Wie wil er nou niet futureproof factureren met digitaal factureren of e-factureren!
Naar schatting 15% van de bedrijven past e-factureren toe. Mkb’ers aarzelen nog wat, terwijl de voordelen voor de verzender en de ontvanger groot zijn. “Het is sneller, goedkoper én minder foutgevoelig.”
De factuur. Je staat er misschien niet elke dag bij stil, maar dit eenvoudige documentje onderging de laatste jaren een flinke transformatie. Peter Dickhoff, Senior Financieel Medewerker van welzijnsorganisatie Medux, schetst de ontwikkeling die hij zag. “Vroeger kreeg je papieren facturen per post binnen, die je handmatig moest inboeken in het crediteureninkoopboek. Later – bij ons gebeurde dat in 2009 – werd het proces iets versneld dankzij het inscannen van deze papieren facturen. De volgende stap was om facturen als pdf-bestand per mail te sturen. En tegenwoordig gebruiken we een manier die heel veel voordelen biedt: XML.”
Voor wie niet precies weet wat e-factureren is, want daar hebben we het over, legt Marco van Dijk, Senior Product Manager bij Exact, het nog even uit: “E-factureren is het sturen van een factuur in UBL-formaat. UBL staat voor Universal Business Language. Het houdt in dat je een gestructureerd XML-bestand stuurt, dat aan allerlei afspraken voldoet. Daardoor kan systeem A automatisch de factuur van systeem B uitlezen.” E-factureren is daarmee wezenlijk anders dan digitaal factureren, waarmee het mailen van een factuur in pdf-formaat wordt bedoeld – die dan alsnog door mensen moet worden ingevoerd in de administratie.
Stimulering op verzoek
De Rijksoverheid stelt e-factureren sinds 1 januari 2017 verplicht bij nieuwe inkoopovereenkomsten. Een woordvoerder van het ministerie van Binnenlandse Zaken laat weten: “Deze verplichtstelling is er mede gekomen op verzoek van een aantal grote branche- en werkgeversorganisaties. De Rijksoverheid stimuleert met de verplichtstelling het e-factureren in heel Nederland. Het blijkt dat leveranciers die hierop zijn overgegaan inmiddels zeer tevreden zijn.”
Dat is niet zo vreemd, want e-factureren biedt enorm veel voordelen. De woordvoerder somt er enkele op: “Allereerst is er het kostenvoordeel. E-factureren is goedkoper omdat je geen printen portokosten hoeft te betalen. En omdat de papierstroom achterwege blijft, is e-factureren ook sneller. Verder is het gemakkelijker; de verwerking gaat immers automatisch. Daardoor is een e-factuur ook te volgen en de herkomst altijd te herleiden. Track-and-trace dus.” Een ander voordeel is dat het proces duurzamer is, omdat je geen papier gebruikt. Ten slotte is e-factureren een stuk nauwkeuriger, aangezien er geen fouten door handmatige verwerking kunnen optreden.
Digitaal factureren of e-factureren?
Marco van Dijk benadrukt dat laatste voordeel: “Digitaal factureren – het versturen van een pdf dus – levert natuurlijk al een kostenbesparing op: er is geen postzegel nodig, er hoeft niet geprint te worden et cetera. Maar er moet nog steeds arbeid geleverd worden. De ontvanger moet de pdf namelijk verwerken, en soms dingen overtikken. Zo is ook de foutgevoeligheid groter, want gegevens moeten apart herkend en verwerkt worden. Die nadelen heeft e-factureren niet. E-factureren is daardoor sneller, goedkoper én minder foutgevoelig.”
Ook Peter Dickhoff ondervindt de genoemde voordelen in de praktijk. “Om je een beeld te geven: het aantal te verwerken handelsfacturen steeg bij Medux vorig jaar met 24 procent. Desondanks konden we die enorme stijging aan met hetzelfde aantal mensen. Doordat we facturen in XML sneller kunnen uitlezen, zijn er minder handjes nodig.”
“Jullie zijn de enigen die hier om vragen”
Toch is het niet alleen maar hosanna. Dickhoff ziet ook praktische hindernissen: zo merkt hij dat er interpretatieverschillen zijn tussen verschillende softwareleveranciers. XML is bij de ene partij net iets anders gecodeerd dan bij de andere, wat tot problemen leidt bij het inlezen van de facturen. Ook merkt hij dat zijn eigen leveranciers soms problemen hebben met het opstellen van het XML-bestand. “Ik vermoed dat dit vooral door onbekendheid met e-factureren komt. Sommige leveranciers zeggen: ‘Jullie zijn de enige klant die hierom vraagt’. We maken nu zo goed mogelijk duidelijk hoe we het XML-bestand aangeleverd willen krijgen, dus bijvoorbeeld waar ons ordernummer moet komen te staan.”
Overigens is de lijn stijgend: was eind 2015 nog maar 37 procent van de aangeleverde facturen bij Medux helemaal goed in XML – dat wil zeggen inleesbaar door de software – eind 2016 was dit percentage al gestegen tot 49. En na het eerste kwartaal van 2017 was al 62,5 procent van alle e-facturen foutloos inleesbaar. Als deze kinderziektes uiteindelijk overwonnen zijn, blijven de voordelen over. Kortom, de toekomst is aan e-factureren.
Geen kosten, wel baten
In de praktijk blijken vooral kleine mkb’ers nog al eens terughoudend. Ze hebben wat minder facturen per maand en vinden het prima zoals het gaat. Het voordeel van e-factureren voor hen is echter dat het kosteloos is. Je hoeft helemaal niets te investeren, maar het levert je wel wat op. Binnen Exact ERP systemen is het aanmaken en exporteren van een XML-bestand gratis. Het loont dus de moeite om met e-factureren te beginnen.
“Mijn advies: begin klein”, zegt Van Dijk. “Vraag bijvoorbeeld aan bestaande klanten of ze XML-bestanden kunnen verwerken, mail ze dan eens zo’n bestand binnen de Exact-software en kijk hoe eenvoudig dit werkt.” Ook de overheid spoort kleine bedrijven aan, de proef op de som te nemen. De woordvoerder legt uit: “Elk bedrijf kan zelf bepalen via welk systeem de e-factuur wordt ingediend. Zo heeft de Rijksoverheid een speciaal e-factuurportaal, dat in gebruik gratis is. Afhankelijk van het aantal e-facturen kan een bedrijf er ook voor kiezen om e-factureren via een eigen boekhoud- of softwarepakket te laten verlopen.”
E-factureren zelf is ook nog volop in ontwikkeling. Extra voordelen kunnen volgens Van Dijk worden behaald door verdere automatisering. De volgende stap bij e-facturatie is no hands accounting, zegt hij. “Nu is het nog vaak zo dat je een e-mail met een UBL-bestand moet versturen. Maar via het netwerk worden steeds meer systemen aan elkaar gekoppeld. Dat betekent dat als jij je factuur bijvoorbeeld in Exact aanmaakt, deze automatisch via internet in het systeem van de klant komt te staan. Dan is dus ook e-mail overbodig. In de nog verdere toekomst kan ook het herinneringsproces rond factureren worden geautomatiseerd.”
Bron: www.exact.nl
