Berichten

Heeft u zich al aangemeld voor Exact Live 2013?

/in /door

Over minder dan vier weken is het weer tijd voor Exact Live. Tijdens Exact Live ’13 heeft u de mogelijkheid om nieuwe functies van uw Exact software te bekijken, naar interessante sprekers luisteren en natuurlijk nieuwe ideeën op te doen.

Programma
Op onze speciale website is ondertussen het programma beschikbaar. Bij het inschrijven kunt u direct een keuze maken uit de verschillende Breakout sessies.

Wilt u er ook bij zijn? Schrijf u dan in via de website!

Bron: Exact Support Blog

Hoe verzamel ik een betaling? Hoe wijzig ik een betaling? Exact Online

/in /door

In de blogpost ‘Meest gestelde vragen over het verrichten van betalingen‘ heeft u al meer kunnen lezen over het verrichten van betalingen en de vragen die daarbij naar voren kunnen komen. Ter aanvulling hebben we deze keer nog twee veel gestelde vragen hieronder weergegeven.

Het scherm Betalingen opent u via [Financieel, Bank, Betalingen selecteren].

Hoe verzamel ik een betaling?
Met de knop Verzamelen kunt u de betalingstermijn, de betalingsdatum, de betaalwijze, de betalingsreferentie, en de bankrekening van de verschillende betalingen aan één relatie, aan elkaar gelijk zetten. Hierdoor kunnen de verschillende betalingen met dezelfde betalingsconditie in één keer betaald worden. Dit kunt u doen door meerdere betalingen van dezelfde relatie aan te vinken en te klikken op ‘Verzamelen’. In het scherm ‘Betalingen selecteren’ staat vervolgens boven die betaling (vet gedrukt) het woord ‘Verzamelbetaling’.

U ziet dat er een betalingsreferentie automatisch is ingevuld. Als deze referentie wordt weggehaald dan wordt de verzameling weer ongedaan gemaakt.

De knop Verzamelen is grijs als de posten die zijn aangevinkt niet van dezelfde relatie zijn en/of als de betalingen niet de status Open hebben maar bijvoorbeeld geselecteerd. In dat geval kunt u ze eerst aanvinken en heropenen, en vervolgens Verzamelen.

Deze betaling moest toch een incasso zijn, hoe wijzig ik dat?
Of een betaling naar voren komt in het scherm Betalingen of Incasso wordt bepaald door de Betalingswijze in de Betalingsconditie. Als u in het scherm Betalingen een incasso ziet staan dan kunt u doorklikken op de betalingsdatum. Vervolgens kunt u de Methode aanpassen naar Incasso.

Betalingen_5

Voor meerdere betalingen tegelijk is dit weer mogelijk met de knop Toekennen.

We hopen dat u aan de hand van deze informatie nog gemakkelijker uw betaling kunt verrichten. Mocht u nog vragen hebben dan horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Tip: Openstaande posten binnen Exact Globe van één grootboekrekening tonen

/in /door

In een saldilijst kunt u in één oogopslag het openstaande saldo per debiteur, crediteur en/of personeelslid nagaan, waarna u snel de nodige acties kunt ondernemen. Zo kunt u bijvoorbeeld openstaande posten incasseren of betalen via de saldilijst.

Indien u een openstaande postenlijst via bijvoorbeeld [Financieel, Debiteuren / Crediteuren, Saldilijst] opvraagt worden hier standaard alle niet afgeletterde posten op de rekeningen van het type crediteuren of debiteuren getoond. Hier kunt u dan ook rekeningen tegenkomen die gekoppeld zijn aan uw btw-codes. Dit komt omdat deze van het type ‘crediteuren’ zijn.

Extra criteria
Wanneer u wilt dat de posten van slechts één rekening worden getoond is dit mogelijk via [Financieel, Debiteuren / Crediteuren, Saldilijst] door op de knop ‘Extra criteria’ te klikken en hier in het filter de grootboekrekening te selecteren. In onderstaande afbeelding kunt u de extra criteria zien.

