SEPA stappenplan Exact Globe Next

Hieronder vindt u een handig stappenplan om de overgang op SEPA zo soepel mogelijk te laten verlopen. Wat u dient uit te voeren en hoe u de overgang dient aan te pakken hangt af van uw bedrijf. Begin daarom zo snel mogelijk met het maken van een analyse, de impact is groter dan u denkt.

SEPA staat voor ‘Single Euro Payments Area’ en is de Europese standaard in het betalingsverkeer welke geldt voor alle landen in de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Zwitserland. Om te kunnen werken met SEPA betaalopdrachten en incasso opdrachten dient u uw administratie gereed te maken. In dit document worden de verschillende handelingen die u dient uit te voeren om te kunnen werken met SEPA behandeld.

Stap #1 Bereid u goed voor

Begin de overgang op SEPA met een goede voorbereiding. Dat kunt u doen met de informatie op deze pagina’s en de gelinkte bronnen. Maak vervolgens een plan de campagne en zorg ervoor dat u op tijd over bent. Hou onder meer rekening met het volgende:

• Controleer wanneer uw software van Exact SEPA-proof is op deze statuspagina.
• Controleer wanneer en hoe uw bank overgaat.
  De Nederlandse banken gaan vanaf 1 oktober 2012 gefaseerd over op de SEPA-standaarden. Meer informatie daarover kunt u vinden op de actiepagina van uw bank. Een directe link naar uw eigen bank vindt u onderaan dit stappenplan. Bovendien heeft het Nationaal Forum voor de SEPA-migratie (NFS) het Nationaal SEPA-migratieplan opgesteld. Dit gedetailleerde plan is een waardevol hulpmiddel voor u of uw projectgroep.
• Laat al uw klanten, relaties en medewerkers op tijd weten wat uw IBAN en BIC is én wanneer u overgaat op de SEPA-standaarden.

Stap #2 Zet alle bankrekeningen van uzelf én uw relaties om naar IBAN en BIC

Om uw stamgegevens geschikt te maken om te kunnen werken met SEPA betaalopdrachten en SEPA incasso opdrachten dient u de SEPA-gegevens op te geven bij uw eigen bankrekening(en) en de bankrekeningen van uw relaties. Verzamel uw eigen bankrekeningnummer(s) en die van al uw klanten, relaties en medewerkers. Zet deze vervolgens om naar het IBAN (International Bank Account Number) en verzamel meteen de BIC (Bank Identifier Code)*. Dit kunt u makkelijk doen via de IBAN BIC Service. Als u zich op deze site registreert voor de IBAN BIC Multichecker kunt u meerdere nummers in een bestand in één keer converteren. Zo kunt u alles makkelijk in uw bedrijfssoftware aanpassen.

Zoals u wellicht weet heeft u het IBAN-nummer al. U kunt het vinden op uw bankafschriften, via de site van uw bank of via www.ibanbicservice.nl. Voor Nederland bestaat het uit 18 tekens: uw huidige rekeningnummer aangevuld met een landcode, controlegetal, bankcode én 1 of meerdere nullen. Een rekeningnummer van de ABN AMRO zou er als volgt uit komen te zien: NL 69 ABNA 01234 567 89. Na 1 februari 2014 kunt u alleen nog het IBAN gebruiken. Tot die tijd kunt u zowel uw huidige rekeningnummer als het IBAN gebruiken. 

* Vooralsnog dient de BIC in combinatie met het IBAN te worden aangeleverd. De BIC is een code van 8 tot 11 tekens. Voor de ABN AMRO is dit: ABNANL2A. Deze voorwaarde verdwijnt in de toekomst binnen SEPA. Ga voor de details naar www.overopiban.nl.

Uw eigen bankrekening (betaalmiddel) aanpassen
Uw eigen betaalmiddelen kunt u onderhouden via [Cash flow, Betaalmiddelen, Onderhouden]. U selecteert het betaalmiddel en klikt op ‘Openen’.
In het onderhoud van het betaalmiddel opent u het tabblad ‘Instellingen’ waar u in de sectie ‘Identificatie’ het IBAN, BIC-code en SWIFT-code kunt opgeven. In de secties ‘SEPA betaalopdrachten’ en ‘SEPA incasso opdrachten’ dient u op dit moment nog niets aan te vinken. Wanneer u dat doet kan het betaalmiddel uitsluitend worden gebruikt voor SEPA betaal- en incasso opdrachten. Wanneer uw bank en uzelf nog niet gereed zijn om alle betalingen en incasso’s volgens SEPA uit te voeren dient u deze nog niet aan te vinken.

