Berichten

Exact Synergy Enterprise rollen inzichtelijk per medewerker

/in /door

In de blogpost ‘Tip: Een overzicht van de toegewezen rollen‘ heeft u al kunnen lezen hoe het mogelijk is om per rol te zien welke medewerkers daaraan gekoppeld zijn. Echter het is ook mogelijk om via de medewerkerskaart te zien aan welke rollen die specifieke medewerker gekoppeld is.

Sectie Rollen
Op de medewerkerskaart vindt u de sectie rollen waarin de specifieke rollen staan. Een medewerkerskaart kunt u openen door te zoeken naar een medewerker via het linker zoekveld en vervolgens te klikken op de naam van de medewerker waarvan u de kaart wilt tonen. Mocht deze sectie niet beschikbaar zijn dan kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Klik op het pictogram aanpassen ’Aanpassen’
  • Selecteer het veld in de sectie ‘Rollen’
  • Kies voor ‘Bewaren’

Rollen

De sectie rollen is nu beschikbaar op de medewerkerskaart. In deze sectie vindt u alle rollen die aan deze medewerker zijn gekoppeld. Tevens kunt u zien op welk niveau deze zijn toegewezen. Indien u beschikt over voldoende rechten vindt u hier ook de knop ‘Toevoegen’ waarmee u extra rollen kunt toekennen.

Bron: Exact Support Blog

Exact Financials Enterprise 7.10.xx webbrowser en webclient variant

/in /door

Exact Financials Enterprise 7.10.xx wordt zowel geleverd als webbrowser-applicatie als in een webclient-applicatie. De webclient-versie betreft een zogenaamde ‘thin client applicatie’. De gebruiker installeert hiervoor lokaal een klein aantal bestanden. Voor beide varianten wordt voor de communicatie gebruik gemaakt van een internetverbinding.

De webbrowser-variant betreft een volledige webbased applicatie. Hierbij worden geen bestanden lokaal geïnstalleerd, maar vindt communicatie plaats door middel van een webbrowser (Internet Explorer). Dit biedt klanten de mogelijkheid om gebruikers, middels een webbrowser, op andere vestigingen te laten inloggen op Exact Financials Enterprise. Een bijkomend voordeel van de webbrowser-variant is dat de kosten voor werkplekbeheer verminderd kunnen worden, doordat er nauwelijks nog een installatie op de pc nodig is.

Nieuwe menustijl
In versie 7.10.14 is een aanpassing gemaakt in het gebruikersmenu. Naast de stylesheet die de kleurstelling en het lettertype bepaalt, kunt u nu kiezen voor een horizontale of verticale menustijl. De laatste toont, zoals we gewend zijn, de menuopties per pakket aan de linkerzijde van het scherm. De nieuwe menustijl, horizontaal, toont de menuopties horizontaal onder de pakketopties. Hierdoor beschikt u over een bredere werkruimte op het scherm. Een tweede verandering is dat het laatst gekozen submenu ‘onthouden’ wordt. Bent u bijvoorbeeld in het menu [Budget: Budgetten] en u opent dan het Finance menu en kiest vervolgens weer voor het Budgetmenu dan bent u direct weer in het submenu Budgetten.

Financials menu

Om iedere gebruiker kennis te laten maken met de nieuwe menustijl zal bij de installatie van versie 7.10.14 voor iedere gebruiker van de WebUI de gebruikersinstelling gewijzigd worden naar het nieuwe menu. Mocht de gebruiker liever gebruik blijven maken van het verticale menu, dan dient deze dit te wijzigen via menupad [Bestand, Gebruikersinstellingen], tabblad WebUI.

