Berichten

CRM Introductie Exact Synergy Enterprise

/in /door

CRM staat voor Customer Relationship Management, oftewel klantrelatiebeheer. CRM is een bedrijfsstrategie waarmee inzicht wordt verkregen in de gegevens en (de te verwachte) verkoopcijfers van (potentiële) klanten. Hiermee is het mogelijk je klantenbestand te vergroten en de bestaande klanten te behouden.

De CRM oplossing in Exact Synergy Enterprise richt zich voornamelijk op B2B (business to business) bedrijven met verschillende afdelingen die samen met dezelfde klanten werken.

Met deze oplossing kunnen medewerkers alle informatie over huidige en potentiële klanten, partners, concurrenten en overige relaties centraal opslaan. Collega’s vragen deze informatie eenvoudig op en breiden deze waar nodig uit. Doordat zij niet meer in het hele systeem naar gegevens hoeven te zoeken, houden ze meer tijd over voor hun eigenlijke werk: relaties met klanten leggen, onderhouden en uitbouwen. Bovendien kunnen ze alle relatiegegevens overal en altijd raadplegen.

In deze serie van blogposts over de CRM oplossing worden de volgende onderwerpen besproken:

Leads

Zodra een bedrijf een aantal nieuwe leads (potentiële klanten) heeft verworven, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat deze leads beschikbaar en actief zijn in Exact Synergy Enterprise. Het opvolgen van leads kost tijd en geld, het is daarom belangrijk dat de juiste informatie in het systeem staat waardoor er geen tijd besteed hoeft te worden aan het corrigeren van informatie of de genomen stappen. Daarom is het tevens belangrijk dat de betreffende leads niet dubbel in het systeem staan, zodat voorkomen kan worden dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien omdat het op een andere plek staat geregistreerd.

Offertes

Wanneer een relatie heeft aangegeven interesse te hebben in de diensten of producten van je bedrijf kun je een offerte op gaan stellen. In de blogpost over offertes wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen met behulp van Exact Synergy Enterprise.

Marketing campagnes

De term campagne management verwijst naar het volgen en beheren van de verschillende soorten marketingactiviteiten die verband houden met een specifieke marketingcampagne. Met behulp van campagne management kunnen bedrijven de resultaten van een campagne bijhouden en nieuwe kansen ontdekken. In deze blogpost zal worden besproken hoe je met marketing campagnes kunt werken in Exact Synergy Enterprise.

Het automatiseren van de verkoop forecast (SFA)

SFA (Sales force automation) software maakt het mogelijk om bedrijven hun verkoopactiviteiten te organiseren, volgen en automatiseren. SFA omvat activiteiten zoals het bijhouden van leads, het beheren van relaties en contactpersonen, het beheren van activiteiten en het bijhouden van verkoopkansen. De verkoopactiviteiten worden vaak per campagne gevolgd, waardoor het bedrijf het succes van de campagne kan meten op basis van het percentage klanten dat uiteindelijk de gewenste acties uitvoert.

Mobiele app

Met de Exact CRM app heeft u alle gegevens van uw relaties altijd bij de hand. U bent voortdurend op de hoogte van wat er bij uw klanten speelt en u weet in één oogopslag hoe het met uw verkoopkansen staat en wat de volgende stap is om die ene belangrijke deal binnen te halen. Alle relevante klantinformatie is beschikbaar in de app. Omdat er reeds een blogpost over de CRM app is geschreven zal er in deze serie verder geen aandacht meer aan worden besteed.

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe service packs beschikbaar voor Exact Globe & Synergy!

/in /door

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor je klaar:

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kun je per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kun je in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. Je kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dien je een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteer je in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klik je eerst op update naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kun je onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact Support Blog

HRM Prestatiebeoordeling in Exact Synergy Enterprise

/in /door

De meeste bedrijven hebben een bepaalde vorm van prestatiebeoordeling, ook al is het slechts een jaarlijks gesprek tussen een manager en medewerker. Exact Synergy Enterprise is zeer flexibel en kan worden aangepast aan het prestatiebeoordelingsproces van elk bedrijf. Deze laatste blogpost over de HRM-oplossing legt uit hoe je dit kunt organiseren in Exact Synergy Enterprise.

