Berichten

In Exact Synergy een verzoek aanmaken met direct de relatie en contactpersoon gevuld

/in /door

Wanneer u contact heeft met een relatie kunt u de gemaakte afspraken registreren in een verzoek. Om inzicht te hebben in de afspraken die zijn gemaakt en met wie, is het van belang dat u de juiste gegevens koppelt in het verzoek. In dit geval betreft dit de relatie en de contactpersoon. Op deze wijze kunt u het verzoek later eenvoudig terugvinden op de kaart van de relatie, maar ook op de kaart van de contactpersoon.

Er zijn verschillende manieren om een verzoek te registreren in Exact Synergy Enterprise. U kunt het verzoek bijvoorbeeld aanmaken door in het linkermenu op [Aanmaken, Verzoek] te klikken. Vervolgens kunt u de relatie koppelen en daarna de betreffende contactpersoon. Maar wanneer u het verzoek aanmaakt via de kaart van de contactpersoon kunt u de relatie en de contactpersoon automatisch koppelen. Dit kunt u als volgt doen:

  • Open de kaart van de contactpersoon. Dit kunt u doen door vanuit de relatiekaart op de betreffende contactpersoon te klikken.
  • Op de kaart van de contactpersoon klikt u boven in het scherm op de knop ‘Nieuw: Verzoek’.
  • Vervolgens geeft u aan welk type verzoek aangemaakt dient te worden.
  • In het volgende scherm wordt gevraagd welke velden gekopieerd moeten worden naar het verzoek. Hier selecteert u ‘Relatie’ en ‘Contactpersoon’ en klikt op ‘Nieuw’.
  • In het verzoek zijn nu de relatie en de contactpersoon al gevuld.

Bron: Exact Support Blog

Een verkeerd geïmporteerd afschrift verwijderen in Exact Globe Next

/in /door

In Exact Globe Next is het mogelijk om bankafschriften te importeren via menupaden zoals [Cashflow, Invoer, Importeren] of [Financieel, Invoer, Bank/Kas] knop ‘Importeren’. Het kan voorkomen dat een afschrift verkeerd, of dubbel wordt geïmporteerd. Dit laatste kan gebeuren als het afschrift, na de import, wordt bewerkt en bijvoorbeeld de datum in de kopregel aan wordt gepast. Als hetzelfde afschrift daarna nogmaals wordt geïmporteerd, staat dit in feite ‘dubbel’ in de administratie.

Via menupad [Cashflow, Verslagen, Dubbele afschriften] kunt u een overzicht opvragen van de dubbele afschriften. In de kolom ‘Nummer’ ziet u het afschriftnummer staan.

Hier heeft u de mogelijkheid de regel van het foutieve afschrift te selecteren en te kiezen voor de knop ‘Verwijderen’. Na het verwijderen is het afschrift ook verdwenen uit het bankdagboek waarin het afschrift geïmporteerd was. Indien het afschrift reeds is verwerkt, dan is het niet meer mogelijk om het afschrift op deze manier te verwijderen.

Het dubbel tonen van de regels in het overzicht bij [Cashflow, Verslagen, Dubbele afschriften] wil overigens niet zeggen dat de administratie niet in orde is. Wanneer u een bankboeking importeert, dan wordt de rapportagedatum in de boekingsregels standaard gevuld met de afschriftdatum. Indien een geïmporteerd afschrift bewust wordt bewerkt om er bijvoorbeeld een extra regel in toe te voegen welke een andere rapportage datum (afwijkend van de kopregel) bevat, dan wordt er een extra regel getoond in dit overzicht. Het overzicht wordt dus gebaseerd op de rapportagedatum van de boeking. Wanneer u het afschrift slechts één keer in het overzicht wilt zien, dan dient u de rapportagedatum in de bankboeking gelijk te houden aan de datum in de kopregel van deze bankboeking.

Bron: Exact Support Blog

Zijn uw BTW of ICP aangiften wel of niet aangekomen?

/in /door

Het is erg belangrijk om te weten of uw BTW-aangifte en/of ICP aangifte goed is aangekomen bij de Belastingdienst. In sommige gevallen kan er onduidelijkheid ontstaan over of de aangifte goed is aangekomen. Wellicht lijkt het erop dat de aangifte correct is verstuurd en ontvangen, maar is dit niet het geval. In deze post wordt uitgelegd hoe u dit kunt controleren.

