Hoe vind je snel alle gegevens over een project, een storing van vier jaar geleden of de onderhandelingen rond een contract? Welke collega kan jou helpen een ingewikkeld vraagstuk op te lossen? Sanja Djuretic, Principal Solution Architect bij Exact, legt uit hoe Social Collaboration zorgt voor kortere lijntjes en hogere arbeidsproductiviteit in een bedrijf.
Wat is social collaboration?
“Een communicatieplatform in onze bedrijfssoftware Synergy. Het heeft de vorm van een tijdlijn, waarop je nieuws en informatie deelt met collega’s. Je kunt bijvoorbeeld een vraag stellen over een klant of een groepsdiscussie starten. Dat kan zichtbaar zijn voor het hele bedrijf of een werkgroep, maar je kunt het ook afschermen, of privéberichten sturen. Daarnaast blijf je via een kalender op de hoogte van belangrijke gebeurtenissen, punten waarop jij actie moet ondernemen.
Elke medewerker heeft automatisch toegang. Je hoeft geen account aan te maken, in te loggen of collega’s als contactpersoon toe te voegen. De snellere en kortere lijntjes op de werkvloer verhogen de arbeidsproductiviteit enorm en maken je werk makkelijker en leuker.”
We hebben WhatsApp en Facebook toch al?
“Met Social Collaboration hoef je niet te schakelen tussen verschillende kanalen en apparaten. Het is onderdeel van de bedrijfssoftware en dat heeft een aantal belangrijke voordelen. Ten eerste heb je alle bedrijfsinformatie direct binnen handbereik en kun je daarnaar linken. Ten tweede worden de gesprekken op de tijdlijn ook onderdeel van die bedrijfsinformatie. Hierdoor blijft kennis over hoe beslissingen tot stand zijn gekomen, bewaard. Terwijl die verloren zou gaan als die via externe media gevoerd zou zijn.”
“Ook belangrijk: het is veiliger dan bijvoorbeeld WhatsApp of Facebook. Social Collaboration vindt plaats binnen de beveiligde omgeving van je bedrijfs-software en is alleen toegankelijk voor medewerkers. Zo voorkom je dat bedrijfsinformatie lekt of dat er per ongeluk nog een ex-medewerker in een groep zit. Qua vorm en toepassingen lijkt Social Collaboration wel op de bekende sociale media. Je kunt interessante links delen, iets ‘liken’ of op een bericht reageren. Daardoor is het door iedereen eenvoudig te gebruiken.”
Hoe leidt dat tot een betere samenwerking dan?
“Je kunt heel efficiënt werken. En dat zorgt indirect voor tijd- en kostenbesparingen. De contactgegevens van collega’s en klanten heb je altijd bij de hand, ook op je mobiel via de Synergy App. Een mailbox vol groeps-e-mails en onvindbare info zijn verleden tijd en je hoeft minder meetings te plannen. Door het delen van nieuws blijf je bovendien op de hoogte van alle ontwikkelingen in je bedrijf en de markt – een interne nieuwsbrief is dus niet meer nodig. Daarnaast zit er een belangrijk sociaal aspect aan. Doordat je verbonden bent met de hele organisatie, leer je collega’s kennen met wie je normaal gesproken misschien niet in contact komt. De communicatie kan ook informeel zijn. Zo kun je met collega’s afspreken om te carpoolen of een teamuitje te organiseren.”
Is het ook interessant voor kleine bedrijven?
“Zeker! Bijvoorbeeld als je informatie over een evenement wilt delen. Of een klant van een collega moet overnemen. Met een hashtag kun je eerdere gesprekken over een klant of project terughalen. Ook gaat het inwerken van een nieuwe medewerker sneller, omdat die automatisch toegang heeft tot het platform. Hij of zij kan zich dus meteen verdiepen in het bedrijf, zich voorstellen en kennismaken met nieuwe collega’s. Het maakt niet uit wat voor bedrijf je bent, je kunt het platform op verschillende manieren gebruiken. Voor het ene bedrijf zal vooral het delen van nieuws handig zijn, het andere heeft meer baat bij het creëren van werkgroepen.”
Hoe implementeer je dat?
“De bedrijfsleiding moet het goede voorbeeld geven. Dat is belangrijk voor het succesvol uitrollen. Toen wij er zelf mee begonnen, heb ik direct onze managers benaderd om iets te posten of groepen aan te maken. Dat deden ze gelukkig ook. Daarmee laten ze aan de rest van het bedrijf zien dat ze kennisdeling belangrijk vinden en betrokken zijn bij wat er op de werkvloer gebeurt. Daarnaast is het belangrijk dat je na het aanmaken van een groep direct iets over het onderwerp post. Zo zien de groepsleden of het onderwerp relevant is voor hen, kunnen ze eventueel nieuwe leden toevoegen of besluiten de groep te verlaten.”
Bron: Exact Blog
