Actric Exact Software Support Blog

Houdt in Exact Online het overzicht: classificeer uw relaties!

/in /door

Op het moment dat uw bedrijf groeit of al een gevestigde naam is, dan krijgt u er waarschijnlijk steeds meer klanten en/of leveranciers bij. Het overzicht houden wordt dan steeds lastiger. In deze blogpost bespreken we een optie om relaties te classificeren.

Classificaties
Op de relatiekaart kunt u bij een relatie een classificatie koppelen. Ga hiervoor naar [Verkoop, Klanten, Onderhoud] of [Inkoop, Leveranciers, Onderhoud] en klik op een relatie door. Kies daarna voor Bewerken. U ziet nu de volgende optie onder het kopje Marketing.

Classificatie

Als u deze optie niet ziet dan kunt u op het gereedschap rechtsboven klikken, kies dan voor Aanpassen. Zet een vinkje bij Classificatie (en eventueel bij Marketing) en kies voor Bewaren. Als u het filter voor Classificatie heeft dan kunt u klikken op het vergrootglas om een classificatie te koppelen aan de relatie.

classificatie

Classificaties aanmaken

De classificaties kunt u zelf aanmaken. In het voorbeeld ziet u bijvoorbeeld ‘Nieuwsbrief’ waarmee u aan kunt geven dat deze klant een nieuwsbrief wil ontvangen. U zou echter ook classificaties aan kunnen maken zoals de branche of de bedrijfsgrootte.

De classificaties maakt u aan via [Administratienaam, Stamgegevens, Relaties, Classificaties]. Kies daar voor Nieuw, vervolgens ziet u dit scherm:

Classificatie

U kunt nu een code en een omschrijving aan de classificatie meegeven, beide velden zijn verplicht.

Filteren
Nadat u classificaties heeft aangemaakt en deze aan relaties heeft gekoppeld, kunt u filteren op deze classificatie. Dat kan in meerdere schermen, bijvoorbeeld in [Verkoop, Klanten, Onderhoud].

In dit scherm kunt u ook weer klikken op het gereedschapsicoon en vervolgens op Aanpassen. Nu kunt u op het tabblad Filters een vinkje zetten bij Classificatie. Ook kunt u op het tabblad Kolommen de kolom Classificatie toevoegen door er dubbel op te klikken. Nadat u kiest voor Bewaren ziet de kolom er als volgt uit:

Classificatie

Daarnaast kunt u nu bovenin het scherm ook filteren op één specifieke classificatie, zoals E-mail:

Classificatie

Dit overzicht kunt u vervolgens via het gereedschap icoon exporteren naar Excel, of afdrukken. Op deze manier hopen we u een handvat te bieden om onderscheid te maken in uw relaties.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Globe Next een boeking afdrukken?

/in /door

Soms kan het handig zijn om even een ingevoerde boeking af te drukken. Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om boekingen af te drukken.

Onderstaand vindt u de twee meest geschikte opties voor het afdrukken van gemaakte boekingen:

  1. De eerste manier is via het boekingsverslag onder [Financieel, Invoer, Verslagen, Te verwerken]. U kunt daar doorzoomen op het betreffende dagboek en vervolgens de boeking selecteren en voor ‘Afdrukken’ kiezen. Welke gegevens op dit verslag worden getoond is vast, maar wel afhankelijk van de verslag- instellingen bovenin ‘Standaard’, ‘Beknopt’ en ‘Uitgebreid’.
  2. Een andere manier is door het exporteren van de gegevens via het menu [Financieel, Grootboek, Selecteren/Zoeken]. U kunt hier het boekstuknummer in het filter opgeven en vervolgens de gewenste kolommen definiëren. De kolommen die hier worden weergegeven, worden naar Microsoft Excel geëxporteerd wanneer u voor ‘Exporteren’ kiest.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Exact Globe een betalingsherinnering opnieuw afdrukken

/in /door

Het kan voorkomen dat u een betalingsherinnering opnieuw wilt afdrukken. In deze blogpost kunt u lezen hoe u dit kunt uitvoeren.