De verzonden aangiften kunt u terugvinden in het menupad [Systeem, Algemeen, Aangiftebeheer, Verzenden via Digipoort]. Voor de status van de verzonden aangiften zijn de tabbladen ‘Aangiften’ en ‘Berichten’ beide van belang.

Op het tabblad ‘Aangiften’ ziet u de aangiften staan die u heeft verzonden. In de kolom ‘Status’ kunt u de status van deze aangiften zien. Deze status is gebaseerd op de berichten die u van Digipoort ontvangt.

Wanneer u een aangifte heeft verzonden naar Digipoort, voert Digipoort verschillende acties uit met betrekking tot die aangifte. Hierbij kunt u denken aan het valideren van het certificaat, het uitvoeren van een technische validatie van de aangifte, de aangifte doorsturen naar de Belastingdienst, etc.

Voor iedere actie stuurt Digipoort een statusbericht naar u terug. Deze statusberichten kunt u vinden op het tabblad ’Berichten’. Om de berichten op te halen dient u op het tabblad ‘Berichten’ op   Actualiseren te klikken. Dit is belangrijk omdat u er op deze manier voor zorgt dat u de laatste berichten heeft opgehaald en de status op het tabblad ‘Aangiften’ ook altijd is gebaseerd op de meest recente situatie.

Hieronder ziet u welke status op het tabblad ‘Aangiften’ is gerelateerd aan welke Digipoort status:

Actie Status op het tabblad’Aangiften’ Digipoortstatus code
De aangifte is aangemaakt, maar nog niet verzonden Te verzenden –
De aangifte wordt verzonden Verzonden 1xx
Digipoort voert een validatie uit op het certificaat Verzonden 2xx
Digipoort voert een technische validatie uit Verzonden 3xx
Digipoort stuurt de aangifte naar de Belastingdienst Verzonden 4xx
Er komt een status terug van de Belastingdienst Goedgekeurd 500
Er komt een status terug van de Belastingdienst Verworpen 510

Via  Zoomen op het tabblad ‘Berichten’ kunt u de status codes bekijken. Voor meer informatie kunt u dit document raadplegen: Document: 25.716.646 – Wat betekent de statuscode die ik krijg bij het versturen van een aangifte via Digipoort?

Wij raden u aan om deze statussen, na het verzenden van de aangifte, regelmatig te controleren. De statussen kunnen namelijk nog wijzigen. Neem bij twijfel contact op met zowel de Belastingdienst als de supportafdeling van Exact of uw Exact partner. Zo weet u zeker of de verzending goed is verlopen en kunt u tijdig eventuele stappen ondernemen.

Bron: Exact Support Blog

Een verzoek opmerken aan collega in Exact Synergy Enterprise

/in /door

De werkstroom laat de verzoeken zien waarbij er een actie van u wordt verwacht. Het kan voorkomen dat u extra informatie nodig heeft van voordat u verder kunt gaan met het verzoek. U kunt dat een nieuw verzoek aanmaken voor een ander persoon, maar u kunt het betreffende verzoek ook opmerkingen aan die andere persoon.

U krijgt bijvoorbeeld een verzoek om een klant terug te bellen. Voordat u dat doet wilt u graag de laatste informatie weten van een andere collega. In het verzoek klikt u dan op ‘Opmerken’ en selecteert vervolgens de medewerker waaraan u het verzoek wilt opmerken.

Het verzoek blijft in uw werkstroom staan, maar wordt tevens in de werkstroom van de betreffende collega geplaatst. In het verzoek zelf kunt u dit zien bij ‘Opmerken’.

7-2-2014-9-09-13

Uw collega Bas kan het verzoek aanvullen en klikt dan in het verzoek op ‘Gereed’. het verzoek verdwijnt dan uit de werkstroom van Bas. Bij Marc in de werkstroom wordt het verzoek dan als ongelezen getoond zodat het voor Marc meteen duidelijk is dan het verzoek is aangepast.

