Actric Exact Software Support Blog

Hoe kan het loonbeslag ingericht worden als er meerdere partijen zijn binnen Exact Globe Next?

/in /door

Het is mogelijk dat meerdere instanties beslag hebben gelegd op het loon van uw medewerker. Onderstaand stappenplan geeft aan hoe u het loonbeslag naar twee verschillende partijen over kunt maken.

Stappenplan
In dit stappenplan gaan we er vanuit dat u reeds een component van het type ‘loonbeslag vast bedrag’ heeft gekoppeld aan de medewerker.

  • Het reeds aangemaakte component van het type ‘loonbeslag vast bedrag’ heeft een bepaalde code meegekregen, zie [Salaris, Componenten, Onderhouden].
  • Via dit menupad kunt u ook een nieuw component aanmaken van hetzelfde type, maar kies dan een andere code voor dat component. Koppel hier de andere crediteur (andere partij) aan met het bijbehorende bankrekeningnummer.
  • Op het moment dat u dit component koppelt aan de medewerker, dan zal het wel lukken om deze te koppelen in dezelfde periode zonder dat er een opvolger voor aan wordt gemaakt, omdat de code van het nieuwe component afwijkend is.
  • Zodra beide componenten zijn gekoppeld aan de medewerker en de stroken zijn berekend, dan zullen twee aparte bedragen over worden gemaakt naar de twee verschillende partijen, en het restbedrag zal naar de medewerker zelf gaan.

Wanneer u bovenstaande stappen heeft uitgevoerd, dan is het mogelijk om het loonbeslag in één periode naar twee verschillende partijen over te maken.

Bron: Exact Support Blog

Heeft u zich al aangemeld voor Exact Live 2013?

/in /door

Over minder dan vier weken is het weer tijd voor Exact Live. Tijdens Exact Live ’13 heeft u de mogelijkheid om nieuwe functies van uw Exact software te bekijken, naar interessante sprekers luisteren en natuurlijk nieuwe ideeën op te doen.

Programma
Op onze speciale website is ondertussen het programma beschikbaar. Bij het inschrijven kunt u direct een keuze maken uit de verschillende Breakout sessies.

Wilt u er ook bij zijn? Schrijf u dan in via de website!

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe functionaliteit in Exact Online

/in /door

Sinds deze week beschikt u over nieuwe functionaliteit in Exact Online betreffende de valuta op relatiekaarten. Dit is beschikbaar voor de Handel/Handel Geavanceerd/Productie/ Uren & Facturen en alle licenties waarin gebruik wordt gemaakt van de module valuta.

Tot nu toe kon u op een klanten- en/of leverancierskaart de valuta bepalen voor de Inkoop kant. Vaak kregen we de vraag of dit ook mogelijk was voor de Verkoop kant. Meerdere klanten gaven aan deze functionaliteit graag te willen gebruiken voor relaties waarbij de Verkoop valuta bijvoorbeeld Dollar is maar bij wie ze in Euro’s inkopen.

Valuta definiëren aan de verkoop kant
U kunt de relatiekaart openen via het menu [Verkoop, Klanten, Onderhoud] of [Inkoop, Leveranciers, Onderhoud]. Klik door op de code of de naam van de relatie en vervolgens op Bewerken. Scroll naar beneden tot u bij het onderdeel Verkoop en Inkoop bent. U kunt nu bij beide secties de valuta instellen.

Valuta

Als u voor een klant hier USD (Dollar) invult en vervolgens een verkoopfactuur aanmaakt, dan wordt deze valuta automatisch gekozen. Het is wel belangrijk om ervoor te zorgen dat uw verkoopdagboek is ingericht voor het gebruik van variabele valuta.

Opmerking:

  • U kunt het Verkoop valuta veld uitsluitend bewerken zolang er geen projecten of invoer voor deze klant bestaan. Wanneer u facturen voor de module Uren en facturen verstuurt in verschillende valuta dan raden wij u aan om een extra relatie in Exact Online aan te maken.
  • De valuta welke wordt gebruikt om een Uren & Facturen factuurvoorstel te genereren zal dezelfde valuta zijn als welke wordt gebruikt bij het veld valuta bij de sectie Verkoop van de relatiekaart. Wanneer u echter een verkoopfactuur wilt aanmaken voor dezelfde klant in elke gewenste valuta dan kan dit via het menupad Verkoop > Verkoopfacturen > Aanmaken.