Deze menuwijziging kan u helpen eenvoudiger te navigeren door Exact Financials Enterprise maar heeft u aanvullende opmerkingen dan zijn we hier zeer benieuwd naar. U kunt uw feedback doorgeven aan de support afdeling van Exact Financials Enterprise of via de Customer Portal van Exact in een Support vraag.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next velden verplicht stellen

/in /door

Het kan gewenst zijn dat er bijvoorbeeld altijd een project wordt gekoppeld wanneer u een bepaalde grootboekrekening gebruikt bij het invoeren van een boeking in Exact Globe Next. Om van dit veld een verplicht veld te maken, kunt u in het onderhoud van de grootboekrekening onder de sectie ‘Analytisch Benodigd’ het veld ‘Project’ aanvinken.

Invoeren of verwerken?
Bovengenoemde instelling valt echter wel samen met de instelling ‘Controle Analytische waarden’ in de grootboekinstellingen. U kunt deze instelling aanpassen via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Grootboekinstellingen]. Hier kunt u aangeven of u een controle op analytische waarden wilt hebben op het moment van ‘Invoer’ of op het moment van ‘Verwerken’ van een boeking.

Wanneer u kiest voor de optie om de controle tijdens het invoeren van de boeking te laten plaatsvinden, weet u zeker dat de boeking volledig is ingevoerd. U hoeft dan achteraf niet nog eens de boeking aan te passen voordat u kunt verwerken.

Wanneer u kiest voor de optie om de controle tijdens het verwerken van de boekingen te laten plaatsvinden, kunt u snel boekingen invoeren ook als verplichte informatie tijdens de invoer (nog) niet bekend zijn. Op een later tijdstip verrijkt u de boeking dan alsnog met de juiste gegevens.

Bron: Exact Support Blog

Exact Financials Versie 7.10.15 heeft consequenties voor het importeren van stamgegevens

/in /door

In de nieuwe versie (7.10.15) van Exact Financials Enterprise is een wijziging doorgevoerd met betrekking tot het archiveren van stamgegevens. Naast het blokkeren van een stamgegeven zijn nu andere statussen mogelijk.

Aan stamgegevens kunnen de volgende statussen meegegeven worden:

Actief
In invoer applicaties is de entiteit in elk zoekscherm zichtbaar en kan overal de entiteit in elk zoekscherm worden geselecteerd. Een actief stamgegeven wordt door elke verwerkingsfunctie geaccepteerd voor verdere afhandeling.

Niet actief (in behandeling)
De entiteit is geblokkeerd voor elke invoer applicatie, zowel handmatig als middels import. Verwerkingsfuncties accepteren een niet actieve (in behandeling zijnde) entiteit wel. Op deze wijze kan de stroom leeg worden gemaakt door invoer te voorkomen en verwerking toe te staan. Zodra alles op een niet actief (in behandeling zijnde) entiteit is verwerkt, kunt u de entiteit volledig op inactief zetten.

Niet actief (voor handmatige invoer)
In invoer applicaties is het stamgegeven niet zichtbaar/selecteerbaar voor invoer. Een niet actieve (voor handmatige invoer) entiteit wordt door elke verwerkingsfunctie geaccepteerd voor verdere afhandeling. Een niet actieve (voor handmatige invoer) entiteit kan derhalve worden geïmporteerd, maar niet handmatig in een invoer applicatie worden meegegeven.

Niet actief
Niet actieve entiteiten zijn niet zichtbaar/selecteerbaar in invoerschermen en worden niet door verwerkingsfuncties geaccepteerd voor verdere afhandeling.

Wanneer stamgegevens geïmporteerd worden moet ook de import definitie gecontroleerd worden. U kunt de EDIS koppelingen bekijken in het overzicht koppelingen. In het overzicht kunt u op het tabblad ‘Koppeling (regel)’ zien of veld  Block (7.10.14) of Entity_State (7.10.15 na importeren van import-nl.scr) in de koppeling gedefinieerd is.

Als het veld niet in de koppelingen voorkomt dan wordt de waarde ‘geblokkeerd’ bij een import gevuld met de default waarde ‘Active’. Een geïmporteerd stamgegeven is dan gewoon te gebruiken. Het is dan ook niet nodig de EDIS koppelingen aan te passen.