Indien u de module SE1800 E-CRM in uw licentie heeft, dan kunt u de herinneringen vinden op het tabblad ‘Doc.’ van het debiteurenonderhoud [Financieel, Debiteuren, Onderhouden], onder het documenttype ‘Reminders’. Dubbelklik op het document om deze te openen, hierna kunt u middels de knop ‘Afdrukken’ het document afdrukken.

Indien u bovenstaande module niet heeft, dan kunt u de herinneringen vinden via [Financieel, Invoer, Documenten]. U heeft daar de mogelijkheid om te filteren op relatienummer, onder de knop ‘Filter’. Druk na het invullen van het relatienummer op ‘Actualiseren’. Ook hier zijn de herinneringen terug te vinden onder het documenttype ‘Reminders’. Dubbelklik op het type ‘Reminders’ om door te zoomen. Dubbelklik vervolgens op de betreffende betalingsherinnering om deze te selecteren. Middels de knop ‘Afdrukken’ kunt u de herinnering vervolgens afdrukken. Tevens kunt u de verzonden betalingsherinneringen als document terugvinden via het tabblad ‘Doc.’ bij het onderhoud van de debiteur.

Juiste datum
Wilt u dezelfde lay-out afdrukken, maar met de datum van vandaag in plaats van de datum van de reeds afgedrukte lay-out, dan dient u de lay-outcode terug te zetten. Hierna kunt u de betalingsherinnering opnieuw afdrukken via [Financieel, Debiteuren, Betalingsherinneringen, Afdrukken]. De lay-outcode kunt u terug zetten op de debiteurenkaart. Open de debiteurenkaart en zet ‘Tonen’ op ‘Kaart’, selecteer de factuur en klik onderin op wijzigen. In het scherm wat dan naar voren komt, kunt u de code wijzigen. Dus heeft u pas één keer een betalingsherinnering afgedrukt, dan zal er bij de lay-outcode een ’2′ staan. Om dezelfde lay-out (1) nogmaals af te drukken, wijzigt u de lay-out code dus naar ’1′. Klik vervolgens op ‘OK’.

Bron: Exact Support Blog

Exact Online, veel gestelde vragen!

/in /door

Bepaalde vragen komen vaker terug op de Support afdeling van Exact Online. Uiteraard proberen we ervoor te zorgen dat alle functionaliteit van zichzelf zo duidelijk mogelijk is. En daarnaast geven we middels de help documentatie al veel antwoorden op dit soort vragen. Toch is het logisch dat er vragen bij u opkomen, drie van deze veel gestelde vragen behandelen we in deze blogpost.

Het saldo in mijn bank/kasboek komt niet overeen met het bedrag op de grootboekkaart?
Het kan voorkomen dat u in een bankboeking een eindsaldo ziet dat niet overeenkomt met wat er op de grootboekkaart staat. De velden begin- en eindsaldo in dagboeken van het type kas en bank zijn puur informatief. Het beginsaldo (en voor het bankdagboek ook het eindsaldo) wordt gevuld door het beginsaldo te nemen met de som van de ingevoerde boekingsregels. Als in een eerdere boeking een verandering wordt gemaakt, wordt het saldo niet doorgerekend vanwege performance-technische redenen. Als u wilt dat het saldo weer overeen komt met de grootboekrekening, dan kunt u dit handmatig aanpassen in de boeking. Deze velden hebben verder geen effect op boekingen/de grootboekkaart.

De grootboekkaart opent u via [Financieel, Grootboekrekeningen, Kaarten]. De grootboekkaart toont alle boekingen die op het betreffende grootboek zijn geregistreerd. Daarom zal de grootboekkaart altijd het juiste saldo weergeven tot en met de laatst ingevoerde boeking.

Veel gestelde

Ik zie geen/niet alle afschriften in het overzicht Afschriften: Af te handelen
Vaak wordt dit veroorzaakt door filters. U ziet dat er in dit overzicht redelijk wat filters zitten, zoals Eigen rekening en datum. Zorg ervoor dat deze filters zo veel mogelijk leeg worden gelaten. U kunt ook klikken op Herstellen om de filters snel leeg te halen. Vaak zorgt het filter Bank Importbestand ervoor dat niet alles getoond wordt. Als u een import doet, wordt dit filter gevuld met het bestand. Daardoor zijn oudere afschriftregels niet direct meer zichtbaar. Door achter het filter te klikken op het vergrootglas en op Wissen, kunt u dit filter leeg halen.

