Berichten

Inzicht in het betalingsgedrag van uw debiteuren binnen Exact Globe

/in /door

In Exact Globe kunt u een overzicht opvragen van het betalingsgedrag van uzelf of van uw debiteuren via [Cash flow, Statistieken, Betalingsdatum]. Dit ouderdomsoverzicht is gebaseerd op de vervaldatum van de factuur. Op basis van de vervaldatum en de datum van betaling kunnen de betalingen worden verdeeld in verschillende categorieën.

Voordat het overzicht wordt getoond, kunt u een aantal selectiecriteria opgeven. Zo kunt u bijvoorbeeld via het veld ‘Ouderdom’ de ouderdom van de betaling opgeven. Als u bijvoorbeeld 0 tot 30 invult, worden betalingen die tussen 0 en 30 dagen na het verstrijken van de vervaldatum zijn uitgevoerd, in één kolom weergegeven. Betalingen die buiten dat traject vallen, worden in een aparte kolom getoond.

Tevens kunt u aangeven via de velden ‘Betaald’ en ‘Ontvangen’ of u alleen ontvangen bedragen wilt opvragen (door alleen ‘Ontvangen’ aan te vinken), alleen betalingen (door alleen ‘Betaald’ aan te vinken) of beide (door beide velden aan te vinken).

Betalingsdatum_NL

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe meerdere facturen van verschillende debiteuren afletteren in het bankboek

/in /door

Stel, u ontvangt op de bank een batch betaling van meerdere openstaande posten van verschillende debiteuren. U wilt het bedrag afletteren, zodat de posten niet meer open staan. Daarentegen wilt u het batch bedrag niet splitsen.

Allereerst is het raadzaam in het debiteuren onderhoud een nieuwe debiteur aan te maken, bijvoorbeeld met de naam Pin debiteur, of Batch debiteur. Deze algemene debiteur komt van pas bij het afletteren. Hiervoor gaat u naar [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] en u klikt op ‘Nieuw’. U vult een naam en code in en bewaart de instellingen.

In uw bankboeking gaat u naar de enkele regel met de batch ontvangst en u klikt in het veld ‘Onze ref’ op F2. U krijgt een afletterscherm te zien. Rechts onder de knop ‘Zoeken’ klikt u op ‘Meerd.’  wat staat voor ‘Meerdere’. U krijgt nu een scherm te zien waarin u eventueel handmatig factuurnummers zou kunnen invoeren. Dat betreft de ‘onze ref.’ nummers van de facturen. Dat is handig wanneer u bijvoorbeeld een lijst met openstaande factuurnummers voor u heeft.

Maar u kunt ook kiezen voor de knop ‘Factuur zoeken’. U krijgt dan een nieuw scherm te zien waarin u bij ‘Relatie’ een debiteur invult. U krijgt daaronder de openstaande facturen te zien. U selecteert de juiste en klikt op ‘Selecteren’.

Zo herhaalt u dat voor alle relevante openstaande debiteuren. Daarna klikt u onder op ‘Sluiten’. U komt terug in het afletterscherm en klikt op de knop ‘Zoeken’. De facturen staan nu in het afletterscherm en deze kunt u afletteren.

Op dat moment krijgt u een dialoogvenster:

“Meerdere – Debiteuren
U dient eerst aan een debiteur/crediteur toe te wijzen”.

U selecteert een debiteur waaraan u de posten toekent, bijvoorbeeld de eerder aangemaakte ‘Batch debiteur’. De posten worden namelijk op één relatie afgeboekt: zowel de bankboeking als alle openstaande posten. U klikt op ‘Verwerken’. Zodoende is er één regel afgeboekt met alle betreffende verkoopfacturen en u kunt de boeking sluiten.

Bron: Exact Support Blog

De betaalmethode van een factuur wijzigen in Exact Globe Next

/in /door

Wanneer u een factuur heeft aangemaakt die in eerste instantie als incasso verwerkt zou worden, maar achteraf handmatig betaald zal worden kunt u de betalingswijze als volgt wijzigen:

  • Ga naar [Financieel, Debiteuren, Kaarten] open de debiteurenkaart
  • Selecteer de desbetreffende factuur en klik onderin op ‘Details’

  • In dit venster ziet u de specificaties van de factuur en kunt u de ‘Methode’ wijzigen van ‘Incasso’ naar ‘Op krediet’. Dit veld is alleen te wijzigen als de boeking nog niet is afgeletterd.

Deze handeling is ook te verrichten voor andere betaalmethodes en tevens voor crediteuren.