In de definitie van het verzoektype kunt u aangeven of het verzoek kan worden toegewezen en aan wie het verzoek mag worden toegewezen.

Bron: Exact Support Blog

De betalingswijze wijzigen in Exact Globe

/in /door

Bij het crediteurenonderhoud [Financieel, Crediteuren Onderhouden] op het tabblad ‘Financieel’ kunt u per crediteur de betalingsconditie selecteren en bewaren. Als u de betalingsconditie opent, dan ziet op het tabblad ‘Termijnen’ de betalingswijze die valt onder de betalingsconditie. De betalingswijze kunt u wijzigen door op de termijn te dubbelklikken.

Als er bij het crediteurenonderhoud geen betalingsconditie gekoppeld is, dan wordt bij verkoopfacturen de standaard betalingsconditie gebruikt. De standaard betalingsconditie kunt u terugvinden onder ‘Betalingsconditie: Crediteur’ bij de grootboekinstellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen]. Een overzicht van de betalingscondities die gekoppeld zijn aan de crediteuren vraagt u op als u op het icoon   naast de betalingsconditie klikt. Hier kunt u voor meerdere crediteuren tegelijk de betalingsconditie wijzigen.

Bron: Exact Support Blog

Een regel invoegen of verwijderen in Exact Globe Next

/in /door

Via verschillende menupaden is het mogelijk om boekingsregels in te voeren. Een voorbeeld hiervan is een boeking invoeren in het bankdagboek via [Financieel, Invoer, Bank/Kas] knop ‘Nieuw’.  Het kan voorkomen dat u, tijdens het invoeren van de boeking, een extra regel toe wilt voegen. Dit kan gedaan worden door op de regel te gaan staan, waar een nieuwe regel boven geplaatst dient te worden. Klik dan op de knop ‘Regel toevoegen’ en er zal een lege regel tussengevoegd worden.

Tevens is het mogelijk om een bestaande regel te verwijderen. Ga dan op de regel staan die u wilt verwijderen en klik op de knop ‘Regel verwijderen’.

In Exact Globe Next zijn deze opties zijn in meerdere menupaden beschikbaar. De knoppen zijn bijvoorbeeld ook terug te vinden bij [Factuur, Invoer, Facturen] of [Inkoop, Invoer, Bestellingen].

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next een administratie kopiëren!

/in /door

In Exact Globe Next kunt u op verschillende manieren een administratie kopiëren.

Kopiëren van stamgegevens
U dient de bronadministratie (van waaruit u de gegevens wilt overnemen) te openen. Vervolgens start u via [Bestand, Nieuwe administratie], de administratie aanmaken wizard. U doorloopt de wizard en selecteert de optie ‘Administratie kopiëren’.

In het volgende scherm geeft u aan welke gegevens u mee wilt kopiëren.

Volledige kopieadministratie
Naast een kopieadministratie met stamgegevens is het ook mogelijk om een volledige kopie inclusief mutaties te maken. Via [Bestand, Back-up maken/teruglezen/Kopiëren… ], start u de Back-up maken/teruglezen/Kopiëren wizard. In de tweede stap kunt u kiezen voor de optie ‘Administratie kopiëren’. In het volgende scherm kunt u aangeven welk nummer en naam de kopie administratie dient te krijgen, en van welke administratie u een kopie wilt maken. Uiteraard dient er voldoende schrijfruimte aanwezig te zijn om succesvol een kopie aan te kunnen maken. Tevens dient Microsoft SQL Server lokaal te zijn geïnstalleerd. Wanneer u een volledige administratie wilt kopiëren op de server, dient u op de server een werkstationinstallatie uit te voeren, en vanuit daar het kopiëren op te starten.

Bron: Exact Support Blog

Controlled release fase voor de nieuwe Self Service App (ESS App)

/in /door

Binnenkort gaan we starten met de controlled release fase voor de nieuwe Self Service App (ESS App) en we zijn op zoek naar deelnemers voor deze controlled release.

De ESS App draait op de laatste versie van Exact Synergy Enterprise Product Update 252 en iOS en biedt uw medewerkers veel mogelijkheden. De App is beschikbaar voor alle Synergy gebruikers ongeacht hun rol. De functies die via de App beschikbaar zijn, zijn gebaseerd op de functies waarvoor de gebruiker rechten heeft in Exact Synergy Enterprise.

