Inkomend factuur register (IFR) van Elvy Document Scanning of ImageCapture van Scan Sys zorgen ervoor dat uw factuurverwerking en het boeken van inkomende facturen en onkostennota’s een stuk eenvoudiger wordt. Het goedkeuren van facturen zal minder tijd in beslag nemen en de budgethouder houdt meer tijd over.
Hierdoor wordt het kredietbeheer, debiteuren-/crediteurenbeheer en het boeken van inkomende facturen en onkostennota’s een stuk eenvoudiger. Binnen uw gehele organisatie werkt u met één centrale factuurverwerking, waarbij geautomatiseerde werkstromen:
- Facturen ter goedkeuring doorsturen naar de juiste persoon.
- Zorgen dat facturen snel en gemakkelijk terug zijn te vinden.
- De verwerkingstijd – van inboeken tot betalen – aanzienlijk verkorten.
- De controle en nauwkeurigheid van uw financiële administratie verbeteren.
- Een geïntegreerd overzicht geven over de financiële resultaten van uw hele bedrijf.
Hoe werkt de IFR oplossing?
Scannen en automatisch doorsturen
De inkomende factuur wordt gescand en automatisch wordt er een voorstelboeking gemaakt in Exact Globe Next. Vervolgens zal de factuur aangeboden worden ter goedkeuring, met alle relevante informatie, aan de betreffende budgethouder of budgethouders die hem moeten goedkeuren. Het automatisch aanbieden van de factuur aan de budgethouder kan plaatsvinden in bijvoorbeeld Exact Synergy Enterprise, maar de keuze kan ook zijn om dit in een andere applicatie van Elvy of Scan Sys te laten plaat vinden. Afhankelijk van de behoefte kan hier een keuze in gemaakt worden. Eventueel kan er ook voor gekozen worden om naast het web-based aanbieden van de goedkeuring ook een ondersteunende e-mail te sturen naar de budgethouder, vanwaar direct de factuur kan worden goedgekeurd.
Gelijktijdig of achtereenvolgend accorderen
Bij meerdere budgethouders is het mogelijk – afhankelijk van uw voorkeur – om gelijktijdig of achtereenvolgend d factuur te laten accorderen. Als u ze achtereenvolgend laat goedkeuren, stuurt het systeem de factuur na goedkeuring van de eerste budgethouder direct door naar de volgende. Indien de factuur zal worden afgekeurd, zal de factuur voor verdere verwerking bij de verantwoordelijke administratieve medewerker terecht komen.
Akkoord met één druk op de knop
Zo komen de facturen automatisch onder de aandacht van de betreffende budgethouders. Die in één oogopslag alle relevante informatie zien en met één druk op de knop kunnen reageren.
Automatisch inboeken
Na goedkeuring van alle budgethouders, wordt de factuur direct betaalbaar gesteld en kan de factuur betaald worden.
Actric Exact Software Consultancy heeft de Inkomend Factuur Register oplossing reeds geïmplementeerd bij diverse Zorgorganisaties, Commerciële organisaties, Overheden en Educatie instellingen, dit doen wij met behulp van o.a. Exact Synergy, deze oplossing verheldert en ondersteunt elk aspect van het IFR traject.
