Berichten

Een link naar een anker in een ander document binnen Exact Synergy Enterprise

/in /door

In de blogpost Link naar een andere plek in een document heeft u kunnen lezen hoe u een link kunt toevoegen naar een naar een andere plek in het document. Het kan echter voorkomen dat u vanuit een document wilt linken naar een bepaalde plek in een andere document. In deze blogpost kunt u lezen hoe u dat kunt doen.

In dit voorbeeld gaan we er vanuit dat u al een document heeft aangemaakt met ankers. Als voorbeeld gebruiken we het document uit de vorige blogpost. Dit document bevat 3 ankers. Vanuit een nieuw document willen we linken naar het derde anker ‘Paragraaf 3′.

  • In het nieuwe document selecteert u de tekst van waaruit u de link wilt toevoegen.
  • Vervolgens selecteert u in de menubalk .

  • U selecteert het documentnummer van het document met de ankers. Nu wordt er een link toegevoegd naar het betreffende document.
  • We willen echter niet naar het document zelf linken, maar naar een specifieke plek in het document. Om dit te doen selecteert u nogmaals de tekst van waaruit u de link wilt toevoegen.
  • Ditmaal klikt u in de menubalk op .
  • Het hyperlink scherm wordt geopend. De Url is reeds gevuld omdat u link naar het document zelf reeds heeft toegevoegd.
  • Ga helemaal naar het einde van de url en voeg een # met de naam van het anker toe. In dit voorbeeld betreft het het anker met de naam ‘Paragraaf3′ dus voegt u toe: #Paragraaf3
  • Wanneer u zou willen linken naar paragraaf 2 voegt u toe: #Paragraaf2
  • Bewaar het document.
  • Wanneer u nu in het document op de link klikt wordt het andere document geopend op de plek waar het anker met de naam ‘Paragraaf3′ zich bevindt.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik in Exact Synergy zien wie een verzoek of document gelezen heeft?

/in /door

In Exact Synergy Enterprise kunt u eenvoudig zien wie wanneer een document of verzoek bekeken heeft. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld wilt weten of iedereen uw nieuwsbericht heeft gelezen. Met deze stappen kunt u een lijst tonen waar alle gebruikers op staan die het hebben gelezen:

  • Open een verzoek of document.
  • Klik in de rechter bovenhoek op het icoontje ‘ALT L – Gelezen: Log’:

Nu wordt een lijst getoond van medewerkers die het verzoek of document bekeken hebben, en op welk moment:

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik snel een document aanmaken/uploaden in Exact Globe Next?

/in /door

Tijdens de installatie van Exact Globe Next is er een snelkoppeling van Exact Globe Next aangemaakt via de optie ‘Send to’ (‘Verzenden naar’). Het is mogelijk om een document dat u op uw computer heeft staan, zoals een factuur bijvoorbeeld, snel als document aan te maken in Exact Globe Next via dezelfde optie.

Om het document in Exact Globe Next te krijgen, kunt u het document opzoeken (bijvoorbeeld in de Windows Verkenner). Klik op het bestand met uw rechtermuisknop.  Daarna kunt u kiezen voor de optie ‘Kopiëren naar’ (Send to).

Wanneer u hier gekozen heeft voor de optie Exact Globe Next, zal een nieuw scherm opkomen waarin u de administratie kunt selecteren waar u het document in wilt opslaan.

Nadat u de betreffende administratie geselecteerd heeft, komt het scherm van documenten opslaan. Hier kunt u aan het document een relatie koppelen en het type van het document ingeven. Om meer informatie toe te kunnen voegen kunt u dit scherm groter maken. Klik op ‘Bewaren’ om het document op te slaan in Exact Globe Next.

Bron: Exact Support Blog

Snel een document aanmaken/uploaden in Exact Globe Next?

/in /door

Tijdens de installatie van Exact Globe Next is er een snelkoppeling van Exact Globe Next aangemaakt via de optie ‘Send to’ (‘Verzenden naar’). Het is mogelijk om een document dat u op uw computer heeft staan, zoals een factuur bijvoorbeeld, snel als document aan te maken in Exact Globe Next via dezelfde optie.

Om het document in Exact Globe Next te krijgen, kunt u het document opzoeken (bijvoorbeeld in de Windows Verkenner). Klik op het bestand met uw rechtermuisknop.  Daarna kunt u kiezen voor de optie ‘Kopiëren naar’ (Send to).

Wanneer u hier gekozen heeft voor de optie Exact Globe Next, zal een nieuw scherm opkomen waarin u de administratie kunt selecteren waar u het document in wilt opslaan.

Nadat u de betreffende administratie geselecteerd heeft, komt het scherm van documenten opslaan. Hier kunt u aan het document een relatie koppelen en het type van het document ingeven. Om meer informatie toe te kunnen voegen kunt u dit scherm groter maken. Klik op ‘Bewaren’ om het document op te slaan in Exact Globe Next.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy een documenttype inactief maken?

/in /door

Binnen Exact Synergy Enterprise maakt u gebruik van documenttypen. Met een documenttype kunt u specifieke eigenschappen vastleggen voor documenten die worden aangemaakt binnen dit type.

Het kan echter dat u wilt voorkomen dat gebruikers nog documenten aanmaken van een specifiek type. U kunt dan dit documenttype op inactief zetten. Echter dit geldt niet voor documenttypes die standaard beschikbaar zijn in een nieuwe administratie. U kunt deze niet op inactief zetten, het is wel mogelijk om een zo’n documenttype te blokkeren voor handmatige invoer. Op deze wijze kunt u het betreffende documenttype niet gebruiken bij het invoeren van nieuwe documenten.

