Berichten

Gouden tip om met Exact Online te voldoen aan de AVG

/in /door

Let op, bijna iedere organisatie in Europa moet voldoen aan de GDPR (General Data Protection Regulation). In Nederland wordt deze wet de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) genoemd. Bereid je nu voor, want vanaf 25 mei 2018 loop je de kans op hoge boetes (tot 20 miljoen euro of 4% van de totale omzet). Zo neem je de essentiële maatregelen in Exact Online.

In de AVG staat tot in detail beschreven hoe je met persoonsgegevens moet omgaan. Bewaar en/of verwerk je persoonsgegevens, dan moeten de betrokkenen (personen van wie je deze gegevens opslaat of verwerkt) hun privacyrechten goed, eenvoudig en snel kunnen gebruiken.

Om welke gegevens gaat het dan?

Het betreft persoonsgegevens die te herleiden zijn naar natuurlijke personen. Denk hierbij aan naam, locatie, IP-adressen, e-mail, numerieke data als BSN, paspoort of rijbewijsnummers.

AVG gaat om persoonsgegevens beschermen

Een van de eisen uit de AVG is dat je goede beschermingsmaatregelen neemt zodat persoonsgegevens niet in verkeerde handen kunnen vallen. Het gebruik van een gebruikersnaam en wachtwoord alleen biedt vaak niet voldoende bescherming tegen onbevoegd gebruik.

Als je inloggegevens in handen vallen van verkeerde mensen, kunnen zij in jouw Exact Online administraties alle persoonsgegevens opvragen en downloaden. Met het gebruik van tweestapsverificatie maak je het onmogelijk dat van buitgemaakte inloggegevens misbruik kan worden gemaakt. Er is dan altijd een code nodig die je genereert via een app op je telefoon.

Hoe werkt het?

Ben je beheerder van Exact Online? Zet tweestapsverificatie in Exact Online aan voor jou en je medewerkers volgens deze instructies.

Ben je gebruiker van Exact Online? Dan kan je dit aanzetten als je beheerder je hiervoor gemachtigd heeft. Je moet het alleen nog zelf activeren volgens deze instructies.

Regel het nu!

Vanaf 25 mei 2018 moet iedereen voldoen aan de eisen van de AVG. Zorg er daarom voor dat je het nu alvast goed regelt in Exact Online. Zo ben je goed beschermd én voorkom je een eventuele boete.

Bron: www.onlineondernemen.nl

Exact voor Productie Ease of Use: Klantnaam in het werkorderoverzicht

/in /door

Als een werkorder is gekoppeld aan een verkooporder dan wordt de naam van de klant getoond op het werkorderscherm, op de werkbon en op een aantal overzichten. Een belangrijk rapport waar de klantnaam nog ontbrak is het overzicht werkorders. Inmiddels hebben we de klantnaam toegevoegd.

Op het overzicht werkorders ([Productie] werkorders, Overzicht) kunnen we met een schermaanpassing (gereedschapsicoontje rechtsboven) het veld Klant toevoegen:

Deze verbeteringen zijn beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Support Blog

Exact voor Productie Ease of Use: Kosten in de meerlaagse stuklijst in Exact Online

/in /door

Op de stuklijstversie staat een specificatie van de productiekosten verdeeld in materiaal, bewerkingen en uitbesteed werk. Echter, als er tussen het materiaal ook halffabrikaten staan, dan zijn de bijbehorende kosten van bewerking en uitbesteed werk inmiddels opgenomen in de kostprijs van dat halffabrikaat. Een recente verbetering aan het overzicht meerlaagse stuklijst geeft nu inzicht in de werkelijke verdeling van productiekosten voor artikelen met een meerlaagse stuklijst.

Kostenverdeling van een product met een enkel stuklijstniveau

In januari van 2017 hebben we een overzicht toegevoegd aan de stuklijst versie om de kostprijs op een enkel niveau te analyseren: Exact voor Productie Ease of Use: Kostenoverzicht in de stuklijst. Bijvoorbeeld kunnen we daar zien dat de kosten van een “vloerbeugel” zijn opgebouwd uit 80% materiaalkosten en 20% bewerkingskosten:

Deze kostenverdeling op een enkel niveau geeft geen inzicht in de inspanning (bewerkingen en uitbesteed werk) die geabsorbeerd is in de kosten van de onderliggende halffabrikaten:

Kosten in de meerlaagse stuklijst

In het overzicht meerlaagse stuklijst ([Productie] Planning, Meerlaagse stuklijst) zijn kolommen toegevoegd die laten zien hoe de kostprijs van een meerlaags product is opgebouwd uit materiaal, bewerkingskosten en uitbesteed werk:

Deze verbeteringen zijn beschikbaar in de geavanceerde en premium edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Support Blog

Waar vind ik een lijst van alle producten die ik deze maand geproduceerd heb?

