Hoe werk je met betaaltermijnen in Exact Online voor Handel en Productie?
Een betaaltermijn is een afspraak tussen leverancier en klant om het totaalbedrag van een order in delen te betalen. Een voorbeeld van een betaaltermijn is 20% van het totaal bij het plaatsen van de order en 80% na levering. Hoewel Exact Online nog geen specifieke ondersteuning voor dit scenario aanbiedt, is het toch mogelijk om met een goede voorbereiding en procesinrichting met betaaltermijnen te werken.
Concept en voorbereiding
De inrichting is gebaseerd op het toevoegen van regels aan de verkooporder met het artikel “Betaaltermijn”. Die regels kun je “leveren”, en vervolgens factureren wat je geleverd hebt (de factuur voor de betreffend termijn dus). Wanneer je echter een echt product levert, maak je daarvan wel een pakbon (of pakbonnen), maar geen facturen voor die (echte) leveringen. Als je tenslotte alles geleverd hebt (producten en termijnen) maak je een laatste factuur die je niet aan de klant stuurt. Die factuur bevat natuurlijk de producten, maar ook een negatieve regel die je toevoegt zodat het bedrag van de termijnen opgeheven wordt. Op die manier verleg je omzet naar de echte artikelen, en haal je omzet bij de termijnen weg. Daardoor blijven de verkooprapporten kloppen. Je hebt hiervoor dus een artikel nodig dat Betaaltermijn heet.
Dit artikel heeft kostprijs en verkoopprijs nul, en is in het voorbeeld gekoppeld aan een artikelgroep met een echte omzetrekening. Desgewenst kun je een artikelgroep creëren waar de omzetrekening aan een balansrekening gekoppeld is. De facturering leidt dan tot een verplichting op de balans die je natuurlijk weer opheffen met de laatste factuur.
Stap 1: De verkooporder (of offerte)
Je verkoopt twee voertuigen voor een totaalbedrag van € 42.000. De termijnen zijn 20% bij orderbevestiging (€ 8.400) en 80% na levering (€ 33.600). De orderregels zijn dan als volgt:
Let op dat je in de (handmatige) omschrijving de woorden Aanbetaling en Restant gebruikt hebt. Desgewenst kunnen we ook in het notitieveld nog verduidelijking toevoegen. Let op dat je de bedragen van de betaaltermijnen niet invult (ze blijven nul). In de orderbevestiging (of offerte!) zien je dan:
Stap 2: Een betaaltermijn factureren
De betaaltermijn ga je “leveren” en natuurlijk geen pakbon afdrukken.
Er is nu een orderregel gecreëerd die je kunt factureren via de optie “Factureren: Aantal geleverd”.
Let nu op. Het factuurvoorstel is om de betaaltermijn voor een bedrag nul te factureren. Dat staat immers in de order. Maar voer je het betreffende bedrag in, bijvoorbeeld € 8.400 voor de aanbetaling.
Deze factuur verzend je natuurlijk wel naar de klant. De factuur ziet er ongeveer zo uit:
Stap 3: Het leveren van producten
Het leveren van producten is een voor de hand liggend proces: kies de aantallen en druk de pakbon af. Maak in een grotere organisatie wel goede afspraken dat logistiek geen “betaaltermijnen” uitlevert, want dan kun je ze niet meer handig factureren.
Stap 4: Het corrigeren van de omzet
Om nu de omzet te verleggen van betaaltermijnen naar de werkelijk verkochte producten, maak je nu een laatste factuur aan (die je niet verzendt naar de klant). Kiezen voor een factuurvoorstel gebaseerd op het “Aantal besteld” en voeg een regel toe met het artikel Betaaltermijn, het aantal -1 en het bedrag (positief) ter waarde van de totale order (in dit geval € 42.000). Vergeet niet om goed te kijken naar de btw en eventueel het projectveld. De factuur moet nu in totaal nul zijn. Je moet de factuur wel definitief “afdrukken”.
Rapportage
Het resultaat is dat we omzet geboekt hebben op de verkochte artikelen (dat zien we in de verkooprapportage) en dat we de klant niet hebben over- of ondergefactureerd.
Bron: Exact
