Actric Exact Software Support Blog

Mailchimp koppelen aan Exact Online!

/in /door

Een nieuwsbrief of een nieuwjaarswens naar al uw relaties versturen?
Sinds kort is dat mogelijk via het CRM menu in Exact Online. De daadwerkelijke ‘campagne’ wordt verstuurd via Mailchimp. Het is dus van belang dat u daar eerst een (gratis) account aanmaakt.

Nadat u bij Mailchimp een account heeft aangemaakt, kunt u daar direct een marketinglijst aanmaken:

Wanneer de marketinglijst gecreëerd is, kunt u in Exact Online een campagne aan gaan maken.
Hiervoor gaat u naar [CRM, Campagnes, Aanmaken] . Vervolgens maakt u in Exact Online een marketinglijst aan via [CRM, Marketing lijsten, Aanmaken].

Let op! De CRM functionaliteit is niet beschikbaar voor Accountancy licenties.

Bij stap 2 kunt u verschillende filters toepassen. Wanneer u bijvoorbeeld alleen relaties wilt bereiken die een bepaald artikel hebben afgenomen, kunt u bij de ‘Verkoophistorie’ een ‘Artikel’ selecteren.
Zo zijn er nog een aantal opties waarop u kunt filteren:

 

 

Bij de volgende stap worden alle gekozen filters weergegeven, waarna u het proces kunt ‘Afronden’. In deze laatste stap dient u in te loggen bij Mailchimp en uw Mailchimp marketinglijst te koppelen.

Wanneer u eenmaal bent ingelogd, kunt u de volgende keer direct de juiste marketinglijst kiezen door op het vergrootglas achter ‘Mailchimp lijst’ te klikken. Op dat moment wordt er een pop-up geopend met alle reeds aangemaakte Mailchimp lijsten.

Door op ‘Bijwerken’ te klikken, worden de gegevens uit Exact Online gesynchroniseerd met Mailchimp en komen de juiste relatiegegevens in uw Mailchimp lijst te staan.

U kunt uw campagne nu via Mailchimp versturen.

Ten slotte dient u in Exact Online de marketinglijst, die u in Exact Online heeft aangemaakt, nog te koppelen aan uw Exact Online campagne.  Om dit te doen volgt u het volgende menu pad: [CRM, Campagnes, Onderhoud, (open de campagne door op de omschrijving te klikken), Bewerken, Marketing lijst].

Uw campagne is verstuurd en staat nu overzichtelijk in Exact Online!

Wanneer er nog dingen onduidelijk zijn kunt u middels de F1 toets in Exact Online de helpdocumentatie opvragen. Uiteraard kunt u ook altijd contact opnemen met de support afdeling middels het vraagteken rechtsboven in Exact Online. Hier kiest u voor ‘Neem contact op’.

Bron: Exact Support Blog

Eindejaarsverwerking Exact Financials

/in /door

Met het einde van het jaar in zicht komt de jaarovergang in Exact Financials Enterprise ook dichterbij. Het proces van jaarafsluiting omvat binnen Exact Financials de volgende stappen:

  • Het oude boekjaar sluiten.
  • Een nieuw boekjaar openen.

Hoe u deze stappen uit dient te voeren binnen Exact Financials Enterprise kunt u lezen in dit document.
Mocht u het jaar nog afsluiten in Exact Financials dan leest u hier hoe u het jaar af kunt sluiten.

Bron: Exact Support Blog

Accountancy Center: dé plek waar ondernemer en accountant elkaar ontmoeten

/in /door

Onlangs heeft Exact het Accountancy Center geïntroduceerd, een gratis service waarmee ondernemers makkelijk een accountant kunnen vinden.

Tot voor kort kon een accountant gevonden worden door middel van de optie ‘Zoek een accountant’ via de website van Exact. Deze optie is inmiddels komen te vervallen en vervangen door het Accountancy Center.

Hoe werkt het?
Als ondernemer kunt u een accountant zoeken op basis van verschillende zoekcriteria.
Er kan bijvoorbeeld gezocht worden op plaatsnaam, postcode of de naam van het accountantskantoor:

Daarnaast kan er gezocht worden op dienstverlening en/of expertise. 

 AccountancyCenter3

Middels het profiel kan de ondernemer direct contact opnemen met de accountant of een samenwerking in gang zetten.

Hoe kan er een profiel aangemaakt worden?
Als Accountant kunt u een profiel aanmaken door bovenin Exact Online op uw naam te klikken en vervolgens te  kiezen voor ‘Mijn Exact Online’.  Aan de linkerkant kunt u nu kiezen voor het tabblad ‘Accountancy Center’.  Vervolgens klikt u op ‘Nieuw’, waarna u in het volgende scherm terecht komt:

Hier kunt u uw logo uploaden, een profieltekst toevoegen en de betreffende diensten en expertises aanvinken. Na dit ingevuld te hebben, klikt u op de button ‘Bewaren’. Uw profiel staat vervolgens direct live op het Accountancy Center .

