Berichten

BPM – Document management met o.a. Exact Synergy Enterprise

/in /door

Met Exact voor BPM kun je eenvoudig het grote aantal verschillende documenten beheren die in jullie organisatie circuleren. In plaats van het bewaren van documenten in mappen, e-mail en lades worden alle documenten (docx, xlxs, pdf, xml, etc.) digitaal opgeslagen op één centrale plaats. Tevens kunnen documenten aan andere entiteiten, zoals verzoeken, projecten of medewerkers, worden gekoppeld. Exact voor BPM beschikt over een uitgebreid documentversiebeheer met verschillende versie-regiems, en het is mogelijk om voor bepaalde documenttypen in te stellen dat deze eerst goedgekeurd dienen te worden vóórdat deze kunnen worden gepubliceerd. In deze blogpost over document management zal dit verder worden uitgelegd.

Documenten aanmaken

Om een document aan te maken ga je naar [+ Aanmaken, Document]. Op de pagina Document: Nieuw kies je vervolgens het document type. De types die op deze pagina staan, kun je inrichten of wijzigen via [Modules, Documenten, Inrichting, Onderhoud, Document: Types].

Nadat je op het betreffende type hebt geklikt kom je op de document editor pagina terecht. Hier kun je onder andere de titel van het document definiëren, bijlagen toevoegen en uiteraard het document vullen met inhoud. Aan de rechterkant kun je extra informatie meegeven aan het document

Voor meer informatie over het aanmaken van documenten, zie Documenten aanmaken en bewerken.

Documenten goedkeuren

Wanneer meerdere mensen binnen de organisatie het recht hebben om documenten aan te maken, kan het handig zijn dat deze documenten eerst worden goedgekeurd voordat ze worden gepubliceerd. Om dit in te stellen kun je gaan naar [Modules, Documenten, Inrichting, Onderhoud, Document: Types]. Hier klik je op het betreffende type en vervolgens ga je naar het tabblad Publiceer. In de sectie Goedkeuren kun je de optie Gebruiken selecteren.

Voor meer informatie over het inrichten van documenttypes, zie Aanmaken en bewerken van documenttypes.

Documenten aan entiteiten koppelen

Om ervoor te zorgen dat alle documenten, die bijvoorbeeld bij een bepaald project of bij een bepaalde medewerken horen, bij elkaar te hebben, kun je de documenten aan de betreffende entiteit koppelen.

Ook hiervoor dien je in de instellingen van het document-type de optie aan te zetten dat je bijvoorbeeld medewerkers en projecten wilt kunnen koppelen. Dit kun je doen op het tabblad Synergy links.

Bij het aanmaken van het document kun je vervolgens in de sectie Informatie de betreffende medewerker of het betreffende project koppelen.

Om daarna per entiteit alle bijbehorende document terug te kunnen zien, ga je naar de betreffende entiteitkaart en klik je op Documenten.

Om documenten aan verzoeken toe te kunnen voegen, dien je in de instellingen van het verzoektype het veld Document toe te voegen. Zie hiervoor Verzoektypes aanmaken en aanpassen – Het tabblad Velden.

Volgende keer

De volgende blogpost in de serie over BPM zal gaan over Signaleringen, waarschuwingen en automatische herinneringen.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy een parttime rooster aanmaken en wijzigen

/in /door

In veel gevallen werken bedrijven met een standaard werkrooster. Echter kan het zo zijn dat er medewerkers in dienst zijn waarbij het rooster afwijkt. Denk aan medewerkers die parttime werken. Voor deze medewerkers dient dan een individueel werkrooster aangemaakt te worden. In deze blogpost wordt uitgelegd hoe u dit kunt doen.

Instellingen
Onderstaande uitleg is gebaseerd op een situatie waarbij de instelling Advanced Work Schedules is aangevinkt. Met deze instelling kunt u meerdere (parttime) roosters aanmaken, deze roosters groeperen en ze vervolgens koppelen aan de betreffende medewerkers. U kunt deze instelling controleren en/of aanzetten via [Modules, HRM, Inrichting, Algemeen, Instellingen]. De betreffende instelling vindt u vervolgens in de sectie ‘Medewerker: Planning’.

Opmerking: Wanneer u deze instelling eenmaal heeft aangevinkt, kunt u deze niet meer uitzetten.

Parttime werkrooster aanmaken
U kunt een nieuw (parttime) werkrooster aanmaken via menu [Modules, HRM, Inrichting, Roosters, Werkroosters]. Hier kiest u voor ‘Nieuw’. Vervolgens kunt u de ‘Divisie’, de ‘Rooster naam’ en het ‘Aantal dagen’ definiëren. In de sectie ‘Werkrooster’ kunt u ten slotte de werkdagen en de werkuren ingeven.

