Berichten

BPM – Document management met o.a. Exact Synergy Enterprise

/in /door

Met Exact voor BPM kun je eenvoudig het grote aantal verschillende documenten beheren die in jullie organisatie circuleren. In plaats van het bewaren van documenten in mappen, e-mail en lades worden alle documenten (docx, xlxs, pdf, xml, etc.) digitaal opgeslagen op één centrale plaats. Tevens kunnen documenten aan andere entiteiten, zoals verzoeken, projecten of medewerkers, worden gekoppeld. Exact voor BPM beschikt over een uitgebreid documentversiebeheer met verschillende versie-regiems, en het is mogelijk om voor bepaalde documenttypen in te stellen dat deze eerst goedgekeurd dienen te worden vóórdat deze kunnen worden gepubliceerd. In deze blogpost over document management zal dit verder worden uitgelegd.

Documenten aanmaken

Om een document aan te maken ga je naar [+ Aanmaken, Document]. Op de pagina Document: Nieuw kies je vervolgens het document type. De types die op deze pagina staan, kun je inrichten of wijzigen via [Modules, Documenten, Inrichting, Onderhoud, Document: Types].

Nadat je op het betreffende type hebt geklikt kom je op de document editor pagina terecht. Hier kun je onder andere de titel van het document definiëren, bijlagen toevoegen en uiteraard het document vullen met inhoud. Aan de rechterkant kun je extra informatie meegeven aan het document

Voor meer informatie over het aanmaken van documenten, zie Documenten aanmaken en bewerken.

Documenten goedkeuren

Wanneer meerdere mensen binnen de organisatie het recht hebben om documenten aan te maken, kan het handig zijn dat deze documenten eerst worden goedgekeurd voordat ze worden gepubliceerd. Om dit in te stellen kun je gaan naar [Modules, Documenten, Inrichting, Onderhoud, Document: Types]. Hier klik je op het betreffende type en vervolgens ga je naar het tabblad Publiceer. In de sectie Goedkeuren kun je de optie Gebruiken selecteren.

Voor meer informatie over het inrichten van documenttypes, zie Aanmaken en bewerken van documenttypes.

Documenten aan entiteiten koppelen

Om ervoor te zorgen dat alle documenten, die bijvoorbeeld bij een bepaald project of bij een bepaalde medewerken horen, bij elkaar te hebben, kun je de documenten aan de betreffende entiteit koppelen.

Ook hiervoor dien je in de instellingen van het document-type de optie aan te zetten dat je bijvoorbeeld medewerkers en projecten wilt kunnen koppelen. Dit kun je doen op het tabblad Synergy links.

Bij het aanmaken van het document kun je vervolgens in de sectie Informatie de betreffende medewerker of het betreffende project koppelen.

Om daarna per entiteit alle bijbehorende document terug te kunnen zien, ga je naar de betreffende entiteitkaart en klik je op Documenten.

Om documenten aan verzoeken toe te kunnen voegen, dien je in de instellingen van het verzoektype het veld Document toe te voegen. Zie hiervoor Verzoektypes aanmaken en aanpassen – Het tabblad Velden.

Volgende keer

De volgende blogpost in de serie over BPM zal gaan over Signaleringen, waarschuwingen en automatische herinneringen.

Bron: Exact Support Blog

BPM (Exact Business Process Management) – Introductie

/in /door

Exact Business Process Management (BPM) helpt je om je (management) informatie te delen, om samen te werken en om snel te reageren op nieuwe kansen. Het is één centraal geheugen voor jullie organisatie.

Exact voor BPM is een complete oplossing voor het beveiligen van alle klantgegevens en de communicatie met klanten. De oplossing bevat het volgende:

  • Volledig bedrijfsproces management
  • Zelf te definiëren formulieren
  • Werkstroom- en document management
  • Project administratie
  • Signaleringen, waarschuwingen en geautomatiseerde herinneringen
  • Compleet financieel beheer inclusief budgettering, controle en rapportage
  • Private Cloud: altijd en overal toegang met het comfort van de cloud
  • Internationaal: altijd internationaal compatibel
  • Vanuit gratis App te gebruiken
  • Tevens te gebruiken in combinatie met CRM en HRM

Aangezien een aantal van bovenstaande onderwerpen reeds zijn besproken in voorgaande series van blogposts, zullen de volgende onderwerpen in de komende weken aan bod komen:

Werkstroom management

Met Exact voor BPM kun je de samenwerking en communicatie tussen medewerkers en afdelingen verbeteren en de zichtbaarheid van processen binnen de organisatie vergroten. Werkstromen bieden medewerkers een beter inzicht in hun taken en doelen en verbeteren de prestaties van de organisatie. In de blogpost over werkstroom management zullen we verder op dit proces ingaan.

Document management

Met Exact voor BPM kun je eenvoudig het grote aantal verschillende documenten beheren die in jullie organisatie circuleren. In plaats van het bewaren van documenten in mappen, e-mail en lades worden alle documenten (docx, xlxs, pdf, xml, etc.) digitaal opgeslagen op één centrale plaats. Tevens kunnen documenten aan andere entiteiten, zoals verzoeken, projecten of medewerkers, worden gekoppeld. Exact voor BPM beschikt over een uitgebreid documentversiebeheer met verschillende versie-regiems, en het is mogelijk om voor bepaalde documenttypen in te stellen dat deze eerst goedgekeurd dienen te worden vóórdat deze kunnen worden gepubliceerd. In de blogpost over document management zal dit verder worden uitgelegd.

Signaleringen, waarschuwingen en automatische herinneringen

Met Exact voor BPM kun je automatisch herinneringen naar je debiteuren sturen. Je kunt zelf je lay-outs opmaken en bijvoorbeeld voor verschillende debiteuren verschillende lay-outs gebruiken. Het is tevens mogelijk om bedrijfsspecifieke signaleringen te definiëren die automatisch een actie kunnen activeren wanneer een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt. Daarnaast kan Exacts Event Manager fungeren als een digitale assistent om acties uit te voeren die eerder handmatig werden gedaan. Bijvoorbeeld het automatisch verzenden van een e-mail aan de manager op de verjaardag van een medewerker.

Alles in de cloud

De private cloud van Exact combineert de flexibiliteit van de cloud met de veiligheid en prestaties die je van de lokaal geïnstalleerde software gewend bent. De software draait op een veilige server in een data center, en biedt je altijd en overal online toegang tot je vertrouwde Exact omgeving, voor een vast bedrag per maand. Exact zorgt voor het beheren, updaten, ondersteunen en beschermen van jullie software, inclusief add-ons en maatwerk. Kortom, geen dure hardware-investeringen en interne IT-uitdagingen meer. In de laatste blogpost in de serie over BPM zullen we hier verder op ingaan.

Bron: Exact Support Blog