Berichten

Begeleidend schrijven meesturen bij het e-mailen van salarisstroken

/in /door

In de blog post ‘Welke instellingen zijn van belang voor het e-mailen van salarisslips’ en ‘Een overzicht tonen van de medewerkers met een e-mailadres’heeft u al één en ander kunnen lezen over het mailen van salarisslips.

Een veel gestelde vraag is of het ook mogelijk is begeleidend schrijven mee te sturen bij het verzenden van een salarisstrook via e-mail. Indien u beschikt over de module SE1706 E-Payroll 2005 with PDF, dan heeft u de mogelijkheid een tekst in te voeren dat in de e-mail getoond wordt. De salarisstrook wordt dan als bijlage gekoppeld.

Via menupad [Salaris, Invoer, Afdrukken/Verwerken] kunt u kiezen voor de knop ‘Verwerken’. Bij het kiezen bij Uitvoer voor de optie ‘E-mail’ en als Lay-out een andere lay-out dan de HTML-slip (dus Lay-out 1,2,3,4 of 5), dan wordt bij de sectie ‘Extra’ de optie ‘Tekst in mail’ beschikbaar. Hier kunt u een tekst invoeren. Het is mogelijk om de tekst per medewerker en/of periode aan te passen.

Als u de salarisboeking heeft verwerkt, dan zal deze tekst in de e-mail worden getoond, met de salarisslip als bijlage:

Bron: Exact Support Blog

Tip: Begeleidend schrijven meesturen

/in /door

Bij uw klanten wilt u altijd een goede indruk maken. Ook als u een e-mail stuurt met een offerte, factuur of begeleidend schrijven, wilt u dat deze professioneel overkomt. Vanuit Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om een begeleidend schrijven mee te sturen. Echter, wist u ook dat u het begeleidend schrijven als afbeelding kunt versturen?

Via het menu [Systeem, Algemeen, Instellingen] kunt u de documentinstellingen benaderen. Hier vindt u de instelling waarmee u kunt aangeven of het begeleidend schrijven in HTML formaat of als afbeelding meegestuurd dient te worden. Dit kunt u aangeven bij het veld ‘Begeleidend schrijven (Formaat)’.

Dit veld is alleen actief wanneer u bij ‘Bijlages opslaan als’ de optie ‘PDF’ heeft geselecteerd. Wanneer u de optie ‘HTML’ selecteert, wordt het begeleidend schrijven in HTML formaat in de e-mail toegevoegd. Indien u ‘Afbeelding’ selecteert wordt het begeleidend schrijven als afbeelding in de e-mail toegevoegd. De optie ‘Afbeelding’ biedt gebruikers de mogelijkheid om het begeleidend schrijven mee te sturen zoals in de lay-out is gedefinieerd en zonder dat de opmaak en uitlijning wordt aangepast.

Opmerkingen:

  • Het begeleidend schrijven maakt gebruik van het A4 formaat in een portret (portrait) oriëntatie. Wanneer u een ander formaat of oriëntatie gebruikt dan A4 en portrait dan worden de afmetingen van de afbeelding automatisch aangepast, waardoor deze vervormd kan worden weergegeven.
  • Wanneer het begeleidend schrijven uit meer dan één pagina bestaat wordt alleen de eerste pagina als begeleidend schrijven aan de e-mail toegevoegd.
  • Wanneer gebruik wordt gemaakt van verzamellay-outs wordt de afbeelding niet in de e-mail zelf getoond maar als bijlage aan de e-mail toegevoegd. De ontvanger dient dan deze bijlage te openen om het bericht te bekijken.

Bron: Exact Support Blog