Berichten

Product updates 258SP6 en 413SP6 beschikbaar (gefaseerde uitrol)

/in /door

Product updates 258SP6 en 413SP6 zijn nu beschikbaar. Product update 413SP6 is op dit moment echter alleen te downloaden voor klanten van Exact Compact en voor klanten die reeds over product update 413 beschikken.

De beschikbaarheid van deze product update voor overige klanten volgt later. Houd dit support blog in de gaten voor meer informatie hierover.

Exact Compact

De verbeteringen voor Exact Compact kunt u vinden in de release notes in document 27.259.082.

Service packs Exact Synergy Enterprise en Exact Globe Next

Voor de verbeteringen die in 258SP6 en 413SP6 zijn toegevoegd kunt u onderstaande links raadplegen:

Liever niet wachten?

Werkt u op dit moment niet met product update 413, maar wilt u toch al gebruik maken van 413SP6? Neem dan contact op met onze support afdeling.

Bron: Exact Support Blog

Logistiek – Introductie Exact Globe Next

/in /door

De logistieke modules van Exact Globe kunnen uw logistieke processen vereenvoudigen. In deze serie over Logistiek worden daarom diverse logistieke modules besproken.

In deze serie zullen de volgende geavanceerde logistieke functies aan bod komen:

Bestellingen

Bestellingen kunnen onder andere gegenereerd worden op basis van verkooporders, artikelplanning of voorraadposities die bij het aanmaken van een artikel zijn vastgelegd. In de blogpost over bestellingen zullen deze drie methodes worden uitgelegd.

Vooruitbetalingen

In de praktijk kan het voorkomen dat een verkooporder eerst (gedeeltelijk) betaald dient te worden voordat u tot levering over gaat. Om dit proces te automatiseren en tevens inzichtelijk te maken, heeft u in Exact Globe de mogelijkheid om een vooruitbetaling vanuit een verkooporder te genereren.

Toeslagen en kortingen

Met de module Toeslagen & Kortingen beschikt u over een oplossing om beter inzicht te krijgen in de verkoopbedragen van de verschillende verkooptransacties. De toeslagen of kortingen die u toepast op uw verkooptransacties worden apart geregistreerd waardoor het voor u inzichtelijk is wat de verkoopbedragen zijn en wat de toeslag/kortingsbedragen zijn.

Drop ship

Indien u artikelen verkoopt welke u niet zelf op voorraad houdt, dan is het efficiënter om de artikelen direct te laten leveren aan uw klant. Op die manier bespaart u onder meer op transport- en opslagkosten. U bestelt de artikelen bij uw leverancier/producten en in plaats van de artikelen eerst aan u te leveren, wordt rechtstreeks geleverd aan de klant. De (inkoop-)factuur van de producent/leverancier gaat naar u en uiteraard factureert u zelf naar de klant. Deze methode wordt Drop Shipping genoemd.

RMA- en RTV orders

Een RMA order (Return Merchandise Authorizations) biedt u de mogelijkheid om retour ontvangen goederen te registreren terwijl een RTV order (Return-To-Vendor) u de mogelijkheid biedt om de goederen die u zelf retour stuurt te registeren.

Bron: Exact Support Blog

Projecten afhandelen in Exact Globe Next

/in /door

Wanneer een project klaar is, dient dit te worden afgehandeld. Een project kan pas worden afgehandeld als alle geplande uren zijn gerealiseerd en alle facturen zijn verstuurd of afgedrukt.

Er zijn twee manieren om projecten af te handelen: handmatig of automatisch. In deze laatste blogpost over projecten zullen beide manieren worden besproken.

Handmatig projecten afhandelen

U kunt een project handmatig afhandelen via de knop Afhandelen. Deze knop is in verschillende schermen beschikbaar, bijvoorbeeld in het projectonderhoud.

Na het afhandelen krijgt het project de status Afgehandeld.

Automatisch projecten afhandelen

U kunt projecten automatisch afhandelen door de knop Autom. afhandelen te gebruiken. Deze knop is beschikbaar in het selectiescherm van het menupad [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden].