Ik zie in de help dat ik een kolom/filter/veld in een bepaald scherm, maar ik zie deze niet?
U kijkt bijvoorbeeld in de helppagina naar een voorbeeld van een relatiekaart. Daar ziet u de optie om een Land (waar uw relatie gevestigd is) toe te voegen. Echter als u zelf naar de relatiekaart gaat dan ziet u deze optie niet.

In bijna alle schermen ziet u rechtsboven een  gereedschap icoon. Als u daarop klikt kunt u kiezen voor Aanpassen. Nu komt u in een scherm terecht waarin u filters, kolommen en/of velden kunt toevoegen.

Op de relatiekaart klikt u op Bewerken, en vervolgens op het gereedschap icoon en Aanpassen. Dan ziet u het volgende scherm:

Veel gestelde

U ziet nu dat er geen vinkje staat bij Land. Als u dit aanzet en Bewaard dan kunt u vervolgens wel een Land invoeren bij de relatie. In overzichten zoals [Verkoop, Klanten, Onderhoud] kunt u geen velden toevoegen, maar wel filters, koppelingen en kolommen.

Heeft u nog vragen over bovenstaande onderwerpen, dan kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen!

Bron: Exact Support Blog

Exact Synergy Enterprise rollen inzichtelijk per medewerker

/in /door

In de blogpost ‘Tip: Een overzicht van de toegewezen rollen‘ heeft u al kunnen lezen hoe het mogelijk is om per rol te zien welke medewerkers daaraan gekoppeld zijn. Echter het is ook mogelijk om via de medewerkerskaart te zien aan welke rollen die specifieke medewerker gekoppeld is.

Sectie Rollen
Op de medewerkerskaart vindt u de sectie rollen waarin de specifieke rollen staan. Een medewerkerskaart kunt u openen door te zoeken naar een medewerker via het linker zoekveld en vervolgens te klikken op de naam van de medewerker waarvan u de kaart wilt tonen. Mocht deze sectie niet beschikbaar zijn dan kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Klik op het pictogram aanpassen ’Aanpassen’
  • Selecteer het veld in de sectie ‘Rollen’
  • Kies voor ‘Bewaren’

Rollen

De sectie rollen is nu beschikbaar op de medewerkerskaart. In deze sectie vindt u alle rollen die aan deze medewerker zijn gekoppeld. Tevens kunt u zien op welk niveau deze zijn toegewezen. Indien u beschikt over voldoende rechten vindt u hier ook de knop ‘Toevoegen’ waarmee u extra rollen kunt toekennen.

Bron: Exact Support Blog

Exact Financials Enterprise 7.10.xx webbrowser en webclient variant

/in /door

Exact Financials Enterprise 7.10.xx wordt zowel geleverd als webbrowser-applicatie als in een webclient-applicatie. De webclient-versie betreft een zogenaamde ‘thin client applicatie’. De gebruiker installeert hiervoor lokaal een klein aantal bestanden. Voor beide varianten wordt voor de communicatie gebruik gemaakt van een internetverbinding.

De webbrowser-variant betreft een volledige webbased applicatie. Hierbij worden geen bestanden lokaal geïnstalleerd, maar vindt communicatie plaats door middel van een webbrowser (Internet Explorer). Dit biedt klanten de mogelijkheid om gebruikers, middels een webbrowser, op andere vestigingen te laten inloggen op Exact Financials Enterprise. Een bijkomend voordeel van de webbrowser-variant is dat de kosten voor werkplekbeheer verminderd kunnen worden, doordat er nauwelijks nog een installatie op de pc nodig is.