Prestatiebeoordeling profiel

In Exact Synergy Enterprise kun je werken met prestatie beoordeling profielen. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen dat er in iedere beoordelingsronde voor alle medewerkers 2 prestatiebeoordelingsprofielen aangemaakt worden; 1 voor de medewerker zelf en 1 voor de manager.

Om een prestatiebeoordelingsprofiel aan te maken kun je gaan naar [Modules, HRM, Inrichting, Prestatie beoordeling management, Genereren prestatie beoordeling profiel].

Hier kun je diverse criteria invullen om de betreffende medewerkers op te vragen. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer er per functiegroep of divisie verschillende beoordelingscriteria gelden. Klik vervolgens op Tonen.

Alle medewerkers die aan de selectiecriteria voldoen worden getoond. Afhankelijk van de instellingen staan er standaard een aantal Beoordelaarsgeselecteerd Hier kun je beoordelaars aan toevoegen door de betreffende medewerker te selecteren en op het vergrootglas-icoon te klikken. Wanneer de juiste beoordelaars zijn geselecteerd kies je voor Genereer profielen. De volgende melding zal worden getoond:


Hiermee kun je dus bepalen of je direct de verzoeken voor de beoordeling wilt genereren, of dat je dit via een Background job wilt laten doen.

Zodra de verzoeken zijn gegenereerd staan deze in de werkstroom van alle beoordelaars. Door middel van een link in het verzoek kan de medewerker worden beoordeeld.

Wanneer je op de link klikt zal het volgende scherm worden geopend:

De punten waarop beoordeeld dient te worden kunnen worden aangepast via [Modules, HRM, Prestatie beoordeling management, Prestatie beoordeling groepen].

Beoordelingsgesprek

Zodra alle beoordelaars de prestatiebeoordeling hebben ingevuld, kan het beoordelingsgesprek plaatsvinden. Dit dient ingepland te worden door de manager.

Beoordeling afhandelen

Indien gewenst kan de beoordeling tijdens of na het gesprek worden ondertekend. De ondertekende versie kan dan, zowel door de manager als de medewerker, aan het beoordelingsprofiel worden gekoppeld en vervolgens kan deze worden afgehandeld.

Zodra je op Afhandelen klikt wordt er gevraagd of je direct doorgestuurd wilt worden naar het betreffende verzoek. In het verzoek kun je onder andere het beoordelingsdocument koppelen en de Totale score van de beoordeling selecteren.

Wanneer het verzoek is afgehandeld kan het prestatiebeoordeling profiel worden terug gevonden in de sectie Algemeen op de medewerkerskaart.

Overzicht

Om een overzicht te krijgen van de totale prestaties van bijvoorbeeld het bedrijf of divisie kun je gaan naar [Modules, HRM, Overzichten, Statistieken]. Hier kun je naar wens diverse overzichten opvragen met betrekking tot de beoordeling.

Meer informatie

Voor meer informatie over prestatiebeoordeling, zie Beoordelen en bereken van prestatie beoordeling en de gerelateerde documenten.

Bron: Exact Support Blog

Service Management in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) algemeen beschikbaar

/in /door

Na een succesvolle Controlled Release periode is Service Management in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) nu algemeen beschikbaar.

Een nieuwe oplossing in ELIS

ELIS is een technisch framework voor de integratie tussen Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise en ondersteunt oplossingen die gegevens uitwisselen tussen deze twee producten en eventuele third-party oplossingen.

Met Exact Service Management verbetert u uw dienstverlening. Het zorgt voor beter inzicht in uw serviceverlening en het laat u meer klantgericht en efficiënter werken. Bovendien heeft u met Exact Service Management een oplossing die naadloos integreert met Exact Globe en Exact Synergy.