Wanneer u op de knop Autom. afhandelen klikt verschijnt het volgende scherm:

In dit scherm verschijnen alleen de projecten die automatisch afgehandeld kunnen worden. Om automatisch afgehandeld te kunnen worden dient aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

  • De verkooporder is afgehandeld
  • De factuur is gegenereerd
  • De gekoppelde interne order is afgehandeld
  • De gekoppelde bestelling is afgehandeld
  • Alle kind-projecten zijn afgehandeld

Selecteer de gewenste projecten in de kolom Selecteren en klik vervolgens op Afhandelen om deze projecten af te handelen.

Volgende keer

Dit was de laatste blogpost over de Projecten. De volgende blogposts in deze serie over de bedrijfsoplossingen in Exact Globe zullen gaan over de Logistieke modules.

Bron: Exact Support Blog

Projecten onderhanden werk in Exact Globe Next (2/2)

/in /door

In de voorgaande blogpost heeft u kunnen lezen wat Onderhanden werk (OHW) is en hoe u dit kunt genereren. In deze tweede blogpost over Onderhanden werk zullen we de verschillende Onderhanden werk methodes bespreken.

Kostenerkenning

Wanneer u uw onderhanden werk voor verschillende projecten in een specifieke periode wilt verwerken en de mutatie van het onderhanden werk wilt laten bepalen op basis van het percentage van gereedheid op basis van de gebudgetteerde en gerealiseerde kosten, dan kunt u de OHW methode Percentage gereed kostenerkenning selecteren op het tabblad Basis in het projectonderhoud.

Omzeterkenning

Als u uw onderhanden werk voor verschillende projecten in een specifieke periode wilt verwerken en de mutatie van het onderhanden werk wilt laten bepalen op basis van het percentage van gereedheid gebaseerd op de gebudgetteerde en gerealiseerde omzet, dan kunt u de OHW methode Percentage gereed omzeterkenning selecteren.

Afgehandelde contractmethode

Wanneer u uw onderhanden werk voor een project wilt verwerken waarbij het onmogelijk is om een goede inschatting te maken van het proces, dan is het te verwachten dat de omzet van het project hoger zal zijn dan de kosten. In dit geval dient de omzet te worden herkend op basis van de werkelijke kosten. Dit wordt de Afgehandelde contract methode genoemd.

Te factureren

Wanneer het onderhanden werk van een project berekend moet worden op basis van de omzet dat gefactureerd dient te worden, dan kunt u gebruik maken van de OHW methode Te factureren.

OHW kosten en opbrengsten overboeken

Als het in uw situatie wenselijk is om het onderhanden werk van de kosten en opbrengsten op aparte grootboekrekeningen te registeren waarbij eventueel zelfs onderscheid gemaakt dient te worden tussen het gebruikte project, artikel, kostenplaats en kostendrager, dan kunt u gebruik maken van de OHW methode OHW kosten en opbrengsten overboeken.

Met deze methode kunt u de onderhanden werk kosten en opbrengsten op de balansrekeningen boeken. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de tussenrekeningen Overboeken opbrengst naar OHW en Overboeken kosten naar OHW. Wanneer het project is afgehandeld kunt u het onderhanden werk kosten en opbrengsten laten vrijvallen en wordt het weer teruggeboekt op de winst en verlies rekeningen.

OHW kosten en opbrengsten

Wanneer u wel wilt dat het onderhanden werk van de kosten en opbrengsten op aparte grootboekrekeningen geregistreerd wordt, maar dat er geen gebruik wordt gemaakt van de tussenrekeningen Overboeken opbrengst naar OHW en Overboeken kosten naar OHW, dan kunt u kiezen voor de OHW methode OHW kosten en opbrengsten. Naast het onderscheid tussen de kosten en opbrengsten die op aparte grootboekrekeningen worden geboekt, biedt deze onderhanden werk methode ook detailinformatie met betrekking tot de gebruikte kostenplaatsen en kostendragers.

Opmerking: Deze onderhanden werk methode is alléén beschikbaar in Exact Globe en niet in Exact Synergy (Enterprise). Wanneer u tevens met Exact Synergy (Enterprise) werkt en u gebruikt deze onderhanden werk methode dient u de projecten in Exact Globe te onderhouden en niet in Exact (Synergy) Enterprise.

Percentage gereed kostenerkenning (budget) en Percentage gereed omzeterkenning (budget)

Wanneer u E-budget in uw licentie heeft kunt u tevens de methodes Percentage gereed kostenerkenning (budget) en Percentage gereed omzeterkenning (budget) selecteren. Voor meer informatie over de verschillende Onderhanden werk methoden, zie Onderhanden werk (OHW) in een project administratie.