Grootboekrekeningnummer

Bron: Exact Support Blog

Welk e-mail adres wordt er gebruikt in Exact Globe Next

/in /door

Op verschillende plekken in Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om de gegevens per e-mail te versturen. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan het mailen van een factuur of een orderbevestiging. Afhankelijk van welke gegevens u mailt kunnen er verschillende e-mailadressen worden voorgesteld. U kunt per relatie immers op verschillende plekken een e-mailadres definiëren:

  1. Het hoofd e-mail adres van de relatie. Vaak is dit een info adres zoals bijvoorbeeld info@macbeancoffeeworld.com. In de eenvoudige modus van de debiteur of crediteur kunt u het hoofd e-mailadres terugvinden op het tabblad ‘Basis’ in de sectie ‘Algemeen’, na het selecteren van de optie ‘E-mail’ bij ‘Adrestypen’. Vraagt u de debiteur/crediteur in de geavanceerde modus op, dan kunt u het hoofd e-mailadres terugvinden op het tabblad ‘Basis’ in de sectie ‘Adres’ bij het adrestype ‘E-mail’.
  2. Het e-mail adres van de hoofdcontactpersoon. Dit kunt u terugvinden op het tabblad ‘Contact’ bij het onderhoud van de hoofdcontactpersoon. Dit is de contactpersoon waarbij de optie ‘Hoofd’ is aangevinkt.
  3. Het e-mailadres van de financiële contactpersoon. Dit kunt u terugvinden op het tabblad ‘Contact’ bij het onderhoud van de hoofdcontactpersoon. Dit is de contactpersoon waarbij de optie ‘Financiële contactpersoon’ is aangevinkt.
  4. Het e-mailadres van de contactpersoon die is gekoppeld aan het factuuradres. Dit kunt u terugvinden door via het tabblad ‘Contact’ bij het onderhoud van de relatie, het onderhoud van de betreffende contactpersoon te openen. Bij het onderhoud van het factuuradres kunt u de contactpersoon aan het factuuradres koppelen.

In onderstaand overzicht kunt u zien wanneer welk e-mailadres wordt gebruikt:

Hoofd e-mail adres    E-mail adres
Hoofd contactpersoon		 E-mail adres
Financiële contactpersoon		 E-mail adres
Contactpersoon factuuradres
Financieel
Betalingsherinneringen Vinkje*1 Vinkje*1
Debiteurenafschriften Vinkje*1 Vinkje*1 Vinkje*1
Cash Flow
Betalingsspecificatie Vinkje*2 Vinkje*2
Factuur
Factuur Vinkje
Factuurhistorie Vinkje
Order
Verkoopraamcontracten bevestigen Vinkje*3 Vinkje*3
Verkooporders en RMA orders bevestigen Vinkje*3 Vinkje*3
Verkooporders en serviceorders afdrukken / Verwerken Vinkje*3 Vinkje*3
Service
Serviceorders bevestigen Vinkje*3 Vinkje*3
Realisaties verwerken Vinkje*3 Vinkje*3
Inkoop
Bestellingen en RTV orders afdrukken Vinkje*3 Vinkje*3
CRM
Offerte Vinkje*3 Vinkje*3
Document Vinkje*3 Vinkje*3
  • 1 = Bij het afdrukken kunt u een selectie maken op het soort contactpersoon waar naartoe de e-mail verstuurd dient te worden.
  • 2 = In eerste instantie wordt gekeken naar het hoofd e-mail adres van de relatie. Is er geen hoofd e-mail adres opgegeven dan wordt het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon gebruikt.
  • 3 = In eerste instantie wordt gekeken naar de hoofd contactpersoon van de relatie. Is er bij de hoofd contactpersoon geen e-mailadres gedefinieerd dan wordt het hoofd e-mail adres van de relatie gebruikt.