Vanaf product update 414SP2/259SP2  is het nu mogelijk om Service Management als oplossing te installeren en beheren in ELIS. U dient hiervoor gebruik te maken van versie 5.259.0.8 of hoger van de Service Management oplossing in ELIS.

Nu Service Management in ELIS is uitgebracht, zijn de volgende oplossingen beschikbaar in ELIS:

  • Exact Integrator
  • Exact Word Merge Integrator
  • Shop Floor Control Integration
  • Exchange Integration
  • Exact CMDM
  • EGN Background process
  • Service Management

Voor meer informatie zie Installatie Service Management in Exact Lightweight Integration Server (ELIS), Aan de slag met Exact Lightweight Integration Server (ELIS) en Exact Service Management.

Bron: Exact Support Blog

Product updates 414/259 algemeen beschikbaar

/in /door

Vanaf vandaag zijn de nieuwe product updates 414SP2 en 259SP2 beschikbaar voor de laatste groep klanten. Hiermee zijn de product updates beschikbaar voor alle klanten*.

* Wanneer uw licentie maatwerk of bouwstenen bevat is de update procedure hetzelfde als bij voorgaande product updates en kunt u bij de supportafdeling informeren of de product updates voor u beschikbaar zijn.

Wat is er nieuw?

Exact Synergy

In Exact Synergy hebben we onder andere verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot de user interface. Zo introduceren we de medewerker hoverkaart en diverse verbeteringen in workspace widgets.

De opvallendste vernieuwing is de tijdlijn, waarop je gedeelde berichten, status updates, discussies en realtime notificaties ziet. Ook is er de mogelijkheid om groepen aan te maken. Hierin kunnen groepsleden berichten plaatsen, samenwerken aan documenten of projecten, informatie delen, discussies starten, notificaties over bedrijfsevenementen ontvangen of ideeën uitwisselen.

Daarnaast hebben we verschillende verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot de verkoopkansen, zoals meer filtercriteria bij het zoeken, en een verbetering bij het selecteren van een concurrent bij het verliezen van een verkoopkans.

Raadpleeg voor meer informatie de release notes van product update 259.

Exact Globe

In Exact Globe is het nu mogelijk om de favorietenlijst vast te zetten zodat deze standaard aan de rechterzijde van het hoofdmenu wordt weergegeven.

Verder hebben we de logistieke modules verbeterd. Zo kun je nu de productieorders bekijken die volledig zijn uitgegeven en ontvangen. Ook hebben we de berekening van de toeslagen en kortingen verbeterd, zodat je nu kunt aangeven of je de kortingen en toeslagen pro rata wilt toepassen of als volledig bedrag bij de eerste levering of factuur.

Raadpleeg voor meer informatie de release notes van product update 414.

Service packs

Voor de verbeteringen in de service packs kunt u onderstaande links raadplegen:

Belangrijk

Houd er rekening mee dat de systeemeisen in deze product updates zijn gewijzigd.

Bron: Exact Support Blog

HRM oplossing in Exact Synergy Enterprise – HR-Medewerkers

/in /door

De HRM oplossing van Exact Synergy Enterprise helpt de administratieve lasten van HR-medewerkers te vergemakkelijken door de HRM-processen te automatiseren en werknemers de toegang te geven tot de informatie die ze nodig hebben. In deze blogpost over het beheren van de dagelijkse HRM werkzaamheden zullen we bespreken hoe er kan worden bepaald wat medewerkers kunnen zien en doen in Synergy, hoe digitale personeelsbestanden onderhouden kunnen worden en hoe gebruik gemaakt kan worden van de Employee self service optie.

Wat kunnen medewerkers doen en zien in Exact Synergy Enterprise?