Let op! Alleen een gebruiker met het recht ‘Licentie beheren’ kan een profiel aanmaken voor het Accountancy Center.

Ten slotte nog enkele tips bij het opstellen van uw profiel:

  • Een bekend marketeer zei ooit: ‘don’t try to be better, try to be different’. Probeer u zelf te onderscheiden;
  • Houd de tekst kort en bondig, zodat de lezer niet hoeft te scrollen;
  • Let op bij het uploaden van uw bedrijfslogo. Een vierkant logo vult beter de ruimte. Zorg tevens voor voldoende pixels (gebruik bij voorkeur een logo in het png-formaat);
  • Beschikt u over meerdere locaties? Overweeg dan om meerdere profielen aan te maken.
    Voor iedere locatie kunnen namelijk andere expertises of diensten van toepassing zijn.

Bron: Exact Support Blog

Tip: SEPA service tool video’s

/in /door

IBAN BIC service tool
Om uw stamgegevens geschikt te maken om te kunnen werken met SEPA betaalopdrachten en SEPA incasso opdrachten dient u de SEPA-gegevens op te geven bij uw eigen bankrekening(en) en de bankrekeningen van uw relaties. Naast het handmatig aanvullen van de bankrekening gegevens kunt u ook gebruik maken van de IBAN BIC service tool. Deze tool kunt u de bankrekening gegevens van uw relaties uit uw Exact Globe Next administratie exporteren. Het geëxporteerde bestand kunt u vervolgens versturen naar een instantie die het bestand aanvult met het IBAN en BIC-code. Het aangevulde bestand dat u terug ontvangt kunt u vervolgens via dezelfde tool weer importeren in uw administratie.

In onderstaande video wordt uitgelegd hoe u de bankrekening gegevens kunt aanvullen met de IBAN BIC service tool:

SEPA Incasso
Een van de meest uitdagende SEPA wijzigingen betreft de SEPA incasso. Er zijn een groot aantal wijzigingen die niet alleen betrekking hebben op de software maar ook op uw bedrijfsprocessen.

In onderstaande video wordt het proces voor het uitvoeren van een SEPA incasso behandeld:

Bron: Exact Support Blog

Verrichten van uw incasso’s met SEPA in Exact Online!

/in /door

Exact Online biedt u vanaf 17 december de mogelijkheid om Europese incasso betalingen te doen wanneer u incasso betalingen wilt doen (indien u gebruik maakt van de bankieren module).
Op www.exact.nl/sepa kunt u een stappenplan vinden met acties die uitgevoerd moeten worden voordat dit mogelijk is. Zo dient u bij al uw relaties een IBAN + BIC nummer in te voeren. Verder dienen uw bankdagboeken goed ingericht te worden. Daarnaast zijn er nog drie aanpassingen nodig die we in deze blog bespreken, namelijk het invullen van het incassanten ID, machtigingen van relaties en het aanpassen van de lay-out.

Stamgegeven: Uw Incassant ID
Voordat u de Europese incasso betaalwijze kunt gebruiken dient u een contract te hebben afgesloten met uw bank. Uw bank zal een Incassant ID verschaffen. Dit incassant ID is een unieke code voor uw bedrijf voor een specifieke bank. Een voorbeeld van dit ID:

Land: Format:
België ‘BE’ + BTW nummer +
Nederland ‘NL’ + Kamer van Koophandel + 2

Een van de belangrijkste wijzigingen bij de introductie van Europese incasso is dat bedrijven nu de machtigingen in de eigen administraties dienen te bewaren. Eerder gebruikte uw bank deze machtiging op het moment dat u een incasso betalingsopdracht verzond. Uw Incassant ID kunt u invoeren via Algemeen > Administratie instellingen > Financieel.

Machtigingen bij de relaties invoeren
Op uw relatiekaarten kunt u Machtigingen invoeren. Open hiervoor een relatie via [Verkoop, Klanten, Onderhoud] en ga naar de tab Algemeen. Hier ziet u het kopje Machtigingen en kunt u kiezen voor Nieuwe toevoegen.

