Berichten

Tip: Goedkeuren documenten in Exact Synergy Enterprise

/in /door

Binnen Exact Synergy Enterprise kunt u aangeven dat een document eerst moet worden goedgekeurd voordat deze beschikbaar is voor andere medewerkers, klanten of dealers. U kunt dit definiëren via de instellingen van een documenttype (via het menupad [Documenten, Inrichting, Document: Types]). Daarnaast kunt u hier ook aangeven welke rollen medewerkers moeten hebben om de documenten goed te mogen keuren.

Deze instelling kunt u vinden onder de tab ‘Publiceer’ bij de instellingen van het documenttype.

Document

Altijd goedkeuren
Het kan echter gebeuren dat deze instelling uit staat en dat nieuwe documenten van dit type of bestaande documenten die bewerkt worden alsnog goedgekeurd moeten worden. Dit kan er mee te maken hebben dat het document met beveiligingsniveau “0”, “1”, of “2” wordt opgeslagen. Documenten met een beveiligingsniveau van 2 of lager moeten altijd worden goedgekeurd, ongeacht de instellingen van het documenttype.

Mocht u niet willen dat het document goedgekeurd moet worden, dan dient u het document met een hoger beveiligingsniveau te bewaren.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik werken met tags in Synergy documenten

/in /door

In Exact Synergy Enterprise kunnen tags gebruikt worden als keywords om documenten te organiseren en groeperen. Exact Synergy Enterprise kent zowel bedrijfstags als persoonlijke tags. Bedrijfstags zijn voor het hele bedrijf beschikbaar en in te stellen, persoonlijke tags alleen per gebruiker.

Per documenttype (inrichting)
De bedrijfstags kunnen worden ingesteld per documenttype via het menupad [Documenten, Inrichting, Onderhoud, Document: types]. Onder het tabblad ‘Meer eigenschappen’ kunnen bedrijfstags bij een documenttype worden geactiveerd door de optie ‘tags’ aan te vinken. Vervolgens kunnen bedrijfstags worden gedefinieerd, die aan het bewuste documenttype gekoppeld mogen worden door deze in te voeren via het invulveld ‘Toevoegen’.

De bedrijfstags zijn hier ook weer te verwijderen van dit documenttype door middel van het rode kruisje naast de tags. Deze optie is alleen beschikbaar als de tags nog aan geen enkel document binnen dit type gekoppeld zijn. Mocht dit wel het geval zijn, dan moeten de tags eerst worden losgekoppeld van de documenten, waarna de tags ook van het documenttype te verwijderen zijn.

Documenttype Tags

Per document
In een document zijn de tags toe te voegen of te verwijderen in de sectie ‘tags’ onderaan het document. In het linker veld staan de bedrijfstags, daarnaast is een veld voor persoonlijke tags en een veld voor populaire tags. Helemaal aan de rechterzijde staat het veld met de gekoppelde tags. Hier kunnen ook persoonlijke tags worden gedefinieerd door middel van het veld ‘mijn tags’.

De tags in de linker velden kunnen aan het document worden toegekend door er op te klikken. De tags verplaatsen hiermee naar het rechter veld ‘Te gebruiken tags’. Door nogmaals op de tags te klikken in het rechter veld, worden de tags weer terug geplaatst naar de linker velden. Het is ook mogelijk alle tags uit een bepaald veld tegelijkertijd toe te voegen of te verwijderen met de plus- en min-iconen rechts boven elk veld.

Document tag

Een document zoeken op basis van tags
In deze blogpost is beschreven hoe u documenten kunt zoeken op basis van de ingevoerde tags.

Bron: Exact Support Blog