Berichten

Tip: Selecteren op verzendmethode

/in /door

Bij het onderhoud van de debiteuren kunt u een bij het veld ‘Verzendmethode’ op het tabblad ‘Financieel’ de standaard verzendmethode opgeven voor deze relatie. Dit heeft betrekking op het verzenden van facturen en betalingsherinneringen. Hier kunt u kiezen uit de opties e-mail, printer of elektronisch. Wanneer u hiermee werkt binnen uw administratie, dan heeft u bij het afdrukken / verwerken van de facturen de mogelijkheid om te sorteren op verzendmethode.

Verzendmethode selecteren
Om de facturen te selecteren gaat u naar het menu [Factuur, Invoer, Afdrukken/Verwerken], hier kiest u op het tabblad ‘Algemeen’ voor ‘Selectiemethode: Factuur’. Hiermee kunt u de facturen selecteren op ‘Verzendmethode’. In onderstaande afbeelding is dit weergegeven.

afdrukken op verzendmethode

Bron: Exact Support Blog

Tip: Begeleidend schrijven meesturen

/in /door

Bij uw klanten wilt u altijd een goede indruk maken. Ook als u een e-mail stuurt met een offerte, factuur of begeleidend schrijven, wilt u dat deze professioneel overkomt. Vanuit Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om een begeleidend schrijven mee te sturen. Echter, wist u ook dat u het begeleidend schrijven als afbeelding kunt versturen?

Via het menu [Systeem, Algemeen, Instellingen] kunt u de documentinstellingen benaderen. Hier vindt u de instelling waarmee u kunt aangeven of het begeleidend schrijven in HTML formaat of als afbeelding meegestuurd dient te worden. Dit kunt u aangeven bij het veld ‘Begeleidend schrijven (Formaat)’.

Dit veld is alleen actief wanneer u bij ‘Bijlages opslaan als’ de optie ‘PDF’ heeft geselecteerd. Wanneer u de optie ‘HTML’ selecteert, wordt het begeleidend schrijven in HTML formaat in de e-mail toegevoegd. Indien u ‘Afbeelding’ selecteert wordt het begeleidend schrijven als afbeelding in de e-mail toegevoegd. De optie ‘Afbeelding’ biedt gebruikers de mogelijkheid om het begeleidend schrijven mee te sturen zoals in de lay-out is gedefinieerd en zonder dat de opmaak en uitlijning wordt aangepast.

Opmerkingen:

  • Het begeleidend schrijven maakt gebruik van het A4 formaat in een portret (portrait) oriëntatie. Wanneer u een ander formaat of oriëntatie gebruikt dan A4 en portrait dan worden de afmetingen van de afbeelding automatisch aangepast, waardoor deze vervormd kan worden weergegeven.
  • Wanneer het begeleidend schrijven uit meer dan één pagina bestaat wordt alleen de eerste pagina als begeleidend schrijven aan de e-mail toegevoegd.
  • Wanneer gebruik wordt gemaakt van verzamellay-outs wordt de afbeelding niet in de e-mail zelf getoond maar als bijlage aan de e-mail toegevoegd. De ontvanger dient dan deze bijlage te openen om het bericht te bekijken.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een debiteur tijdelijk uitsluiten voor herinneringen?

/in /door

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om een herinnering af te drukken voor debiteuren die het openstaande bedrag nog niet hebben voldaan. Echter soms kan het handig zijn om voor een specifieke debiteur een uitzondering te maken. Bijvoorbeeld wanneer er een afspraak met de debiteur is gemaakt.

Uitsluiten zonder reden
Om voor een specifieke debiteur geen herinneringen af te drukken, kunt u de optie ‘stuur herinneringen’ uitvinken in het debiteurenonderhoud via het menu [Financieel, Debiteuren, Onderhouden]. Het uitzetten van deze optie zorgt ervoor dat de debiteur geen herinneringen ontvangt, maar geeft geen inzicht in de reden hiervoor.

