Actric Exact Software Support Blog

e-Mails automatisch opslaan in Exact Synergy Enterprise

/in /door

Binnen Exact Synergy Enterprise heeft u de mogelijkheid om belangrijke e-mails automatisch te bewaren vanuit Microsoft Outlook. Op deze manier kunt u eenvoudig belangrijke gegevens bewaren in Exact Synergy Enterprise terwijl u minder handelingen hoeft te verrichten.

Instellingen per map
Om gebruik te maken van deze functionaliteit dient u de Synergy Office Integratie (SOI) te gebruiken /installeren. Meer informatie hierover kunt u vinden in dit document. Nadat SOI voor u beschikbaar is kunt u de instellingen definiëren. Wanneer u in het navigatievenster van Microsoft Outlook 2007 of 2010 een map heeft toegevoegd, kunt u met de rechtermuisknop klikken op deze map. Vervolgens selecteert u Exact Synergy Enterprise.

Nu verschijnt het Exact Synergy Enterprise map instellingen scherm, markeer hier het veld bij ‘Bewaar alle inkomende e-mails uit deze map in Exact Synergy Enterprise’. Standaard is dit veld gemarkeerd. Selecteer vervolgens het relevante  documenttype bij het veld Type. Wanneer u het documenttype selecteert vanuit Exact Synergy Enterprise dan worden de andere secties automatisch gevuld. Hierbij kunt u denken aan de secties ‘Hoofd velden’, ‘Additionele velden’ en ‘Rechten’.

U kunt nu de e-mails slepen naar de gedefinieerde map en vervolgens worden deze automatisch bewaard in Exact Synergy Enterprise.

Let op, deze functionaliteit is beschikbaar vanaf product update 248. Vanaf product update 251 wordt ook Microsoft Office 2013 ondersteund.

Bron: Exact Support Blog

Versie 7.10.10 van Exact Financials Enterprise beschikbaar

/in /door

Vanaf nu is versie 7.10.10 van Exact Financials Enterprise algemeen beschikbaar. De belangrijkste verbetering is dat met deze product update de werkstations uitgerust met Microsoft Windows 8 ondersteund worden. Een voorwaarde hierbij is wel dat het alleen de Web Client versie betreft.

De versie Web UI kan nog niet ondersteund worden op Microsoft Windows 8 omdat deze wordt uitgeleverd met Microsoft Internet Explorer 10. Deze versie van Internet Explorer wordt tot nu toe niet ondersteund.

Andere nieuwe functies:

  • Sorteervolgorde zichtbaar in zoekscherm in Web UI van Exact Financials Enterprise
  • Standaard paginagrootte in zoekschermen maximaal 1000 rijen
  • Selectie van meerdere jaren bij grootboekkaart mogelijk

Alle verbeteringen kunt u vinden in de release notes van product update 7.10.

Bron: Exact Support Blog

Jaarlijkse vakantiegeld uitbetaling

/in /door

De maand mei staat bij veel salarisadministrateurs te boek als de maand waarin vakantiegeld uitbetaald moet worden. Bij veel werknemers staat deze maand juist bekend als de maand dat het vakantiegeld ontvangen wordt!

Graag wil ik u wijzen op de volgende twee stukjes die reeds op dit blog verschenen zijn:

In deze twee documenten kunt u veel gestelde vragen en tips en trucs voor uw softwarepakket terugvinden met betrekking tot de uitbetaling van het vakantiegeld.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Begeleidend schrijven meesturen

/in /door

Bij uw klanten wilt u altijd een goede indruk maken. Ook als u een e-mail stuurt met een offerte, factuur of begeleidend schrijven, wilt u dat deze professioneel overkomt. Vanuit Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om een begeleidend schrijven mee te sturen. Echter, wist u ook dat u het begeleidend schrijven als afbeelding kunt versturen?

Via het menu [Systeem, Algemeen, Instellingen] kunt u de documentinstellingen benaderen. Hier vindt u de instelling waarmee u kunt aangeven of het begeleidend schrijven in HTML formaat of als afbeelding meegestuurd dient te worden. Dit kunt u aangeven bij het veld ‘Begeleidend schrijven (Formaat)’.

