Berichten

Projecten – Planning en realisatie in Exact Globe Next

/in /door

Om een project goed uit te kunnen voeren dienen er taken gepland te worden. Nadat deze taken zijn ingepland en uitgevoerd dienen de medewerkers de daadwerkelijk gewerkte uren en gemaakte kosten te realiseren. In deze blogpost wordt uitgelegd hoe u taken in kunt plannen en aan de juiste medewerkers toe kunt wijzen en hoe de betreffende uren en kosten vervolgens gerealiseerd en gefiatteerd kunnen worden.

Taken plannen

Taken kunnen vanuit verschillende plekken worden gegenereerd, bijvoorbeeld vanuit een offerte, verkooporder, bestelling, productieorder, projectorder of interne orders. Tevens kan er op een later moment nog een taak aangemaakt worden vanuit een bestaand project.

In eerste instantie wordt er geen specifieke medewerker aan een taak gekoppeld, tenzij de medewerker reeds is gespecifieerd in één van de bovengenoemde invoerschermen. Aan iedere taak dient echter wel een medewerker gekoppeld te worden zodat er een goed inzicht ontstaat in de beschikbare capaciteit.

Om een overzicht te krijgen van taken die nog niet zijn toegewezen gaat u naar [Projecten, Planning, Werkzaamheden].

Screenshot 1 NL

U kunt de optie Lege medewerker selecteren om alle taken te tonen die nog niet zijn toegewezen.

Er zijn drie manieren om medewerkers aan een taak te koppelen:

  • Via de Medewerker planning in menu [Projecten, Planning, Medewerker planning], [HR, Planning, Persoonlijk] of [HR, Planning, Ondergeschikten].
  • Via de projectkaart in het menu [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden]. Via dit menupad kunnen alleen medewerkers met dezelfde divisie als de projectmanager worden toegewezen.
  • Door het invoeren van een Nieuwe taak in menu [Projecten, Planning, Werkzaamheden].

Voor meer informatie, zie Werkzaamheden plannen en aanpassen en de Gerelateerde onderwerpen in dat document.

Realiseren

Gedurende de loop van een project dient de daadwerkelijke tijd en de daadwerkelijke kosten/materialen die aan een project zijn besteed geregistreerd te worden. U kunt de daadwerkelijke uren en kosten die aan een project zijn besteed realiseren via [Projecten, Invoer, Realisaties]. Standaard wordt uw eigen medewerkersnummer ingevuld, dit kunt u echter wijzigen in het geval u realisaties voor een andere medewerker in wilt voeren. Bij het invullen van de daadwerkelijke uren is het verplicht de volgende informatie te vermelden:

  • de daadwerkelijke hoeveelheid bij Realisatie
  • een omschrijving van de activiteit
  • de juiste (uren) artikelcode
  • het betreffende project

Voor meer informatie over het invoeren van realisaties, zie Realisaties invoeren per dag.

Fiatteren

De realisaties die zijn ingevoerd dienen te worden gecontroleerd via [Projecten, Invoer, Fiatteren]. In de meeste gevallen dient dit gedaan te worden door de projectmanager of de lijnmanager. De manager controleert of de ingevoerde gegevens correct zijn en of deze aan het juiste project of de juiste activiteit zijn gekoppeld.

Screenshot 2 NL

Als u een goedgekeurde realisatie ontdekt die toch verkeerd is ingevoerd kunt u de volgende stappen volgen om de correctie door te voeren.

  1. Ga naar [Projecten, Invoer, Realisaties]. U kunt ook kiezen voor [Projecten, Invoer, Arbeidsuren] of [Projecten, Invoer, Uren per kostenplaats].
  2. Typ of selecteer de medewerker waarvan de uren gecorrigeerd moeten worden in het veld Medewerker.
  3. Bij Realisatie datum typt of selecteert u de datum die behoort bij de uren die gecorrigeerd moeten worden en vervolgens drukt u op de Tab toets om de realisaties voor die datum te tonen.
  4. In de kolom Realisatie typt u het juiste aantal uren dat aan de taak is besteed. Klik vervolgens op Bewaren.
  5. Heropen [Projecten, Invoer, Realisaties] en herhaal stap 1, 2 en 3. U ziet dat een nieuwe regel voor het ene extra uur is toegevoegd als correctieregel. De extra regel moet gefiatteerd worden zodat deze gefactureerd kan worden aan de opdrachtgever.

Volgende keer

In de volgende blogpost in deze serie wordt uitgelegd hoe de gefiatteerde uren en kosten gefactureerd kunnen worden naar de klant.

Bron: Exact Support Blog

De standaard bestelgrootte definiëren in Exact Globe

/in /door

Wanneer u een bestelling plaatst bij een leverancier kan het voorkomen dat bepaalde artikelen alléén per bepaalde hoeveelheden besteld kunnen worden.

Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat artikel A altijd per 10 dozen besteld dient te worden, en artikel B altijd per 5 pakken.

In Exact Globe kunt u deze informatie per artikel en leverancier vastleggen. Op deze manier wordt bij het invoeren van een bestelling altijd het standaard aantal voorgesteld, en wordt u bij het afwijken hiervan geïnformeerd.

