Berichten

Eindejaarsverwerking in Exact Online

/in /door

Het einde van 2013 nadert en dit is voor velen het moment om het resultaat van het afgelopen boekjaar te verwerken. Hierbij verplaatst u dit resultaat van de Winst & Verliesrekening naar de rechterzijde van de balans (de sectie Eigen Vermogen). Hierdoor kunt u het boekjaar 2014 ‘schoon’ beginnen. In Exact Online is het afsluiten van uw boekjaar en het verwerken van het resultaat op elk moment mogelijk. Daardoor is een ‘traditionele’ jaarafsluiting niet meer nodig.

Gemak
We proberen dit soort processen voor u altijd zo gemakkelijk mogelijk te maken. Zo is het niet nodig om een beginbalans aan te maken voor het nieuwe jaar. Voor uw balansrekeningen is uw balans op 31 december van het oude boekjaar automatisch uw beginbalans voor het nieuwe boekjaar.
Verder is het ook niet meer noodzakelijk om vooraf alle transacties van het oude boekjaar te boeken en te verwerken voordat u in het nieuwe jaar kunt beginnen met boeken.

Jaarafsluiting in een notendop
U bereid de jaarafsluiting voor door een back-up en (eventueel) correctieboekingen te maken. Hierna kunt u een consistentiecontrole uitvoeren.
Verwerk vervolgens uw boekingen, alleen verwerkte boekingen worden meegenomen bij het verwerken van het resultaat. Sluit desgewenst het boekjaar af om ervoor te zorgen dat u niet per ongeluk in het oude boekjaar kunt boeken. De volgende stap is het daadwerkelijk verwerken van het resultaat. De Winst & Verliesrekening wordt leeg geboekt, bij de Balansrekeningen is de eindbalans van 2013 automatisch de nieuwe beginbalans van 2014.
Na het verwerken van het resultaat kunt u het boekjaar 2014 aanmaken. Handig is om daarbij direct de nieuwe boekstuknummering te bepalen.

Voor het uitgebreide stappenplan en antwoord op de meest gestelde vragen verwijzen we u graag naar dit document.

Belangrijke wijzigingen: SEPA en SBR
Hierna bent u klaar om te starten met 2014. Een jaar waarin we beginnen met twee belangrijke wijzigingen, de overgang op SEPA en op SBR. We raden u aan tijdig aan de slag te gaan met aanpassingen in uw Exact Online omgeving die hier eventueel voor nodig zijn.
Graag verwijzen we u dus nog naar onze startpagina’s over deze onderwerpen:

Bij verdere vragen over deze onderwerpen horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe aangeven wie heeft de betaling voor de inkoopfactuur gefiatteerd?

/in /door

Op de crediteurenkaart onder de optie ‘Te betalen’ kan de kolom ‘Fiatteur’ worden toegevoegd. Hierin wordt de fiatteur van de betaling en de datum waarop de openstaande post is gefiatteerd weergeven.

crediteurenkaart

Wanneer hier de bewuste openstaande post niet wordt getoond omdat deze reeds is afgeletterd, dan kunt u de extra filter opties tonen door op de knop met de blauwe pijl te klikken. In de extra filtercriteria selecteert u vervolgens de optie ‘Tonen afgeletterd & niet afgeletterd’ zodat ook de posten die reeds zijn afgeletterd worden getoond.

Bron: Exact Support Blog

Gratis Orbis Integration Tool voor Exact!

/in /door

De Exact Integration Tools zijn een aanvulling binnen Orbis TaskCentre waardoor de Exact functionaliteiten binnen Orbis TaskCentre eenvoudig aan te roepen zijn. Dit betekent dat u de processen binnen Exact kunt aansturen vanuit andere omgevingen of zelfs volledig kunt automatiseren! En nu ook volledig gratis!

Orbis Software Benelux BV viert haar 10 jarig jubileum en daarom mag u zelf een cadeau uitkiezen. U leest er alles over op onze actiepagina.

Bron: Orbis

Binnen Exact Globe Next gegevens op verzamelfacturen groeperen per order?

/in /door

Wanneer u werkt met verzamelfacturen kan een factuur betrekking hebben op meerdere verkooporders. In de lay-out is het mogelijk om in de factuur onderscheid aan te brengen tussen de verschillende verkooporders. Op deze manier kunt u de artikel per verkooporder afdrukken zodat de factuur voor uw klanten overzichtelijker is.