Uitsluiten met reden
Wanneer u wel inzicht wilt in de reden of wanneer u een debiteur tijdelijk of eenmalig wilt uitsluiten, is er nog een alternatief om specifieke debiteuren automatisch uit te sluiten bij het afdrukken van herinneringen. U kunt in dat geval in het onderhoud van de debiteur een scenario voor herinneringen meegeven. Standaard staat dit scenario op ‘Normaal’, maar u heeft hier ook de opties ‘Betalingsovereenkomst’, ‘Klachten’ en ‘Overgedragen’. Bij het afdrukken van de betalingsherinneringen kunt u in de geavanceerde modus via een filter op scenario er iedere keer bewust voor kiezen om debiteuren met een afwijkend scenario wel of juist niet mee te nemen.

Bron: Exact Support Blog

Exact Globe Next biedt Exact SSCC Shipment Builder als functionaliteit onafhankelijk van E-WMS

/in /door

Vanaf product update 406 van Exact Globe Next biedt Exact SSCC Shipment Builder als functionaliteit onafhankelijk van E-WMS. Dit biedt u de mogelijkheid om SSCC verzend etiketten voor uw verkooporders te genereren en af te drukken, en deze SSCC nummers op te nemen in het EDI pakbon bericht (DESADV), dit kan met EDI Gateway of met EDI Pakbon. Deze nieuwe functionaliteit is beschikbaar via het menupad [Order, Invoer, SSCC Shipment Builder].

Wanneer u gebruik maakt van E-WMS (met handterminals) om uw verkooporders te picken, biedt E-WMS reeds de standaard functionaliteit om SSCC nummers te koppelen aan de gepickte artikelen. Ook voor scenario’s waarbij u geen gebruik wilt maken van handterminals voor het picken, biedt E-WMS reeds de Autopack en Shipment Builder functionaliteit. Autopack omzeilt het daadwerkelijke pick proces en gaat er vanuit dat er voldoende voorraad is op de hoofdlocatie van het artikel. Het bestelde aantal wordt dan automatisch verdeeld in een verzend structuur van pallets en dozen waarbij een uniek SSCC nummer wordt toegekend aan iedere doos en pallet. De gegenereerde verzend structuur kan worden bekeken en bewerkt in het Shipment Builder scherm, waar u ook het afdrukken van de etiketten kunt starten.

Ook zonder E-WMS
Deze op E-WMS gebaseerde functionaliteit is nu ook beschikbaar wanneer u geen gebruik maakt van E-WMS. Hiervoor dient u de nieuwe module SE1387 SSCC Shipment Builder toe te voegen aan uw licentie (kosteloos).

SSCC Shipment Builder biedt de volgende functionaliteit:

  • Genereren verzending: Verdeel de aantallen van uw verkooporders automatisch in aantallen per pallet en doos, gebaseerd op de voorgeconfigureerde packing eenheden per artikel.
  • Genereren SSCC nummers en afdrukken SSCC verzend etiketten (via BarTender integratie) gebaseerd op de gegenereerde verzending.
  • Koppel deze gegenereerde SSCC nummers automatisch aan uw orderregel historie.
  • Neem de gegenereerde SSCC pallet nummers op in uw EDI bericht.

Wanneer u beschikt over SSCC Shipment Builder in uw licentie beschikt u over de volgende extra menupaden en functies in de administratie:

  • [Order, Invoer, SSCC Shipment Builder] Opent het control center om Autopack en Shipment Builder voor uw verkooporders te starten.
  • [Systeem, Algemeen, Instellingen, WMS Algemeen] Configuratie; al dan niet gebruik maken van voorraadcontrole en op welk niveau.
  • [Systeem, Algemeen, Instellingen, WMS Leveringen] Configuratie; hoe u wilt werken in het control center voor Shipment Builder.
  • [Systeem, Algemeen, Instellingen, WMS SSCC] Voor het configureren van de parameters voor de gegenereerde SSCC nummers.
  • [Systeem, E-WMS, Etiketten] Biedt u de mogelijkheid om bestaande etiketten voor Shipment Builder te configureren en koppelen.
  • [Systeem, E-WMS, SKU types] Biedt u de mogelijkheid om standaard packing types zoals pallets en dozen te configureren.
  • [Systeem, E-WMS, SKU per artikel] Biedt u de mogelijkheid om artikelen te koppelen aan een SKU type.
  • [Order, Artikelen, Onderhouden] Knop ‘WMS’ Een knop ‘WMS’ is beschikbaar in het artikelonderhoud waarmee u het artikel als ‘Autopack’ artikel kunt configureren.