De bankrekeningen van uw relaties aanpassen
De bankrekeningen van uw relaties kunt u onderhouden via het onderhoud van uw debiteuren, crediteuren en medewerkers. Bij het onderhoud van de bankrekeningen kunt u de SEPA gegevens invullen. Voordat u dit doet is het aan te raden om eerst de bankinstelling ‘Automatisch: IBAN berekening’ aan te vinken (beschikbaar vanaf product update 405). Hiermee heeft u de mogelijkheid om bij het aanmaken of wijzigen van de bankrekeningen van uw relaties, automatisch de SEPA-gerelateerde gegevens te vullen.

Het handmatig aanvullen van de SEPA-gegevens bij de bankrekeningen

1. Open de bankinstellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Bankinstellingen].
2. Vink in de sectie ‘SEPA’ de instelling ‘Automatisch: IBAN berekening’ aan (beschikbaar vanaf product update 405).
3. Herstart de programmatuur.
4. Open het onderhoud van de bankrekening die u wilt aanvullen.
5. Selecteer de banknaam bij het onderhoud van de bankrekening. De SEPA-gerelateerde velden worden nu automatisch gevuld.
6. Controleer de gegevens en bewaar de bankrekening.

Het aanvullen van de bankrekeningen met de SEPA-gegevens via de IBAN BIC service tool

1. Zorg dat u over product update 400 of hoger beschikt.
2. Download de IBAN BIC service tool via deze link.
3. Dubbelklik op dit bestand om de IBAN BIC service tool te starten.
4. Selecteer de administratie waarvan u de bankrekeninggegevens wilt exporteren.
5. Selecteer de optie ‘Export’ en geef de locatie op waar u het bestand met de bankrekeninggegevens naartoe wilt exporteren.
6. Maak eventueel een selectie op het type bankrekening of een reeks relaties.
7. Klik op ‘Start’ om de export te starten.
8. Herhaal de stappen voor de andere administraties.
9. U dient de inhoud van het geëxporteerde bestand niet handmatig te wijzigen omdat het dan niet correct aangevuld kan worden.
10. Registreer u bij www.ibanbicservice.nl en upload het geëxporteerde bestand. Na het verzenden van uw gegevens ontvangt u een bevestigingsmail van ibanbicservice.nl.
11. Op werkdagen kunt u binnen 24 uur het aangevulde bestand weer downloaden. U ontvangt hiervan een e-mail van ibanbicservice.nl. U logt vervolgens weer in bij www.ibanbicservice.nl en klikt op ‘downloaden bestanden’. Op de ‘Mijn bestanden’ pagina kunt u de bestanden downloaden.
12. U dient de inhoud van het ontvangen bestand niet handmatig te wijzigen omdat de import dan niet correct kan worden uitgevoerd.
13. Wanneer u het aangevulde bestand terug ontvangt kunt u het importeren.
14. Download de IBAN BIC service tool via deze link.
15. Dubbelklik op dit bestand om de IBAN BIC service tool te starten.
16. Selecteer de administratie waarin u de bankrekeninggegevens wilt importeren.
17. Selecteer de optie ‘Import’ en selecteer het aangevulde bestand. Let erop dat u het juiste bestand voor de juiste administratie selecteert.
18. Maak eventueel een selectie op het type bankrekening of een reeks relaties.
19. Klik op start om de import te starten.
20. Zodra de import gereed is zijn de bankrekeningen van uw relaties aangevuld met de SEPA-gegevens. Alleen de gegevens die in het bestand aanwezig zijn zijn aangevuld.
21. Controleer bij het onderhoud van de bankrekeningen of de gegevens correct zijn.
22. De IBAN BIC service tool is alléén van toepassing op de Nederlandse, Duitse en Oostenrijkse bankrekeningen. Herhaal de stappen voor de Duitse of Oostenrijkse bankrekeningen indien van toepassing. Het bestand met de Duitse en Oostenrijkse bankrekeningen dient u bij andere instanties aan te leveren, meer informatie kunt u vinden in document 23.869.578. Wanneer u tevens beschikt over relaties met andere buitenlandse rekeningen die wel in het SEPA-gebied vallen dient u de SEPA gegevens bij die bankrekeningen zelf aan te vullen.