Op de medewerkerskaart kan aangegeven worden welk beveiligingsniveau bij deze specifieke medewerker hoort. Zo kun je per medewerker een ander beveiligingsniveau selecteren. De medewerker kan alleen informatie bekijken met een zelfde of een lager beveiligingsniveau dan de medewerker zelf.

Daarnaast werkt Exact Synergy Enterprise met rollen, wat samen gaat met de beveiligingsniveaus.
U kunt bijvoorbeeld instellen dat iedereen met een manager-rol beschikt over beveiligingsniveau 10 en iedereen met de rol consultant over niveau 5 etc. Aan een rol zijn weer functierechten gekoppeld die bepalen welke rechten een medewerker binnen Synergy heeft. Kortom, de rollen bepalen wat een medewerker in Exact Synergy Enterprise allemaal kan doen en zien.

Als aanvulling op de individuele rollen en rechten kun je ook per verzoek of document aangeven wie die betreffende informatie mag zien.

Voor meer informatie over beveiligingsniveaus, zie Beveiligingsniveaus in Exact Synergy Enterprise en voor meer informatie over rollen en rechten zie Functierechten koppelen aan rollen en de gerelateerde documenten.

Digitale personeelsbestanden onderhouden

Exact Synergy Enterprise is het perfecte platform voor het veilig onderhouden van personeelsbestanden.  De medewerkerskaart is dé plek voor alle informatie die betrekking heeft op die betreffende medewerker. Je kunt hierbij denken aan het werkrooster, de planning, familiegegevens, de werkstroom, persoonlijke documenten etc. Alle informatie is voorzien van een beveiligingsniveau, dus alleen medewerkers die de informatie zouden mogen zien kunnen deze ook daadwerkelijk zien.

Je kunt de medewerkerskaart benaderen door bovenaan in het zoekveld naar een specifieke medewerker te zoeken of door op Mijn medewerkers te klikken in het linker ☰ menu (indien dit is ingesteld in de sectie Snelle toegang op het tabblad Menu op de pagina Voorkeuren) en vervolgens op de naam van één van de medewerkers te klikken.

Employee Self Service

Met de Employee Self Service rol hebben medewerkers beperkte toegang tot de functionaliteiten en informatie in Exact Synergy Enterprise, maar kunnen daarmee wel de meeste dagelijkse HRM werkzaamheden zelf uitvoeren. Een aantal voorbeelden van acties die door een medewerker met de Employee Self Service rol uitgevoerd kunnen worden zijn:

  • Het bekijken en bewerken van de eigen medewerkerskaart
  • Het bekijken van de eigen kalender en planning
  • Medewerkers zoeken en bekijken
  • Het aanmaken van verzoektypen (maximaal 15)
  • Standaard verzoeken aanmaken (Vacation en Task)
  • Medewerker- en projectspecifieke documenten aanmaken, bewerken, zoeken en bekijken

Voor meer informatie over de Employee Self Service Rol, zie Employee Self Service rol.

Bron: Exact Support Blog

HRM Introductie Exact Synergy Enterprise

/in /door

De term HRM staat voor Human Resource Management. Het verwijst naar alle aspecten van de levenscyclus van de werknemers binnen een organisatie. In deze serie van blogposts over de HRM-oplossing van Exact Synergy Enterprise worden de volgende onderwerpen besproken:

Recruitment management

In de blogpost over Recruitment management zullen we het hebben over het proces van het aanmaken van een vacature tot het aannemen van een nieuwe medewerker.

Tijd & Aanwezigheid

Dit onderwerp heeft betrekking op het werkrooster en het (betaald) verlof.  In deze blogpost wordt uitgelegd hoe deze informatie geregistreerd kan worden.

Day-to-day HRM

Exact Synergy Enterprise helpt de administratieve lasten van HR-medewerkers te vergemakkelijken door de HRM-processen te automatiseren en werknemers de toegang te geven tot de informatie die ze nodig hebben. In de blogpost over het beheren van de dagelijkse HRM werkzaamheden zullen we bespreken hoe er kan worden bepaald wat medewerkers kunnen zien en doen in Synergy, hoe digitale personeelsbestanden onderhouden kunnen worden en hoe gebruik gemaakt kan worden van de Employee self service optie.