/in /door

Als we een lijst willen maken van alle producten die we in een bepaalde periode hebben geproduceerd dan lijkt het menupad Ontvangsthistorie de voor de hand liggende weg. Nu is dat pad bedoeld om de ontvangstslip (opnieuw) af te drukken, en voldoet het niet aan het doel om een rapport te maken van alle ontvangen producten in een periode. Gelukkig is er een ander rapport dat dit wel kan.

Retouren ontvangst aanmaken

Via het menupad [Productie] Werkorders, Retouren ontvangst, Aanmaken krijgen we een lijst te zien met alle artikelen die geproduceerd zijn. Via bijvoorbeeld de tab Datum ontvangen zijn de ontvangsten gegroepeerd naar datum. Dit rapport kan ook worden geëxporteerd naar Excel of worden afgedrukt:


(Klik om te vergroten)

Als u dit niet het meest voor de hand liggende menupad vindt zijn we dat met u eens. We werken er aan.

Deze functionaliteit is beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie.

Bron: Exact Support Blog

Corrigerende voorraadtransacties in Exact voor Productie Online

/in /door

Fouten maken is menselijk. We geven wel eens te veel materiaal uit (en dat moet dan terug in de voorraad), of hebben verbruik van het verkeerde materiaal geregistreerd, of we ontvangen per ongeluk op de verkeerde werkorder, of we willen juist meer materiaal uitgeven maar de betreffende regel wordt niet meer getoond. Wat nu?

Teveel of verkeerd materiaal uitgegeven op een werkorder

De situatie is dat we dat verbruik nu op een werkorder hebben geregistreerd terwijl we het materiaal nog gewoon op de werkvloer hebben liggen. Het materiaal mag terug in de voorraad, en het teveel moet worden gecorrigeerd op de werkorder anders klopt de nacalculatie niet.

De snelste weg is om naar het werkorder scherm te gaan, tab Uitgegeven. Daar is een link Storneren. We klikken de link en komen op het scherm Retour materiaaluitgifte – Nieuw. Daar markeren we de materialen die we willen corrigeren en klikken op de knop Nieuw. Op het volgende scherm, Retour materiaaluitgifte vullen we de hoeveelheden in die geretourneerd worden, eventueel een reden, en klikken op de knop Verwerken:

Stel nu dat we materiaal hebben ingekocht op de werkorder en we willen een hoeveelheid retourneren. Het correcte proces is om eerst de bovenstaande procedure uit te voeren, en daarna via [Inkoop] Ontvangsten en retouren, Retouren aanmaken de materialen uit het magazijn naar de leverancier te retourneren.

Niet genoeg uitgegeven, maar het materiaal wordt niet meer getoond op het uitgiftescherm

Stel de geplande hoeveelheid is 4,00 meter. Die hebben we al uitgegeven, maar op de werkvloer wordt een metertje verprutst. Geen nood, we gaan de ontbrekende meter uitgeven. Helaas laat het uitgiftescherm niets meer zien, immers alle geplande materiaal is uitgegeven. Gelukkig is er dan nog de knop Ontvangen. Als we daar op klikken worden alle regels getoond die al uitgegeven zijn. We vullen de extra hoeveelheid van 1,00 meter in en klikken op de knop Verwerken:

Teveel of het verkeerde product ontvangen

We hebben 40 stuks product ontvangen. Helaas wordt daar bij de kwaliteitscontrole anders over gedacht. Drie stuks komen terug voor herstelwerk. De snelste weg is om naar het werkorder scherm te gaan, tab Ontvangen. Daar is een link Storneren. We klikken de link en komen op het scherm Retour ontvangst – Nieuw. Daar markeren we de (bij-) producten die we willen corrigeren en klikken op de knop Nieuw. Op het volgende scherm, Retour ontvangst vullen we de hoeveelheden in die geretourneerd worden, eventueel een reden, en klikken op de knop Verwerken:

Bron: Exact Support Blog

Checklist bankafschriften importeren in Exact Online

/in /door

Je wilt je boekhouding zo snel mogelijk en zo foutloos mogelijk doen. In de ideale situatie zou alles automatisch moeten gaan. Zover is het nog niet, maar we werken er wel hard aan. Vanuit het customer success team willen we jou zo goed mogelijk ondersteunen om snel en makkelijk te werken met Exact Online. Onderstaande checklist helpt om snel aan de slag te gaan met bankafschriften importeren in Exact Online. 