Dit veld is alleen actief wanneer u bij ‘Bijlages opslaan als’ de optie ‘PDF’ heeft geselecteerd. Wanneer u de optie ‘HTML’ selecteert, wordt het begeleidend schrijven in HTML formaat in de e-mail toegevoegd. Indien u ‘Afbeelding’ selecteert wordt het begeleidend schrijven als afbeelding in de e-mail toegevoegd. De optie ‘Afbeelding’ biedt gebruikers de mogelijkheid om het begeleidend schrijven mee te sturen zoals in de lay-out is gedefinieerd en zonder dat de opmaak en uitlijning wordt aangepast.

Opmerkingen:

  • Het begeleidend schrijven maakt gebruik van het A4 formaat in een portret (portrait) oriëntatie. Wanneer u een ander formaat of oriëntatie gebruikt dan A4 en portrait dan worden de afmetingen van de afbeelding automatisch aangepast, waardoor deze vervormd kan worden weergegeven.
  • Wanneer het begeleidend schrijven uit meer dan één pagina bestaat wordt alleen de eerste pagina als begeleidend schrijven aan de e-mail toegevoegd.
  • Wanneer gebruik wordt gemaakt van verzamellay-outs wordt de afbeelding niet in de e-mail zelf getoond maar als bijlage aan de e-mail toegevoegd. De ontvanger dient dan deze bijlage te openen om het bericht te bekijken.

Bron: Exact Support Blog

SEPA, IBAN, BIC?

/in /door

SEPA, IBAN en BIC zijn enkele afkortingen die u wellicht de laatste tijd wat vaker voorbij ziet komen. Maar weet u wat ze betekenen? In deze blogpost vindt u hierop een antwoord:

  • SEPA staat voor ‘Single Euro Payments Area’ en betreft het gebied waarbinnen met één rekening en één set betaalmiddelen met hetzelfde gemak naar rekeningen in eigen land als naar rekeningen in andere landen KAN worden betaald.
  • IBAN staat voor ‘International Bank Account Number’ en wordt gebruikt om internationale transacties tussen Euro rekeningen en banken gelegen in het SEPA gebied. Een IBAN bestaat uit de landcode, een controlegetal, de bankcode en uw huidige rekeningnummer aangevuld met 1 of meerdere nullen. Bijvoorbeeld: NL 99 BANK 0123456789
  • BIC staat voor ‘Bank Identifier Code’ en betreft de internationale identificatie code van een bank of een bankkantoor. Een BIC bestaat uit 8 of 11 tekens.
  • B2B / Core. De Europese incasso kent twee schema’s. Het Core schema en het Business to Business schema (B2B). Core betreft de normale incasso en B2B betreft de zakelijke incasso. Zowel de standaard (Core) als de zakelijke (B2B) SEPA-incasso is door bedrijven te gebruiken. In het PDF bestand op de website SEPAnl.nl kunt u op pagina 11 een overzicht vinden van de belangrijkste verschillen tussen de gewone Europese incasso en de zakelijke Europese incasso.
  • PAIN staat voor ‘PAyments INitiation’ en betreft het formaat dat wordt gebruikt voor SEPA betalingen en incasso’s. De SEPA bestanden die door uw Exact product worden aangemaakt en ingelezen kunnen worden in uw bankpakket worden in het PAIN formaat aangemaakt.
  • CAMT staat voor ‘CAsh ManagemenT’ en betreft het formaat dat wordt gebruikt voor de SEPA afschriften die u van uw bank ontvangt en kunt inlezen in uw Exact product. In tegenstelling tot het formaat voor het aanleveren van de betalingen en incasso’s maakt dit geen onderdeel uit van de deadline 1-2-2014.

Voor meer informatie kunt u ook onze speciale SEPA pagina bekijken.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een debiteur tijdelijk uitsluiten voor herinneringen?

/in /door

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om een herinnering af te drukken voor debiteuren die het openstaande bedrag nog niet hebben voldaan. Echter soms kan het handig zijn om voor een specifieke debiteur een uitzondering te maken. Bijvoorbeeld wanneer er een afspraak met de debiteur is gemaakt.

Uitsluiten zonder reden
Om voor een specifieke debiteur geen herinneringen af te drukken, kunt u de optie ‘stuur herinneringen’ uitvinken in het debiteurenonderhoud via het menu [Financieel, Debiteuren, Onderhouden]. Het uitzetten van deze optie zorgt ervoor dat de debiteur geen herinneringen ontvangt, maar geeft geen inzicht in de reden hiervoor.

