In Exact Synergy Enterprise meerdere documenten in één keer archiveren!
Wanneer u de documenten in Exact Synergy wilt opschonen kunt u deze verwijderen of archiveren.
Bij het verwijderen van documenten worden de documenten volledig uit de database verwijderd. Bij het archiveren van documenten blijven ze nog wel aanwezig met de status Gearchiveerd, maar worden ze uitgesloten bij zoekacties.
U kunt een document archiveren door het document te bewerken en op de knop Archiveren te klikken.
Het is echter ook mogelijk om meerdere documenten in één keer te archiveren.
Documenten zoeken
Voordat u de documenten kunt archiveren dient u een selectie te maken op de te archiveren documenten. Dit kun u doen via Modules ➔ Documenten ➔ Overzichten ➔ Documenten ➔ Zoeken.
Via de verschillende selectie criteria maakt u een selectie op de documenten die u wilt archiveren, en klikt vervolgens op Tonen.
U ziet nu de documenten die aan de opgegeven criteria voldoen. Om te voorkomen dat u onterecht de verkeerde documenten archiveert, is het belangrijk om te controleren of er alléén documenten worden getoond die u wilt archiveren.
Documenten archiveren
Om deze documenten te archiveren klikt u op de knop Onderhoud. Op de Documenten: Onderhoud pagina past u niets aan maar klikt hier op de knop Archiveren. De documenten worden nu gearchiveerd.
Archiveren ongedaan maken
Wanneer u een gearchiveerd document weer beschikbaar wilt maken zoekt u het betreffende document op en klikt op de knop Herstellen.
Bron: Exact Support Blog