Hulp via de Support Community

Wil je onderliggende helpdocumenten raadplegen, log dan in op de Support Communitymet je de gegevens waarmee je ook inlogt op Exact Online. Zo kun je zonder problemen de achtergrond informatie raadplegen.

Stap 1

Let op: bankafschriften importeren is niet mogelijk in Exact Online voor Boekhouden Basis. Maak eerst een bankdagboek of bankrekening aan in Exact Online voordat je bankafschriften kunt importeren. Lees de instructies in de kennisbank voor het volledige stappenplan.

Stap 2

Heb je stap 1 succesvol afgerond, dan kun je starten met afschriften importeren.  Het is alleen mogelijk om een MT940 bestand te importeren, andere bestanden worden niet geaccepteerd.

Stap 3

Controleer of het bankbestand succesvol is geïmporteerd. Op het tabblad ‘Statistieken.html’ vind je het overzicht van het geïmporteerde bestand en eventuele foutmeldingen. Het tabblad Statistieken vind je via:

Financieel > Bank en kas > Afschriften > Bankbestanden en klik op de hyperlink van het afschrift om het tabblad te bekijken.

Stap 4

Verschijnen er foutmeldingen, bekijk dan hier de oplossingen.

Stap 5

Vervolgens kun je boekingen terugvinden en verwerken via:

Financieel > Bank en kas > Afschriften > Af te handelen.

Stap 6

Je kunt suggesties krijgen voor grootboekrekeningen voor het afletteren van de bankafschriftregels. Deze functie is beschikbaar voor alle gebruikers van Exact Online.

Veel succes. Heb je vragen, stel ze aan de Support Community en krijg snel het juiste antwoord.

Bron: OnlineOndernemen.nl

Werkvoorbereiding Exact Online bij Industriële bedrijven met Exact voor Productie: De offerte

/in /door

Er gaat een heel traject vooraf aan het produceren van een maatwerkproduct. Natuurlijk moeten we de klantvraag begrijpen en omzetten naar de beschrijving van een produceerbaar product, de kosten daarvan berekenen en een offerte opstellen voor de klant. Pas als de offerte geaccepteerd wordt vangt het eigenlijke werk pas aan. Exact voor Productie heeft specifieke functies om het werk van de calculator te ondersteunen.

Document downloaden

U kunt het boekje Werkvoorbereiding bij industriële bedrijven met Exact voor Productie: De offerte hier downloaden: Werkvoorbereiding – De offerte – v1.0.

Bron: Exact Support Blog

Exact voor Productie Ease of Use: Batches toewijzen met de werkorderuitgiftebon

/in /door

Er zijn verschillende layouts waarop werkordermaterialen worden getoond, zoals de werkbon, de picklijst voor productie en de verzamelpicklijst voor productie. Geen van die layouts is geschikt om uw magazijnmedewerkers een vooraf geselecteerde batch te laten verzamelen. Wij hebben onlangs een werkorderuitgiftebon toegevoegd voor precies dat doel: de juiste batch verzamelen.

Een specifieke batch verzamelen voor de werkorder

Neem een zuivelproducent. Hij heeft voorraad van verse melk in tanks, en van verschillende andere ingrediënten in zakken en vaten. Al deze ingrediënten hebben een THT, hoeveelheid en opslaglocatie(s) die batch specifiek is. Als we onze magazijnmedewerkers zouden instrueren met een werkbon of picklijst laten we de beslissing welke batches te gebruiken aan hen over. We zijn voorts beperkt in het vooraf aanwijzen van batches omdat alle voorraad beschikbaar blijft totdat ze uitgegeven is. De werkorderuitgiftebon ([Stamdata] Layouts, Werkorderuitgiftebon) is precies voor dit doel ontworpen. We selecteren de batches op het materiaaluitgiftescherm, en als we de werkbon afdrukken kunnen we ook het pickadvies laten afdrukken. Het magazijn weet nu zeker welke batch te gebruiken:

(Klik om te vergroten)

Optie om de werkorderuitgiftebon af te drukken met de werkbon

Als we de werkbon afdrukken (met de Afdrukken knop in de werkorder, of via [Productie] Planning, Werkbon afdrukken) hebben we de optie voor “Uitgiftebon toevoegen aan werkbon in pdf-formaat”. Bij de keuze van deze optie wordt de werkorderuitgiftebon aan de werkbon gehecht:

(Klik om te vergroten)

Alternatieven om de werkorderuitgiftebon aft e drukken zijn via [Productie] Uitgiften en retouren, Afdrukken en [Productie] Uitgiften en retouren, Historie.