Enkele Aandachtspunten:

  1. Nadat SSCC Shipment Builder aan uw licentie is toegevoegd wordt bij het openen van de administratie een database update uitgevoerd waarbij u exclusieve toegang tot de database nodig heeft. Deze update kan afhankelijk van de omvang van de database en uw hardware enige tijd in beslag nemen. U dient het bijwerken van de licentie zorgvuldig te plannen. Bij twijfel kunt u de licentie update eerst uitvoeren in een test database van gelijke omvang.
  2. U ziet op E-WMS gebaseerde termen en instellingen omdat de functionaliteit gebaseerd is op E-WMS technologie.
  3. Voor het ontwerpen en afdrukken van de SSCC etiketten dient u te beschikken over BarTender (‘Automation’ editie of hoger) van Seagull Scientific Software. BarTender is géén Exact product, en de etiketten dienen aangemaakt te worden op basis van uw specifieke behoeften. Hiervoor kan de inzet van consultancy noodzakelijk zijn. Voorbeeld etiketten kunt u vinden in het document SSCC Shipment Builder: Voorbeeld BarTender etiket lay-outs en SQL views.
  4. Het is op dit moment niet mogelijk om deze SSCC nummers op te nemen in de pakbon lay-out van Exact Globe Next. In plaats daarvan kan het ‘Verwerking verslag’ worden aangepast om als ‘SSCC bijlage’ te fungeren.
  5. Het is alleen mogelijk om SSCC Shipment Builder in uw licentie te laten opnemen wanneer u niet reeds beschikt over een E-WMS licentie (zoals SE5700, SE1380, SE1386), omdat al deze licenties reeds dezelfde functionaliteit bieden.

U kunt de licentie voor de nieuwe SSCC Shipment Builder module kosteloos verkrijgen bij Exact op het moment dat product update 406 algemeen beschikbaar is.

Bron: Exact Support Blog

Shop Floor Control oplossing werkt met Exact Globe Next en Synergy Enterprise in Controlled Release

/in /door

Vanaf deze week is de Shop Floor Control oplossing in Controlled Release. Een groep klanten gaat dan uitgebreid aan de slag met deze oplossing en zal tijdens het gebruik van de software, feedback geven op de functionaliteit om zo de oplossing verder te perfectioneren.

Wat is de Shop Floor Control oplossing?
De Shop Floor Control oplossing reduceert het gebruik van papier op de werkvloer. Het doel is om operators inzicht te geven in de orders waaraan ze moeten werken en dat ze tijd en materiaalverbruik kunnen registreren. Dit alles kan worden gedaan binnen een gebruiksvriendelijke touch screen interface.

Shop Floor Control (SFC) presenteert productieorder gegevens op een eenvoudige manier aan de medewerkers op de productievloer. Zij zien welke orders er klaar staan en eraan komen en kunnen per bewerking detail informatie zien. Materiaal verbruik wordt direct op de werkplek geregistreerd en met een start/stop-knop wordt tijdsregistratie erg makkelijk. De voortgang op de productievloer is op deze manier real-time te volgen.

Productie medewerkers zien:

  • Aan welke productieorders gestart kan worden
  • Allerlei detail informatie (Status, Routing, BOM, etc.)
  • Welke orders er aan gaan komen

Productie medewerkers registreren:

  • Arbeidsuren
  • Machine uren (setup/run)
  • Materiaalverbruik
  • Gereed melden van bewerkingen
  • Productie ontvangsten
  • Extra informatie (bijv. in het kader van kwaliteitscontrole)

Shop Floor Control werkt in combinatie met alle populaire internetbrowsers. Dit betekent dat het op vrijwel elk apparaat uitgevoerd kan worden;  touch screen of niet-touch screen. Het onderstaande schema geeft het proces van de SFC oplossing weer:

Shop Floor

De Shop Floor Control oplossing werkt met Exact Globe Next in combinatie met Exact Synergy Enterprise. De informatie wordt gesynchroniseerd middels Exact Integration.

