Actric Exact Software Support Blog

#Kortelijntjes. In Exact Synergy gemakkelijk samenwerken met social collaboration

Hoe vind je snel alle gegevens over een project, een storing van vier jaar geleden of de onderhandelingen rond een contract? Welke collega kan jou helpen een ingewikkeld vraagstuk op te lossen? Sanja Djuretic, Principal Solution Architect bij Exact, legt uit hoe Social Collaboration zorgt voor kortere lijntjes en hogere arbeidsproductiviteit in een bedrijf.

Wat is social collaboration?

“Een communicatieplatform in onze bedrijfssoftware Synergy. Het heeft de vorm van een tijdlijn, waarop je nieuws en informatie deelt met collega’s. Je kunt bijvoorbeeld een vraag stellen over een klant of een groepsdiscussie starten. Dat kan zichtbaar zijn voor het hele bedrijf of een werkgroep, maar je kunt het ook afschermen, of privéberichten sturen. Daarnaast blijf je via een kalender op de hoogte van belangrijke gebeurtenissen, punten waarop jij actie moet ondernemen.

Elke medewerker heeft automatisch toegang. Je hoeft geen account aan te maken, in te loggen of collega’s als contactpersoon toe te voegen. De snellere en kortere lijntjes op de werkvloer verhogen de arbeidsproductiviteit enorm en maken je werk makkelijker en leuker.”

We hebben WhatsApp en Facebook toch al?

“Met Social Collaboration hoef je niet te schakelen tussen verschillende kanalen en apparaten. Het is onderdeel van de bedrijfssoftware en dat heeft een aantal belangrijke voordelen. Ten eerste heb je alle bedrijfsinformatie direct binnen handbereik en kun je daarnaar linken. Ten tweede worden de gesprekken op de tijdlijn ook onderdeel van die bedrijfsinformatie. Hierdoor blijft kennis over hoe beslissingen tot stand zijn gekomen, bewaard. Terwijl die verloren zou gaan als die via externe media gevoerd zou zijn.”

“Ook belangrijk: het is veiliger dan bijvoorbeeld WhatsApp of Facebook. Social Collaboration vindt plaats binnen de beveiligde omgeving van je bedrijfs-software en is alleen toegankelijk voor medewerkers. Zo voorkom je dat bedrijfsinformatie lekt of dat er per ongeluk nog een ex-medewerker in een groep zit. Qua vorm en toepassingen lijkt Social Collaboration wel op de bekende sociale media. Je kunt interessante links delen, iets ‘liken’ of op een bericht reageren. Daardoor is het door iedereen eenvoudig te gebruiken.”

Hoe leidt dat tot een betere samenwerking dan?

“Je kunt heel efficiënt werken. En dat zorgt indirect voor tijd- en kostenbesparingen. De contactgegevens van collega’s en klanten heb je altijd bij de hand, ook op je mobiel via de Synergy App. Een mailbox vol groeps-e-mails en onvindbare info zijn verleden tijd en je hoeft minder meetings te plannen. Door het delen van nieuws blijf je bovendien op de hoogte van alle ontwikkelingen in je bedrijf en de markt – een interne nieuwsbrief is dus niet meer nodig. Daarnaast zit er een belangrijk sociaal aspect aan. Doordat je verbonden bent met de hele organisatie, leer je collega’s kennen met wie je normaal gesproken misschien niet in contact komt. De communicatie kan ook informeel zijn. Zo kun je met collega’s afspreken om te carpoolen of een teamuitje te organiseren.”

Is het ook interessant voor kleine bedrijven?

“Zeker! Bijvoorbeeld als je informatie over een evenement wilt delen. Of een klant van een collega moet overnemen. Met een hashtag kun je eerdere gesprekken over een klant of project terughalen. Ook gaat het inwerken van een nieuwe medewerker sneller, omdat die automatisch toegang heeft tot het platform. Hij of zij kan zich dus meteen verdiepen in het bedrijf, zich voorstellen en kennismaken met nieuwe collega’s. Het maakt niet uit wat voor bedrijf je bent, je kunt het platform op verschillende manieren gebruiken. Voor het ene bedrijf zal vooral het delen van nieuws handig zijn, het andere heeft meer baat bij het creëren van werkgroepen.”