Uitsluiten met reden
Wanneer u wel inzicht wilt in de reden of wanneer u een debiteur tijdelijk of eenmalig wilt uitsluiten, is er nog een alternatief om specifieke debiteuren automatisch uit te sluiten bij het afdrukken van herinneringen. U kunt in dat geval in het onderhoud van de debiteur een scenario voor herinneringen meegeven. Standaard staat dit scenario op ‘Normaal’, maar u heeft hier ook de opties ‘Betalingsovereenkomst’, ‘Klachten’ en ‘Overgedragen’. Bij het afdrukken van de betalingsherinneringen kunt u in de geavanceerde modus via een filter op scenario er iedere keer bewust voor kiezen om debiteuren met een afwijkend scenario wel of juist niet mee te nemen.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik werken met tags in Synergy documenten

/in /door

In Exact Synergy Enterprise kunnen tags gebruikt worden als keywords om documenten te organiseren en groeperen. Exact Synergy Enterprise kent zowel bedrijfstags als persoonlijke tags. Bedrijfstags zijn voor het hele bedrijf beschikbaar en in te stellen, persoonlijke tags alleen per gebruiker.

Per documenttype (inrichting)
De bedrijfstags kunnen worden ingesteld per documenttype via het menupad [Documenten, Inrichting, Onderhoud, Document: types]. Onder het tabblad ‘Meer eigenschappen’ kunnen bedrijfstags bij een documenttype worden geactiveerd door de optie ‘tags’ aan te vinken. Vervolgens kunnen bedrijfstags worden gedefinieerd, die aan het bewuste documenttype gekoppeld mogen worden door deze in te voeren via het invulveld ‘Toevoegen’.

De bedrijfstags zijn hier ook weer te verwijderen van dit documenttype door middel van het rode kruisje naast de tags. Deze optie is alleen beschikbaar als de tags nog aan geen enkel document binnen dit type gekoppeld zijn. Mocht dit wel het geval zijn, dan moeten de tags eerst worden losgekoppeld van de documenten, waarna de tags ook van het documenttype te verwijderen zijn.

Documenttype Tags

Per document
In een document zijn de tags toe te voegen of te verwijderen in de sectie ‘tags’ onderaan het document. In het linker veld staan de bedrijfstags, daarnaast is een veld voor persoonlijke tags en een veld voor populaire tags. Helemaal aan de rechterzijde staat het veld met de gekoppelde tags. Hier kunnen ook persoonlijke tags worden gedefinieerd door middel van het veld ‘mijn tags’.

De tags in de linker velden kunnen aan het document worden toegekend door er op te klikken. De tags verplaatsen hiermee naar het rechter veld ‘Te gebruiken tags’. Door nogmaals op de tags te klikken in het rechter veld, worden de tags weer terug geplaatst naar de linker velden. Het is ook mogelijk alle tags uit een bepaald veld tegelijkertijd toe te voegen of te verwijderen met de plus- en min-iconen rechts boven elk veld.

Document tag

Een document zoeken op basis van tags
In deze blogpost is beschreven hoe u documenten kunt zoeken op basis van de ingevoerde tags.

Bron: Exact Support Blog

 

De Synergy app voor Windows Phone

/in /door

De Synergy app voor Windows Phone is nu beschikbaar in de Windows Phone Marketplace. Heeft u een Windows Phone, dan kunt u nu ook via uw mobiele telefoon direct toegang krijgen tot Exact Synergy Enterprise.

Het ontwerp van de app is geheel in lijn met de Windows Phone richtlijnen. Hierdoor is de navigatie eenvoudig en duidelijk. U kunt op deze manier snel alle functies van de app benutten. In onderstaande afbeeldingen ziet u onder andere een voorbeeld van een verzoek in de app. De stappen die het verzoek doorloopt worden nu op de lijn weergegeven.