Deelnemen aan de Controlled Release?
Wilt u ook graag deelnemen aan de Controlled Release fase van de Shop Floor Control oplossing? Op dit moment zijn er nog enkele plekken beschikbaar. U kunt uw interesse kenbaar maken door een e-mail te sturen naar productreadiness@exact.com.

Bron: Exact Support Blog

Jaaropgave aan de medewerker in PDF formaat

/in /door

Elk jaar ontvangen medewerkers van hun werkgever een jaaropgave over het afgelopen jaar. Deze jaaropgave werknemer kan de medewerker gebruiken bij zijn aangifte Inkomstenbelasting. Via het menupad [Salaris, Aangiften, Jaarlijks, Jaaraangifte werknemer] kunt u de jaaropgave van de medewerker aanmaken in Exact Globe Next.

Eindejaarsversie 2012/2013
Veel salarisstroken worden via de e-mail aan de medewerkers verstrekt, in HTML of PDF formaat. Hierdoor was er ook veel vraag naar de mogelijkheid om de jaaropgave in PDF formaat te kunnen verstrekken. Vanaf de eindejaarsversie 2012/2013 is een nieuwe lay-out beschikbaar voor het afdrukken van de jaaraangifte werknemer.

Deze nieuwe lay-out is beschikbaar in PDF formaat en u kunt de jaaropgave met deze nieuwe lay-out afdrukken of e-mailen aan de medewerkers. Hiervoor hoeft u de module SE1706 e-Salaris pdf-stroken niet aan te schaffen.

Voordat u deze nieuwe lay-out kunt gebruiken, dient u eerst loonjaar 2013 te openen. Bij het openen van loonjaar 2013 worden de documentinstellingen voor de nieuwe lay-outs aangemaakt. U kunt deze lay-outs (PDF_MAIL en PDF_PRINT) onderhouden via het veld ‘Jaaropgaven’ in de documentinstellingen die u kunt openen via het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen].

Bij het e-mailen van de PDF jaaropgave wordt dezelfde wijze toegepast als bij het e-mailen van de salarisslips. Naar welk e-mailadres de PDF jaaropgave wordt verstuurd is afhankelijk van de instelling ‘E-mailadres’ uit de salarisgegevens van de medewerker. Wanneer de optie ‘Niet mailen’ is geselecteerd of wanneer er geen e-mailadres beschikbaar is, wordt de aangifte op het scherm getoond en kunt u deze afdrukken.

Deze nieuwe lay-out heeft de volgende extra functies die niet aanwezig zijn in de bestaande jaaropgave lay-outs:

  • Wanneer ‘Adres 2′ op de werkgeverskaart is gevuld wordt deze ook afgedrukt.
  • Wanneer de medewerker in het buitenland woont wordt tevens het land afgedrukt.

Bron: Exact Support Blog

Datum of rapportage datum?

/in /door

In Exact Globe Next kunt u naast de datum tevens een rapportage datum vullen bij het invoeren van boekingen. Het vullen van een extra datum vergroot uw mogelijkheden op het gebied van verslaglegging. Bij het invoeren en verwerken van boekingen die betrekking hebben op (gesloten) perioden dienen reeds gerapporteerde waarden behouden te blijven. Dit wordt gerealiseerd door transactieregels te verrijken met een rapportage datum. U kunt de betreffende boeking dan toch in de juiste periode rapporteren, ondanks dat de periode feitelijk reeds is afgesloten.

Voor het gebruik van de rapportagedatum dient u te bepalen of u de controle op afgesloten perioden wilt laten plaatsvinden op datum of rapportagedatum. Deze instelling kunt u vinden in de algemene instellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen].

Perioden sluiten
Het is aan te bevelen om perioden waarin niet meer mag worden geboekt af te sluiten. Het is niet noodzakelijk, maar het vergroot de beheersbaarheid en helpt om vergissingen te voorkomen.