Mocht u hier vragen over hebben, dan horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Hoe verzamel ik een betaling? Hoe wijzig ik een betaling? Exact Online

/in /door

In de blogpost ‘Meest gestelde vragen over het verrichten van betalingen‘ heeft u al meer kunnen lezen over het verrichten van betalingen en de vragen die daarbij naar voren kunnen komen. Ter aanvulling hebben we deze keer nog twee veel gestelde vragen hieronder weergegeven.

Het scherm Betalingen opent u via [Financieel, Bank, Betalingen selecteren].

Hoe verzamel ik een betaling?
Met de knop Verzamelen kunt u de betalingstermijn, de betalingsdatum, de betaalwijze, de betalingsreferentie, en de bankrekening van de verschillende betalingen aan één relatie, aan elkaar gelijk zetten. Hierdoor kunnen de verschillende betalingen met dezelfde betalingsconditie in één keer betaald worden. Dit kunt u doen door meerdere betalingen van dezelfde relatie aan te vinken en te klikken op ‘Verzamelen’. In het scherm ‘Betalingen selecteren’ staat vervolgens boven die betaling (vet gedrukt) het woord ‘Verzamelbetaling’.

U ziet dat er een betalingsreferentie automatisch is ingevuld. Als deze referentie wordt weggehaald dan wordt de verzameling weer ongedaan gemaakt.

De knop Verzamelen is grijs als de posten die zijn aangevinkt niet van dezelfde relatie zijn en/of als de betalingen niet de status Open hebben maar bijvoorbeeld geselecteerd. In dat geval kunt u ze eerst aanvinken en heropenen, en vervolgens Verzamelen.

Deze betaling moest toch een incasso zijn, hoe wijzig ik dat?
Of een betaling naar voren komt in het scherm Betalingen of Incasso wordt bepaald door de Betalingswijze in de Betalingsconditie. Als u in het scherm Betalingen een incasso ziet staan dan kunt u doorklikken op de betalingsdatum. Vervolgens kunt u de Methode aanpassen naar Incasso.

Betalingen_5

Voor meerdere betalingen tegelijk is dit weer mogelijk met de knop Toekennen.

We hopen dat u aan de hand van deze informatie nog gemakkelijker uw betaling kunt verrichten. Mocht u nog vragen hebben dan horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Tip: Openstaande posten binnen Exact Globe van één grootboekrekening tonen

/in /door

In een saldilijst kunt u in één oogopslag het openstaande saldo per debiteur, crediteur en/of personeelslid nagaan, waarna u snel de nodige acties kunt ondernemen. Zo kunt u bijvoorbeeld openstaande posten incasseren of betalen via de saldilijst.

Indien u een openstaande postenlijst via bijvoorbeeld [Financieel, Debiteuren / Crediteuren, Saldilijst] opvraagt worden hier standaard alle niet afgeletterde posten op de rekeningen van het type crediteuren of debiteuren getoond. Hier kunt u dan ook rekeningen tegenkomen die gekoppeld zijn aan uw btw-codes. Dit komt omdat deze van het type ‘crediteuren’ zijn.

Extra criteria
Wanneer u wilt dat de posten van slechts één rekening worden getoond is dit mogelijk via [Financieel, Debiteuren / Crediteuren, Saldilijst] door op de knop ‘Extra criteria’ te klikken en hier in het filter de grootboekrekening te selecteren. In onderstaande afbeelding kunt u de extra criteria zien.

Grootboekrekeningnummer

Bron: Exact Support Blog

Welk e-mail adres wordt er gebruikt in Exact Globe Next

/in /door

Op verschillende plekken in Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om de gegevens per e-mail te versturen. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan het mailen van een factuur of een orderbevestiging. Afhankelijk van welke gegevens u mailt kunnen er verschillende e-mailadressen worden voorgesteld. U kunt per relatie immers op verschillende plekken een e-mailadres definiëren:

  1. Het hoofd e-mail adres van de relatie. Vaak is dit een info adres zoals bijvoorbeeld info@macbeancoffeeworld.com. In de eenvoudige modus van de debiteur of crediteur kunt u het hoofd e-mailadres terugvinden op het tabblad ‘Basis’ in de sectie ‘Algemeen’, na het selecteren van de optie ‘E-mail’ bij ‘Adrestypen’. Vraagt u de debiteur/crediteur in de geavanceerde modus op, dan kunt u het hoofd e-mailadres terugvinden op het tabblad ‘Basis’ in de sectie ‘Adres’ bij het adrestype ‘E-mail’.
  2. Het e-mail adres van de hoofdcontactpersoon. Dit kunt u terugvinden op het tabblad ‘Contact’ bij het onderhoud van de hoofdcontactpersoon. Dit is de contactpersoon waarbij de optie ‘Hoofd’ is aangevinkt.
  3. Het e-mailadres van de financiële contactpersoon. Dit kunt u terugvinden op het tabblad ‘Contact’ bij het onderhoud van de hoofdcontactpersoon. Dit is de contactpersoon waarbij de optie ‘Financiële contactpersoon’ is aangevinkt.
  4. Het e-mailadres van de contactpersoon die is gekoppeld aan het factuuradres. Dit kunt u terugvinden door via het tabblad ‘Contact’ bij het onderhoud van de relatie, het onderhoud van de betreffende contactpersoon te openen. Bij het onderhoud van het factuuradres kunt u de contactpersoon aan het factuuradres koppelen.

In onderstaand overzicht kunt u zien wanneer welk e-mailadres wordt gebruikt:

Hoofd e-mail adres    E-mail adres
Hoofd contactpersoon		 E-mail adres
Financiële contactpersoon		 E-mail adres
Contactpersoon factuuradres
Financieel
Betalingsherinneringen Vinkje*1 Vinkje*1
Debiteurenafschriften Vinkje*1 Vinkje*1 Vinkje*1
Cash Flow
Betalingsspecificatie Vinkje*2 Vinkje*2
Factuur
Factuur Vinkje
Factuurhistorie Vinkje
Order
Verkoopraamcontracten bevestigen Vinkje*3 Vinkje*3
Verkooporders en RMA orders bevestigen Vinkje*3 Vinkje*3
Verkooporders en serviceorders afdrukken / Verwerken Vinkje*3 Vinkje*3
Service
Serviceorders bevestigen Vinkje*3 Vinkje*3
Realisaties verwerken Vinkje*3 Vinkje*3
Inkoop
Bestellingen en RTV orders afdrukken Vinkje*3 Vinkje*3
CRM
Offerte Vinkje*3 Vinkje*3
Document Vinkje*3 Vinkje*3
  • 1 = Bij het afdrukken kunt u een selectie maken op het soort contactpersoon waar naartoe de e-mail verstuurd dient te worden.
  • 2 = In eerste instantie wordt gekeken naar het hoofd e-mail adres van de relatie. Is er geen hoofd e-mail adres opgegeven dan wordt het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon gebruikt.
  • 3 = In eerste instantie wordt gekeken naar de hoofd contactpersoon van de relatie. Is er bij de hoofd contactpersoon geen e-mailadres gedefinieerd dan wordt het hoofd e-mail adres van de relatie gebruikt.

Bron: Exact Support Blog

Een nieuwe vorm van kennis delen: Youtube !

/in /door

Op de Support afdeling van Exact houden we ons dagelijks bezig met het beantwoorden van vragen over het pakket. We willen ervoor zorgen dat u snel en gemakkelijk de juiste informatie heeft. Dit kan zijn wanneer u net begint te werken met Exact Online, of wanneer u meer wilt leren over het pakket, wanneer u er al langer mee werkt.

Een video?
Naast de helpdocumentatie die we beschikbaar stellen, kijken we ook altijd graag naar nieuwe manieren om kennis te delen. Daarom kunt u video’s bekijken op ons Youtube kanaal. U kunt deze benaderen via deze link.

In de eerste video’s die geplaatst zijn, leert u stap-voor-stap om bepaalde handelingen uit te voeren. Op dit moment kunt u video’s bekijken over:

  • Het opnieuw beginnen van een administratie
  • Waar u de factuur van Exact vindt en boekt
  • Hoe u een CSV bestand kunt importeren
  • Hoe het afletteren werkt
  • Hoe u een veld kunt toevoegen op de lay-out
  • Hoe u een bankkoppeling met de ABN AMRO aanvraagt
  • Hoe u rechten van gebruikers bepaald
  • Hoe u een boeking terug kunt vinden
  • Hoe u een boeking kunt heropenen

Bron: Exact Support Blog

SEPA-betalingen beschikbaar in Exact Online

/in /door

Met de komst van SEPA kunt u de buitenlandse betalingen samen met binnenlandse betalingen in één bestand aanleveren bij de bank. Dit kan voor betalingen aan leveranciers binnen het SEPA-gebied.