     
Beginscherm                                              Nieuwe weergave van het verzoek

     
Een urenboeking aanmaken                           Relatiekaart

De beschikbare functies zijn gelijk aan de iPhone app en de Android app. De meest gebruikte functies zijn:

  • Het beheren van de werkstroom
  • Bekijken en beheren van relatiekaarten en contactpersonenkaarten
  • Medewerkers zoeken
  • Declaraties indienen
  • Verlof aanvragen
  • Uren registreren (deel van de PSA oplossing)

Let op, u kunt vanaf Product Update 249 werken met de Windows Phone app.

Meer informatie

Bron: Exact Support Blog

Exact Globe Next biedt Exact SSCC Shipment Builder als functionaliteit onafhankelijk van E-WMS

/in /door

Vanaf product update 406 van Exact Globe Next biedt Exact SSCC Shipment Builder als functionaliteit onafhankelijk van E-WMS. Dit biedt u de mogelijkheid om SSCC verzend etiketten voor uw verkooporders te genereren en af te drukken, en deze SSCC nummers op te nemen in het EDI pakbon bericht (DESADV), dit kan met EDI Gateway of met EDI Pakbon. Deze nieuwe functionaliteit is beschikbaar via het menupad [Order, Invoer, SSCC Shipment Builder].

Wanneer u gebruik maakt van E-WMS (met handterminals) om uw verkooporders te picken, biedt E-WMS reeds de standaard functionaliteit om SSCC nummers te koppelen aan de gepickte artikelen. Ook voor scenario’s waarbij u geen gebruik wilt maken van handterminals voor het picken, biedt E-WMS reeds de Autopack en Shipment Builder functionaliteit. Autopack omzeilt het daadwerkelijke pick proces en gaat er vanuit dat er voldoende voorraad is op de hoofdlocatie van het artikel. Het bestelde aantal wordt dan automatisch verdeeld in een verzend structuur van pallets en dozen waarbij een uniek SSCC nummer wordt toegekend aan iedere doos en pallet. De gegenereerde verzend structuur kan worden bekeken en bewerkt in het Shipment Builder scherm, waar u ook het afdrukken van de etiketten kunt starten.

Ook zonder E-WMS
Deze op E-WMS gebaseerde functionaliteit is nu ook beschikbaar wanneer u geen gebruik maakt van E-WMS. Hiervoor dient u de nieuwe module SE1387 SSCC Shipment Builder toe te voegen aan uw licentie (kosteloos).

SSCC Shipment Builder biedt de volgende functionaliteit:

  • Genereren verzending: Verdeel de aantallen van uw verkooporders automatisch in aantallen per pallet en doos, gebaseerd op de voorgeconfigureerde packing eenheden per artikel.
  • Genereren SSCC nummers en afdrukken SSCC verzend etiketten (via BarTender integratie) gebaseerd op de gegenereerde verzending.
  • Koppel deze gegenereerde SSCC nummers automatisch aan uw orderregel historie.
  • Neem de gegenereerde SSCC pallet nummers op in uw EDI bericht.

Wanneer u beschikt over SSCC Shipment Builder in uw licentie beschikt u over de volgende extra menupaden en functies in de administratie:

  • [Order, Invoer, SSCC Shipment Builder] Opent het control center om Autopack en Shipment Builder voor uw verkooporders te starten.
  • [Systeem, Algemeen, Instellingen, WMS Algemeen] Configuratie; al dan niet gebruik maken van voorraadcontrole en op welk niveau.
  • [Systeem, Algemeen, Instellingen, WMS Leveringen] Configuratie; hoe u wilt werken in het control center voor Shipment Builder.
  • [Systeem, Algemeen, Instellingen, WMS SSCC] Voor het configureren van de parameters voor de gegenereerde SSCC nummers.
  • [Systeem, E-WMS, Etiketten] Biedt u de mogelijkheid om bestaande etiketten voor Shipment Builder te configureren en koppelen.
  • [Systeem, E-WMS, SKU types] Biedt u de mogelijkheid om standaard packing types zoals pallets en dozen te configureren.
  • [Systeem, E-WMS, SKU per artikel] Biedt u de mogelijkheid om artikelen te koppelen aan een SKU type.
  • [Order, Artikelen, Onderhouden] Knop ‘WMS’ Een knop ‘WMS’ is beschikbaar in het artikelonderhoud waarmee u het artikel als ‘Autopack’ artikel kunt configureren.