Is er wel een koppeling dan moet u er rekening mee houden dat het veld Entity-state de volgende waarden kan hebben:

  • 205301 = Active
  • 205302 = Inactive
  • 205303 = Inactive-manual
  • 205304 = Inactive-pending

Het aanpassen van de import definitie is geen eenvoudige taak en zou alleen door ervaren gebruikers uitgevoerd moeten worden. U kunt e.e.a. natuurlijk met de supporters van Exact Financials Enterprise bespreken.

N.B. Bovenstaande betreft een wijziging in het blokkeren van stamgegevens. Dit heeft GEEN betrekking op het blokkeren van openstaande posten. Die logica is onveranderd.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy Enterprise direct navigeren naar een document !

/in /door

Binnen Exact Synergy Enterprise heeft u de mogelijkheid om te werken met documenten. Voor het bewerken en opmaken van deze documenten heeft u verschillende functies tot uw beschikking. Functies die u wellicht ook kent uit Microsoft Word.

Echter er zijn ook extra functies beschikbaar waarmee u bepaalde handelingen sneller kunt uitvoeren. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een koppeling te maken naar een reeds bestaand document in Exact Synergy Enterprise. Zo kunt u eenvoudig een letter, woord of zin selecteren en vervolgens een koppeling aanmaken.

ESE document koppeling
Op het moment dat u een document bewerkt, heeft u de knop ‘Invoegen ESE document koppeling’ tot uw beschikbaar. Wanneer u een selectie maakt in de tekst, vervolgens klikt op de knop, dan verschijnt er een pop-up scherm waarin u kunt aangeven naar welk document er verwezen moet worden. In onderstaande afbeelding is de knop weergegeven.

Hyperlink

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik de regels op een verzamelfactuur overzichtelijk laten weergeven?

/in /door

Wanneer meerdere facturen worden verzameld dan wordt er één enkele factuur afgedrukt met alle verzamelde artikelen en regels. Hierdoor kan het voorkomen dat een artikel bijvoorbeeld meerdere keren op een verzamelfactuur terugkomt. Bij een groot aantal regels kan het overzicht hierdoor verminderen.

Verdicht weergeven
In Exact Globe Next is bij het afdrukken van deze facturen mogelijk om de verzamelfactuur overzichtelijker te maken door regels met dezelfde eigenschappen verdicht weer te geven.

Dit kunt u doen via het menupad [Factuur, Invoer, Afdrukken/verwerken] middels het tabblad ‘Geavanceerd’. Hier kunt u bij het veld ‘Verdichten’ een keuze maken hoe de regels moeten worden weergegeven. Door te kiezen voor ‘Artikel’ wordt een artikel dat meerdere keren voorkomt als één regel weergegeven met het betreffende aantal.

Verdichten

Bron: Exact Support Blog

Verplichte velden binnen relatiekaart Exact Synergy

/in /door

Om er zeker van te zijn dat alle informatie op een relatiekaart wordt ingevuld, heeft u de mogelijkheid om de invoervelden verplicht te stellen. Op deze manier weet u bijvoorbeeld zeker dat het veld ‘telefoon’ altijd zal worden ingevuld, als dit veld niet wordt ingevuld zal Synergy daar een melding van weergeven en gaat het systeem niet verder voordat deze is ingevuld. U kunt zelf kiezen hoeveel en welke velden verplicht zijn voor een bepaald type relatiekaart.

Een veld verplicht stellen
Met een professional of administrator rol (welke beschikt over functierecht 430), kunt u dit vanuit de kaart instellen. Wanneer u bijvoorbeeld naar de kaart van een leverancier gaat, dan klikt u op de knop ‘Aanpassen’. Vervolgens klikt u op de knop ‘Geavanceerd”.

Verplicht

Nu kunt u per bewerkbaar veld aanvinken of deze verplicht moet zijn of niet. Dit is weergegeven in bovenstaande afbeelding.