De ESS App biedt de volgende functionaliteit:

Verlof

  • Aanvragen verlof
  • Eindejaarsbalans saldo bekijken
  • Overzicht van al uw verlofaanvragen

Ziekmeldingen

  • Ziekmelding indienen
  • Overzicht van al uw ziekmeldingen

Loonstroken

  • Uw loonstroken bekijken

Persoonlijk dossier

  • Uw persoonlijk dossier bekijken

Wilt u deelnemen aan de Controlled Release?
Zie de Fact Sheet voor meer informatie over het controlled release programma. Heeft u interesse om deel te nemen aan de Controlled Release voor de ESS App? Stuur dan een e-mail naar productreadiness@exact.com.

Bron: Exact Support Blog

Het afletteren van SEPA incasso batches in Exact Online

/in /door

Als het goed is bent u inmiddels helemaal over op SEPA.
Met deze overgang is er het één en ander gewijzigd in Exact Online, met name het verrichten van incasso’s.

In de blogpost Hoe ga ik om met een geweigerde SEPA incasso? heeft u kunnen lezen wat er gebeurt als er een incasso geweigerd wordt en hoe u dit op kunt  lossen.

In deze blogpost zal ik u wat meer uitleg geven over het afletterproces van incassobatches.
Het is namelijk gebleken dat er nog wat onduidelijkheid is over wat er precies gebeurt op het moment dat er een incassobatch wordt aangemaakt.

Om een SEPA incasso te kunnen verrichten is er nu een grootboekrekening ‘Incasso batches af te letteren’ nodig.  Deze grootboekrekening kunt u instellen via [Administratienaam, Instellingen, (tabblad) Financieel, Grootboekrekeningen: Koppelingen].

Op het moment dat u een incasso vanuit Exact Online verricht, gebeurt er in principe nog helemaal niks met de openstaande posten.  De openstaande facturen blijven gewoon op de debiteuren rekening staan.

Wanneer er een incassobatch wordt aangemaakt (door de incasso’s te ‘verrichten’) wordt er en ID-nummer meegegeven aan de batch.

Zodra u het afschrift van uw bank via [Financieel, Bank, Importeren afschriften]  importeert, wordt aan de hand van dit ID (dat ook op het bankafschrift vermeld staat)herkend welke batch met openstaande facturen bij dit afschrift hoort.

Door deze herkenning worden het afschrift en de batch direct met elkaar afgeletterd op de grootboekrekening ‘Incasso batches af te letteren’, welke u eerder in uw instellingen heeft aangegeven.

Voor meer informatie over het verrichten van SEPA incasso’s, raad ik u aan het volgende Youtube filmpje te bekijken: http://exact.to/omcrm!

Bron: Exact Support Blog

Shop Floor Control algemeen beschikbaar voor Globe & Synergy

/in /door

Na een succesvolle controlled release periode is de Shop Floor Control oplossing vanaf deze week algemeen beschikbaar.

Wat is de Shop Floor Control oplossing?
Het Shop Floor Control (SFC) systeem gebruikt de informatie van de handelingen op de werkvloer, om productie statussen te (kunnen) communiceren naar de betreffende personen, zoals de master schedule planners, managers of shop floor operators. Deze mogelijkheid om real-time inzicht te krijgen in de voortgang van de bewerkingen ondersteunt planners in het verdelen en prioriteren van de beschikbare capaciteit. Hierdoor zijn planners goed voorbereid en kunnen zaken die betrekking hebben op de kwaliteit, middelen of vereisten adequaat oppakken.

Shop Floor Control werkt in combinatie met alle populaire internetbrowsers. Dit betekent dat het op vrijwel elk apparaat uitgevoerd kan worden; touch screen of niet-touch screen. Het onderstaande schema geeft het proces van de SFC oplossing weer:

De Shop Floor Control oplossing werkt met Exact Globe Next in combinatie met Exact Synergy Enterprise. De informatie wordt gesynchroniseerd middels Exact Integration.

Voor meer informatie, zie Werken met Shop Floor Control en download de fact sheet op onze website.

Bron: Exact Support Blog