Stap #3 Pas uw factuurlay-out, briefpapier en andere communicatiemiddelen aan

Van websites en bedrijfssoftware tot briefpapier en factuurlay-outs: u dient overal uw communicatiemiddelen aan te passen. Doe het volgende:

• Vervang overal uw bankrekeningnummer met uw IBAN en voeg uw BIC toe.
• Vermeld in het geval van incasso het nieuwe incassant-ID. Het incassant-ID kunt u bij uw bank opvragen. Ga voor meer informatie over de nieuwe Europese incasso naar www.betaalvereniging.nl.

Lay-outs aanpassen in Exact Globe Next
Vervang op de lay-outs in de verschillende administraties uw bankrekening door het IBAN en de BIC-code. U kunt de lay-outs onderhouden via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Wanneer u tevens gebruik maakt van een MS Word sjabloon voor het versturen van offertes dient u het sjabloon ook aan te passen. Mocht u assistentie nodig hebben bij het aanpassen van de lay-out dan kunt u hiervoor contact opnemen met uw Exact partner of de afdeling consultancy van Exact via 015 – 711 51 00 (optie 4).

Stap #4 Stap over op Europese overschrijvingen/betaalopdrachten

Maak de overgang naar Europese overschrijvingen/betaalopdrachten. Doet u veel buitenlandse betalingen in Euro’s in de Euro-zone? Dan kunt u kosten besparen door zo snel mogelijk hierop over te stappen. De ondersteuning hiervoor hangt af van uw bank. Het wordt omgezet per bankrekening (deze staat wel of niet ‘op SEPA’). Controleer bij uw eigen bank wanneer dit mogelijk is. Een directe link naar uw eigen bank vindt u op de SEPA startpagina. Meer informatie over Europese overschrijvingen vindt u op www.betaalvereniging.nl.

Voor het aanleveren van bulktransacties wordt ISO 20022 XML overigens het nieuwe format. Dit zogenaamde PAIN-format gaat het CLIEOP03-format vervangen. Ga voor meer informatie naar de website van uw bank. Een directe link naar uw eigen bank vindt u op de SEPA startpagina. 

Het verrichten van SEPA-betalingen in Exact Globe Next
Op het moment dat u en uw bank gereed zijn voor SEPA-betaalopdrachten kunt u het volgende uitvoeren:

1. Zorg ervoor dat bij de bankrekeningen van alle crediteuren die u wilt betalen de SEPA-gegevens zijn ingevuld.
2. Geef bij uw betaalmiddel aan dat u het betaalmiddel wilt gebruiken voor SEPA-betalingen. Uw eigen betaalmiddelen kunt u onderhouden via [Cash flow, Betaalmiddelen, Onderhouden]. U selecteert het betaalmiddel en klikt op ‘Openen’. In het onderhoud van het betaalmiddel opent u het tabblad ‘Instellingen’ waar u in de sectie ‘SEPA betaalopdrachten’ kunt aangeven dat u het betaalmiddel wilt gebruiken voor SEPA betaalopdrachten.
3. Geef tevens aan of u gebruik wilt maken van batch aanlevering.
4. Na het boeken van de inkoopfactuur kunt u vervolgens de betaling fiatteren en verwerken.
5. Het aangemaakte betaalbestand kunt u aanleveren bij uw bank.

