In Synergy eigenschappen van meerdere documenten in één keer wijzigen
Bij het aanmaken van documenten kunt u verschillende eigenschappen van de documenten definiëren. Hierbij kunt u denken aan het beveiligingsniveau, het gekoppelde project, de bewerk rechten etc.
De gedefinieerde eigenschappen kunnen naderhand nog aangepast worden door het betreffende document te bewerken. Wanneer bij veel documenten dezelfde eigenschap aangepast dient te worden kunt u dit doen door ieder document afzonderlijk te bewerken. Het is echter ook mogelijk om dit voor meerdere documenten in één keer te doen.
Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer u de bewerkrechten van alle documenten die aan een specifiek project gekoppeld zijn wilt aanpassen zodat alle projectleden de documenten mogen bewerken.
Belangrijk is dat u eerst de juiste selectie maakt. Op de documenten zoekpagina definieert u de gewenste criteria en klikt vervolgens op ‘Tonen’. Op de pagina met de zoekresultaten controleert u of alle gewenste documenten naar voren komen en dit uitsluitend de documenten zijn die aangepast dienen te worden.
Als dit het geval is klikt u boven op de pagina de knop ‘Onderhoud’. U komt nu op de pagina waar u de nieuwe eigenschappen kunt definiëren. U past hier alléén de eigenschap(pen) aan die u wilt wijzigen.
In dit voorbeeld willen we alle projectleden bewerkrechten geven, dus passen we alleen de bewerkrechten aan. Wanneer er vervolgens op ‘Bijwerken’ wordt geklikt worden de nieuwe eigenschappen (in dit voorbeeld de bewerkrechten) toegepast op al de documenten uit de selectie.
Afhankelijk van het aantal documenten in de selectie kan dit enige tijd in beslag nemen.
Hou er rekening mee dat alleen de documenten waarvoor u bewerkrechten heeft worden aangepast. Hou er verder rekening mee dat deze actie niet ongedaan kan worden gemaakt. Controleer dus goed of u de juiste selectie heeft gemaakt.
Bron: Exact Support Blog