Vanuit Exact Online kan dit voor de meeste banken, óók met de bankkoppelingen (ABN Amro en Rabobank), hierdoor hoeft u de betalingen aan leveranciers in het buitenland niet meer afzonderlijk in te lezen in uw bank-pakket. De Rabobankkoppeling in SEPA is momenteel nog in controlled release, de verwachting is dat deze binnenkort voor alle klanten beschikbaar komt. Voor de ABN Amro is dit inmiddels beschikbaar!

Activeren
In het bankdagboek kunt u de optie ‘Europese overschrijving’ aanvinken, dit kunt u doen via het menupad Administratienaam > Stamgegevens > Financieel > Dagboeken. Als u de betalingen gaat selecteren en het betaalbestand aanmaakt, zal er geen CLIEOP-bestand aangemaakt worden, maar een ander bestand, genaamd SepaCreditTransfer.xml.

Belangrijk! Het betaalbestand wordt bij de meeste banken in het telebankierpakket na het importeren op een andere plek geplaatst dan de CLIEOP-bestanden. Informeer bij uw bank naar de locatie waar u de betaalbestanden kunt terugvinden en accorderen.

Bron: Exact Support Blog

Uw suggesties gerealiseerd in Exact Online CRM

/in /door

Uw wensen en suggesties voor bestaande en nieuwe functionaliteit vormen één van de belangrijkste informatiebronnen bij het ontwikkelen van onze software. Zo sluit onze software nog beter aan bij uw wensen en behoeften. U kunt efficiënter werken, de software past beter bij uw informatiebehoefte en is bovendien gemakkelijk in gebruik.

Op basis van klantfeedback is de afgelopen periode gewerkt aan een aantal kleine functies binnen Exact Online CRM. Hieronder vindt u een overzicht:

Splitsen van rechten voor het invoeren en verwijderen van verkoopkansen
In het onderhoud van de Gebruikersrechten is het recht om verkoopkansen in te voeren en te verwijderen opgesplitst in twee aparte rollen. Zo heeft u meer controle over de rechten per gebruiker op het gebied van de verkoopkansen.  Met de rol Verkoopkansen beheren kunt u ook verkoopkansen mee verwijderen. De rol Verkoopkansen invoeren en bewerken kan dat niet.

Verkoopkansen en Offertes filteren op stad of postcode gebied
In het overzicht van de verkoopkansen en offertes kunt u nu ook filteren op een stad of een bepaald postcode gebied. In het Overzicht kunt u via Aanpassen rechtsbovenin deze opties in het Filter toevoegen. U kunt op een postcode range filteren of op een gedeelte van de postcode. Bent u van plan een klant te bezoeken dan kunt u kijken of er wellicht andere verkoopkansen in de buurt liggen die u dan direct mee kunt nemen.

Makkelijker gemaakt om eigen verkoopkansen te zien
In het CRM menu is een aparte optie ‘Mijn verkoopkansen’ toegevoegd. Hiermee kan een vertegenwoordiger direct naar een overzicht met zijn eigen verkoopkansen gaan. Het Verkoper veld is dan voorgevuld met de huidige gebruiker. Tevens is er een tab ‘Mijn’ toegevoegd in het scherm Overzicht verkoopkansen.

Mijnverkoopkansen

Leverdatum en leveringswijze toegevoegd aan de offerte
Soms kan het in de offerte al van belang zijn voor uw klant te weten hoe de producten geleverd zullen worden en wanneer. Daarom zijn er velden voor de leverdatum en leveringswijze toegevoegd in de offerte. Tevens kunt u deze velden toevoegen aan uw lay-out. Bij het accepteren van de offerte naar een verkooporder worden deze velden ook meegenomen naar de order.

Project toegevoegd in verkoopkansen XML
Het is reeds mogelijk om Verkoopkansen te importeren. Ook is het mogelijk om een project aan een verkoopkans te koppelen. De import van verkoopkansen is nu aangepast zodat ook een project bij de import kan worden meegenomen bij de verkoopkans.

De wijzigingen zijn reeds beschikbaar. Kijk ook eens bij de release notes die voor elke wijziging worden geschreven.

Bron: Exact Support Blog