Voordat u start met het werken aan een project en er uren en kosten op geboekt kunnen worden, dient u eerst een aantal gegevens te definiëren. Denk hierbij aan de tarieven, het bereik van het project, het budget en het plannen van de uren.
Tarieven
Er zijn twee soorten tarieven: interne en externe. Interne tarieven geven de kostprijs aan en externe tarieven bepalen de verkoopprijs. De interne tarieven zijn vaak gebaseerd op de kostprijs van de medewerker die voor het betreffende project werkt. De kostprijs wordt bepaald door het salaris en andere arbeids- en overheadkosten. Omdat deze kosten per project kunnen verschillen (denk aan hogere reiskosten of het huren van een auto) is het mogelijk om per project een ander intern tarief in te stellen. De hoogte van externe tarieven kan op verschillende niveaus worden bepaald:
- Medewerkerstarieven; gebaseerd op de medewerker die het werk uitvoert
- Klanttarieven; gebaseerd op de afspraken die gemaakt zijn met de klant
- Projecttarieven; gebaseerd op tarieven die speciaal voor het betreffende project zijn vastgelegd
Een combinatie van bovenstaande niveaus is ook mogelijk.
U kunt de tarieven definiëren via [Modules, Projecten, Inrichting, PSA]
Het bereik van een project
Het bereik van een project wordt bepaald door de activiteiten en materialen te definiëren die nodig zijn om een project succesvol af te ronden. Dit kan als één geheel, maar u kunt er ook voor kiezen om het project op te splitsen in sub-producten, sub-diensten of mijlpalen en vervolgens de activiteiten en materialen voor iedere subcategorie apart te definiëren. Dit laatste kan gedaan worden door middel van project producten en een work breakdown structure (WBS). Om het bereik van het project te definiëren gaat u naar de betreffende projectkaart en klikt u in de sectie Monitor op Producten en WBS regels. Voor meer informatie over project producten en WBS, zie Project producten aanmaken en bewerken en Aanmaken en bewerken van WBS regels.
Het budget
Door het budget van een project te definiëren geeft u aan wat het maximale bedrag is dat er gebruikt kan worden aan activiteiten en materialen. Op deze manier kunt u per project in de gaten houden wat het budget is en of uw kosten en uitgaven binnen het geplande budget blijven. Er zijn twee soorten budgetten:
- Opbrengsten budget; het bedrag dat is afgesproken met de klant
- Kostenbudget; het bedrag dat intern kan worden besteed aan arbeid en/of materiaal
Er zijn drie manieren om het budget te definiëren; het invoeren van het budget op de projectkaart, het invoeren van het budget vanuit de work breakdown structure of een combinatie van beiden.
In alle gevallen kunt u het budget aanmaken door vanuit de projectkaart in de sectie Monitor op Budget te klikken. Hier kunt u direct nieuwe budgetregels aanmaken óf kiezen voor de optie Aanmaken vanuit WBS.
Uren inplannen
Wanneer het bereik en het budget zijn gedefinieerd kunt u de uren in gaan plannen die aan het project zullen worden besteed. Dit kunt u doen op basis van een specifieke datum en tijd; hierbij dient de medewerker bijvoorbeeld in een bepaalde week 24 uur aan het project te werken. Er worden in die week dan 8 uur op de maandag, 8 uur op de dinsdag en 8 uur op de donderdag ingepland. Een andere optie is uren inplannen op basis van een deadline; de medewerker dient vóór een bepaalde datum aan taak van bijvoorbeeld 20 uur afgerond te hebben.
Ook het inplannen van uren kan zowel via de work breakdown structure als direct vanuit de projectkaart.
Voor meer informatie over het inplannen van de uren, zie Overzicht van de project planning en Overzicht van WBS regels.
Bron: Exact Support Blog