Nieuwe menustijl
In versie 7.10.14 is een aanpassing gemaakt in het gebruikersmenu. Naast de stylesheet die de kleurstelling en het lettertype bepaalt, kunt u nu kiezen voor een horizontale of verticale menustijl. De laatste toont, zoals we gewend zijn, de menuopties per pakket aan de linkerzijde van het scherm. De nieuwe menustijl, horizontaal, toont de menuopties horizontaal onder de pakketopties. Hierdoor beschikt u over een bredere werkruimte op het scherm. Een tweede verandering is dat het laatst gekozen submenu ‘onthouden’ wordt. Bent u bijvoorbeeld in het menu [Budget: Budgetten] en u opent dan het Finance menu en kiest vervolgens weer voor het Budgetmenu dan bent u direct weer in het submenu Budgetten.

Financials menu

Om iedere gebruiker kennis te laten maken met de nieuwe menustijl zal bij de installatie van versie 7.10.14 voor iedere gebruiker van de WebUI de gebruikersinstelling gewijzigd worden naar het nieuwe menu. Mocht de gebruiker liever gebruik blijven maken van het verticale menu, dan dient deze dit te wijzigen via menupad [Bestand, Gebruikersinstellingen], tabblad WebUI.

Deze menuwijziging kan u helpen eenvoudiger te navigeren door Exact Financials Enterprise maar heeft u aanvullende opmerkingen dan zijn we hier zeer benieuwd naar. U kunt uw feedback doorgeven aan de support afdeling van Exact Financials Enterprise of via de Customer Portal van Exact in een Support vraag.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next velden verplicht stellen

/in /door

Het kan gewenst zijn dat er bijvoorbeeld altijd een project wordt gekoppeld wanneer u een bepaalde grootboekrekening gebruikt bij het invoeren van een boeking in Exact Globe Next. Om van dit veld een verplicht veld te maken, kunt u in het onderhoud van de grootboekrekening onder de sectie ‘Analytisch Benodigd’ het veld ‘Project’ aanvinken.

Invoeren of verwerken?
Bovengenoemde instelling valt echter wel samen met de instelling ‘Controle Analytische waarden’ in de grootboekinstellingen. U kunt deze instelling aanpassen via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Grootboekinstellingen]. Hier kunt u aangeven of u een controle op analytische waarden wilt hebben op het moment van ‘Invoer’ of op het moment van ‘Verwerken’ van een boeking.

Wanneer u kiest voor de optie om de controle tijdens het invoeren van de boeking te laten plaatsvinden, weet u zeker dat de boeking volledig is ingevoerd. U hoeft dan achteraf niet nog eens de boeking aan te passen voordat u kunt verwerken.

Wanneer u kiest voor de optie om de controle tijdens het verwerken van de boekingen te laten plaatsvinden, kunt u snel boekingen invoeren ook als verplichte informatie tijdens de invoer (nog) niet bekend zijn. Op een later tijdstip verrijkt u de boeking dan alsnog met de juiste gegevens.

Bron: Exact Support Blog

Exact Financials Versie 7.10.15 heeft consequenties voor het importeren van stamgegevens

/in /door

In de nieuwe versie (7.10.15) van Exact Financials Enterprise is een wijziging doorgevoerd met betrekking tot het archiveren van stamgegevens. Naast het blokkeren van een stamgegeven zijn nu andere statussen mogelijk.

Aan stamgegevens kunnen de volgende statussen meegegeven worden:

Actief
In invoer applicaties is de entiteit in elk zoekscherm zichtbaar en kan overal de entiteit in elk zoekscherm worden geselecteerd. Een actief stamgegeven wordt door elke verwerkingsfunctie geaccepteerd voor verdere afhandeling.

Niet actief (in behandeling)
De entiteit is geblokkeerd voor elke invoer applicatie, zowel handmatig als middels import. Verwerkingsfuncties accepteren een niet actieve (in behandeling zijnde) entiteit wel. Op deze wijze kan de stroom leeg worden gemaakt door invoer te voorkomen en verwerking toe te staan. Zodra alles op een niet actief (in behandeling zijnde) entiteit is verwerkt, kunt u de entiteit volledig op inactief zetten.

Niet actief (voor handmatige invoer)
In invoer applicaties is het stamgegeven niet zichtbaar/selecteerbaar voor invoer. Een niet actieve (voor handmatige invoer) entiteit wordt door elke verwerkingsfunctie geaccepteerd voor verdere afhandeling. Een niet actieve (voor handmatige invoer) entiteit kan derhalve worden geïmporteerd, maar niet handmatig in een invoer applicatie worden meegegeven.