In dit scherm vult u de volgende gegevens in:

  • Nummer machtiging
    Een unieke code die wordt gebruikt voor uw interne administratie.
  • Type
    Het type machtiging. Er zijn verschillende typen machtigingen beschikbaar zoals Standaard Europese Incasso en Zakelijke Europese Incasso. Afhankelijk van de situatie kunt u een ander type machtiging nodig hebben om een opdracht voor een incasso betaling uit te voeren.
  • Soort betaling
    Dit veld bevat het soort betaling waarvoor u toestemming hebt met de machtiging.
  • Bankrekening
    De bankrekening van de klant waarvan u gaat incasseren.
  • Status
    De status van de machtiging.
  • Ondertekende document
    Het ondertekende document waarin uw klant toestemming geeft om geld te incasseren van de bankrekening.

Via [Financieel, Bank, Alle opties , SEPA Incasso] kunt u een overzicht zien van alle Machtigingen. Mocht het bij u om veel Machtigingen gaan, dan is het goed om te weten dat ze ook geïmporteerd kunnen worden met behulp van XML of CSV.

Dit kunt u doen via [Administratienaam, Import/Export, Methode] en vervolgens kiest u Import achter het onderwerp Machtigingen.

Lay-out
Volgens de nieuwe wetgeving dient u uw klanten 14 dagen voor de uitvoering van een incasso te informeren.

In de meeste gevallen zal de verkoopfactuur lay-out de incasso datum specificeren. Om die reden raden we aan om een tekstveld met een pre-notificatie tekst op uw lay-out te plaatsen. Hieronder een voorbeeld:

Het bedrag van deze factuur van 150,00 zal worden geïncasseerd van uw rekening12.345.678 op of na 3 januari 2013. U dient ervoor te zorgen dat de rekening voldoende tegoed heeft.

Open de lay-out via [Administratienaam, Stamgegevens, Lay-outs, Onderhoud]. Een tekstveld voegt u toe door te klikken op de knop Toevoegen, kies dan voor Tekst (Label).
Er wordt nu een blok toegevoegd waarin die tekst Bewerken staat. Klik op de knop Bewerken. Nu kunt u vrij typen in dit veld en ook klikken op de knop Velden.
Op die manier kunt u ook velden toevoegen die bijvoorbeeld verwijzen naar de factuurdatum (de dikgedrukte tekst uit bovenstaand voorbeeld).

Verrichten van incasso’s
Op het moment dat dit alles geregeld is kunt u incasso’s gaan verrichten met Exact Online. De eerste stap hierin is dat u boekingen/facturen aanmaakt met een betalingsconditie die als Betalingswijze Incasso heeft. Deze boekingen komen terecht in het scherm [Financieel, Bank, Alle opties, Betalingen, Incasso selecteren].
Hier kunt u uw incasso betalingen aanvinken, kies vervolgens voor Verrichten.
Afhankelijk van met welke bank u werkt, en of incasso’s daarmee automatisch verricht kunnen worden kunt u nu het incasso bestand downloaden of u vindt deze direct terug in uw internetbankieren omgeving.

Hier kunnen de incasso’s goedgekeurd worden goedgekeurd zodat ze verricht kunnen worden.

Voor meer uitleg verwijzen we u graag naar onze youtube video: http://exact.to/omcrm
Bij verdere vragen over dit proces horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Eindejaarsverwerking Exact Globe Next

/in /door

De eindejaarsverwerking staat weer voor de deur. Voor veel bedrijven is het drukke tijd waarbij er veel administratieve taken om de hoek komen kijken. Het einde van het jaar heeft binnen Exact Globe Next consequenties op verschillende gebieden. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan financieel, salaris of logistiek. Voor al deze gebieden is er een stappenplan beschikbaar. Deze kunt u vinden via de startpagina voor de eindejaarsverwerking. Tevens kunt u via onze websiteper product de stappenplannen vinden.

Hieronder vindt u de meest gestelde vragen met betrekking tot de eindejaarsverwerking. Klik op de link om direct het antwoord op de vraag te zien:

  1. Hoe kan ik een update van Exact Globe Next uitvoeren?
  2. Welke stappen dien ik te doorlopen voor de eindejaarsverwerking?
  3. Hoe kan ik een nieuw boekjaar aanmaken?
  4. Hoe kan ik nieuwe onze referentienummers genereren?
  5. Hoe kan ik mijn boekingen verwerken?
  6. Hoe kan ik het boekstuknummer van mijn dagboek wijzigen?
  7. Hoe kan ik het factuurnummer wijzigen?
  8. Wat gebeurt er bij het verwerken van het resultaat?
  9. Hoe kan ik mijn licentie bijwerken?
  10. Hoe kan ik een kopie van de stamgegevens van mijn huidge administratie maken?

