Indien u gebruik maakt van voorbedrukte formulieren zoals bijvoorbeeld een acceptgiro, kan het noodzakelijk zijn dat u velden op een tiende millimeter nauwkeurig moet kunnen plaatsen. Om dit te kunnen doen dient u bij het onderhouden van de layout onder het menu beeld de optie raster gebruiken uit te zetten.
Bron: Exact Support Blog
In Exact Synergy Enterprise heeft u de mogelijkheid om een bijlage te koppelen aan een document. Een bijlage kan bijvoorbeeld zijn een prijslijst, een brief, een fax, een foto, etc. Het is ook mogelijk om te zoeken naar een specifieke bijlage die aan een document is gekoppeld. Dit kunt u als volgt doen:
‘Aanpassen’
Bron: Exact Support Blog
De aangiften zoals de btw-aangifte, icp-aangifte en loonaangifte kunt u elektronisch versturen naar de Belastingdienst. In Exact Globe Next beschikt u hiervoor over Aangiftebeheer waarbij gebruikt wordt gemaakt van BAPI (Business Application Programming Interface) voor de communicatie met de server van de belastingdienst.
Met de invoering van SBR (Standard Business Reporting) gaat de Belastingdienst stapsgewijs over op een nieuw, overheidsbreed kanaal: Digipoort. SBR is de standaard voor het samenstellen van financiële rapportages en voor het aanleveren van verplichte rapportages aan overheden. Met SBR worden gegevens in de financiële administratie uniform vastgelegd, zodat u ze eenvoudig kunt gebruiken voor rapportages aan overheidsinstellingen en banken.
Vanaf 1 januari 2014 bent u verplicht de btw-aangifte en icp-opgave via Digipoort bij de belastingdienst aan te leveren. Voor de loonaangifte veranderd er op dit moment nog niets. Deze kunnen ook vanaf 1 januari 2014 nog middels BAPI ingezonden worden.
Vanaf 21-1-2014 zijn de aanpassingen beschikbaar in Exact Globe Next product update 406 en 407
Voor meer informatie kunt u de onderstaande links raadplegen:
Bron: Exact Support Blog
Er zijn een aantal mogelijkheden om een overzicht op te vragen met het uurloon per medewerker:
Voor de laatste optie is wel de module Excel Add-In benodigd in uw licentie. Hierbij is het mogelijk om binnen Excel bij de optie Add-Ins naar Exact Globe te gaan en op Verslagen te drukken. Nu kunt u de administratie selecteren. In het volgende scherm bij het veld Genereren de optie ‘Tabelgegevens’ selecteren. U kunt bij het veld Tabelnaam op het vergrootglas drukken en vervolgens de tabel ‘hrcomp_resource’ uitkiezen. Via de knop Kolom toevoegen kunnen de gewenste kolommen, waaronder uurloon, toegevoegd worden aan het overzicht.
Bron: Exact Support Blog
Vanuit het linker menu heeft u de mogelijkheid om snel een entiteit (zoals een document, verzoek of medewerker) aan te maken. Het is echter ook mogelijk om een contactpersoon direct vanuit het linker menu aan te maken, zoeken of beheren.
Het veld ‘Contactpersonen’ kunt u toevoegen via de link voorkeuren die u rechts bovenin het scherm kunt vinden. In de sectie ‘Links – Mijn werk, aanmaken & zoeken’ selecteert u ‘Contactpersonen’ en klikt vervolgens op de pijl in het midden om de functie Contactpersonen naar de rechterzijde te verplaatsen. Klik nu op Bewaren om de gemaakte wijzigingen te bewaren.
Wanneer u in het linkermenu via [Mijn werk, Mijn contactpersonen] uw contactpersonen bekijkt, dan wordt het scherm Contactpersonen geopend. Hier krijgt u standaard een samenvatting te zien van de contactpersonen gegroepeerd op het relatietype.
Bron: Exact Support Blog
Het verwijderen van een factuur waaraan reeds een factuurnummer is toegekend kan zorgen voor ‘gaten’ in de factuurnummering. Met de factuurinstelling ‘Verwijderen facturen met factuurnummer’ kunt u aangeven of facturen met een factuurnummer verwijderd mogen worden.