Bron: Exact Support Blog

Tip: De standaard taal van een nieuw contactpersoon wijzigen in Exact Globe Next

/in /door

Wanneer u een nieuw contactpersoon aanmaakt in het onderhoud van een relatie ([Financieel, Debiteuren, Onderhouden] / [Financieel, Crediteuren, Onderhouden]), wordt het veld ‘Taal’ standaard gevuld door Exact Globe Next. De taal die hier standaard staat ingevuld, wordt verkregen via de medewerkerskaart van de gebruiker die het contactpersoon aanmaakt.

Taal wijzigen
Wanneer bij het aanmaken van een nieuw contactpersoon bijvoorbeeld standaard de taal ‘EN’ (Engels) ingevuld wordt door het systeem en u wilt dat dit ‘NL’ (Nederlands) wordt, kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar het menu [Systeem, HR&Beveiliging, Medewerkers]
  • Selecteer hier uit de lijst met medewerkers uw eigen naam en klik op de knop Open.
  • Op het tabblad ‘Algemeen’ in het veld Taal zal ‘EN’ ingevuld staan. Wijzig dit naar ‘NL’ en klik op de knop ‘Bewaren’.

Wanneer u nu in het onderhoud van een relatie op tabblad ‘Contactpersonen’ een nieuw contactpersoon aanmaakt, wordt bij ‘Taal’ standaard ‘NL’ ingevuld.

Bron: Exact Support Blog

Fiattering terugdraaien in Exact Globe Next

/in /door

Om onder andere te voorkomen dat het voor iedereen mogelijk is om betalingen te verwerken, kunt u werken met het fiatteren van betalingen. U kunt een betaling fiatteren via het menupad [Cash Flow, Betalingen, Fiatteren]. Als dit is gedaan, dan komt de betaling terecht bij [Cash Flow, Betalingen, Verwerken]. Vanuit dit menupad kunt u de betaling vervolgens verwerken.

Ongedaan maken
Het kan voorkomen dat u de betaling heeft gefiatteerd, maar dat u dit ongedaan wilt maken, zodat de boeking weer naar voren komt als ‘Te fiatteren’.

Dit kunt u als volgt doen:

  • Via [Cashflow, betalingen, fiatteren] het overzicht opvragen via de knop ‘Tonen’
  • Vervolgens hoeft u alleen een vinkje te zetten bij ‘Reeds gefiatteerd’.
  • Dan kunt u de post selecteren waarvan u de status terug wilt draaien en nogmaals klikken op ‘Fiatteren’
  • Vervolgens verschijnt de melding ‘Reeds gefiatteerd’. Kies hier voor de optie ‘Doorgaan’

Fiatteren

Wanneer u het scherm nu actualiseert via de knop ‘Actualiseren’, dan zult u zien dat de post verdwenen is uit dit overzicht (met het vinkje op ‘Reeds gefiatteerd’). Als u in dit scherm weer een vinkje zet bij ‘Te fiatteren’ en daarna kiest voor ‘Actualiseren’, dan is de post weer zichtbaar. Op deze manier kan een gefiatteerde post weer ter fiattering worden aangeboden.

Bron: Exact Support Blog

Tips om te beginnen met Exact Online

/in /door

Als nieuwe klant van Exact Online is het logisch dat u veel vragen heeft. Wellicht heeft u nog niet veel ervaring met boekhouden, of met het werken met boekhoudkundige software.

We proberen daarom om de software zo gemakkelijk mogelijk te maken en u werk uit handen te nemen. Uiteraard staat onze support-afdeling altijd voor u klaar om u op weg te helpen. Er zijn echter ook andere manieren om meer inzicht te krijgen in de werking van Exact Online. In deze blog vertellen we daar graag meer over zodat u zonder problemen kunt gaan starten in de wereld van Exact Online.