Prestatiebeheer

De meeste bedrijven hebben een bepaalde vorm van prestatiebeoordeling, ook al is het slechts een jaarlijks gesprek tussen een manager en medewerker. Exact Synergy Enterprise is zeer flexibel en kan worden aangepast aan het prestatiebeoordelingsproces van elk bedrijf. Deze laatste blogpost over de HRM-oplossing legt uit hoe u dit kunt organiseren in Exact Synergy Enterprise.

Bron: Exact Support Blog

Product updates 258SP6 en 413SP6 beschikbaar (gefaseerde uitrol)

/in /door

Product updates 258SP6 en 413SP6 zijn nu beschikbaar. Product update 413SP6 is op dit moment echter alleen te downloaden voor klanten van Exact Compact en voor klanten die reeds over product update 413 beschikken.

De beschikbaarheid van deze product update voor overige klanten volgt later. Houd dit support blog in de gaten voor meer informatie hierover.

Exact Compact

De verbeteringen voor Exact Compact kunt u vinden in de release notes in document 27.259.082.

Service packs Exact Synergy Enterprise en Exact Globe Next

Voor de verbeteringen die in 258SP6 en 413SP6 zijn toegevoegd kunt u onderstaande links raadplegen:

Liever niet wachten?

Werkt u op dit moment niet met product update 413, maar wilt u toch al gebruik maken van 413SP6? Neem dan contact op met onze support afdeling.

Bron: Exact Support Blog

Service Management Contracten in Exact Synergy Enterprise

/in /door

Serviceorganisaties dienen over het algemeen afspraken te maken met de klant over de betaling van de service-activiteiten. Met de Service management oplossing is het mogelijk om contracten te genereren waarin de afspraken met de klant vermeld staan. In deze blogpost wordt deze functionaliteit verder besproken.

Servicecontracten aanmaken

Voor het aanmaken van servicecontracten kunt u gaan naar [Modules, Service management, Invoer , Contracten, Contracten (Nieuw)].

Voordat u daadwerkelijk servicecontracten aan kunt gaan maken, dient u de stamgegevens in te richten onder het kopje Inrichting.

Contract typen

Bij het aanmaken van een contract kunt u een contracttype meegeven. Contract typen worden puur gebruikt om verschillende soorten contracten te groeperen. U kunt bijvoorbeeld voor iedere service level een apart contracttype aanmaken. Zo kunt u voor basis service een bronzen contract maken, voor medium service een zilveren, voor uitgebreide service goud en voor service op maat platina.

Afspraakverzamelingen

Een contract bestaat o.a. uit een aantal afspraken. Het kan zijn dat er regelmatig afspraken toegevoegd dienen te worden. Afspraakverzamelingen maken het mogelijk om snel en eenvoudig een groep afspraken toe te voegen aan een contract of contracttemplate. Zodra de afspraken aan een contract zijn gekoppeld kunnen deze indien nodig nog worden aangepast.

Contracttemplates

Contracttemplates gaan nog een stapje verder en maken het mogelijk om afspraakverzamelingen en/of regels met andere contract variabelen die gegroepeerd zijn te combineren. Voor meer informatie over contracttemplates, zie Aanmaken en bewerken van contract templates voor Service management.

Factureren

Het is geen verplichting om met contracten te werken om te kunnen factureren. Er zijn ook service bedrijven die services verrichten en factureren zonder contract. Echter werken de meeste service organisaties met contracten en het contract bepaalt daardoor een aantal zaken met betrekking tot het factureren: de frequentie waarin er gefactureerd wordt, de prijs die in de afspraakverzameling staat vermeld en wanneer de factuur precies wordt gegeneerd (bijvoorbeeld op een vaste dag of via een bepaalde berekening gebaseerd op de startdatum van het contract).