Op het moment dat u een periode heeft gesloten, dan kan er dus niet meer geboekt worden op een datum, dan wel rapportage datum welke in die periode valt. Tevens is deze instelling van invloed op het verwerken van het resultaat. Hier selecteert u een datumtraject waarvoor u het resultaat wilt verwerken. Als u deze instelling op ‘Datum’ zet, worden boekingen meegenomen in het resultaat die qua boekingsdatum binnen het traject vallen. Als u deze instelling op ‘Rapportagedatum’ zet, worden boekingen meegenomen in het resultaat die qua rapportagedatum binnen het traject vallen.

Verder is deze instelling van toepassing op de voorraadwaardering. Het aanpassen van deze instelling kan invloed hebben op de voorraadwaarde. De gevolgen hiervan kunnen vergeleken worden met het wijzigen van het waarderingssysteem.

Voorbeeld
In dit document vindt u een voorbeeld over het toekennen van een rapportage datum aan transactieregels. Het toekennen van een rapportagedatum kunt u in alle dagboeken uitvoeren. Het kan zo zijn, dat de kolom ‘Rapportage datum’  niet zichtbaar is in de boeking. U dient deze dan eerst via kolommen definiëren (klik met de rechtermuisknop in de kopregel van de kolom) te activeren.

Bron: Exact Support Blog

Een financieel contactpersoon

/in /door

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om betalingsherinneringen en debiteurenafschriften af te drukken en per e-mail te versturen naar uw debiteuren. De betalingsherinneringen worden verstuurd naar de contactpersoon die aan het factuuradres van de debiteur is gekoppeld. Om u meer flexibiliteit te bieden naar welke contactpersoon u de betalingsherinneringen of debiteurenafschriften verstuurd, is het ook mogelijk om een financieel contactpersoon te definiëren.

Een financieel contactpersoon definiëren
Bij het onderhoud van de contactpersonen is hiervoor de optie ‘Financiële contactpersoon’ beschikbaar. Met deze optie kunt u aangeven dat de betreffende contactpersoon als financiële contactpersoon wordt gezien. U kunt slechts één contactpersoon per debiteur als financiële contactpersoon kenmerken. De hoofdcontactpersoon en de financiële contactpersoon kunnen dezelfde contactpersoon zijn, maar dit is niet noodzakelijk. Om een nieuw contactpersoon aan te maken of een reeds bestaande te bewerken, kunt u gaan naar het menu [Financieel, Debiteuren, Onderhouden], hier opent u de desbetreffende debiteur en vervolgens klikt u op het tabblad Contact.

Financieelcontactpersoon

Betalingsherinneringen
Bij het afdrukken van betalingsherinneringen vindt u het veld ‘Contactpersoon’. In dit veld kunt u een keuze maken uit de opties ‘Financieel’ en ‘Factuur’. Standaard is de optie ‘Factuur’ geselecteerd en wordt de betalingsherinnering verstuurd naar de contactpersoon die aan het factuuradres is gekoppeld. Wanneer u de optie ‘Financieel’ selecteert wordt de herinnering verstuurd naar de contactpersoon waarbij de optie ‘Financiële contactpersoon’ is aangevinkt.

Op de lay-out van de herinneringen hoeft u hiervoor niets te wijzigen. De naam van de contactpersoon die als geadresseerde wordt gebruikt, wordt afgedrukt in het veld ‘Contactpersoon’ ongeacht welke optie u bij het afdrukken selecteert.

Debiteurenafschriften
Deze functionaliteit is tevens van toepassing op het afdrukken van debiteurenafschriften. Hier is het veld ‘Contactpersoon’ beschikbaar waarbij u ook kunt kiezen voor de optie ‘Financieel’, het debiteurenafschrift wordt dan verstuurd naar de contactpersoon waarbij de optie ‘Financiële contactpersoon’ is aangevinkt.

Op de lay-out van de debiteurenafschriften hoeft u hiervoor niets te wijzigen. De naam van de contactpersoon die als geadresseerde wordt gebruikt, wordt afgedrukt in het veld ‘Contactpersoon debiteur’ ongeacht welke optie u bij het afdrukken selecteert.

Let op, bovenstaande functionaliteit is beschikbaar vanaf product update 405.

Bron: Exact Support Blog