Door gebruik te maken van Elvy Document Scanning of ImageCapture van Scan Sys is het mogelijk om documenten te digitaliseren en te archiveren. Exact Synergy kan daarna de digitale document via werkstromen gaan distribueren. Documenten worden centraal opgeslagen en toegankelijk als men de juiste rechten heeft.
Binnen organisaties vinden elke dag fysieke documenten hun weg door de organisatie. Voor deze logistieke taken zijn vaak volledige afdelingen opgezet. Zolang de documenten verspreid worden binnen 1 pand is dit nog wel te doen, maar wat als we praten over meerdere vestigingen en een honderdtal medewerkers?
Uit de praktijk blijkt dat het fysiek verspreiden van documenten zoals post, verslagen en andere documenten tijdrovend is en dat de controle en foutgevoeligheid hierbij vaak een issue is. Zo kunnen er bijvoorbeeld documenten bij de verkeerde medewerker terecht komen of per ongeluk in de prullenmand belanden, ook is de privacy niet altijd gegarandeerd, iedereen kan namelijk fysieke post openen en lezen.
Doormiddel van scan en herken oplossingen is het mogelijk om bijvoorbeeld binnenkomende post te scannen en digitaal door te sturen naar medewerkers binnen de organisatie. Documenten komen dan altijd snel en eenduidig bij de juiste medewerker en wordt direct gearchiveerd. Daarnaast kan controle worden uitgevoerd over de verdere behandeling. De oplossing zorgt voor een efficiencyslag binnen de organisatie en dat deze plaats en tijdonafhankelijk kan worden geraadpleegd!
Actric Exact Software Consultancy heeft bij diverse organisaties deze oplossing al succesvol geïmplementeerd. De oplossing kan binnenkomende documenten of poststukken scannen en via werkstromen verspreiden onder de betrokken medewerkers, dit allemaal locatie onafhankelijk.
De voordelen voor de organisatie zijn o.a. de volgende:
- meer tijd voor primaire taken;
- medewerkers kunnen achter hun PC blijven zitten en hoeven niet opzoek te gaan naar documenten;
- documenten kunnen digitaal worden gelezen en zijn direct gekoppeld aan eventueel relatie, medewerker, patiënt of andere entiteit, zonder dat men opzoek hoeft te gaan naar de juiste informatie en dergelijke;
- door de eenvoud van de werkwijze is de acceptatie door de gebruikers groot;
- processen die documenten dienen te doorlopen kunnen eenduidig vooraf worden vastgelegd;
- meer grip op het verspreiden van de documenten binnen de organisatie (verbeteren van AO/IC);
- minder administratieve lasten.
Wilt u meer informatie over hoe Actric uw organisatie ook verder kan helpen met het digitaal organiseren van uw documentenstroom, neem dan gerust contact met ons op, dit kan via de telefoon 053-8881287 of het invullen van het contactformulier.