Niet actief
Niet actieve entiteiten zijn niet zichtbaar/selecteerbaar in invoerschermen en worden niet door verwerkingsfuncties geaccepteerd voor verdere afhandeling.

Wanneer stamgegevens geïmporteerd worden moet ook de import definitie gecontroleerd worden. U kunt de EDIS koppelingen bekijken in het overzicht koppelingen. In het overzicht kunt u op het tabblad ‘Koppeling (regel)’ zien of veld  Block (7.10.14) of Entity_State (7.10.15 na importeren van import-nl.scr) in de koppeling gedefinieerd is.

Als het veld niet in de koppelingen voorkomt dan wordt de waarde ‘geblokkeerd’ bij een import gevuld met de default waarde ‘Active’. Een geïmporteerd stamgegeven is dan gewoon te gebruiken. Het is dan ook niet nodig de EDIS koppelingen aan te passen.

Is er wel een koppeling dan moet u er rekening mee houden dat het veld Entity-state de volgende waarden kan hebben:

  • 205301 = Active
  • 205302 = Inactive
  • 205303 = Inactive-manual
  • 205304 = Inactive-pending

Het aanpassen van de import definitie is geen eenvoudige taak en zou alleen door ervaren gebruikers uitgevoerd moeten worden. U kunt e.e.a. natuurlijk met de supporters van Exact Financials Enterprise bespreken.

N.B. Bovenstaande betreft een wijziging in het blokkeren van stamgegevens. Dit heeft GEEN betrekking op het blokkeren van openstaande posten. Die logica is onveranderd.

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe functionaliteit Exact Online: btw op grootboekkaarten

/in /door

Op de support afdeling registreren wij dagelijks feedback. Deze feedback is bedoeld om aan de ontwikkelafdeling aan te geven waar onze klanten verbeterpunten voor Exact Online zien. In deze blogpost kunt u meer lezen over dit proces.

Gerealiseerde feedback
We kregen de laatste tijd veel feedback binnen met daarin de wens om in het rapport met grootboekkaarten de kolom btw te tonen in dezelfde regel als de boeking. Voorheen stond de btw op een tweede regel geplaatst, zoals in onderstaand voorbeeld:

btw_1

Veel klanten gaven aan dat dit voor een lastig leesbaar rapport zorgde. Ook als het rapport werd gebruikt in bepaalde marketingreportages gaf dit wel eens problemen. Naar aanleiding van de ingediende feedback is het nu mogelijk om de btw op dezelfde regel te laten tonen.

Als u gaat naar [Financieel, Grootboekrekeningen, Alle opties, Overzichten, Grootboekkaarten] kunt u in de sectie ‘Aanvullende informatie’ de btw op “code” zetten. Nu zal het btw bedrag, code en percentage in één regel te zien zijn in plaats van in de regel eronder.

De regels zien er nu als volgt uit:

btw_3

Stap voor stap naar nóg betere software, het kan dankzij uw feedback!

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy Enterprise direct navigeren naar een document !

/in /door

Binnen Exact Synergy Enterprise heeft u de mogelijkheid om te werken met documenten. Voor het bewerken en opmaken van deze documenten heeft u verschillende functies tot uw beschikking. Functies die u wellicht ook kent uit Microsoft Word.

Echter er zijn ook extra functies beschikbaar waarmee u bepaalde handelingen sneller kunt uitvoeren. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een koppeling te maken naar een reeds bestaand document in Exact Synergy Enterprise. Zo kunt u eenvoudig een letter, woord of zin selecteren en vervolgens een koppeling aanmaken.

ESE document koppeling
Op het moment dat u een document bewerkt, heeft u de knop ‘Invoegen ESE document koppeling’ tot uw beschikbaar. Wanneer u een selectie maakt in de tekst, vervolgens klikt op de knop, dan verschijnt er een pop-up scherm waarin u kunt aangeven naar welk document er verwezen moet worden. In onderstaande afbeelding is de knop weergegeven.

Hyperlink

Bron: Exact Support Blog