Op een normale lay-out staan de velden op het artikelblok allemaal op dezelfde de hoogte.

gr1

Wanneer u het veld ‘Verkoopordernummer’ toevoegt in het artikelblok van de factuurlay-out, kunt u dit voor of achter de velden plaatsen die al aanwezig zijn. Door het veld ‘Verkoopordernummer’ echter iets boven de andere velden te plaatsen creëert u kopjes voor iedere order.

gr2

Tevens dient u in de eigenschappen van het veld ‘Verkoopordernummer’ aan te geven dat u herhaling wilt onderdrukken. In het onderhoud van de lay-out kunt u dubbelklikken op het veld zodat de eigenschappen worden geopend. Hier vinkt u dan de optie ‘Herhaling onderdrukken’ aan. Dit zorgt ervoor dat het verkoopordernummer slechts eenmaal wordt afgedrukt. Bij het afdrukken van de factuur ziet het er als volgt uit:

gr3

Wanneer u veel met deelleveringen werkt, kan het voorkomen dat er voor een verkooporder meerdere facturen aanwezig zijn. Om ervoor te zorgen dat ook na het verzamelen van de facturen de gegevens op volgorde van verkoopordernummer worden afgedrukt, dient u er voor te zorgen dat u voor het verzamelen de gegevens sorteert op verkoopordernummer.

Bij het verzamelen van de facturen opent u met de knop ‘Geavanceerd’ het scherm waarin de te verzamelen facturen staan. Hier kunt facturen sorteren op ordernummer, door te dubbelklikken op de kolom ‘Order’. Bij het verzamelen worden van de facturen worden ze dan ook op deze volgorde in de verzamelde factuur geplaatst.

Bron: Exact Support Blog

Globe & Synergy overzicht eindejaarsupdates 2013/2014

/in /door

Vanaf loonjaar 2014 vinden er wijzigingen plaats die betrekking hebben op uw salarisadministratie, zoals de modernisering ziektewet. Er gelden ook nieuwe rekenregels voor het nieuwe loonjaar. Deze nieuwe rekenregels en aanpassingen worden uitgeleverd in de zogenaamde eindejaars updates.

De planning van de beschikbaarheid van de eindejaars updates kunt u vinden in onderstaande tabel:

Productlijn Versie Planning Beschikbaar
Exact Online Salaris 13 december 2012
Exact Globe Next 407* 7 januari 2013
Exact Compact 407 7 januari 2013
Exact Synergy Enterprise 252** 7 januari 2013
Exact Synergy 407** 7 januari 2013
Exact Globe 2000 304*** 18 november 2013 18   november 2013
Exact (Globe) voor Windows 3.82.2*** 18 november 2013 18   november 2013
Exact voor Dos 7.32.10*** 18 november 2013 18   november 2013
Exact Online Aangifte Reeds beschikbaar

* De salariswijzigingen komen ook beschikbaar in product update 406

** Op dit moment is het nog niet zeker of, en in welke eerdere product update, de salariswijzigingen beschikbaar komen

*** De ondersteuning op deze productlijnen stopt. De eindejaarsversie bevat alleen aanpassen voor het afdrukken van de jaaropgave werknemer en jaarloonopgaaf 2013 en geen rekenregels voor 2014.

Voor meer informatie over de salariswijzigingen kunt u het document ‘Wat zijn de salariswijzigingen in 2014’ raadplegen. Ook kunt u de startpagina salaris in de gaten blijven houden, daar zullen binnenkort de eindejaarshandleidingen op gepubliceerd worden. Voor Exact voor Dos, Exact (Globe) voor Windows en Exact Globe 2000 zijn deze reeds beschikbaar. U kunt ze bekijken via ‘Eindejaarsverwerking 2013/2014’.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik in Exact Globe aan een lay-out een tweede en/of vervolgpagina toevoegen?

/in /door

U kunt aan de hand van de volgende stappen een tweede en vervolgpagina toevoegen aan een lay-out:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen].
  • Klik hier op het vergrootglas achter de betreffende lay-out.
  • Selecteer nu de gewenste lay-outcode.
  • Klik nu op ‘Bewerken’.
  • Via [Bewerken, Lay-outinstellingen] kunt u nu bij aantal pagina’s 2 instellen.