De werkorderuitgiftebon bevat de uitgegeven werkordermaterialen  met hun respectievelijke serie- of batchnummers:

(Klik om te vergroten)

Deze verbeteringen zijn nu beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Support Blog

Exact Online voor Productie Ease of Use: Productie (Verzamel) Picklijst

/in /door

Natuurlijk kunnen we werkordermaterialen verzamelen in het magazijn met Smart Shop Floor Logistiek. Maar we kunnen ook een oude, vertrouwde picklijst afdrukken, een proces dat we al kennen uit het leveren van verkooporders. We hebben deze productie picklijst en de productie verzamelpicklijst recent toegevoegd.

Een productie picklijst of verzamelpicklijst afdrukken

Via het menupad [Productie] Uitgiften & retouren, Picklijst kunnen we een werkorder selecteren, of meerdere werkorders selecteren, en een picklijst of verzamelpicklijst afdrukken. De picklijst is altijd voor een enkele werkorder, en een verzamelpicklijst is voor het verzamelde materiaal van meerdere werkorders. Het is ook mogelijk om naar dit scherm te gaan via de werkorderkaart met de knop Afdrukken:

(Klik om te vergroten)

De productie picklijst toont standaard alle werkordermaterialen die voorraadgestuurd zijn, en niet op backflush staan. We kunnen daar andere typen materialen uit de stuklijst aan toevoegen zoals ordergestuurde materialen (inkoop en maak), en voorraadgestuurde materialen die wel op backflush staan:

(Klik om te vergroten)

Layouts onderhouden voor de (verzamel) picklijst

Aan [Stamdata] Layouts hebben we een productie picklijst en een productie verzamelpicklijst toegevoegd. Het verschil tussen die layouts is ondermeer in de kopsectie, waar een picklijst werkordergegevens kan tonen, en de verzamelpicklijst (natuurlijk) niet:

(Klik om te vergroten)

Deze verbeteringen zijn nu beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Support Blog

Exact voor Productie Ease of Use: Batches toewijzen met de werkorderuitgiftebon

/in /door

Er zijn verschillende layouts waarop werkordermaterialen worden getoond, zoals de werkbon, de picklijst voor productie en de verzamelpicklijst voor productie. Geen van die layouts is geschikt om uw magazijnmedewerkers een vooraf geselecteerde batch te laten verzamelen. Wij hebben onlangs een werkorderuitgiftebon toegevoegd voor precies dat doel: de juiste batch verzamelen.

Een specifieke batch verzamelen voor de werkorder

Neem een zuivelproducent. Hij heeft voorraad van verse melk in tanks, en van verschillende andere ingrediënten in zakken en vaten. Al deze ingrediënten hebben een THT, hoeveelheid en opslaglocatie(s) die batch specifiek is. Als we onze magazijnmedewerkers zouden instrueren met een werkbon of picklijst laten we de beslissing welke batches te gebruiken aan hen over. We zijn voorts beperkt in het vooraf aanwijzen van batches omdat alle voorraad beschikbaar blijft totdat ze uitgegeven is. De werkorderuitgiftebon ([Stamdata] Layouts, Werkorderuitgiftebon) is precies voor dit doel ontworpen. We selecteren de batches op het materiaaluitgiftescherm, en als we de werkbon afdrukken kunnen we ook het pickadvies laten afdrukken. Het magazijn weet nu zeker welke batch te gebruiken:

(Klik om te vergroten)

Optie om de werkorderuitgiftebon af te drukken met de werkbon

Als we de werkbon afdrukken (met de Afdrukken knop in de werkorder, of via [Productie] Planning, Werkbon afdrukken) hebben we de optie voor “Uitgiftebon toevoegen aan werkbon in pdf-formaat”. Bij de keuze van deze optie wordt de werkorderuitgiftebon aan de werkbon gehecht:

(Klik om te vergroten)

Alternatieven om de werkorderuitgiftebon aft e drukken zijn via [Productie] Uitgiften en retouren, Afdrukken en [Productie] Uitgiften en retouren, Historie.

De werkorderuitgiftebon bevat de uitgegeven werkordermaterialen  met hun respectievelijke serie- of batchnummers:

(Klik om te vergroten)

Deze verbeteringen zijn nu beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Support Blog