Andere onderwerpen

Bron: Exact Support Blog

Eindejaarsverwerking in Exact Online

/in /door

Het einde van 2013 nadert en dit is voor velen het moment om het resultaat van het afgelopen boekjaar te verwerken. Hierbij verplaatst u dit resultaat van de Winst & Verliesrekening naar de rechterzijde van de balans (de sectie Eigen Vermogen). Hierdoor kunt u het boekjaar 2014 ‘schoon’ beginnen. In Exact Online is het afsluiten van uw boekjaar en het verwerken van het resultaat op elk moment mogelijk. Daardoor is een ‘traditionele’ jaarafsluiting niet meer nodig.

Gemak
We proberen dit soort processen voor u altijd zo gemakkelijk mogelijk te maken. Zo is het niet nodig om een beginbalans aan te maken voor het nieuwe jaar. Voor uw balansrekeningen is uw balans op 31 december van het oude boekjaar automatisch uw beginbalans voor het nieuwe boekjaar.
Verder is het ook niet meer noodzakelijk om vooraf alle transacties van het oude boekjaar te boeken en te verwerken voordat u in het nieuwe jaar kunt beginnen met boeken.

Jaarafsluiting in een notendop
U bereid de jaarafsluiting voor door een back-up en (eventueel) correctieboekingen te maken. Hierna kunt u een consistentiecontrole uitvoeren.
Verwerk vervolgens uw boekingen, alleen verwerkte boekingen worden meegenomen bij het verwerken van het resultaat. Sluit desgewenst het boekjaar af om ervoor te zorgen dat u niet per ongeluk in het oude boekjaar kunt boeken. De volgende stap is het daadwerkelijk verwerken van het resultaat. De Winst & Verliesrekening wordt leeg geboekt, bij de Balansrekeningen is de eindbalans van 2013 automatisch de nieuwe beginbalans van 2014.
Na het verwerken van het resultaat kunt u het boekjaar 2014 aanmaken. Handig is om daarbij direct de nieuwe boekstuknummering te bepalen.

Voor het uitgebreide stappenplan en antwoord op de meest gestelde vragen verwijzen we u graag naar dit document.

Belangrijke wijzigingen: SEPA en SBR
Hierna bent u klaar om te starten met 2014. Een jaar waarin we beginnen met twee belangrijke wijzigingen, de overgang op SEPA en op SBR. We raden u aan tijdig aan de slag te gaan met aanpassingen in uw Exact Online omgeving die hier eventueel voor nodig zijn.
Graag verwijzen we u dus nog naar onze startpagina’s over deze onderwerpen:

Bij verdere vragen over deze onderwerpen horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Tip: De spilanalyse opslaan Exact Synergy Enterprise

/in /door

Wanneer bepaalde gegevens van een spilanalyse vaak gebruikt worden voor rapportage, is het mogelijk om de criteria en entiteiten van de gewenste spilanalyse op te slaan in de persoonlijke favorieten. Om de criteria en entiteiten te bewaren, moet het volgende uitgevoerd worden:

  • Maak een spilanalyse zoals gewenst
  • Klik rechtsboven in de pagina op de knop 4-11-2013 14-07-36‘Favorieten’
  • Geef vervolgens een omschrijving op voor de favoriet, selecteer de categorie waarin u de favoriet wilt opslaan, en klik op ‘OK’

4-11-2013 14-07-06

In de lijst met persoonlijke favorieten is nu een directe link aanwezig zijn naar de spilanalyse met de van tevoren gedefinieerde criteria en entiteiten.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe aangeven wie heeft de betaling voor de inkoopfactuur gefiatteerd?

/in /door

Op de crediteurenkaart onder de optie ‘Te betalen’ kan de kolom ‘Fiatteur’ worden toegevoegd. Hierin wordt de fiatteur van de betaling en de datum waarop de openstaande post is gefiatteerd weergeven.

crediteurenkaart

Wanneer hier de bewuste openstaande post niet wordt getoond omdat deze reeds is afgeletterd, dan kunt u de extra filter opties tonen door op de knop met de blauwe pijl te klikken. In de extra filtercriteria selecteert u vervolgens de optie ‘Tonen afgeletterd & niet afgeletterd’ zodat ook de posten die reeds zijn afgeletterd worden getoond.

Bron: Exact Support Blog

Gratis Orbis Integration Tool voor Exact!

/in /door

De Exact Integration Tools zijn een aanvulling binnen Orbis TaskCentre waardoor de Exact functionaliteiten binnen Orbis TaskCentre eenvoudig aan te roepen zijn. Dit betekent dat u de processen binnen Exact kunt aansturen vanuit andere omgevingen of zelfs volledig kunt automatiseren! En nu ook volledig gratis!

Orbis Software Benelux BV viert haar 10 jarig jubileum en daarom mag u zelf een cadeau uitkiezen. U leest er alles over op onze actiepagina.

Bron: Orbis