Volgende keer

In de laatste blogpost over Projecten zullen we de laatste stap uit het proces bespreken: het afronden van projecten.

Lees ook: https://www.actric.nl/support/projecten-onderhanden-werk-in-exact-globe-12/

Bron: Exact Support Blog

Projecten – Onderhanden werk in Exact Globe (1/2)

/in /door

In een administratie worden de kosten en opbrengsten die aan elkaar zijn gerelateerd, geregistreerd op de winst- en verliesrekening in dezelfde boekingsperiode. Dit wordt het realisatie principe genoemd.

Onderhanden werk (OHW) wordt gebruikt om het resultaat op de winst- en verliesrekening dusdanig te corrigeren dat de kosten en opbrengsten in balans zijn. Het resultaat wordt verhoogd of verlaagd door gebruik te maken van één of meer OHW grootboekrekeningen en een specifieke OHW W&V rekening of een bestaande kosten- of omzetrekening. Onderhanden werk wordt meestal gebruikt voor lange termijn projecten. Bedrijven binnen eenzelfde sector gebruiken vaak dezelfde Onderhanden werk methode. De gekozen Onderhanden werk methode bepaalt hoe het Onderhanden werk wordt berekend, bijvoorbeeld gebaseerd op de gerealiseerde kosten of gebaseerd op de gerealiseerde opbrengsten.

Algemeen

Onderhanden werk is in principe de werkvoorraad van een organisatie die op projectbasis werkt. Onderhanden werk kan uit het volgende bestaan:

  • Uren
  • Gerealiseerde uren door derden (bijvoorbeeld wanneer (een deel van) het project is uitbesteed)
  • Gebruikte materialen
  • Kosten van derden (directe kosten)

Vanwege de diversiteit aan organisaties die op projectbasis werken, kan de manier waarop gewerkt wordt met onderhanden werk erg verschillen. De wetgeving voor het boekhouden met onderhouden werk is internationaal geregistreerd in de International Accounting Standards (11).

Lange termijn projecten kunnen worden onderverdeeld in projecten die worden uitgevoerd door uw eigen personeel en projecten die worden uitgevoerd door derden. Wanneer projecten door uw eigen personeel worden uitgevoerd, dan dient de winst uit het jaar van verkoop genomen te worden. Wanneer projecten door derden uitgevoerd worden dan kan de winst bepaald worden op basis van de volgende methodes:

  • Winst wordt verkregen bij het afronden van het werk/project. Dit wordt de Afgehandelde contractmethode genoemd.
  • Winst wordt proportioneel verkregen bij het realiseren van het werk/project. Dit wordt de Percentage gereed methode genoemd.

Er zijn twee manieren om rekening te houden met onderhanden werk:

  • Direct alle kosten en opbrengsten op een winst- & verliesrekening boeken en het onderhanden werk op een later moment bepalen. Dit wordt de Resultaatmethode genoemd.
  • Direct de realisaties op de grootboekrekening onderhanden werk op de balans boeken en dit op een later moment op de winst & verliesrekening zetten. Dit wordt de Onderhanden werk methode genoemd.

In Exact Globe gebruiken we de resultaatmethode.

Instellingen

Voordat u gebruik kunt maken van de optie Onderhanden werk (OHW) in Exact Globe dient u in de projectinstellingen te controleren of de juiste grootboekrekeningen zijn ingesteld. U kunt de projectinstellingen definiëren via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Projectinstellingen]. Voor meer informatie over de instellingen, zie Instellingen: Project (Projectinstellingen).

Screenshot 1 NL

Onderhanden werk genereren

Wanneer u het onderhanden werk op de balans wilt boeken, dient u een deel van de transacties over te dragen naar de grootboekrekening onderhandenwerk op de balans.

Om dit te doen kunt u het betreffende project onderhouden via [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden] en klik op de knop Onderhanden werk om direct het Onderhanden werk scherm te openen voor het huidige project. Om Onderhanden werk voor meerdere projecten te genereren kunt u gaan naar [Projecten, Projecten, Onderhanden werk].

U kunt per project een onderhanden werk methode selecteren. In de kolom Genereren kunt u aangeven dat voor deze regel het onderhanden werk berekend dient te worden. Vervolgens klikt u op de knop Genereren om de financiële transacties voor het onderhanden werk te genereren. Voor meer informatie over het genereren van onderhanden werk, zie Onderhanden werk genereren.