Hoe implementeer je dat?

“De bedrijfsleiding moet het goede voorbeeld geven. Dat is belangrijk voor het succesvol uitrollen. Toen wij er zelf mee begonnen, heb ik direct onze managers benaderd om iets te posten of groepen aan te maken. Dat deden ze gelukkig ook. Daarmee laten ze aan de rest van het bedrijf zien dat ze kennisdeling belangrijk vinden en betrokken zijn bij wat er op de werkvloer gebeurt. Daarnaast is het belangrijk dat je na het aanmaken van een groep direct iets over het onderwerp post. Zo zien de groepsleden of het onderwerp relevant is voor hen, kunnen ze eventueel nieuwe leden toevoegen of besluiten de groep te verlaten.”

Bron: Exact Blog

Exact Online voor Productie Innovatie: Introductie van het hoofdproductieplan

Het hoofdproductieplan is een overzicht van welke producten in welke periode moeten worden geproduceerd. Op basis van het hoofdproductieplan rekenen we in de MRP uit welke bestellingen we moeten doen, en wanneer we moeten beginnen met produceren. We hebben nu de functies om het hoofdproductieplan te onderhouden, en de MRP berekening, toegevoegd aan het productiemenu in Exact voor Productie Premium editie.

Verkoopprognoses en MRP

We hebben al verkoopprognoses onder [Voorraad] Artikelen, Verkoopprognoses. Op basis daarvan kunnen we een MRP berekening uitvoeren die ons besteladvies en werkorderadvies geeft. De impliciete aanname is dat we produceren voor een behoefte aan verkoopbare (eind-) producten.:

MPS001

(Klik om te vergroten)

Werken met het hoofdproductieplan

Een hoofdproductieplan is een overzicht van welke producten in welke periode moeten worden geproduceerd. In een aantal opzichten lijkt het op de verkoopprognose. Er zijn periodes (week, maand) waarin aantallen van te produceren artikelen staan. Echter, de verkoopprognose gaat uit van de marktbehoefte en het hoofdproductieplan van een efficiënte productie (seriegrootte, mix van producten). Een ander onderscheid is dat veel producerende bedrijven willen plannen voor halffabricaten terwijl ze de productie van eindproducten willen laten afhangen van klantorders:

MPS002

(Klik om te vergroten)

Via het menupad [Productie] Planning, Hoofdproductieplannen kunnen we nu een hoofdproductieplan onderhouden, en via [Productie] Planning, MRP Overzicht kunnen we de MRP berekening uitvoeren op basis van een hoofdproductieplan of verkoopprognose:

MPS003

(Klik om te vergroten)

Meer informatie over MRP of het hoofdproductieplan kunt u vinden in Wat is nu eigenlijk Material Requirements Planning (MRP)? en in Exact voor Productie Innovatie: Material Requirements Planning (MRP) voor werkorders.

Deze verbetering is nu beschikbaar in de Premium editie van Exact voor Productie. De Premium editie is nog in Controlled Release. Als gebruiker van de Geavanceerde editie kunt u zonder extra kosten deelnemen aan de Controlled Release door een verzoek aan te maken via Mijn Exact Online (klik op uw gebruikersnaam in de rechterbovenhoek van Exact Online, ga naar de tab Mijn Exact communicatie, en maak een Aanvraag controlled release aan onder vermelding van Productie Premium).

Bron: Exact Support Blog

Minimumloon tabel per 1 juli 2018

Zoals elk jaar is er ook dit jaar vanaf 1 juli een aanpassing van het wettelijk minimumloon en het minimumjeugdloon. Deze nieuwe minimumloon tabel is onderdeel van de rekenregels.