Prolongatie en indexatie

Over het algemeen wordt er bij het opstellen van een contract een bepaalde looptijd afgesproken. Wanneer de einddatum bijna in zicht is kunt u het contract automatisch of handmatig (laten) verlengen (prolongeren) . Tevens kan het noodzakelijk zijn om één of meerdere contracten te indexeren. De Service management oplossing maakt het dan ook mogelijk om contracten te prolongeren en te indexeren.

Meer informatie

Voor meer informatie over het aanmaken en inrichten van de servicecontracten, zie Aanmaken en bewerken van servicecontracten voor Service managementen de gerelateerde documenten.

Volgende keer

In de volgende en laatste blogpost in de serie over de Service management oplossing bespreken we het realiseren van de service management activiteiten.

Bron: Exact Support Blog

Service Management – Introductie in Exact Synergy

/in /door

Het verlenen van service gedurende de gehele levensduur van een product of productcombinaties zorgt ervoor dat een bedrijf zich onderscheidt van zijn concurrenten in de handel en productie industrie.

Exact’s service management oplossing helpt handels- en productiebedrijven die als primair bedrijfsproces service verlenen op producten die ze verkopen, om hun serviceactiviteiten te optimaliseren.

Doelgroep

De service management oplossing is ontwikkeld met de volgende doelgroepen in gedachten:

  • Productiebedrijven die serviceactiviteiten verlenen op de producten die zij produceren
  • Handelsbedrijven die serviceactiviteiten verlenen op producten die zij verkopen

Het is mogelijk om een service als onderscheidend of als onvermijdelijk aan te bieden.

Bijvoorbeeld, een bedrijf dat fitnessapparatuur aanbiedt in een zeer competitieve markt kan zich onderscheiden door hun apparatuur te verkopen aan bijvoorbeeld hotels en professionele sportscholen en daarop levenslange service te verlenen.

Een voorbeeld van service die onvermijdelijk is, is het verlenen van service op medische apparatuur. Wanneer er een storing is kan dat levens kosten waardoor dit speciale aandacht vergt van gecertificeerde monteurs.

Eigenschappen

De volgende eigenschappen zijn van toepassing op de service management oplossing:

  • Snel: Een snelle reactietijd voor een goede klanttevredenheid en de mogelijkheid om op tijd te reageren op aflopende contracten.
  • Nauwkeurig: Correcte facturatie en het herkennen van de beste monteur voor het werk.
  • Flexibel:
  • Inzichtelijk: Duidelijke overzichten van de uitstaande activiteiten per monteur, service geschiedenis en contracten en garantiekosten.
  • Efficiënt: Het bij de hand hebben van de juiste aantallen aan onderdelen en materialen en het maken van meer winstgevende contracten wat resulteert in een winstgevende serviceorganisatie.

Rollen en rechten

Om met de service management oplossing te werken is de Service Management Licentierol (YA4510) vereist. Deze rol dient normaal gesproken in combinatie met de CRM of Professional licentierol te worden toegewezen.

Daarnaast zijn er verschillende systeemrollen die worden gebruikt om toegang tot bepaalde functies toe te staan:

  • Service desk – Voor service desk medewerkers die support leveren
  • Service engineer – Voor service monteurs die serviceactiviteiten uitvoeren
  • Service manager – Voor de managers van de service medewerkers
  • Service planner – Voor medewerkers die serviceactiviteiten plannen

Screenshot 1NL

Functierecht 1002 – Service Management Mobile Access is benodigd om de mobiele app te kunnen gebruiken. Dit functierecht is standaard aanwezig in de Service engineer rol.

Komende weken

In de komende weken zullen we een serie van blogposts over de service management oplossing publiceren. De volgende onderwerpen zullen onder andere aan bod komen: service management componenten, stamgegevens en contracten, en serviceactiviteiten realiseren.

Bron: Exact Support Blog