Volgende keer

In de volgende blogpost over onderhanden werk worden de verschillende onderhanden werk methodes uitgelegd.

Bron: Exact Support Blog

Tip: In Exact Globe een overzicht van handmatig aangemaakte facturen genereren

/in /door

Normaal gesproken wordt er, als u over de module E-Order beschikt, bij het verwerken van een order direct een factuur aangemaakt. Echter is het ook mogelijk om handmatig een factuur aan te maken. Wanneer u van deze laatste optie gebruik maakt kan het wenselijk zijn om in één overzicht te kunnen zien welke facturen handmatig zijn aangemaakt.

Overzicht van facturen opvragen

Om een overzicht van al uw facturen op te vragen gaat u naar [Factuur, Verslagen, Factuurhistorie]. Hier vult u eventueel de betreffende filters in en klikt op Zoeken. U krijgt nu een overzicht van de gehele factuurhistorie, ongeacht of de factuur nu handmatig of automatisch is aangemaakt.

Kolom ‘Pakbonnummer’ toevoegen

Om een beter inzicht te krijgen in welke facturen handmatig zijn aangemaakt kunt u de kolom Pakbonnummer toevoegen door rechts bovenin op de knop Kolommen te klikken. Vervolgens kunt u de optie Pakbonnummer vanuit de kolom Beschikbare naar de kolom Zichtbaar verplaatsen. Hierna klikt u op OK.

screenshot1nl

Handmatig aangemaakte facturen beschikken niet over een pakbonnummer

Doordat de kolom Pakbonnummer nu is toegevoegd aan het overzicht van alle facturen kunt u precies zien welke facturen handmatig zijn aangemaakt en welke zijn ontstaan vanuit een order. Handmatig aangemaakte facturen beschikken namelijk niet over een pakbonnummer. Bij deze factuur is het veld in deze kolom dan ook leeg. Door met uw rechtermuisknop op de kolom Pakbonnummer te klikken kunt u kiezen voor Sorteren. Hierdoor ziet u alle facturen zonder pakbonnummer onder elkaar staan.

screenshot2nl

De volgorde die wordt getoond kunt u eventueel nog omkeren door nogmaals met uw rechtermuisknop op de kolom te klikken en te kiezen voor Sorteervolgorde omkeren.

Bron: Exact Support Blog

Het opschonen van debiteuren of crediteuren in Exact Globe Next

/in /door

Het is mogelijk om een relatie te verwijderen via menupad [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] knop ‘Verwijderen’.  Het is alleen mogelijk om de debiteur of crediteur te verwijderen als de relatie nog nooit gebruikt is in een transactie. Indien u uw relatiebestand op wilt schonen, en de relatie wel reeds gebruikt is, dan zijn er verschillende opties.

Status wijzigen
Via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kunt u al uw relaties met de status ‘Actief’ tonen, door alleen het vinkje ‘Actief’ aan te zetten.

Via het onderhoud van de relatie, kan de optie ‘Non-actief’ worden gebruikt bij ‘Status’, zodat deze niet naar voren komt in de lijst van actieve relaties bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden]. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van de module E-CRM.

Wanneer u wel gebruik maakt van E-CRM, kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, CRM, Activiteitsoorten]. Hier kunt u een nieuwe activiteitsoort invoeren.
  • Vervolgens kunt u gaan naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] en het veld ‘Aanvraag inactief’ vult u met de zojuist aangemaakte activiteit.
  • Hierna kunt u via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] de debiteur of crediteur  openen en op  , naast de status, om de relatie inactief te maken. Het systeem zal hier een activiteit voor aanmaken.

Vernummeren/Samenvoegen
Via de knop ‘Vernummeren’ bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kan er in het veld ‘Nieuwe waarde’ een nieuwe waarde ingevuld worden om de relatie een ander nummer te geven.  Via het veld Samenvoegen kunt de relatie invullen waarmee er moet worden samengevoegd.