Gewijzigde rekenvoorschriften

In Exact Globe wordt de tabel met deze nieuwe minimumlonen meegeleverd in product update 414SP16, 415SP9 en in 416SP2 vanaf 18 juni 2018. Na het uitvoeren van een update, kunt u deze wijziging terugvinden in het menupad Salaris  Verslagen  Rekenvoorschriften, wanneer u bij Soort verslag de optie Minimumloontabel selecteert. Het nieuwe minimum loon wordt ook afgedrukt op de salarisslips vanaf 1 juli 2018.

Bron: Exact Blog

4 tijdwinstboosters voor de salarisadministrateur

‘De adviestaak wordt ook voor salarisadministrateurs steeds belangrijker’ en ‘De werkdruk blijft maar stijgen’. Deze constateringen staan in het Trendonderzoek salarisprofessionals 2017 van het Nederlands Instituut van Register Payroll Accounting (NIRPA). Hoe kan je de werkdruk verlagen én tijd winnen voor je adviesrol? Deze 4 tips helpen je op weg.

Tip 1: Lever mutaties digitaal aan

Salarisadministrateurs besteden tussen de 45-60% van hun werkweek aan het verwerken van mutaties, stelt het Trendonderzoek Salarisprofessionals 2017. Snelle winst verkrijg je door een uniforme digitale aanlevering via een portaal in plaats van per email, WhatsApp, Excel of papier. De salarisadministrateur hoeft zich nu alleen nog maar bezig te houden met uitzonderingen en controles en houdt dus meer tijd over voor advieswerkzaamheden. Accountantskantoor Joanknecht, dat maandelijks 4.500 loonstroken verwerkt, heeft deze exercitie succesvol doorgevoerd. Het resultaat: de jaarafsluiting gaat automatisch in plaats van een half uur per klant. Piekmomenten zijn verdwenen omdat de aanlevermomenten met de klant zijn afgestemd. Klanten worden niet opgezadeld met meer werk, want ze moeten sowieso hun mutaties doorvoeren. Alleen doen ze dat nu via een portaal in plaats van verschillende media. Door die standaardisatie heeft de klant inzicht in zijn salarisadministratie.

Tip 2: Gebruik een automatische bankkoppeling

De automatische bankkoppeling is de eerste stap naar automatisering. De praktijk leert dat veel kantoren die niet gebruiken, omdat ze geen betalingen willen doen voor hun klanten. Dit is echter een misvatting. Met de bankkoppeling voer je geen betalingen uit, je zet ze klaar. De klant controleert en accordeert ze zelf. Hij is dus zelf verantwoordelijk voor de betalingen. Medewerkers afzonderlijk hun salaris overmaken? Hoeft niet. Moderne software genereert een SEPA-bestand dat je direct kunt importeren in de bankomgeving waardoor de salarisbetalingen klaar staan voor je klant. Bankieren klanten bij ING en Rabobank, dan is zelfs deze handmatig import niet nodig. Dat scheelt niet alleen tijd, je voorkomt ook fouten doordat handmatige invoer is verdwenen.

Tip 3: Integreer de financiële en de salarisadministratie

Handmatige invoer van alle salarisjournaalposten kost voor een klein administratiekantoor al snel een hele werkdag. Die tijd bespaar je als je boekhouding is geïntegreerd in je salarisverwerking. Je voorkomt fouten en bent geen tijd meer kwijt aan het overzetten van informatie. Die tijdsbesparing is nog groter in combinatie met de bankkoppeling. Een bijkomend voordeel van de integratie van de boekhouding en de salarisadministratie komt naar voren in de werkkostenregeling. Financieel georiënteerde mensen hebben vaak geen zicht op de loonkosten terwijl salarisadministrateurs de boekhouding niet scherp hebben. Integreer je deze administraties, dan zijn de kosten die in de financiële administratie zijn geboekt op de grootboekrekening Werkkosten ook zichtbaar in de salarisadministratie. Je ziet direct de boekingen inclusief en exclusief het btw-bedrag. Het is direct duidelijk wat de vrije ruimte is en of je eventueel eindheffing moet betalen. Stuur de werkkosten automatisch mee in de loonaangifte aan het begin of einde van het boekjaar.

