Berichten

Overzicht van debiteuren waarbij getoond wordt of er betalingsherinneringen verstuurd worden?

/in /door

In het onderhoud van een debiteur is er een aanvinkmogelijkheid voor ‘Stuur herinneringen’. Indien u een overzicht wilt creëren waarbij de informatie wordt getoond of deze instelling wel of niet geactiveerd is, dan kunt u dit volgens de onderstaande stappen uitvoeren:

  1. Navigeer naar [Financieel, Debiteuren, Etiketten], pas indien gewenst de criteria aan en kies voor ‘Tonen’.
  2. In het nieuw verschenen overzicht voegt u de kolom ‘Relaties.Bet.herinnering’ toe. Dit kunt u doen door met de rechter muisknop op de kopregel te klikken en te kiezen voor ‘Kolom toevoegen’.
  3. U kunt vervolgens in het overzicht dubbelklikken op deze kolomnaam om de regels hierop te sorteren.
  4. Indien gewenst kunt u nog andere kolommen toevoegen of juist verwijderen.

Kies vervolgens voor ‘Alles selecteren’ en hierna voor ‘Exporteren’ om dit overzicht naar bijvoorbeeld MS Excel te exporteren, waar u het overzicht, indien gewenst, nog verder kunt bewerken.

Bron: Exact Support Blog

Meest gestelde vragen over betalingsherinneringen in Exact Globe

/in /door

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om betalingsherinneringen te versturen. Hieronder vindt u de twee meest gestelde vragen over dit onderwerp:

1. Hoe kan ik op een betalingsherinnering alle openstaande posten sorteren op factuurdatum?

Via het menupad [Financieel, Debiteuren, Betalingsherinneringen, Afdrukken] kunt u betalingsherinneringen afdrukken. Het kan handig zijn om de volgorde van de betalingsherinneringen te sorteren op factuurdatum in plaats van op factuurnummer.

Dit kunt u als volgt doen:

  • Via het menupad [Financieel, Debiteuren, Betalingsherinneringen, Afdrukken] kiest u bij de ‘Sorteervolgorde openstaande post’ voor de optie ‘Factuurdatum’
  • Kies nu voor ‘Tonen’

2. Waar kan ik mijn verstuurde betalingsherinneringen terugvinden?

Indien u beschikt over de CRM module kunt u deze vinden via het menupad [CRM, Invoer, Documenten]. Klik op ‘Actualiseren’ en kies vervolgens voor ‘Reminders’. Alle betalingsherinneringen die u heeft verstuurd kunt u hier terugvinden.

Wanneer u niet beschikt over de CRM module kunt u de betalingsherinneringen terugvinden via het menu [Financieel, Invoer, Documenten]. Klik vervolgens op ‘Actualiseren’ en kies dan voor ‘Reminders’. Alle betalingsherinneringen die u heeft verstuurd kunt u hier terugvinden.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Selecteren op verzendmethode

/in /door

Bij het onderhoud van de debiteuren kunt u een bij het veld ‘Verzendmethode’ op het tabblad ‘Financieel’ de standaard verzendmethode opgeven voor deze relatie. Dit heeft betrekking op het verzenden van facturen en betalingsherinneringen. Hier kunt u kiezen uit de opties e-mail, printer of elektronisch. Wanneer u hiermee werkt binnen uw administratie, dan heeft u bij het afdrukken / verwerken van de facturen de mogelijkheid om te sorteren op verzendmethode.

Verzendmethode selecteren
Om de facturen te selecteren gaat u naar het menu [Factuur, Invoer, Afdrukken/Verwerken], hier kiest u op het tabblad ‘Algemeen’ voor ‘Selectiemethode: Factuur’. Hiermee kunt u de facturen selecteren op ‘Verzendmethode’. In onderstaande afbeelding is dit weergegeven.

afdrukken op verzendmethode

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een debiteur tijdelijk uitsluiten voor herinneringen?

/in /door

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om een herinnering af te drukken voor debiteuren die het openstaande bedrag nog niet hebben voldaan. Echter soms kan het handig zijn om voor een specifieke debiteur een uitzondering te maken. Bijvoorbeeld wanneer er een afspraak met de debiteur is gemaakt.