5-11-2013 7-25-45

Wanneer u deze instelling op ’2′ zet kan een lay-out op meerdere pagina’s worden afgedrukt. Er is in dit geval alleen een verschil tussen de eerste en de vervolgpagina’s. De vervolgpagina’s maakt u op, op basis van de tweede pagina.

Om de opmaak vervolgpagina’s te bewerken selecteert u boven in het scherm ‘Pagina 2′.

Bron: Exact Support Blog

Vernieuwde functionaliteit: documenten uploaden Exact Online

/in /door

Wellicht heeft u het al ontdekt, de functionaliteit om documenten te uploaden is onlangs gewijzigd. Het uploaden van bijvoorbeeld uw facturen, verkooporders, offertes, brieven, contracten etc. is hierdoor eenvoudiger geworden. In deze blogpost wordt uitgelegd wat er is veranderd.

Om een document te uploaden klikt u bovenin Exact Online op het document icoon en vervolgens op ‘Nieuw document’. Tot voorkort was het noodzakelijk eerst een type te kiezen. Nu verschijnt er een pop-up, waar u direct een document kunt uploaden:

Pop-up_documenten

Deze pop-up verschijnt ook wanneer u vanuit een kaart (bijvoorbeeld de relatiekaart, projectkaart of medewerkerskaart) een document wilt uploaden.

Waar u eerder nog maar één bestand tegelijk kon uploaden, kunt u nu in één keer tot maximaal 15 bestanden naar Exact Online versturen (max. 26 MB per bestand).

Meerdere_documenten

Wat ook nieuw is, is de ‘drag and drop’ functionaliteit. U kunt een bestand vanaf een willekeurige locatie op uw computer selecteren en met uw muis naar het documentveld slepen. Zodra u uw muis loslaat, is het bestand toegevoegd en zou u hem direct kunnen uploaden.

Deze functionaliteit werkt echter alleen met Internet Explorer 10 of hoger, Mozilla FireFox, Google Chrome en Safari 6 of hoger. Uiteraard kunt u ook gewoon uw documenten opzoeken en toevoegen door op ‘Klik om te bladeren’ te klikken.

Voordat u het document daadwerkelijk upload door op de knop ‘Bewaren’ te klikken, kunt u nog aanvullende informatie toevoegen. Hiervoor klikt u onder het documentveld op het pijltje naast ‘Meer velden’. Afhankelijk van het type  dat u gekozen heeft, verschijnen hier een aantal invulvelden:

'Meer_velden'_

Na het bewaren van uw document(en), verdwijnt de pop-up. U vindt uw document(en) terug door weer op het document icoon te klikken en vervolgens te kiezen voor ‘Overzicht documenten’.

Wanneer u een document upload waar een boeking van gemaakt dient te worden, zult u merken dat u niet meer direct kunt boeken na het uploaden. U kunt in dit geval uw document het beste uploaden via [‘Document icoon’, Overzicht documenten, Nieuw]. Hier klikt u op het betreffende type waarna u in het scherm ‘Onderhoud: Document’ terecht komt. Hier kunt u op de zelfde wijze, zoals hierboven beschreven, uw document(en) toevoegen en de benodigde gegevens invoeren. Wanneer u vervolgens op ‘Bewaren’ klikt, wordt uw document geüpload en kunt u vervolgens direct kiezen voor ‘Nieuw: Boeking’.

De voordelen nog even op een rijtje:

  • Direct een document kunnen uploaden (niet eerst het type hoeven selecteren)
  • Meerdere documenten tegelijkertijd kunnen uploaden
  • ‘Drag & Drop’ functionaliteit
  • De lay-out van alle documenttypes is hetzelfde geworden.

Wij hopen dat u het uploaden van documenten door deze aanpassingen ook als  eenvoudiger ervaart. Mocht u nog vragen hebben, dan horen wij dat natuurlijk graag van u!

Hoe kan het loonbeslag ingericht worden als er meerdere partijen zijn binnen Exact Globe Next?

/in /door

Het is mogelijk dat meerdere instanties beslag hebben gelegd op het loon van uw medewerker. Onderstaand stappenplan geeft aan hoe u het loonbeslag naar twee verschillende partijen over kunt maken.

Stappenplan
In dit stappenplan gaan we er vanuit dat u reeds een component van het type ‘loonbeslag vast bedrag’ heeft gekoppeld aan de medewerker.