Tip 4: Verloon al je DGA administraties tegelijkertijd

Een simpelste salarisadministratie is die van de DGA. Toch zijn veel kantoren elke maand er een hoop tijd aan kwijt. Die tijd gaat zitten in het switchen tussen administraties om de verloningen te doen en dan nog een keer om de aangiftes te versturen. Wist je dat je al je DGA-administraties tegelijk kunt verlonen? Selecteren, berekenen, controleren, definitief maken en dan kan de aangifte de deur uit. En de loonstrook? Die wordt automatisch verstuurd of klaargezet in een portaal. Loonaangiftedocumenten, betaaladvieslijsten, SEPA-bestanden worden automatisch verzonden bij de afronding van de verloning.

Deze tips in praktijk brengen en tijd winnen om je adviesrol beter in te vullen? Ik vertel je graag hoe tijdens de gratis kennissessie Salarisverwerking voor accountantskantoren op 13 juni in Delft.

Bron: Exact

Product updates Exact Globe, Synergy & Compact 416/261 beschikbaar – Fase 2

In de komende weken worden de nieuwe product updates 416 en 261 beschikbaar gemaakt. Deze worden gefaseerd uitgerold.
Vanaf vandaag kan de volgende groep klanten deze nieuwe product updates 416SP1 en 261SP1 downloaden. Zij zijn hierover per mail op de hoogte gesteld. De beschikbaarheid van deze product updates voor andere licenties volgt in de komende weken. Houd het supportblog in de gaten voor meer informatie.

Wie kan de nieuwe product updates downloaden?

De product updates zijn beschikbaar voor klanten die gebruik maken van de PSA oplossing (Exact Synergy licentie met YA1400, YA1401, YA4102 of YA1403), Nederlandse klanten die gebruik maken van ELIS, en klanten met een EBS licentie. Klik hier voor meer informatie over hoe u kunt controleren welke licentie u heeft.

Belangrijk: Aanpassing systeemeisen

Exact Globe, Exact Synergy en Exact Compact maken gebruik van de laatste versie van Microsoft .Net framework. Vanaf product update 416/261 dient Microsoft .Net framework 4.7 geïnstalleerd te zijn, en als een gevolg hiervan ondersteunen Exact Compact, Exact Globe en Exact Synergy alleen de besturingssystemen die deze versie van Microsoft .Net framework ondersteunen. Voor meer informatie, zie Exact Compact ondersteunt alléén Microsoft .NET framework 4.7,  Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise ondersteunen alléén Microsoft .NET framework versie 4.7 , Systeemeisen Exact CompactSysteemeisen Exact Globe en Systeemeisen Exact Synergy.

Wat is er nieuw?

Exact Compact

In Exact Compact zijn verschillende verbeteringen beschikbaar. Meer informatie is te lezen in de volledige release notes van product update 416 voor Exact Compact.

Exact Synergy

In Exact Synergy zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot Social Collaboration zoals onder andere:

  • Aankondigingen aanmaken
  • Introductie Persoons tijdlijn
  • Introductie Mijn tijdlijn
  • Introductie nieuws functie

Verder is de Exact Professional Services oplossing in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) is verbeterd voor het ondersteunen van intercompany en onderhanden werk (OHW) transacties, en is de beveiliging voor het aanpassen van de zoekpagina voor medewerkers verbeterd.

Daarnaast zijn er verschillende verbeteringen beschikbaar met betrekking tot de workspaces, widgets, gebruikersinterface en de word merge functie.

Voor meer informatie over deze wijzigingen en andere verbeteringen in deze product update kun je de release notes van product update 261 raadplegen.

Exact Globe

In Exact Globe is een nieuwe instelling beschikbaar waarmee je kunt aangeven dat de regels in verkooporders worden niet meer gesplitst bij het toewijzen van vrije voorraad die uit meerdere tellingtransacties bestaat en bij het uitvoeren van een gedeeltelijke toewijzing

Verder zijn er verschillende verbeteringen beschikbaar in de functionaliteit voor het beheren van persponsgegevens. U kunt nu een word merge uitvoeren waarmee u de persoonsgegevens kunt afdrukken in een Microsoft Word document.

Voor meer informatie over deze wijzigingen en andere verbeteringen in deze product update kun je de release notes van product update 416 raadplegen.

Service packs

Voor de verbeteringen in de service packs kun je de onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe service packs Exact Globe & Synergy beschikbaar!

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor je klaar:

Exact Globe 414SP16
Exact Globe 415SP8
Exact Synergy 259SP16
Exact Synergy 260SP8
Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kun je per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kun je in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. Je kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie
Om te kunnen beschikken over een service pack, dien je een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteer je in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kun je onderstaande links raadplegen:

Update van Exact Globe via het internet
Het updaten van Exact Synergy

Bron: Exact Support Blog

Tweestapsverificatie voor Exact Online

Exact hecht grote waarde aan informatiebeveiliging. Bij gebruik van tweestapsverificatie voor toegang tot Exact Online zijn gegevens veel beter beveiligd dan wanneer er wordt ingelogd met enkel een gebruikersnaam en wachtwoord. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beveelt aan dat de beveiliging van gegevens in systemen als Exact Online de beschikbare technische mogelijkheden van de aanbieder moet volgen. De functie van tweestapsverificatie is al langer beschikbaar voor Exact Online.

25 mei 2018

Voor een optimale beveiliging van gegevens in Exact Online, is besloten om tweestapsverificatie als inlogmethode vanaf 25 mei 2018 verplicht in te stellen voor alle gebruikers. Zo beschikt straks iedereen over deze extra beveiligingslaag.

Extra beveiligingscontrole

Wachtwoorden stelen is voor kwaadwillenden makkelijker dan het lijkt. Is je wachtwoord in vreemde handen, dan ben je extra kwetsbaar. Tweestapsverificatie voegt een beveiligingscontrole toe aan een applicatie via een smartphone. Mocht iemand je inloggegevens hebben, dan heeft hij nog steeds geen toegang tot de applicatie. Hij beschikt namelijk niet over die extra beveiligingscode die een app op je smartphone genereert.

Hoe werkt het?

Vanaf 25 mei wordt tweestapsverificatie actief voor alle gebruikers van Exact Online. Dit betekent dat er uitsluitend kan worden ingelogd met een persoonlijk account via de combinatie gebruikersnaam + wachtwoord + authenticatiecode. Die code wordt gegenereerd via een gratis authenticatie app op een smartphone (bijvoorbeeld Google Authenticator of Microsoft Authenticator).

Bron: exact.com

Product updates 416/261 Exact Globe, Synergy & Compact beschikbaar – Fase 1

In de komende weken worden de nieuwe product updates 416 en 261 beschikbaar gemaakt. Deze worden gefaseerd uitgerold.
Vanaf vandaag kan de eerste groep klanten deze nieuwe product updates 416 en 261 downloaden. Zij zijn hierover per mail op de hoogte gesteld. De beschikbaarheid van deze product updates voor andere licenties volgt in de komende weken. Houd het supportblog in de gaten voor meer informatie.

Wie kan de nieuwe product updates downloaden?

Product update 416 en 261 zijn nu beschikbaar voor Exact Compact klanten en Exact partners.

Belangrijk: Aanpassing systeemeisen

Exact Globe, Exact Synergy en Exact Compact maken gebruik van de laatste versie van Microsoft .Net framework. Vanaf product update 416/261 dient Microsoft .Net framework 4.7 geïnstalleerd te zijn, en als een gevolg hiervan ondersteunen Exact Compact, Exact Globe en Exact Synergy alleen de besturingssystemen die deze versie van Microsoft .Net framework ondersteunen. Voor meer informatie, zie Exact Compact ondersteunt alléén Microsoft .NET framework 4.7,  Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise ondersteunen alléén Microsoft .NET framework versie 4.7Systeemeisen Exact CompactSysteemeisen Exact Globe en Systeemeisen Exact Synergy.

Wat is er nieuw?

Exact Compact

In Exact Compact zijn verschillende verbeteringen beschikbaar. Meer informatie is te lezen in de volledige release notes van product update 416 voor Exact Compact.

Exact Synergy

In Exact Synergy zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot Social Collaboration zoals onder andere:

  • Aankondigingen aanmaken
  • Introductie Persoons tijdlijn
  • Introductie Mijn tijdlijn
  • Introductie nieuws functie

Verder is de Exact Professional Services oplossing in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) is verbeterd voor het ondersteunen van intercompany en onderhanden werk (OHW) transacties, en is de beveiliging voor het aanpassen van de zoekpagina voor medewerkers verbeterd.

Daarnaast zijn er verschillende verbeteringen beschikbaar met betrekking tot de workspaces, widgets, gebruikersinterface en de word merge functie.

Voor meer informatie over deze wijzigingen en andere verbeteringen in deze product update kun je de release notes van product update 261 raadplegen.

Exact Globe

In Exact Globe is een nieuwe instelling beschikbaar waarmee je kunt aangeven dat de regels in verkooporders worden niet meer gesplitst bij het toewijzen van vrije voorraad die uit meerdere tellingtransacties bestaat en bij het uitvoeren van een gedeeltelijke toewijzing

Verder zijn er verschillende verbeteringen beschikbaar in de functionaliteit voor het beheren van persponsgegevens. U kunt nu een word merge uitvoeren waarmee u de persoonsgegevens kunt afdrukken in een Microsoft Word document.

Voor meer informatie over deze wijzigingen en andere verbeteringen in deze product update kun je de release notes van product update 416 raadplegen.

Bron: Exact Support Blog

Exact Financials 7.24 GDPR/AVG versie algemeen beschikbaar

Vanaf 16 april 2018 is de GDPR/AVG versie Exact Financials 7.24 algemeen beschikbaar.

De aandachtpunten in 7.24

  • Versie 7.24 is de GDPR/AVG versie. Tools zijn gebouwd om velden uit stamgegevens als persoonlijk gegeven te labelen. Controle lijsten en rapporten op deze velden en mogelijkheden om de data te anonimiseren/samen te voegen zijn gebouwd.
  • In de document types kan een aantal dagen ingegeven worden waarmee de verloopdatum berekend wordt. Hiermee signaleert u of documenten (in bulk) verwijderd kunnen worden.
  • In de WebUI is de PDF editor verbeterd.
  • De systeemeisen zijn aangepast: Office 2010, MS SQL Server 2012, Progress OpenEdge 11.4 en 11.5 en wsisa.dll worden in 7.24 niet meer ondersteund.
  • Facturen kunnen uit de factuurhistorie aangemaakt worden en er is een controle toegevoegd waarmee gecontroleerd wordt of een creditfactuur niet al eerder aangemaakt is.

Meer informatie

Meer informatie kunt u vinden op de startpagina Exact Financials 7.24.

Bron: Exact Support Blog

Exact Spring ’18 Release komt eraan!

De Spring ’18 Release is de eerste editie van wat je voortaan vier keer per jaar van Exact kunt verwachten. Ieder seizoen brengt Exact  je op de hoogte van alle innovatie en ontwikkelingen in onze producten, zodat jij altijd het maximale uit je Exact software kunt halen.

Per uitgebrachte update laat Exact een beschrijving zien en eventueel een toegevoegde video met uitleg, op deze wijze word je elk kwartaal op de hoogte gebracht van de laatste wijzigingen.

Wil je meer weten over de Spring ’18 release, klik dan hier om naar de release pagina te gaan van Exact!