Stap #5 Stap over op Europese incasso

• Maak een keuze tussen standaard of zakelijke incasso. Zowel de standaard als de zakelijke SEPA-incasso is door bedrijven te gebruiken. Bij de standaard incasso is de storneringstermijn (terugboekrecht) verruimd tot 8 weken. Bij zakelijke incasso is er geen stornering mogelijk. Ook wordt deze niet door alle banken ondersteund. Let op: zowel de bank van de incassant als de debiteur dient zakelijke incasso te ondersteunen. Bij beiden geldt een aankondigingstermijn van 14 dagen voor een afschrijving, voor zowel eenmalige als doorlopende incasso’s. Denk eraan dat u uw nieuwe incasso’s eerder dient aan te leveren bij uw bank dan de huidige incasso’s. Ga voor meer informatie over de nieuwe Europese incasso naar www.betaalvereniging.nl.
  Voor het aanleveren van bulktransacties wordt ook hier ISO 20022 XML het nieuwe format. Dit zogenaamde PAIN-format gaat het CLIEOP03-format vervangen. Ga voor meer informatie naar de website van uw bank. Een directe link naar uw eigen bank vindt u op de SEPA startpagina.
• Sluit een nieuw Europees incassocontract af met uw bank. Dit geldt ook als er al een contract loopt. Het incassant-ID kunt u bij uw bank opvragen. Ga voor meer info over de nieuwe Europese incasso naarwww.betaalvereniging.nl.
• Voorzie zowel nieuwe als lopende standaard incassomachtigingen van:
  • het incassant-ID.
  • het kenmerk.
  • het IBAN.
  • de datum van ondertekening (gebruik voor lopende Nederlandse incasso’s de datum 01-11-2009).
• Voor zakelijke incasso’s dient de debiteur een nieuwe machtiging te tekenen die ook bij zijn of haar bank geregistreerd dient te worden. Voorzie deze nieuwe zakelijke incassomachtigingen van:
  Gaat u van zakelijke incasso over naar de standaard incasso? Dan zijn de bestaande, lopende machtigingen bruikbaar. Ga voor uitgebreide informatie over de verschillen tussen de nieuwe zakelijke en standaard incasso naarwww.betaalvereniging.nl.  
  • het incassant-ID.
  • het kenmerk.
  • het IBAN.
  • de datum van ondertekening.
• Bewaar mandaatinformatie digitaal én schriftelijk in uw administratie.

Het uitvoeren van SEPA Incasso in Exact Globe Next
Tip: Wanneer de te incasseren post is aangemaakt voordat u de incassomachtigingen heeft aangemaakt betekent dit dat u voor al die posten handmatig de machtigingen dient te koppelen. Om extra handelingen te voorkomen is het aan te raden om zoveel mogelijk openstaande ‘oude’ incasso’s te verwerken alvorens u overstapt naar SEPA incasso’s.

Op het moment dat u en uw bank gereed zijn voor SEPA-incasso opdrachten kunt u het volgende uitvoeren:

1. Zorg ervoor dat bij de bankrekeningen van alle debiteuren die u wilt incasseren de SEPA-gegevens zijn ingevuld.
2. Bepaal de gevraagde incassodatum berekening. Deze kunt u instellen bij de instelling ‘Gevraagde incassodatum berekening’ in de bankinstellingen via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Bankinstellingen].
3. Verstuur een machtiging voor de Europese incasso aan de debiteur.
4. Nadat u de incassomachtiging ondertekend heeft terug ontvangen dient u deze te registreren in Exact Globe Next.
5. In het incassomachtiging scherm vult u de gegevens van de incassomachtiging in.
6. Geef bij uw betaalmiddel aan dat u het betaalmiddel wilt gebruiken voor SEPA-incasso’s. Uw eigen betaalmiddelen kunt u onderhouden via [Cash flow, Betaalmiddelen, Onderhouden]. U selecteert het betaalmiddel en klikt op ‘Openen’. In het onderhoud van het betaalmiddel opent u het tabblad ‘Instellingen’ waar u in de sectie ‘SEPA incasso opdrachten’ kunt aangeven dat u het betaalmiddel wilt gebruiken voor SEPA incasso opdrachten.
7. Geef tevens aan of u gebruik wilt maken van batch aanlevering.
8. Bij het veld ‘Incassant ID’ dient u uw unieke identificatie nummer (Incassant ID) op te geven. Deze ontvangt u van uw bank. Met dit nummer bent u herkenbaar in het hele SEPA-gebied. U stuurt deze ID mee met elke incasso-opdracht. De bank van uw debiteur vermeldt uw ID bij iedere afschrijving van een SEPA-incasso.
9. U zorgt ervoor dat er aan de te incasseren termijnen een incassomachtiging is gekoppeld.
10. U kent een runnummer toe aan de te incasseren termijnen. Dit kunt u uitvoeren middels de knop ‘Toekennen’ bij Incassobatch beheren.
11. U stuurt een vooraankondiging/pre-notificatie naar de debiteur om deze te informeren dat er geïncasseerd gaat worden. U kunt de pre-notificatie toevoegen op de factuur of een afzonderlijke vooraankondiging sturen.
12. U verwerkt de incassobatch.
13. Het aangemaakte bestand kunt u aanleveren bij uw bank.

Meer informatie

• Startpagina SEPA
• Werken met SEPA
• Veelgestelde vragen IBAN BIC Service

Bron: Exact