Berichten

Hoe maak ik een offerte met veel tekst in Exact Online?

/in /door

TEKST-000

Vaak moet er veel tekst in een offerte worden opgenomen. Standaard artikelvelden zoals de artikelomschrijving en de extra omschrijving lijken te kort voor dit doel. Bovendien is het vaak nodig om de standaardtekst te wijzigen of te verduidelijken bij elke nieuwe offerte. Hoe doen we dit in Exact Online Productie?

Het onderhouden van standaardtekst

Op de artikelkaart is een veld Opmerkingen aanwezig. Als dat niet zichtbaar is, kunt u het toevoegen via de (rechterbovenhoek van het scherm) optie Aanpassen. Als u dan ook nog de optie Kopieer opmerkingen aanvinkt, wordt deze opmerking automatisch gekopieerd naar het opmerkingenveld in de offerteregel. Het veld Opmerkingen staat een lange tekst toe, en deze tekst mag opgemaakt zijn (gebruik van vet en inspringen).

TEKST-004

 

Het inrichten van de offertelay-out

De standaard offertelay-out in Exact Online gaat er van uit dat u gebruik maakt van artikelcodes, de artikelomschrijving, een aantal en een kostprijs die getotaliseerd moet worden. Een behoefte die bij gebruikers vaak bestaat is om een aantal opties te presenteren (die dus meestal niet getotaliseerd moeten worden), en om elk van die opties te verduidelijken met een klant specifieke toelichting. In het onderstaande voorbeeld hebben we de code voor de Kostendrager gebruikt voor het aanduiden van de hoofdstukken (Optie), en we hebben de velden Omschrijving (dat is NIET het veld Artikelomschrijving!) en Opmerkingen (Notes) opgenomen. Van de prijsinformatie wordt alleen het regeltotaal vermeld.

TEKST-001

 

Het invoeren van de offerte

Bij het invoeren van de offerte is gebruik gemaakt van een klant specifieke Omschrijving (in plaats van de artikelomschrijving), te Opmerkingen tekst kan desgewenst nog gewijzigd worden via het icoon, en merk ook op het gebruik van de Kostendrager voor de scheiding van de opties:

TEKST-002

 

Het afdrukken van de offerte

Wanneer we deze offerte afdrukken krijgen we het volgende resultaat:

TEKST-005

Bron: Exact Support Blog

Gebruik extra artikelomschrijvingen in Exact Globe Next

/in /door

Binnen uw logistieke administratie gebruikt u artikelcodes en omschrijvingen. Vaak is het voldoende om per artikelcode een omschrijving te hebben. In bepaalde gevallen kan het echter wenselijk zijn om per klantengroep een aparte omschrijving te gebruiken. Dit kunt u doen met behulp van een extra artikelomschrijving.

In deze blogpost vindt u een voorbeeld van het gebruik van extra artikelomschrijvingen. In dit voorbeeld gebruiken we de extra artikelomschrijvingen voor het tonen van de artikelomschrijving in een andere taal.

Om de extra artikelomschrijving toe te voegen opent u het onderhoud van het artikel. Via  achter het veld ‘Extra omschrijving’ kunt u extra artikelomschrijvingen toevoegen en bewerken. Om een extra artikelomschrijving toe te voegen klikt u op  ‘Nieuw’ aan de linkerzijde.

Bij ‘Extra artikelomschrijvingscode’ selecteert u de code waarvoor u de omschrijvingen wilt toevoegen. In dit voorbeeld hebben we reeds twee codes aangemaakt. Een code voor Engelse omschrijvingen (EN) en een code Duitse Omschrijvingen (DE). Wanneer u nog geen codes heeft aangemaakt klikt u op het vergrootglas om vervolgens de gewenste codes aan te maken.

Nadat u de gewenste code heeft geselecteerd geeft u bij omschrijving de extra artikelomschrijving op die u wilt gebruiken. Dit zelfde doet u voor de andere extra artikelomschrijvingscodes.

De extra artikelomschrijvingen zij nu gekoppeld aan het artikel.

Om deze te gebruiken dient de extra artikelomschrijvingscode ook gekoppeld te worden aan de order of factuur. Dit kunt u doen bij het veld ‘Extra omschrijving’ dat u kunt vinden onder de knop ‘Condities’ in de order/factuur.

Het is ook mogelijk om dit veld standaard te vullen in de order/factuur. In dat geval kunt u de extra artikelomschrijvingscode koppelen aan de debiteur. Dit kunt u doen bij het veld ‘Extra omschrijving’ op het tabblad ‘Logistiek’ van de debiteur. In dit voorbeeld kunt u bijvoorbeeld de extra artikelomschrijvingscode ‘DE’ koppelen aan uw Duitse debiteuren, terwijl u aan de Engelse debiteuren de extra artikelomschrijvingscode ‘EN koppelt.

Om de juiste omschrijving ook bij het afdrukken weer te geven, moet het veld ‘Extra artikelomschrijving’ worden opgenomen in het artikelblok van de lay-out.

In dit voorbeeld is de extra artikelomschrijving gebruikt voor het weergeven van de omschrijving in verschillende talen. U kunt dit echter ook in andere situaties toepassen. Bijvoorbeeld wanneer u voor klanten in een bepaalde sector andere omschrijvingen wilt gebruiken voor klanten in een andere sector. Of wanneer u verschillende omschrijvingen wilt gebruiken voor particuliere en zakelijke klanten. In dat geval maakt u aparte extra artikelomschrijvingscodes aan voor die sectoren, en koppelt deze aan de debiteuren in die sector.

Bron: Exact Support Blog