Let op! In de eerste kolom ‘Uren’ voert u de uren vóór de lunchpauze in en in de tweede kolom ‘Uren’ kunt u de uren ná de lunchpauze invoeren.

Afbeelding1

Nadat u alle gegevens heeft ingevoerd, klikt u op ‘Bewaren’. Het betreffende parttime rooster is nu ingevoerd en opgeslagen.

Werkrooster groep aanmaken
Voordat u dit werkrooster aan een medewerker koppelt, dient u dit werkrooster toe te voegen aan een werkrooster groep. Dit kunt u doen via [Modules, HRM, Inrichting, Roosters, Werk rooster groep]. Hier kiest u voor ‘Nieuw’ en vult vervolgens de betreffende gegevens in. Ten slotte kiest u voor ‘Bewaren’.

Afbeelding 2

Werkrooster aan een medewerker koppelen
De laatste stap is het koppelen van het aangemaakte werkrooster aan de betreffende medewerker. Hiervoor gaat u naar [Modules, HRM, Inrichting, Roosters, Werk rooster koppelen]. Hier voert u de betreffende zoekcriteria in en klikt u op ‘Tonen’. Vervolgens vinkt u de medewerker aan en klikt u op de knop ‘Koppelen’. Ten slotte kunt u de groepsnaam van de betreffende werk rooster groep selecteren en op ‘Bewaren’ klikken. Nadat u dit gedaan heeft is de medewerker aan het juiste rooster gekoppeld.

Parttime werkrooster wijzigen
Wanneer u een bestaand individueel werkrooster wilt wijzigen, kunt u tevens gaan naar [Modules, HRM, Inrichting, Roosters, Werkroosters]. Hier klikt u door op de naam van het rooster in de kolom ‘Rooster naam’. Bovenaan kunt op de knop ‘Bewerken’ klikken om het rooster aan te passen.

Let op! Indien er al een medewerker gekoppeld is aan dit rooster, kunt u dit rooster niet wijzigen. U zult de medewerker dan eerst moeten ontkoppelen.

Rollen en rechten
Om individuele werkroosters aan te maken of te onderhouden heeft u functierecht 102 – Maintain individual work schedule nodig. Gebruikers met de rol HR of HR assistant beschikken over dit functierecht.

Bron: Exact Support Blog

Linker menu van Exact Synergy Enterprise handmatig inklappen

/in /door

Het linker menu van Exact Synergy bestaat uit drie groepen. ‘Mijn Werk’, ‘Aanmaken’ en ‘Zoeken’. Wanneer u gebruik maakt van de tekstuele menu opbouw, klapt u het betreffende menu uit en klikt vervolgens op de actie die u wilt uitvoeren.

Standaard worden de groepen automatisch ingeklapt. Wanneer u bijvoorbeeld de groep ‘Mijn Werk’ uitklapt, worden de andere twee groepen automatisch ingeklapt.

Wanneer dit niet gewenst is, kunt u dit in de voorkeuren instellen.

  • Klik op de hyperlink ‘Voorkeuren’ rechtsboven in het scherm
  • Open het tabblad ‘Algemeen’
  • Vink de optie ‘Inklappen: Handmatig’ aan

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next een BTW-code aanmaken

/in /door

In Exact Globe Next wordt de BTW automatisch berekend aan de hand van een code. U hoeft als gebruiker dus geen BTW-bedrag in te voeren, maar alleen een code te selecteren die de hoogte van het BTW-percentage aangeeft. Op de invoerschermen van de verschillende soorten mutaties wordt om deze code gevraagd.

U kunt via [Systeem, Algemeen, Landen, Belastingcodes] knop ‘Nieuw’ een nieuwe BTW-code aanmaken.

In het veld ‘Percentage’ kunt u het BTW percentage opgeven dat van toepassing is. Wat verder van belang is, is om verschillende grootboekrekeningen te selecteren voor de af te dragen en de te vorderen BTW. Tevens dienen de grootboekrekeningen van type ‘Crediteurenrekening’ te zijn om een openstaande post te kunnen creëren voor de Crediteur ‘Belastingdienst’.

Verder is het belangrijk om de juiste BTW-vakken te koppelen op het tabblad ‘BTW-vakken’. Dit zorgt ervoor dat de BTW die u op deze code registreert, in het juiste vak op de BTW-aangifte terecht komt.

Uitleg over alle velden in dit onderhoud van de BTW-code kunt u hier terugvinden. Voor meer informatie over het volledig opzetten van een BTW administratie in Exact Globe Next, kunt u hierklikken.

Bron: Exact Support Blog