Let op: Als u dit definieert voor een specifiek niveau (bijvoorbeeld ‘Wereld’), dan wordt deze instelling verplicht voor alle relaties van dat type, op dat niveau.

Bron: Exact Support Blog

Gebruikt u iOS 7? De Exact Synergy App is er klaar voor!

/in /door

Apple’s iOS7 is available to the world since 19 September 2013. I have been working with iOS7 now for a while and I am quite satisfied with it. Everything is in the same place, but the user experience is completely different from iOS6. iOS6 now feels very outdated, which of course it is.

For the Exact Synergy App, iOS7 means that we needed to do some slight modifications and adjust to the guidelines of Apple. We have updated our iOS Exact Synergy App to have it run perfectly on iOS7. This version of the App is available in the Appstore right now.

We did not make any modification to the look and feel of the App itself. Our Mobile development team is fully focused on completing the last phase of the new CRM App. This is a completely new App which will be the first in line of a new stack of Apps. This stack of Apps will be the successor of our current iOS App.

Bron: Exact Product Blog

Verlies of diefstal van activum registreren in Exact Globe Next

/in /door

Wanneer u een activum niet meer in uw bezit heeft, bijvoorbeeld door verlies of diefstal, kunt u het activum afboeken zodat het niet meer in de activum registratie voorkomt.

Via het menupad [Activa, Activa, Onderhouden] zijn twee opties beschikbaar.

  • Via de knop ‘Verkopen’ kunt u het activum voor € 0,= verkopen. Hierbij wordt de boekwaarde van het activum afgeboekt en worden de investerings- en afschrijvingsrekeningen tegengeboekt.
  • Via de knop ‘Afboeken’ wordt de resterende afschrijving in één keer gedaan ten laste van het resultaat.

Meer informatie over deze functie en de journaalposten kunt u vinden in dit document.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een teveel betaald bedrag terugbetalen binnen Exact Globe Next?

/in /door

Het kan voorkomen dat een debiteur een factuur dubbel betaalt, bijvoorbeeld omdat de factuur zowel geïncasseerd is, als handmatig door de debiteur betaald. Ook kan het gebeuren dat er per ongeluk een te hoog bedrag is overgemaakt. In deze blogpost wordt aangegeven hoe het teveel betaalde bedrag terugbetaald kan worden.

Afletteren
Met de functie ‘Afletteren’ koppelt u betalingen aan facturen, door beide te selecteren en te kiezen voor ‘Afletteren’. U kunt het afletteren starten via het menupad [Cash flow, Invoer, Cash flow], [Cash flow, Invoer, Toe te wijzen], of [Cash flow, Invoer, Af te letteren]. Daarnaast kunt u via [Financieel, Invoer, Bank] openstaande posten selecteren en deze afletteren met de betaling/ontvangst die u boekt, en kunt u via de debiteuren / crediteurenkaart het afletterscherm openen.

In het afletterscherm zijn twee kolommen zichtbaar, de linkse kolom betreft bij debiteuren de ontvangsten. Selecteer in deze kolom het teveel betaalde bedrag. Bij ontvangst van twee verschillende betalingen voor dezelfde factuur, wordt de eerste betaling automatisch afgeletterd. De tweede betaling kunt u dan direct selecteren. Als een deel teveel betaald is, moet de ontvangst afgeletterd worden met de factuur in de rechterkolom.

Als vervolgens op ‘Afletteren / verwerken’ wordt gedrukt, verschijnt het verwerken scherm waarin verschillende mogelijkheden worden getoond. De optie ‘Terugbetalen’ is alleen zichtbaar als het ontvangen bedrag groter is dan het bedrag van de factuur. Dat is in dit voorbeeld van toepassing.

Door voor deze optie te kiezen heeft u nu een negatieve openstaande post. Via [Cashflow, Diversen, Terugbetalen] kan deze post vervolgens verwerkt worden.

Bron: Exact Support Blog