De instelling heeft betrekking op verkoopfacturen (inclusief directe facturen, creditfacturen en POS facturen). Wanneer deze instelling is aangevinkt en de gebruiker beschikt over het functierecht ‘Facturen verwijderen’, dan mag deze gebruiker facturen verwijderen inclusief de facturen waaraan reeds een factuurnummer is toegekend.
Wanneer de optie is uitgevinkt en de gebruiker beschikt over het functierecht ‘Facturen verwijderen’, dan mag deze gebruiker alleen facturen verwijderen waaraan nog geen factuurnummer is toegekend. De knop ‘Verwijderen’ is dan niet actief in de volgende schermen:
Facturen die definitief zijn afgedrukt kunnen nooit worden verwijderd ongeacht of deze instelling is aangevinkt.
Bron: Exact Support Blog
Onlangs heeft Exact het Accountancy Center geïntroduceerd, een gratis service waarmee ondernemers makkelijk een accountant kunnen vinden.
Tot voor kort kon een accountant gevonden worden door middel van de optie ‘Zoek een accountant’ via de website van Exact. Deze optie is inmiddels komen te vervallen en vervangen door het Accountancy Center.
Hoe werkt het?
Als ondernemer kunt u een accountant zoeken op basis van verschillende zoekcriteria.
Er kan bijvoorbeeld gezocht worden op plaatsnaam, postcode of de naam van het accountantskantoor:
Daarnaast kan er gezocht worden op dienstverlening en/of expertise.
Middels het profiel kan de ondernemer direct contact opnemen met de accountant of een samenwerking in gang zetten.
Hoe kan er een profiel aangemaakt worden?
Als Accountant kunt u een profiel aanmaken door bovenin Exact Online op uw naam te klikken en vervolgens te kiezen voor ‘Mijn Exact Online’. Aan de linkerkant kunt u nu kiezen voor het tabblad ‘Accountancy Center’. Vervolgens klikt u op ‘Nieuw’, waarna u in het volgende scherm terecht komt:
Hier kunt u uw logo uploaden, een profieltekst toevoegen en de betreffende diensten en expertises aanvinken. Na dit ingevuld te hebben, klikt u op de button ‘Bewaren’. Uw profiel staat vervolgens direct live op het Accountancy Center .
Let op! Alleen een gebruiker met het recht ‘Licentie beheren’ kan een profiel aanmaken voor het Accountancy Center.
Ten slotte nog enkele tips bij het opstellen van uw profiel:
Bron: Exact Support Blog
Het einde van 2013 nadert en dit is voor velen het moment om het resultaat van het afgelopen boekjaar te verwerken. Hierbij verplaatst u dit resultaat van de Winst & Verliesrekening naar de rechterzijde van de balans (de sectie Eigen Vermogen). Hierdoor kunt u het boekjaar 2014 ‘schoon’ beginnen. In Exact Online is het afsluiten van uw boekjaar en het verwerken van het resultaat op elk moment mogelijk. Daardoor is een ‘traditionele’ jaarafsluiting niet meer nodig.
Gemak
We proberen dit soort processen voor u altijd zo gemakkelijk mogelijk te maken. Zo is het niet nodig om een beginbalans aan te maken voor het nieuwe jaar. Voor uw balansrekeningen is uw balans op 31 december van het oude boekjaar automatisch uw beginbalans voor het nieuwe boekjaar.
Verder is het ook niet meer noodzakelijk om vooraf alle transacties van het oude boekjaar te boeken en te verwerken voordat u in het nieuwe jaar kunt beginnen met boeken.
Jaarafsluiting in een notendop
U bereid de jaarafsluiting voor door een back-up en (eventueel) correctieboekingen te maken. Hierna kunt u een consistentiecontrole uitvoeren.
Verwerk vervolgens uw boekingen, alleen verwerkte boekingen worden meegenomen bij het verwerken van het resultaat. Sluit desgewenst het boekjaar af om ervoor te zorgen dat u niet per ongeluk in het oude boekjaar kunt boeken. De volgende stap is het daadwerkelijk verwerken van het resultaat. De Winst & Verliesrekening wordt leeg geboekt, bij de Balansrekeningen is de eindbalans van 2013 automatisch de nieuwe beginbalans van 2014.