De bestelgrootte per artikel en leverancier vastleggen

Om deze informatie vast te leggen opent u het tabblad Inkoop/Verkoop bij het onderhoud van het artikel. In de sectie Leveranciers ziet u alle leveranciers van het betreffende artikel staan. U selecteert hier de betreffende leverancier en klikt op bst Bewerken.

In het venster dat wordt geopend kunt u de artikelgegevens per leverancier definiëren. Bij het veld Bst.gr. kunt u de standaard bestelgrootte opgeven.

bstnl1

De bestelling invoeren

Wanneer u vervolgens een bestelling invoert voor deze leverancier en dit artikel, dan wordt standaard een aantal van 10 voorgesteld.

Als u het aantal aanpast, wordt er een controle uitgevoerd. Wanneer het opgegeven aantal geen veelvoud is van de opgegeven bestelgrootte, dan wordt er een melding getoond om u hierover te informeren.

btnl2

In dat geval kunt u het aantal dan aanpassen aan een veelvoud van de bestelgrootte of u kunt de melding negeren en het door u gewenste aantal invullen.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe de prijzen in een bestelling laten bevestigen

/in /door

 

Wanneer u een bestelling plaatst, kan het in bepaalde situaties wenselijk zijn dat uw leverancier de prijzen in de bestelling bevestigt. In Exact Globe kunt u per bestelling aangeven of u wilt dat de leverancier de prijzen uit die bestelling dient te bevestigen.

Om ervoor te zorgen dat het ook wordt afgedrukt op de bestelbon, dient u eerst het databaseveld ‘Bevestig prijzen’ uit het totaalblok toe te voegen op de lay-out van de bestelbon.

bevestig-nl1

Vervolgens kunt u bij het invoeren van de bestelling aangeven of u wilt dat de leverancier de prijzen voor die bestelling bevestigt. Dit kunt u doen door in de condities van de bestelling de optie ‘Bevestig prijzen’ aan te vinken.

bevestig-nl2

Wanneer u vervolgens de bestelling afdrukt, wordt op de bestelbon aangegeven dat de leverancier de prijzen dient te bevestigen.

bevestig-nl3

Wanneer u wilt dat de instelling ‘Bevestig prijzen’ in de condities van de bestelling standaard is aangevinkt, kunt u bij het onderhoud van de crediteur op het tabblad ‘Financieel’ de optie ‘Bevestig prijzen’ aanvinken. Bij het invoeren van een bestelling voor die crediteur is de optie dan standaard aangevinkt in de bestelling.

 

Bevestigen van een bestelling in Exact Globe Next

/in /door

Om planners meer inzicht te geven in de verwachte doorlooptijd van een bestelling is de status van een bestelling erg belangrijk. In Exact Globe is het reeds mogelijk om bij het onderhoud van de crediteur en in de condities van de bestelling aan te geven dat u voor een bestelling een bevestiging wilt ontvangen van de leverancier. Door het toevoegen van het betreffende veld op de lay-out van de bestelbon was het dan mogelijk om uw leverancier hierover te informeren.

In deze blogpost kunt u lezen hoe u de bevestiging in de bestelling vast kunt leggen op het moment dat de leverancier de bevestiging naar u verstuurt. Er is een status ‘Bevestigd’ beschikbaar voor de bestellingen. Hierdoor kan de juiste actie worden ondernomen op basis van de status van de bestelling.

Bij de crediteur
In het onderhoud van de leveranciers is de optie ‘Bevestig bestelling’ beschikbaar op het tabblad ‘Financieel’. Door deze optie aan te vinken geeft u aan dat bij het invoeren van een bestelling voor deze crediteur, de betreffende optie in de bestelling standaard is aangevinkt.

Bij de condities
In de condities van de bestelling is dezelfde instelling aanwezig. Deze bepaalt of de bestelling bevestigd dient te worden. Standaard is deze optie in de bestelling aangevinkt of uitgevinkt afhankelijk van de instellingen bij de betreffende crediteur.

Bij de bestelling
In de bestellingen zelf is het proces-icoon ‘Bevestigd’ aanwezig. Door erop te klikken kunt u de bestelling bevestigen. Tevens kunt u zien wanneer en door wie de bestelling is bevestigd door op het groene vinkje in het icoon te klikken. Wanneer de instelling in de condities van de bestelling is uitgevinkt wordt de bestelling automatisch bevestigd wanneer deze wordt verwerkt.

Menupad
Tevens is het menupad [Inkoop, Invoer, Bevestigen] beschikbaar. Vanuit dit menupad kunt u één of meerdere bestellingen tegelijkertijd bevestigen. Middels de filtercriteria in het scherm kunt u een selectie maken op de bestellingen, waarna u deze met de knop ‘Bevestigen’ kunt bevestigen. Verder zijn er verschillende knoppen aanwezig waarmee u kunt doorzoomen naar de bestelling, de crediteurenkaart en notities en bijlagen kunt bekijken en toevoegen.

Let op: Bestellingen kunnen alleen bevestigd worden nadat ze zijn verwerkt. Wanneer de bestelde artikelen echter al binnen komen terwijl de bestelling nog niet is bevestigd, is het gewoon mogelijk om de ontvangst te registeren.

Bron: Exact Support Blog