Enkele Aandachtspunten:

  1. Nadat SSCC Shipment Builder aan uw licentie is toegevoegd wordt bij het openen van de administratie een database update uitgevoerd waarbij u exclusieve toegang tot de database nodig heeft. Deze update kan afhankelijk van de omvang van de database en uw hardware enige tijd in beslag nemen. U dient het bijwerken van de licentie zorgvuldig te plannen. Bij twijfel kunt u de licentie update eerst uitvoeren in een test database van gelijke omvang.
  2. U ziet op E-WMS gebaseerde termen en instellingen omdat de functionaliteit gebaseerd is op E-WMS technologie.
  3. Voor het ontwerpen en afdrukken van de SSCC etiketten dient u te beschikken over BarTender (‘Automation’ editie of hoger) van Seagull Scientific Software. BarTender is géén Exact product, en de etiketten dienen aangemaakt te worden op basis van uw specifieke behoeften. Hiervoor kan de inzet van consultancy noodzakelijk zijn. Voorbeeld etiketten kunt u vinden in het document SSCC Shipment Builder: Voorbeeld BarTender etiket lay-outs en SQL views.
  4. Het is op dit moment niet mogelijk om deze SSCC nummers op te nemen in de pakbon lay-out van Exact Globe Next. In plaats daarvan kan het ‘Verwerking verslag’ worden aangepast om als ‘SSCC bijlage’ te fungeren.
  5. Het is alleen mogelijk om SSCC Shipment Builder in uw licentie te laten opnemen wanneer u niet reeds beschikt over een E-WMS licentie (zoals SE5700, SE1380, SE1386), omdat al deze licenties reeds dezelfde functionaliteit bieden.

U kunt de licentie voor de nieuwe SSCC Shipment Builder module kosteloos verkrijgen bij Exact op het moment dat product update 406 algemeen beschikbaar is.

Bron: Exact Support Blog

Shop Floor Control oplossing werkt met Exact Globe Next en Synergy Enterprise in Controlled Release

/in /door

Vanaf deze week is de Shop Floor Control oplossing in Controlled Release. Een groep klanten gaat dan uitgebreid aan de slag met deze oplossing en zal tijdens het gebruik van de software, feedback geven op de functionaliteit om zo de oplossing verder te perfectioneren.

Wat is de Shop Floor Control oplossing?
De Shop Floor Control oplossing reduceert het gebruik van papier op de werkvloer. Het doel is om operators inzicht te geven in de orders waaraan ze moeten werken en dat ze tijd en materiaalverbruik kunnen registreren. Dit alles kan worden gedaan binnen een gebruiksvriendelijke touch screen interface.

Shop Floor Control (SFC) presenteert productieorder gegevens op een eenvoudige manier aan de medewerkers op de productievloer. Zij zien welke orders er klaar staan en eraan komen en kunnen per bewerking detail informatie zien. Materiaal verbruik wordt direct op de werkplek geregistreerd en met een start/stop-knop wordt tijdsregistratie erg makkelijk. De voortgang op de productievloer is op deze manier real-time te volgen.

Productie medewerkers zien:

  • Aan welke productieorders gestart kan worden
  • Allerlei detail informatie (Status, Routing, BOM, etc.)
  • Welke orders er aan gaan komen

Productie medewerkers registreren:

  • Arbeidsuren
  • Machine uren (setup/run)
  • Materiaalverbruik
  • Gereed melden van bewerkingen
  • Productie ontvangsten
  • Extra informatie (bijv. in het kader van kwaliteitscontrole)

Shop Floor Control werkt in combinatie met alle populaire internetbrowsers. Dit betekent dat het op vrijwel elk apparaat uitgevoerd kan worden;  touch screen of niet-touch screen. Het onderstaande schema geeft het proces van de SFC oplossing weer:

Shop Floor

De Shop Floor Control oplossing werkt met Exact Globe Next in combinatie met Exact Synergy Enterprise. De informatie wordt gesynchroniseerd middels Exact Integration.

Deelnemen aan de Controlled Release?
Wilt u ook graag deelnemen aan de Controlled Release fase van de Shop Floor Control oplossing? Op dit moment zijn er nog enkele plekken beschikbaar. U kunt uw interesse kenbaar maken door een e-mail te sturen naar productreadiness@exact.com.

Bron: Exact Support Blog