Na het verwerken van het resultaat kunt u het boekjaar 2014 aanmaken. Handig is om daarbij direct de nieuwe boekstuknummering te bepalen.
Voor het uitgebreide stappenplan en antwoord op de meest gestelde vragen verwijzen we u graag naar dit document.
Belangrijke wijzigingen: SEPA en SBR
Hierna bent u klaar om te starten met 2014. Een jaar waarin we beginnen met twee belangrijke wijzigingen, de overgang op SEPA en op SBR. We raden u aan tijdig aan de slag te gaan met aanpassingen in uw Exact Online omgeving die hier eventueel voor nodig zijn.
Graag verwijzen we u dus nog naar onze startpagina’s over deze onderwerpen:
Bij verdere vragen over deze onderwerpen horen we graag van u!
Bron: Exact Support Blog
De Exact Integration Tools zijn een aanvulling binnen Orbis TaskCentre waardoor de Exact functionaliteiten binnen Orbis TaskCentre eenvoudig aan te roepen zijn. Dit betekent dat u de processen binnen Exact kunt aansturen vanuit andere omgevingen of zelfs volledig kunt automatiseren! En nu ook volledig gratis!
Orbis Software Benelux BV viert haar 10 jarig jubileum en daarom mag u zelf een cadeau uitkiezen. U leest er alles over op onze actiepagina.
Bron: Orbis
Voor SEPA incasso zijn er een groot aantal wijzigingen die niet alleen betrekking hebben op de software maar ook op uw bedrijfsprocessen.
Met SEPA incasso kunt u als incassant binnen het Europese SEPA gebied incasso’s in euro uitvoeren op éénmalige of terugkerende basis. Met de introductie van SEPA incasso in 2009 zijn verantwoordelijkheden voor de incassant toegenomen en waardoor de processen geherstructureerd moeten worden en er aanvullende procedures moeten worden toegevoegd. In veel landen zal de implementatie van SEPA incasso groter zijn dan de migratie naar SEPA betalingen.
Bij SEPA incasso dient de incassant de oorspronkelijke machtiging op te slaan, te digitaliseren en machtigings informatie mee te sturen bij iedere incasso opdracht. Verder dient er een vooraankondiging verstuurd te worden voordat een debiteur wordt geïncasseerd. In de meeste Europese landen is het mogelijk om de bestaande machtigingen gebruiken wanneer er wordt gemigreerd naar de Core versie, ook al zijn er voor de migratie naar SEPA wijzigingen noodzakelijk. Tevens dient er additionele informatie te worden toegevoegd. Voor de B2B versie zijn nieuwe incassomachtigingen noodzakelijk.
Er zijn twee aparte versie voor SEPA incasso:
SEPA Direct Debit Core (ook bekend als Standaard)
Deze versie wordt gebruikt voor incasso’s van consumenten en bedrijven. De debiteur kan de incasso tot 8 weken na de incassodatum laten storneren.
SEPA Direct Debit Business-to-Business (B2B):
Deze versie wordt gebruikt voor incasso’s van bedrijven aan bedrijven. Er is geen storno mogelijk en het controle proces voor de machtigingen is strikter.
Exact heeft de SEPA incasso functionaliteit in 2010 geïntroduceerd in product update 400 van Exact Globe Next. De functionaliteit was eerst alleen beschikbaar voor klanten met banken in Nederland, België, Duits of Oostenrijk. Vanaf product update 406 is de functionaliteit uitgebreid voor de andere SEPA landen. De incasso functionaliteit is tevens verbeterd op basis van feedback van onze klanten. Bij het implementeren van deze verbeteringen heeft Exact klanten actief betrokken in het ontwikkelproces met als doel te voldoen aan de meest kritische eisen op een voor klanten zo prettig mogelijke manier.
Meer informatie over de meest recente verbeteringen in de incasso functionaliteit kunt u hierlezen.
Exact wil nog verdere verbeteringen doorvoeren in de SEPA functionaliteit. Op dit blog zult u geïnformeerd worden over nieuwe wijzigingen.
Bron: Exact Support Blog