Uitsluiten zonder reden
Om voor een specifieke debiteur geen herinneringen af te drukken, kunt u de optie ‘stuur herinneringen’ uitvinken in het debiteurenonderhoud via het menu [Financieel, Debiteuren, Onderhouden]. Het uitzetten van deze optie zorgt ervoor dat de debiteur geen herinneringen ontvangt, maar geeft geen inzicht in de reden hiervoor.

Uitsluiten met reden
Wanneer u wel inzicht wilt in de reden of wanneer u een debiteur tijdelijk of eenmalig wilt uitsluiten, is er nog een alternatief om specifieke debiteuren automatisch uit te sluiten bij het afdrukken van herinneringen. U kunt in dat geval in het onderhoud van de debiteur een scenario voor herinneringen meegeven. Standaard staat dit scenario op ‘Normaal’, maar u heeft hier ook de opties ‘Betalingsovereenkomst’, ‘Klachten’ en ‘Overgedragen’. Bij het afdrukken van de betalingsherinneringen kunt u in de geavanceerde modus via een filter op scenario er iedere keer bewust voor kiezen om debiteuren met een afwijkend scenario wel of juist niet mee te nemen.

Bron: Exact Support Blog

Een financieel contactpersoon

/in /door

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om betalingsherinneringen en debiteurenafschriften af te drukken en per e-mail te versturen naar uw debiteuren. De betalingsherinneringen worden verstuurd naar de contactpersoon die aan het factuuradres van de debiteur is gekoppeld. Om u meer flexibiliteit te bieden naar welke contactpersoon u de betalingsherinneringen of debiteurenafschriften verstuurd, is het ook mogelijk om een financieel contactpersoon te definiëren.

Een financieel contactpersoon definiëren
Bij het onderhoud van de contactpersonen is hiervoor de optie ‘Financiële contactpersoon’ beschikbaar. Met deze optie kunt u aangeven dat de betreffende contactpersoon als financiële contactpersoon wordt gezien. U kunt slechts één contactpersoon per debiteur als financiële contactpersoon kenmerken. De hoofdcontactpersoon en de financiële contactpersoon kunnen dezelfde contactpersoon zijn, maar dit is niet noodzakelijk. Om een nieuw contactpersoon aan te maken of een reeds bestaande te bewerken, kunt u gaan naar het menu [Financieel, Debiteuren, Onderhouden], hier opent u de desbetreffende debiteur en vervolgens klikt u op het tabblad Contact.

Financieelcontactpersoon

Betalingsherinneringen
Bij het afdrukken van betalingsherinneringen vindt u het veld ‘Contactpersoon’. In dit veld kunt u een keuze maken uit de opties ‘Financieel’ en ‘Factuur’. Standaard is de optie ‘Factuur’ geselecteerd en wordt de betalingsherinnering verstuurd naar de contactpersoon die aan het factuuradres is gekoppeld. Wanneer u de optie ‘Financieel’ selecteert wordt de herinnering verstuurd naar de contactpersoon waarbij de optie ‘Financiële contactpersoon’ is aangevinkt.

Op de lay-out van de herinneringen hoeft u hiervoor niets te wijzigen. De naam van de contactpersoon die als geadresseerde wordt gebruikt, wordt afgedrukt in het veld ‘Contactpersoon’ ongeacht welke optie u bij het afdrukken selecteert.

Debiteurenafschriften
Deze functionaliteit is tevens van toepassing op het afdrukken van debiteurenafschriften. Hier is het veld ‘Contactpersoon’ beschikbaar waarbij u ook kunt kiezen voor de optie ‘Financieel’, het debiteurenafschrift wordt dan verstuurd naar de contactpersoon waarbij de optie ‘Financiële contactpersoon’ is aangevinkt.

Op de lay-out van de debiteurenafschriften hoeft u hiervoor niets te wijzigen. De naam van de contactpersoon die als geadresseerde wordt gebruikt, wordt afgedrukt in het veld ‘Contactpersoon debiteur’ ongeacht welke optie u bij het afdrukken selecteert.

Let op, bovenstaande functionaliteit is beschikbaar vanaf product update 405.

Bron: Exact Support Blog