Inrichting
De inrichting van Exact Online is erg belangrijk, vooral als u gebruik gaat maken van de geavanceerdere versies van Exact Online (zoals Handel en Productie).  Hoe u de administratie inricht is later bepalend voor de boekingen die worden gemaakt en de processen die worden geregistreerd. Daarom willen we u graag helpen om daarmee goed van start te gaan.

In de blog ‘Beginnen met Exact Online‘ kunt u zien hoe u met een standaardinrichting van Exact Online kunt starten. Daarbij heeft u de keuze uit verschillende inrichtingen, zoals die voor een Commercieel bedrijf met CRM of een Vereniging. Als u kiest voor een standaardinrichting wordt uw administratie gevuld met grootboekrekeningen, btw-codes en andere stamgegevens.

Echter gaven we al aan dat de inrichting van bijvoorbeeld een Exact Online Handel administratie wat meer aandacht nodig heeft. We raden daarom ook aan om daarbij gebruik te maken van een consult (op locatie). Als u daar meer informatie over wilt kunt u een consult aanvraag indienen.
Klik daarvoor in Exact Online op het vinkje in de grijze balk, kies voor Nieuwe taak. Klik dan op Consult aanvraag onder Support en vul uw aanvraag in. Door bij de start te investeren in een goede inrichting zorgt u ervoor dat later alle processen goed verlopen.

Helpdocumentatie
Op veel vragen zijn de antwoorden terug te vinden in de documentatie van Exact Online. U kunt die helpdocumentatie vinden door in een scherm op het vraagteken te klikken, u kunt dan een helpdocument vinden over die specifieke pagina. U kunt ook klikken op ‘Help startpagina’ of direct zoeken naar een term.

Starten

Training
Trainingen voor Exact Online bestonden al een tijd, maar om ervoor te zorgen dat u goed op weg wordt geholpen bieden wij deze trainingen nu gratis aan! Hier leest u meer en kunt u zich aanmelden: http://www.exact.nl/support-en-training/trainingen/gratis-trainingen

Er zijn verschillende trainingen mogelijk, bijvoorbeeld een ‘Aan de slag’ training waarin de basis wordt behandeld, of een Handel training waarin er wordt ingegaan op de processen die dan van belang zijn. Door een training te volgen kunt u zelfverzekerd aan de slag gaan met Exact Online.

Webinar
Een andere optie die wij bieden om uw kennis te vergroten, zijn webinars. Een webinar is een online seminar dat via de pc kan worden bekeken. Wanneer u zich inschrijft voor de webinar, ontvangt u de url waarop de webinar te volgen is.

Op deze webpagina kunt u meer informatie lezen.

Support
Eerder in deze blog werd al aangeven dat ons doel op de Support afdeling ook is om u op weg te helpen. U kunt ons op meerdere manieren bereiken:

  • Telefonisch

U kunt telefonisch met ons in contact treden via 0157115100.

  • Webvraag

U kunt een webvraag bij ons indienen via Exact Online zelf. Hiervoor klikt u in de grijze balk van Exact Online op het vinkje en vervolgens op Nieuwe taak. Kies dan voor Vraag Exact Customer Support. Vul uw vraag in en kies voor Bewaren + Nieuw om nog een vraag in te dienen, of voor Bewaren + Bewerken. Bij het indienen van de vraag kunt u aangeven dat u teruggebeld wilt worden. Indien u dat niet invult krijgt u een reactie per e-mail. Graag ontvangen we een zo duidelijk mogelijke uitleg en eventueel een schermafbeelding zodat we uw vraag snel en correct kunnen beantwoorden.

  • Chat

Klik in Exact Online op het vraagteken en op Help startpagina. Nu kunt u kiezen voor de knop Chat (is online). Hierna begint een chatsessie met een support medewerker. We raden deze optie niet aan bij zeer ingewikkelde kwesties. Maar het gebruik van de chat kan erg handig zijn als u snel een antwoord wilt krijgen of als het druk is aan de telefoon. Zo hoeft u niet in de wacht te staan en kunt u snel weer verder!