  • Het reeds aangemaakte component van het type ‘loonbeslag vast bedrag’ heeft een bepaalde code meegekregen, zie [Salaris, Componenten, Onderhouden].
  • Via dit menupad kunt u ook een nieuw component aanmaken van hetzelfde type, maar kies dan een andere code voor dat component. Koppel hier de andere crediteur (andere partij) aan met het bijbehorende bankrekeningnummer.
  • Op het moment dat u dit component koppelt aan de medewerker, dan zal het wel lukken om deze te koppelen in dezelfde periode zonder dat er een opvolger voor aan wordt gemaakt, omdat de code van het nieuwe component afwijkend is.
  • Zodra beide componenten zijn gekoppeld aan de medewerker en de stroken zijn berekend, dan zullen twee aparte bedragen over worden gemaakt naar de twee verschillende partijen, en het restbedrag zal naar de medewerker zelf gaan.

Wanneer u bovenstaande stappen heeft uitgevoerd, dan is het mogelijk om het loonbeslag in één periode naar twee verschillende partijen over te maken.

Bron: Exact Support Blog

Hoe verzamel ik een betaling? Hoe wijzig ik een betaling? Exact Online

/in /door

In de blogpost ‘Meest gestelde vragen over het verrichten van betalingen‘ heeft u al meer kunnen lezen over het verrichten van betalingen en de vragen die daarbij naar voren kunnen komen. Ter aanvulling hebben we deze keer nog twee veel gestelde vragen hieronder weergegeven.

Het scherm Betalingen opent u via [Financieel, Bank, Betalingen selecteren].

Hoe verzamel ik een betaling?
Met de knop Verzamelen kunt u de betalingstermijn, de betalingsdatum, de betaalwijze, de betalingsreferentie, en de bankrekening van de verschillende betalingen aan één relatie, aan elkaar gelijk zetten. Hierdoor kunnen de verschillende betalingen met dezelfde betalingsconditie in één keer betaald worden. Dit kunt u doen door meerdere betalingen van dezelfde relatie aan te vinken en te klikken op ‘Verzamelen’. In het scherm ‘Betalingen selecteren’ staat vervolgens boven die betaling (vet gedrukt) het woord ‘Verzamelbetaling’.

U ziet dat er een betalingsreferentie automatisch is ingevuld. Als deze referentie wordt weggehaald dan wordt de verzameling weer ongedaan gemaakt.

De knop Verzamelen is grijs als de posten die zijn aangevinkt niet van dezelfde relatie zijn en/of als de betalingen niet de status Open hebben maar bijvoorbeeld geselecteerd. In dat geval kunt u ze eerst aanvinken en heropenen, en vervolgens Verzamelen.

Deze betaling moest toch een incasso zijn, hoe wijzig ik dat?
Of een betaling naar voren komt in het scherm Betalingen of Incasso wordt bepaald door de Betalingswijze in de Betalingsconditie. Als u in het scherm Betalingen een incasso ziet staan dan kunt u doorklikken op de betalingsdatum. Vervolgens kunt u de Methode aanpassen naar Incasso.

Betalingen_5

Voor meerdere betalingen tegelijk is dit weer mogelijk met de knop Toekennen.

We hopen dat u aan de hand van deze informatie nog gemakkelijker uw betaling kunt verrichten. Mocht u nog vragen hebben dan horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Tip: Openstaande posten binnen Exact Globe van één grootboekrekening tonen

/in /door

In een saldilijst kunt u in één oogopslag het openstaande saldo per debiteur, crediteur en/of personeelslid nagaan, waarna u snel de nodige acties kunt ondernemen. Zo kunt u bijvoorbeeld openstaande posten incasseren of betalen via de saldilijst.

Indien u een openstaande postenlijst via bijvoorbeeld [Financieel, Debiteuren / Crediteuren, Saldilijst] opvraagt worden hier standaard alle niet afgeletterde posten op de rekeningen van het type crediteuren of debiteuren getoond. Hier kunt u dan ook rekeningen tegenkomen die gekoppeld zijn aan uw btw-codes. Dit komt omdat deze van het type ‘crediteuren’ zijn.

Extra criteria
Wanneer u wilt dat de posten van slechts één rekening worden getoond is dit mogelijk via [Financieel, Debiteuren / Crediteuren, Saldilijst] door op de knop ‘Extra criteria’ te klikken en hier in het filter de grootboekrekening te selecteren. In onderstaande afbeelding kunt u de extra criteria zien.

Grootboekrekeningnummer

Bron: Exact Support Blog