Een documenttype blokkeren
Om een documenttype te blokkeren kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Open het documenttype via [Documenten, Inrichting, Document: Types]
  • Kies voor het tabblad ‘Algemeen’.
  • Vervolgens kunt u bij ‘Handmatig invoeren’ kiezen voor ‘Geblokkeerd’ of ‘Verborgen’.

Documenttype verbergen

De opties komen op het volgende neer:

  • Toegestaan — Selecteer deze optie om het handmatig aanmaken en het automatisch genereren van documenten via de background job van documenten met dit documenttype toe te staan.
  • Geblokkeerd — Selecteer deze optie als u het handmatig aanmaken van documenten van dit type wilt blokkeren, maar wel wilt toestaan dat documenten automatisch gegenereerd kunnen worden via de background job. Documenten die geblokkeerd zijn kunnen niet gevonden worden via een snelle of geavanceerde zoekopdracht.
  • Verborgen — Selecteer deze optie als u het handmatig aanmaken van documenten van dit type wilt blokkeren, maar wel wilt toestaan dat documenten automatisch gegenereerd kunnen worden via de background job. Documenten die verborgen zijn kunnen gevonden worden via een snelle of geavanceerde zoekopdracht.

Nadat u heeft gekozen voor ‘Geblokkeerd’ of ‘Verborgen’ is het niet meer mogelijk voor een gebruiker om handmatig een document van dat type aan te maken.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy Enterprise direct navigeren naar een document !

/in /door

Binnen Exact Synergy Enterprise heeft u de mogelijkheid om te werken met documenten. Voor het bewerken en opmaken van deze documenten heeft u verschillende functies tot uw beschikking. Functies die u wellicht ook kent uit Microsoft Word.

Echter er zijn ook extra functies beschikbaar waarmee u bepaalde handelingen sneller kunt uitvoeren. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een koppeling te maken naar een reeds bestaand document in Exact Synergy Enterprise. Zo kunt u eenvoudig een letter, woord of zin selecteren en vervolgens een koppeling aanmaken.

ESE document koppeling
Op het moment dat u een document bewerkt, heeft u de knop ‘Invoegen ESE document koppeling’ tot uw beschikbaar. Wanneer u een selectie maakt in de tekst, vervolgens klikt op de knop, dan verschijnt er een pop-up scherm waarin u kunt aangeven naar welk document er verwezen moet worden. In onderstaande afbeelding is de knop weergegeven.

Hyperlink

Bron: Exact Support Blog

Tip: Goedkeuren documenten in Exact Synergy Enterprise

/in /door

Binnen Exact Synergy Enterprise kunt u aangeven dat een document eerst moet worden goedgekeurd voordat deze beschikbaar is voor andere medewerkers, klanten of dealers. U kunt dit definiëren via de instellingen van een documenttype (via het menupad [Documenten, Inrichting, Document: Types]). Daarnaast kunt u hier ook aangeven welke rollen medewerkers moeten hebben om de documenten goed te mogen keuren.

Deze instelling kunt u vinden onder de tab ‘Publiceer’ bij de instellingen van het documenttype.

Document

Altijd goedkeuren
Het kan echter gebeuren dat deze instelling uit staat en dat nieuwe documenten van dit type of bestaande documenten die bewerkt worden alsnog goedgekeurd moeten worden. Dit kan er mee te maken hebben dat het document met beveiligingsniveau “0”, “1”, of “2” wordt opgeslagen. Documenten met een beveiligingsniveau van 2 of lager moeten altijd worden goedgekeurd, ongeacht de instellingen van het documenttype.

Mocht u niet willen dat het document goedgekeurd moet worden, dan dient u het document met een hoger beveiligingsniveau te bewaren.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Snel een nieuw verzoek aanmaken binnen Exact Synergy Enterprise

/in /door

Gebruikt u vaak een verzoek voor dezelfde medewerker of voor hetzelfde project? Om tijd te besparen en snel een nieuw verzoek aan te maken, kunt u gebruik maken van de functie ‘kopiëren’ in het verzoek. Hiermee kunt u eenvoudig aangeven welke informatie u wilt kopiëren naar het nieuwe verzoek. In onderstaande stappen wordt uitgelegd hoe u dit kunt doen.

Een verzoek kopiëren

1. Open een reeds bestaand verzoek en kies voor de knop Kopiëren. In dit voorbeeld is er onder andere een medewerker, document en project gekoppeld.

2. Selecteer vervolgens het verzoek dat u wilt aanmaken. Let op, wanneer u een verzoek kiest waar een veld niet beschikbaar in is, dan is het niet mogelijk om dit te kopiëren vanuit het oude verzoek. Een voorbeeld kan zijn wanneer u een verzoek kopieert met het veld document. Wanneer u bij het nieuwe verzoek een verzoek kiest die niet beschikt over het veld document, dan kunt u dit veld niet kopiëren.

3. Markeer nu de informatie die u wilt gebruiken in het nieuwe verzoek. Standaard is alle informatie geselecteerd.

4. Klik nu op Nieuw om het verzoek aan te maken. Het nieuwe verzoek is nu gevuld met de door u geselecteerde informatie.

Bron: Exact Support Blog