De support afdeling is bereikbaar van 08.30 tot en met 17.30 op werkdagen.

Starten_3

Als laatste willen we u nog verwijzen naar deze website voor meer Tips & Tricks om te starten met Exact Online.

Bij verdere vragen horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Projectnummers automatisch genereren Exact Synergy Enterprise

/in /door

Bij het aanmaken van een nieuw project in Exact Synergy Enterprise is het standaard mogelijk om zelf een waarde te kiezen en in te voeren voor de projectcode. Bij elk nieuw project kan de projectcode handmatig ingevoerd worden en opgeslagen.

Automatisch genereren
Het is echter ook mogelijk om de projectnummers voor nieuwe projecten automatisch en opeenvolgend te laten voorstellen door het systeem bij het aanmaken van een nieuw project. De instelling die hiervoor nodig is, kunt u vinden via het menupad [Projecten, Inrichting, Diversen, Instellingen]. Hier kunt u het veld ‘Genereren (Projectcode) markeren, waarna u meteen het eerstvolgende vrije projectnummer kunt ingeven. Het eerstvolgende nieuwe project zal dit nummer toegewezen krijgen, vervolgens krijgt elk volgend project een opeenvolgend hoger nummer toegewezen.

Project instellingen

Ook na het activeren van het automatisch genereren van projectnummers zal het overigens wel mogelijk blijven om de voorgestelde projectnummers te wijzigen naar een andere waarde bij het aanmaken van een project.

Bron: Exact Support Blog

Formules verwerken in rapportages Exact Financials

/in /door

Binnen Exact Financials Enterprise kan het voorkomen dat bepaalde velden niet geselecteerd kunnen worden op een rapport. Een vaak voorkomende vraag is of de notities van openstaande posten direct op het overzicht openstaande posten getoond kunnen worden. Standaard wordt een sterretje (*) getoond als er een notitie bij een openstaande post is vastgelegd waar eigenlijk de tekst van de notitie gewenst is.

Een formule veld aanmaken
Aangezien de notities in een andere tabel worden bewaard dan de openstaande posten moet er een Formule veld aangemaakt worden. Dit kunt u doen op de volgende manier:

  • Open [Systeem; Applicatie, Overzichtenlay-outs, Formules, Onderhoud]
  • Kies bij Type lay-out voor ‘Debiteuren openstaande posten’. Een formulecode zal gevuld worden met een vrije code.
  • Kies in het veld vertaling voor ‘Nieuw’ en selecteer een taal. (Dit moet dezelfde taal zijn als in de gebruikersinstellingen gedefinieerd is) en geef een omschrijving van het veld in. Bijvoorbeeld ‘Tekst notitie’.
  • Stel het Datatype in op Tekst en de lengte op 99. (Dit is de maximale lengte; als uw notitie uit meer tekens bestaat zal deze afgebroken worden).
  • Copier de volgende formule: IF (DBQUERY (RETURN-FIELD = stalog.adm_nr, adm_nr = ‘Administratie’, key_value_1 = TEXT (‘Debiteur’), key_value_2 = TEXT (‘Type:_Boekstuknummer’), key_value_3 = TEXT (‘Boekstuknummer’), table_id = 900071, type_action_log = 107701) = ‘Administratie’, DBQUERY (RETURN-FIELD = stalog.notes, adm_nr = ‘Administratie’, key_value_1 = TEXT (‘Debiteur’), key_value_2 = TEXT (‘Type:_Boekstuknummer’), key_value_3 = TEXT (‘Boekstuknummer’), table_id = 900071, type_action_log = 107701) , “”)
  • Kies nu voor ‘Bewaren’ en sluit het scherm.
  • Kies vervolgens voor [Finance; Debiteuren, Openstaande posten] en open een lay-out. Toon hier een voorbeeld op het scherm.
  • Met de rechter muisknop in de kolomnamen kunt u een veld toevoegen. (Kies Meer en selecteer het formule veld met de omschrijving zoals in het veld ‘Vertaling’ is aangemaakt met de toevoeging (F), van formule.
  • Kies Ok om het overzicht opnieuw op te bouwen. De laatste kolom zal nu een (deel van de) notitie tonen.

