Business Process Management (BPM) gaat over het organiseren en aansturen van de bedrijfsvoering vanuit een procesperspectief. Van klant tot klant worden de processen onderkend om daarmee klantgerichter te werken en vanuit dit perspectief ook te werken aan kosten, risico’s en kwaliteit.
Procesmodellering vormt een essentiële schakel in de stap van inzicht, beheersing naar verbetering. In veel bedrijven is de organisatie van het werk nog functioneel ingericht, veelal in de vorm van afdelingen. Daar vormt modellering voor BPM het aaneen rijgen van activiteiten en het onderkennen van de volgordelijke afhankelijkheid.
Waarom procesmodellering en wat kunt u ermee?
Afhankelijk van in welke fase van BPM-invoering u bent vormt procesmodellering een essentiële stap in het bereiken van een volgende fase. Procesmodellen zijn de basis voor werkinstructies, functie/rolbeschrijvingen en aansturing. Aan de procesmodellen kan gericht informatie worden toegevoegd zodat medewerkers zien welk deel van de keten ze uitvoeren en wat hun rol en verantwoordelijkheid daarin is. Dit leidt tot meer zelfstandigheid in de uitvoering van het werk. De aansturing van het werk kan ook beter worden ingericht door zowel kwalitatief als kwantitatief stuurinformatie te koppelen aan de processen en als medewerker en manager langs deze afspraken te werken.
De roep om transparantie is niet meer weg te denken uit deze tijd. Procesmodellen laten precies zien hoe het werk gebeurt en kunnen als belangrijke basis dienen voor het verifiëren en controleren door externe belanghebbenden. Kwaliteitsmanagement is van belang. Het procesmodel is hiervoor de basis. Ook het kostenaspect is wezenlijk, zowel vanuit de klant bezien als vanuit de aanbiedende organisatie is inzicht in proceskosten (en opslag) gewenst. In sommige gevallen is de volgende stap riskmanagement. Daarin vormt het procesmodel de basis voor het definiëren van procesrisico’s en controles.
Zonder eenduidig procesmodel is er geen succesvolle automatisering mogelijk. Dit lijkt een dooddoener, maar het komt nog zo vaak voor dat softwarepakketten worden aangeschaft waarin ‘alles zit wat we willen’. Vaak gaat dit fout omdat in de selectie van het pakket de hoofdprocessen globaal gesproken niet zijn meegenomen in de gestelde business requirements of omdat bij de inrichting van het pakket de processen er niet zijn waardoor het lange tijd blijft zweven.
Processen beschrijven, structureren, modelleren en publiceren met Mavim Rules
De software Mavim Rules waar Actric mee werkt is dusdanig samengesteld dat bedrijfsinformatie consistent wordt gestructureerd en beschreven. Het biedt volop mogelijkheden om beschreven processen schematisch, tekstueel en in een combinatie van beiden weer te geven. Tevens kan reeds bestaande documentatie gemakkelijk in Rules worden geïmporteerd. Kortom, u creëert een bedrijfscultuur waar continue kwaliteitsverbetering centraal staat. Werknemers worden nauw betrokken bij de totstandkoming van relevante bedrijfsprocessen waardoor hun bewustwording en motivatie wordt verhoogd.