Bron: Exact Support Blog

Het opschonen van debiteuren of crediteuren in Exact Globe Next

/in /door

Het is mogelijk om een relatie te verwijderen via menupad [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] knop ‘Verwijderen’.  Het is alleen mogelijk om de debiteur of crediteur te verwijderen als de relatie nog nooit gebruikt is in een transactie. Indien u uw relatiebestand op wilt schonen, en de relatie wel reeds gebruikt is, dan zijn er verschillende opties.

Status wijzigen
Via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kunt u al uw relaties met de status ‘Actief’ tonen, door alleen het vinkje ‘Actief’ aan te zetten.

Via het onderhoud van de relatie, kan de optie ‘Non-actief’ worden gebruikt bij ‘Status’, zodat deze niet naar voren komt in de lijst van actieve relaties bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden]. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van de module E-CRM.

Wanneer u wel gebruik maakt van E-CRM, kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, CRM, Activiteitsoorten]. Hier kunt u een nieuwe activiteitsoort invoeren.
  • Vervolgens kunt u gaan naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] en het veld ‘Aanvraag inactief’ vult u met de zojuist aangemaakte activiteit.
  • Hierna kunt u via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] de debiteur of crediteur  openen en op  , naast de status, om de relatie inactief te maken. Het systeem zal hier een activiteit voor aanmaken.

Vernummeren/Samenvoegen
Via de knop ‘Vernummeren’ bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kan er in het veld ‘Nieuwe waarde’ een nieuwe waarde ingevuld worden om de relatie een ander nummer te geven.  Via het veld Samenvoegen kunt de relatie invullen waarmee er moet worden samengevoegd.

Bron: Exact Support Blog

Overzicht van debiteuren waarbij getoond wordt of er betalingsherinneringen verstuurd worden?

/in /door

In het onderhoud van een debiteur is er een aanvinkmogelijkheid voor ‘Stuur herinneringen’. Indien u een overzicht wilt creëren waarbij de informatie wordt getoond of deze instelling wel of niet geactiveerd is, dan kunt u dit volgens de onderstaande stappen uitvoeren:

  1. Navigeer naar [Financieel, Debiteuren, Etiketten], pas indien gewenst de criteria aan en kies voor ‘Tonen’.
  2. In het nieuw verschenen overzicht voegt u de kolom ‘Relaties.Bet.herinnering’ toe. Dit kunt u doen door met de rechter muisknop op de kopregel te klikken en te kiezen voor ‘Kolom toevoegen’.
  3. U kunt vervolgens in het overzicht dubbelklikken op deze kolomnaam om de regels hierop te sorteren.
  4. Indien gewenst kunt u nog andere kolommen toevoegen of juist verwijderen.

Kies vervolgens voor ‘Alles selecteren’ en hierna voor ‘Exporteren’ om dit overzicht naar bijvoorbeeld MS Excel te exporteren, waar u het overzicht, indien gewenst, nog verder kunt bewerken.

Bron: Exact Support Blog

Snel en eenvoudig zoeken in Exact Globe Next

/in /door

Exact Globe Next biedt de mogelijkheid om zaken snel en eenvoudig op te zoeken in de administratie, zonder het een menupad eerst via het betreffende tabblad te hoeven openen. Dit kunt u doen via de knop ‘Zoeken’ bovenaan in de knoppenbalk.

Door op de knop ‘Zoeken’ te klikken, ziet u aan de linkerkant van uw beeldscherm verschillende opties om te kunnen zoeken naar medewerkers, debiteuren, artikelen en projecten (afhankelijk van uw licentie).

Afhankelijk van uw licentie kunt u voor de vier bovenstaande stamgegevens vijf verschillende handelingen uitvoeren. Welke opties aanwezig zijn, is tevens afhankelijk van de rechten. U beschikt alleen over de opties waarbij u ook rechten heeft op het betreffende menupad en functie.

Zo heeft u de mogelijkheden om direct te zoeken via het invoerveld. U kunt bijvoorbeeld bij het stamgegeven ‘Projecten’ een projectcode invullen in het invoerveld. Als u dan kiest voor F5, wordt het menupad [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden] geopend en worden de mogelijke projecten getoond.

Rechts van het invoerveld is een vergrootglas, waar u op kunt klikken om het menupad van het onderhoud van het betreffende stamgegeven te openen, zoals [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] bij ‘Debiteuren’. Vervolgens kunt via het filter van dat scherm verder zoeken.

Via het icoon linksboven het invoerveld van het stamgegeven wordt direct een nieuw onderhoudsscherm geopend, waarmee u direct een nieuw stamgegeven aan kunt maken.

Via de knop, waar de tekst van het stamgegeven op staat, kunt u doorklikken naar de zaken waar u als gebruiker aan gekoppeld bent. Als u bijvoorbeeld gekoppeld bent aan bepaalde projecten, zult u die projecten zien bij het klikken op de knop ‘Projecten’.

