Service management – (Oplossing) componenten

In de voorgaande blogpost over de service management oplossing hebben we de software componenten besproken. U heeft nu een idee wat er ‘achter de schermen’ gebeurt bij de service management oplossing. In deze blogpost zullen we de componenten van de oplossing zelf bespreken, zodat u ook een idee krijgt welke activiteiten er plaatsvinden tijdens de dagelijkse processen zodra de oplossing succesvol is geïnstalleerd en geconfigureerd.

Verkoop

Tijdens de verkoop van een service-artikel vinden er een aantal service gerelateerde activiteiten plaats:

• serviceconfiguraties genereren of koppelen aan een verkooporder die is gegenereerd in Exact Globe
• serienummers vanuit Synergy synchroniseren met serienummers in Exact Globe
• Installatie service activiteiten (in Synergy) genereren uit een verkooporder die in Exact Globe is gegenereerd
• verkooporderregels (in Exact Globe) aan bestaande serviceconfiguraties koppelen
• klanten informeren over service gerelateerde details door service gerelateerde velden op de lay-outs (Synergy en Exact Globe)

Serviceconfiguraties

Een serviceconfiguratie kan bestaan uit een enkel artikel of uit meerdere gekoppelde artikelen. Dit kan een combinatie zijn van serieartikelen, niet-serieartikelen en zelfs reserveonderdelen. Serviceconfiguraties zijn een belangrijk onderdeel van de service management oplossing aangezien zij servicebedrijven de mogelijkheid bieden om onder andere:

• een set van artikelen te bundelen tot een serviceconfiguratie
• de adresgegevens van klanten aan een serviceconfiguratie te koppelen
• artikelen toevoegen en te vervangen in een serviceconfiguratie
• de geschiedenis van de serviceactiviteiten te bekijken

Servicecontracten

De meeste servicebedrijven werken met contracten. De service management oplossing helpt o.a. bij:

• het aanmaken van servicecontracten
• het genereren van facturen vanuit een contract
• het koppelen van een contract aan een project
• het snel aanmaken van nieuwe klant gerelateerde contracten via contracttemplates
• het koppelen van meerdere serviceconfiguraties aan een enkel contract

Helpdesk / Service desk

Efficiënte afhandeling van klantenservice gerelateerde vragen en serviceaanvragen is belangrijk, niet alleen voor een winstgevende serviceafdeling, maar ook om klanten tevreden en loyaal te houden. De service management oplossing helpt u hierbij door o.a.:

• het bekijken van details van de contractafspraken
• het instellen van de standaardduur per service-activiteit
• het toevoegen of verwijderen van velden van het service-activiteitenscherm
• het aanpassen van contact- en adresgegevens
• het maken van materiaalreserveringen
• het koppelen van materialen die gebruikt dienen te worden bij de service-activiteit

Planning

Een effectieve planning is belangrijk om er zeker van te zijn dat serviceoproepen op de meest efficiënte manier worden gepland en dat daarbij de juiste medewerker wordt toegewezen. De service management oplossing biedt o.a.:

• het planbord
• het automatisch verversen en gepersonaliseerde schermen en tools
• het plannen van activiteiten die buiten het werkschema vallen
• het plannen van meerdere monteurs op dezelfde service-activiteit
• het werken met meerdere werkschema’s per monteur

Realisatie

Service management draait natuurlijk om het verlenen van service op een product. Hiervoor biedt de service management oplossing o.a.:

• service-activiteit werkstroom
• het updaten en bewerken van service-activiteiten en serviceconfiguratie details
• werkbladen printen
• real-time voorraad gebruik
• het online registreren van het gebruikte materiaal, uren en andere uitgaven.

Magazijnbeheer

Voor handels- en productiebedrijven is het belangrijk om de voorraadniveaus goed in de gaten te houden. Dit geldt ook voor bedrijven die service verlenen, waarbij het van belang is om altijd te kunnen beschikken over reserveonderdelen. Tevens is het belangrijk om inzicht te hebben in welke onderdelen het vaakst ontbreken. De oplossing van Exact biedt de mogelijkheid om:

• het maken van servicereserveringen in MRP
• het real time bekijken van voorraadwijzigingen
• het registeren van voorraad per monteur
• het snel controleren van de beschikbaarheid van materialen

Facturering

Het is belangrijk om de periode tussen de service realisatie en het factureren zo kort mogelijk te houden. Daarnaast dienen facturen duidelijk te zijn voor de klant zodra ze op tijd betaald (kunnen) worden. Met de service management oplossing kunt u o.a.:

• factuurvoorstellen aanmaken van realisaties op basis van de contractvoorstellen in Synergy
• factuurvoorstellen aanpassen voordat de factuur wordt gegenereerd
• periodieke facturen aanmaken op basis van contracten
• facturen versturen naar (meerdere) debiteur(en)
• facturen via Exact Globe versturen
• artikelprijzen van een prijslijst uit Exact Globe gebruiken als basis voor de berekening

KPI’s en rapportage

Om inzicht te krijgen in hoe de organisatie presteert biedt de oplossing de volgende overzichten:

• servicebon
• contract
• gedetailleerde planning
• gecomprimeerde planning
• factuurdetails

Bron: Exact Support Blog