Het kan zijn dat de eerste tekens uit vraagtekens bestaan. Dit betekent dat de velden aandachts- en actiedatum van de notitie bij openstaande post niet gevuld zijn.

Dit is een voorbeeld de mogelijkheden van formule velden in de overzichten van Exact Financials Enterprise. Aangegeven moet worden dat het maken en onderhouden van formule velden niet door de support afdeling van Exact ondersteund kan worden. De consultants van Exact zullen u graag helpen bij het bouwen van dergelijke formules en rapportages.

Bron: Exact Support Blog

Meest gestelde vragen over het verrichten van betalingen

/in /door

In de blogpost Hoe kan een betaling verricht worden vanuit Exact Online?  heeft u kunnen lezen hoe het verrichten van betalingen vanuit Exact Online werkt. Deze optie heeft u als u werkt met de bank module van Exact Online. In deze blogpost bekijken we het scherm Betalingen en geven we daar tips over.

Het scherm Betalingen opent u via [Financieel, Bank, Betalingen selecteren].

1. Hoe splits ik een betaling op?
Het kan voorkomen dat u een betaling heeft staan van € 100,00 maar dat u deze wilt opsplitsen in twee betalingen van €50,00. Om dit te doen klikt u door op de datum (in het blauw) die staat onder Betalingsdatum.

Vervolgens komt u terecht in het scherm Betalingstermijn. Hier kunt u informatie toevoegen zoals een betalingsreferentie of een omschrijving. In het veld Bedrag staat nu €100,00.

Als u hier € 50.00 van maakt en op Bewaren klikt dan wordt u weer teruggebracht naar het scherm Betalingen. U ziet nu dat er twee regels zijn aangemaakt, oftewel de betaling is gesplitst. Wanneer u de tweede € 50.00 op een andere datum wilt betalen dan klikt u weer door op de Betalingsdatum om deze aan te passen. Klik daarna op Bewaren.

2. Het verkeerde eigen rekeningnummer wordt getoond?
Deze situatie kan ontstaan als u meerdere bankdagboeken heeft voor verschillende rekeningnummers, of als u onlangs bent overgegaan op een ander rekeningnummer. De Eigen rekening is te wijzigen door te klikken op de betalingsdatum, zoals hierboven is uitgelegd. Echter wilt u wellicht het rekeningnummer veranderen voor een hele lijst met betalingen.

Dit kunt u doen door alle/een deel van de betalingen aan te vinken. Klik vervolgens op de knop Toekennen. U komt nu terecht in het scherm Betalingen – Bijwerken.

U kunt nu achter ‘Eigen rekening’ op het vergrootglas klikken om de juiste eigen rekening te kiezen. U klikt vervolgens nogmaals op toekennen om de wijzigingen door te voeren voor alle regels.

Als u wilt dat die rekening voortaan de standaard rekening is, dan kunt u via [Administratie, Stamgegevens, Dagboeken] een vinkje zetten bij Hoofd.

3. Hoe wijzig ik de betalingsdatum?
In hetzelfde scherm als hierboven kunt u ook de betalingsdatum voor één of meerdere betalingen bepalen. Dit doet u door te kiezen voor betalingsdatum Vast: Datum of Uitstellen. Als u kiest voor Vast: Datum dan krijgen alle betalingen die u heeft aangevinkt dezelfde datum, die u handmatig invult. Als u kiest voor Uitstellen dan kunt u alle betalingen met bijvoorbeeld 3 dagen uitstellen. Het aantal dagen/weken/maanden/kwartalen/jaren vult u zelf in.

We hopen dat u aan de hand van deze informatie nog gemakkelijker uw betaling kunt verrichten. Mocht u nog vragen hebben dan horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog