Berichten

In Exact Financial een begeleidende tekst toevoegen bij het versturen van documenten via e-mail

/in /door

Indien u in Exact Financials Enterprise een begeleidende tekst wenst toe te voegen aan een e-mailbericht met daaraan bijvoorbeeld een verkoopfactuur, betalingsherinnering, etc. gekoppeld, dan kunt u dit instellen in [System: Applicatie, Formulierenlay-outs, Onderhoud].

Open de betreffende lay-out en kies vervolgens links bovenin voor de onderste van de drie opties (deze optie kenmerkt zichzelf d.m.v. een pijl die naar beneden wijst). Deze kunt u uitklappen en dan dient u voor “HEADER” te kiezen. Klik vervolgens op de middelste van de drie opties, “Attributes”. Vervolgens kunt u het onderwerp van de e-mail selecteren, tezamen met een begeleidende tekst. Het aantal karakters voor het onderwerp is 40, voor de begeleidende tekst geldt hetzelfde aantal van 40.

Bron: Exact Support Blog

Tip: De lengte van de grootboekrekeningnummers aanpassen in de Exact Financials Enterprise WebUI

/in /door

In Exact Financials Enterprise heeft u de mogelijkheid om de lengte van de grootboekrekeningnummers te wijzigen.

In de WebUI kunt u dit als volgt instellen:

  • Ga in het Finance menu naar [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen].
  • Open het tabblad ‘Algemeen’.
  • In het veld ‘GB-rekening: Lengte’ kan een lengte ingegeven worden. Deze zal standaard op ‘4’ staan.

Bron: Exact Support Blog

Exact Financials Enterprise 7.10.xx webbrowser en webclient variant

/in /door

Exact Financials Enterprise 7.10.xx wordt zowel geleverd als webbrowser-applicatie als in een webclient-applicatie. De webclient-versie betreft een zogenaamde ‘thin client applicatie’. De gebruiker installeert hiervoor lokaal een klein aantal bestanden. Voor beide varianten wordt voor de communicatie gebruik gemaakt van een internetverbinding.

De webbrowser-variant betreft een volledige webbased applicatie. Hierbij worden geen bestanden lokaal geïnstalleerd, maar vindt communicatie plaats door middel van een webbrowser (Internet Explorer). Dit biedt klanten de mogelijkheid om gebruikers, middels een webbrowser, op andere vestigingen te laten inloggen op Exact Financials Enterprise. Een bijkomend voordeel van de webbrowser-variant is dat de kosten voor werkplekbeheer verminderd kunnen worden, doordat er nauwelijks nog een installatie op de pc nodig is.

Nieuwe menustijl
In versie 7.10.14 is een aanpassing gemaakt in het gebruikersmenu. Naast de stylesheet die de kleurstelling en het lettertype bepaalt, kunt u nu kiezen voor een horizontale of verticale menustijl. De laatste toont, zoals we gewend zijn, de menuopties per pakket aan de linkerzijde van het scherm. De nieuwe menustijl, horizontaal, toont de menuopties horizontaal onder de pakketopties. Hierdoor beschikt u over een bredere werkruimte op het scherm. Een tweede verandering is dat het laatst gekozen submenu ‘onthouden’ wordt. Bent u bijvoorbeeld in het menu [Budget: Budgetten] en u opent dan het Finance menu en kiest vervolgens weer voor het Budgetmenu dan bent u direct weer in het submenu Budgetten.

Financials menu

Om iedere gebruiker kennis te laten maken met de nieuwe menustijl zal bij de installatie van versie 7.10.14 voor iedere gebruiker van de WebUI de gebruikersinstelling gewijzigd worden naar het nieuwe menu. Mocht de gebruiker liever gebruik blijven maken van het verticale menu, dan dient deze dit te wijzigen via menupad [Bestand, Gebruikersinstellingen], tabblad WebUI.

Deze menuwijziging kan u helpen eenvoudiger te navigeren door Exact Financials Enterprise maar heeft u aanvullende opmerkingen dan zijn we hier zeer benieuwd naar. U kunt uw feedback doorgeven aan de support afdeling van Exact Financials Enterprise of via de Customer Portal van Exact in een Support vraag.

Bron: Exact Support Blog

Exact Financials Versie 7.10.15 heeft consequenties voor het importeren van stamgegevens

/in /door

In de nieuwe versie (7.10.15) van Exact Financials Enterprise is een wijziging doorgevoerd met betrekking tot het archiveren van stamgegevens. Naast het blokkeren van een stamgegeven zijn nu andere statussen mogelijk.

Aan stamgegevens kunnen de volgende statussen meegegeven worden:

Actief
In invoer applicaties is de entiteit in elk zoekscherm zichtbaar en kan overal de entiteit in elk zoekscherm worden geselecteerd. Een actief stamgegeven wordt door elke verwerkingsfunctie geaccepteerd voor verdere afhandeling.

Niet actief (in behandeling)
De entiteit is geblokkeerd voor elke invoer applicatie, zowel handmatig als middels import. Verwerkingsfuncties accepteren een niet actieve (in behandeling zijnde) entiteit wel. Op deze wijze kan de stroom leeg worden gemaakt door invoer te voorkomen en verwerking toe te staan. Zodra alles op een niet actief (in behandeling zijnde) entiteit is verwerkt, kunt u de entiteit volledig op inactief zetten.

Niet actief (voor handmatige invoer)
In invoer applicaties is het stamgegeven niet zichtbaar/selecteerbaar voor invoer. Een niet actieve (voor handmatige invoer) entiteit wordt door elke verwerkingsfunctie geaccepteerd voor verdere afhandeling. Een niet actieve (voor handmatige invoer) entiteit kan derhalve worden geïmporteerd, maar niet handmatig in een invoer applicatie worden meegegeven.

Niet actief
Niet actieve entiteiten zijn niet zichtbaar/selecteerbaar in invoerschermen en worden niet door verwerkingsfuncties geaccepteerd voor verdere afhandeling.

Wanneer stamgegevens geïmporteerd worden moet ook de import definitie gecontroleerd worden. U kunt de EDIS koppelingen bekijken in het overzicht koppelingen. In het overzicht kunt u op het tabblad ‘Koppeling (regel)’ zien of veld  Block (7.10.14) of Entity_State (7.10.15 na importeren van import-nl.scr) in de koppeling gedefinieerd is.

Als het veld niet in de koppelingen voorkomt dan wordt de waarde ‘geblokkeerd’ bij een import gevuld met de default waarde ‘Active’. Een geïmporteerd stamgegeven is dan gewoon te gebruiken. Het is dan ook niet nodig de EDIS koppelingen aan te passen.

Is er wel een koppeling dan moet u er rekening mee houden dat het veld Entity-state de volgende waarden kan hebben:

  • 205301 = Active
  • 205302 = Inactive
  • 205303 = Inactive-manual
  • 205304 = Inactive-pending

Het aanpassen van de import definitie is geen eenvoudige taak en zou alleen door ervaren gebruikers uitgevoerd moeten worden. U kunt e.e.a. natuurlijk met de supporters van Exact Financials Enterprise bespreken.

N.B. Bovenstaande betreft een wijziging in het blokkeren van stamgegevens. Dit heeft GEEN betrekking op het blokkeren van openstaande posten. Die logica is onveranderd.

Bron: Exact Support Blog

Formules verwerken in rapportages Exact Financials

/in /door

Binnen Exact Financials Enterprise kan het voorkomen dat bepaalde velden niet geselecteerd kunnen worden op een rapport. Een vaak voorkomende vraag is of de notities van openstaande posten direct op het overzicht openstaande posten getoond kunnen worden. Standaard wordt een sterretje (*) getoond als er een notitie bij een openstaande post is vastgelegd waar eigenlijk de tekst van de notitie gewenst is.

Een formule veld aanmaken
Aangezien de notities in een andere tabel worden bewaard dan de openstaande posten moet er een Formule veld aangemaakt worden. Dit kunt u doen op de volgende manier:

  • Open [Systeem; Applicatie, Overzichtenlay-outs, Formules, Onderhoud]
  • Kies bij Type lay-out voor ‘Debiteuren openstaande posten’. Een formulecode zal gevuld worden met een vrije code.
  • Kies in het veld vertaling voor ‘Nieuw’ en selecteer een taal. (Dit moet dezelfde taal zijn als in de gebruikersinstellingen gedefinieerd is) en geef een omschrijving van het veld in. Bijvoorbeeld ‘Tekst notitie’.
  • Stel het Datatype in op Tekst en de lengte op 99. (Dit is de maximale lengte; als uw notitie uit meer tekens bestaat zal deze afgebroken worden).
  • Copier de volgende formule: IF (DBQUERY (RETURN-FIELD = stalog.adm_nr, adm_nr = ‘Administratie’, key_value_1 = TEXT (‘Debiteur’), key_value_2 = TEXT (‘Type:_Boekstuknummer’), key_value_3 = TEXT (‘Boekstuknummer’), table_id = 900071, type_action_log = 107701) = ‘Administratie’, DBQUERY (RETURN-FIELD = stalog.notes, adm_nr = ‘Administratie’, key_value_1 = TEXT (‘Debiteur’), key_value_2 = TEXT (‘Type:_Boekstuknummer’), key_value_3 = TEXT (‘Boekstuknummer’), table_id = 900071, type_action_log = 107701) , “”)
  • Kies nu voor ‘Bewaren’ en sluit het scherm.
  • Kies vervolgens voor [Finance; Debiteuren, Openstaande posten] en open een lay-out. Toon hier een voorbeeld op het scherm.
  • Met de rechter muisknop in de kolomnamen kunt u een veld toevoegen. (Kies Meer en selecteer het formule veld met de omschrijving zoals in het veld ‘Vertaling’ is aangemaakt met de toevoeging (F), van formule.
  • Kies Ok om het overzicht opnieuw op te bouwen. De laatste kolom zal nu een (deel van de) notitie tonen.

Het kan zijn dat de eerste tekens uit vraagtekens bestaan. Dit betekent dat de velden aandachts- en actiedatum van de notitie bij openstaande post niet gevuld zijn.

Dit is een voorbeeld de mogelijkheden van formule velden in de overzichten van Exact Financials Enterprise. Aangegeven moet worden dat het maken en onderhouden van formule velden niet door de support afdeling van Exact ondersteund kan worden. De consultants van Exact zullen u graag helpen bij het bouwen van dergelijke formules en rapportages.

Bron: Exact Support Blog

Versie 7.10.10 van Exact Financials Enterprise beschikbaar

/in /door

Vanaf nu is versie 7.10.10 van Exact Financials Enterprise algemeen beschikbaar. De belangrijkste verbetering is dat met deze product update de werkstations uitgerust met Microsoft Windows 8 ondersteund worden. Een voorwaarde hierbij is wel dat het alleen de Web Client versie betreft.

De versie Web UI kan nog niet ondersteund worden op Microsoft Windows 8 omdat deze wordt uitgeleverd met Microsoft Internet Explorer 10. Deze versie van Internet Explorer wordt tot nu toe niet ondersteund.

Andere nieuwe functies:

  • Sorteervolgorde zichtbaar in zoekscherm in Web UI van Exact Financials Enterprise
  • Standaard paginagrootte in zoekschermen maximaal 1000 rijen
  • Selectie van meerdere jaren bij grootboekkaart mogelijk

Alle verbeteringen kunt u vinden in de release notes van product update 7.10.

Bron: Exact Support Blog