Bron: Exact Support Blog

Een medewerker toegang geven tot de administratie in Exact Globe Next

/in /door

Het kan voorkomen dat u een medewerker toegang wilt geven tot een administratie in Exact Globe Next. Hiervoor dient u de volgende stappen te doorlopen:

  1. Ten eerste dient de medewerker in de betreffende administratie aanwezig te zijn als gebruiker. Een gebruiker kan aangemaakt worden via [Systeem, HR, Beveiliging, Medewerkers] of via [HR/Salaris, Personeel onderhouden]. Klik op de button ‘Nieuw’ om een gebruiker aan te maken. In dit onderhoud van de medewerker, op tabblad ‘Algemeen’ dient u de velden in te vullen. Klik hier voor meer informatie hierover.
  2. Zet vervolgens een vinkje bij de optie ‘Toegangsrechten’ om de medewerker toegangsrechten te geven tot de administratie.
  3. Daarna dient u via het tabblad ‘Rechten’ ten minste één rol te koppelen aan de medewerker. Hiermee bepaalt u de gebruikersrechten van de medewerker. Klik hierom te zien welke rollen standaard aanwezig zijn in Exact Globe Next.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next een BTW-code aanmaken

/in /door

In Exact Globe Next wordt de BTW automatisch berekend aan de hand van een code. U hoeft als gebruiker dus geen BTW-bedrag in te voeren, maar alleen een code te selecteren die de hoogte van het BTW-percentage aangeeft. Op de invoerschermen van de verschillende soorten mutaties wordt om deze code gevraagd.

U kunt via [Systeem, Algemeen, Landen, Belastingcodes] knop ‘Nieuw’ een nieuwe BTW-code aanmaken.

In het veld ‘Percentage’ kunt u het BTW percentage opgeven dat van toepassing is. Wat verder van belang is, is om verschillende grootboekrekeningen te selecteren voor de af te dragen en de te vorderen BTW. Tevens dienen de grootboekrekeningen van type ‘Crediteurenrekening’ te zijn om een openstaande post te kunnen creëren voor de Crediteur ‘Belastingdienst’.

Verder is het belangrijk om de juiste BTW-vakken te koppelen op het tabblad ‘BTW-vakken’. Dit zorgt ervoor dat de BTW die u op deze code registreert, in het juiste vak op de BTW-aangifte terecht komt.

Uitleg over alle velden in dit onderhoud van de BTW-code kunt u hier terugvinden. Voor meer informatie over het volledig opzetten van een BTW administratie in Exact Globe Next, kunt u hierklikken.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik in Exact Globe het ‘Overzicht verwerkt’ nogmaals tonen?

/in /door

In de Blog post ‘Hoe kan ik zien wie de betaling of incasso heeft verwerkt?’ heeft u al kunnen lezen over hoe u kunt zien welke gebruiker, welke bankbestanden aan heeft gemaakt via menupad [Cash flow, Betalingen, Aangemaakte bankbestanden]. Wat ook mogelijk is in dit menupad, is om het ‘Overzicht verwerkt’ nogmaals te tonen en af te drukken. Het voordeel van deze optie is, dat u de run niet helemaal terug hoeft te draaien en de run opnieuw dient te fiatteren en verwerken.

Samenvattingsinformatie
Het ‘Overzicht verwerkt’ komt normaal gesproken naar voren als een betaling wordt verwerkt via [Cash flow, Betalingen, Verwerken] als alle posten worden geselecteerd en er dan op de knop ‘ Verwerken’ wordt geklikt. Het overzicht toont samenvattingsinformatie over de aangemaakte run.  Zaken als het runnummer,  uw eigen bankrekeningnummer, het bestandenpad waar het bestand is opgeslagen en controlegetal worden getoond.

Opnieuw aanmaken
Het kan voorkomen dat u dit overzicht nogmaals af wilt drukken, bijvoorbeeld omdat er iets mis is gegaan bij de eerste keer afdrukken van het overzicht. Het opnieuw aanmaken kan gedaan worden via menu-pad [Cash flow, Betalingen, Aangemaakte bankbestanden]. Met de knop ‘Opnieuw aanmaken’, kunt u het betaalbestand nogmaals aanmaken. Als dit is gebeurd, dan wordt het ‘Overzicht verwerkt’ opnieuw getoond en kunt u dit afdrukken. Let er dan wel op dat het betaalbestand nogmaals is aangemaakt en de bestandsnaam op het overzicht nu iets anders is. Eventueel kunt u één van de dubbele betaalbestanden weer verwijderen in het aangegeven menu-pad.

Bron: Exact Support Blog