Als u klikt op het verrekijker icoon rechtsboven het invoerveld, wordt het zoekscherm voor het betreffende stamgegeven geopend. U kunt hier aan de hand van uitgebreide zoekcriteria zoeken.

Bron: Exact Support Blog

Tip: De standaard betaalwijze van debiteuren/crediteuren instellen in de Exact Financials Enterprise WebUI

/in /door

In Exact Financials Enterprise heeft u de mogelijkheid om de standaard betaalwijze van de debiteuren en crediteuren te definiëren.

In de WebUI kunt u dit als volgt instellen:

  • Ga in het Finance menu naar [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen].
  • Open het tabblad ‘Subadmin’.
  • Bij ‘Betaalwijze (Debiteuren)’en ‘Betaalwijze (Crediteuren)’ kunt u vervolgens de standaard betaalwijze selecteren.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Globe de omzetrekening van de debiteur of het artikel

/in /door

Bij het onderhoud van uw debiteuren via [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] kunt u op het tabblad ‘Financieel’ een ‘Tegenrekening’ vullen. Hier heeft u de mogelijkheid om een omzetrekening in te vullen die gebruikt wordt om de omzet op te boeken bij het definitief afdrukken van een factuur. Bij het onderhoud van een artikel via [Factuur, Artikelen, Onderhouden] kunt u op het tabblad ‘ Financieel’ ook een omzetrekening koppelen.

U kunt zelf aangeven of bij het definitief afdrukken van een factuur de omzetrekening gekoppeld aan de debiteur, of de omzetrekening gekoppeld aan het artikel wordt gebruikt. Via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Factuurinstellingen] kunt u bij de instelling ‘Omzet’ bepalen welke omzetrekening gebruikt dient te worden.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next oninbare debiteuren afboeken

/in /door

In bepaalde gevallen kan het voorkomen dat u een openstaande post niet meer kunt innen of hoeft te betalen. In Exact Globe Next kunnen deze openstaande posten op een eenvoudige wijze worden afgeschreven naar een winst of verlies rekening. U kunt de openstaande post van een debiteur of crediteur afschrijven via het menu [Financieel, Debiteuren, Kaarten] of [Financieel, Crediteuren, Kaarten] en te kiezen voor de knop ‘Afletteren’. In het scherm dat nu verschijnt staat aan de linkerkant de betalingen en aan de rechterkant de openstaande facturen. Selecteer aan de rechterkant de factuur waar geen betaling of credit nota tegenover staat. Kies nu voor de knop ‘Afletteren/Verwerken’. Het volgende scherm verschijnt:

In dit scherm kunt u bepalen wat u met de openstaande factuur wil doen.

– Saldo/Verdichten: hier kunt u twee of meerdere facturen verdichten naar één factuur.
– Betalingsverschil: hier kunt u een betalingsverschil wegboeken naar de betalingsverschillenrekening.
– Kortingen: hier kunt u een korting op de factuur wegboeken naar een kortingsrekening.
– Korting (Inclusief: Bel): hier kunt u een korting inclusief belasting wegboeken.
– Overige: hier kunt een niet te innen factuur afboeken naar een te selecteren grootboekrekening.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een debiteur tijdelijk uitsluiten voor herinneringen?

/in /door

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om een herinnering af te drukken voor debiteuren die het openstaande bedrag nog niet hebben voldaan. Echter soms kan het handig zijn om voor een specifieke debiteur een uitzondering te maken. Bijvoorbeeld wanneer er een afspraak met de debiteur is gemaakt.

Uitsluiten zonder reden
Om voor een specifieke debiteur geen herinneringen af te drukken, kunt u de optie ‘stuur herinneringen’ uitvinken in het debiteurenonderhoud via het menu [Financieel, Debiteuren, Onderhouden]. Het uitzetten van deze optie zorgt ervoor dat de debiteur geen herinneringen ontvangt, maar geeft geen inzicht in de reden hiervoor.

Uitsluiten met reden
Wanneer u wel inzicht wilt in de reden of wanneer u een debiteur tijdelijk of eenmalig wilt uitsluiten, is er nog een alternatief om specifieke debiteuren automatisch uit te sluiten bij het afdrukken van herinneringen. U kunt in dat geval in het onderhoud van de debiteur een scenario voor herinneringen meegeven. Standaard staat dit scenario op ‘Normaal’, maar u heeft hier ook de opties ‘Betalingsovereenkomst’, ‘Klachten’ en ‘Overgedragen’. Bij het afdrukken van de betalingsherinneringen kunt u in de geavanceerde modus via een filter op scenario er iedere keer bewust voor kiezen om debiteuren met een afwijkend scenario wel of juist niet mee te nemen.

Bron: Exact Support Blog