe relatiebeheerder is en u een grote groep klanten wilt koppelen aan deze nieuwe relatiebeheerder.

In plaats van het afzonderlijk aanpassen van de relatiebeheerder bij iedere relatie kunt u dit ook in één keer doen.

Allereerst maakt u een selectie op de relaties waarvan u de relatiebeheer wilt aanpassen. Dit kunt u doen via [Klanten, Overzichten, Relaties, Zoeken]. U maakt hier een selectie en klikt op ‘Tonen’.

Alle relaties die aan de selectie criteria voldoen worden getoond. Om voor deze relaties de relatiebeheer te wijzigen klikt u op ‘Relaties bijwerken’.

In dit scherm kunt u bij ‘Relatiebeheerder’ de nieuwe relatiebeheerder koppelen. Wanneer u tevens de relatiebeheerder van de contactpersonen van de geselecteerde relaties wilt wijzigen geeft u de nieuwe relatiebeheerder ook op in de sectie ‘Contactpersoon’. Let er hierbij op dat u tevens aangeeft voor welke contactpersonen u de relatiebeheerder wilt aanpassen.

Vervolgens klikt u op de ‘Bewaren’ en dan op ‘Ja’ om een taak aan te maken om de relaties bij te werken. Deze taak is te vinden in het menupad [HRM, Overzichten, Diversen, Log: Mail merge]. Deze taak zal dan automatisch worden verwerkt door de background job SysHrMail. Meer over deze background job kunt u lezen in document 16.169.213.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Globe externe shelf life garanderen voor verzonden serie-/batchartikelen

/in /door

Wanneer u gebruik maakt van E-WMS (SE1380 E-WMS I) orderpicken met serie-/batch advies, bent u in staat om de externe shelf life te garanderen voor verzonden serie-/batchartikelen.

U kunt een dagfactor configureren per klant of per klant en artikel. Deze dagfactor betreft het aantal dagen dat een artikel met beperkte houdbaarheid na het verzenden nog houdbaar moet zijn bij uw klant.

De externe shelf life voor de debiteur kunt u instellen in de WMS instellingen van de debiteur.

De dagfactor per debiteur en artikel (uitzonderingen) kunt u configureren in het menupad [WMS, Inrichting, Artikelen per debiteur].

Wanneer de externe shelf life is geconfigureerd wordt deze als extra selectiecriteria toegepast om te selecteren van de beschikbare serie-/batch voorraad. Alleen voorraad met een einddatum later dan ‘vandaag’ + deze dagfactor, wordt geadviseerd.

De externe shelf life wordt toegepast en gevalideerd in de volgende E-WMS processtappen:

  • Bij het genereren van een pickadvies voor serie-/batchartikelen (de instelling ‘Serie/batchadvies’ moet aan staan);
  • Bij het picken van een serie-/batchnummer (alleen ASP), bij het afwijken van het geadviseerde serie-/batchnummer – afhankelijk van de nieuwe ASP validatie instelling ‘Volledige S/B validaties‘;
  • Na het terugmelden en valideren van de gepickte regels.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik eigen risicodrager voor de WGA of ZW of WHK inrichten?

/in /door

Wanneer een bedrijf eigen risicodrager voor één of meerdere onderdelen van de premie WHK gedifferentieerd is, dan wordt de premie hiervoor aan de verzekeringsmaatschappij afgedragen. In dit document wordt beschreven hoe u dit in de loonadministratie kan verwerken.

Vanaf loonjaar 2014 is de premie WGA-DIF opgegaan in de gedifferentieerde premie WHK. Als u eigen risicodrager bent voor één of meerdere onderdelen van de gedifferentieerde premie WHK, zoals WGA-VAST, WGA-FLEX of ZW-FLEX, dient u in de component WHK-DIF het percentage te vermelden van de premie WHK-DIF zonder de onderdelen waarvoor u eigen risicodrager bent. Voor de premies waarvoor u eigen risicodrager bent, die u aan de verzekeraar dient af te dragen, kunt u een component van type netto (bruto) premie werkgever over sv-loon gebruiken. Koppel dit component aan de medewerkers.

Premie berekenen voor de verzekeraar:
Uiteraard wilt u ook dat er een berekening wordt gemaakt voor de verzekeraar. Hiervoor dient dan een apart component gemaakt te worden. Dit kan alleen worden berekend door een eigen component aan te maken om deze premie te berekenen. Dit component maakt u aan via [Salaris, Componenten, Onderhouden] knop ‘nieuw’ en is van het type ‘netto (of bruto) premie werkgever percentage over SV loon’. Koppel dit component aan de medewerkers. Deze bedragen worden dan niet in de aangifte meegenomen. In het onderhoud van de component dient u op tabblad ‘Extra gegevens’ in het veld ‘Franchise/ maximum loon’ te kiezen voor ‘Jaar’. De component wordt dan net als de sociale verzekeringspremies berekend op basis van loontijdvakken. In het veld ‘Maximum loon’ kunt u vervolgens het maximum bedrag ingeven dat voor de sociale verzekeringspremies geldt. Het maximum loon wordt dan – net als bij de sociale verzekeringspremies- als grondslag gebruikt wanneer het heffingsloon van de medewerker hoger is dan het maximum loon.

Let op: indien u een grootboekrekening van het type ‘crediteuren’ in het onderhoud van het huidige WGA-DIF component koppelt, dan wordt er wel een openstaande post aangemaakt voor de crediteur (verzekeringsmaatschappij). Maar dan wordt het betreffende percentage toch meegenomen in de loonaangifte. Aangezien dit niet de bedoeling is, is het beter om voor de verzekeraar een ander component voor aan te maken.

In het geval u een afwijkend percentage aan heeft gemaakt voor dit component via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Salarisinstellingen], bij de optie ‘Afwijkend percentage’, dan dient u dit afwijkende percentage per 30-06 te beëindigen, mits u verder geen percentage in heeft gevuld in het algemene WGA-DIF component via [Salaris, Componenten, Onderhouden]. Dan zal het afwijkende percentage per 01-07 niet meer worden toegepast.

Bron: Exact Support Blog