Berichten

Voorkom ‘gaten’ bij verwijderen van een factuur

/in /door

Het verwijderen van een factuur waaraan reeds een factuurnummer is toegekend kan zorgen voor ‘gaten’ in de factuurnummering. Met de factuurinstelling ‘Verwijderen facturen met factuurnummer’ kunt u aangeven of facturen met een factuurnummer verwijderd mogen worden.

De instelling heeft betrekking op verkoopfacturen (inclusief directe facturen, creditfacturen en POS facturen). Wanneer deze instelling is aangevinkt en de gebruiker beschikt over het functierecht ‘Facturen verwijderen’, dan mag deze gebruiker facturen verwijderen inclusief de facturen waaraan reeds een factuurnummer is toegekend.

Wanneer de optie is uitgevinkt en de gebruiker beschikt over het functierecht ‘Facturen verwijderen’, dan mag deze gebruiker alleen facturen verwijderen waaraan nog geen factuurnummer is toegekend. De knop ‘Verwijderen’ is dan niet actief in de volgende schermen:

  • [Factuur, Invoer, Facturen]
  • [Factuur, Invoer, Fiatteren]
  • [Factuur, Invoer, Directe facturen]

Facturen die definitief zijn afgedrukt kunnen nooit worden verwijderd ongeacht of deze instelling is aangevinkt.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Globe Next gegevens op verzamelfacturen groeperen per order?

/in /door

Wanneer u werkt met verzamelfacturen kan een factuur betrekking hebben op meerdere verkooporders. In de lay-out is het mogelijk om in de factuur onderscheid aan te brengen tussen de verschillende verkooporders. Op deze manier kunt u de artikel per verkooporder afdrukken zodat de factuur voor uw klanten overzichtelijker is.

Op een normale lay-out staan de velden op het artikelblok allemaal op dezelfde de hoogte.

gr1

Wanneer u het veld ‘Verkoopordernummer’ toevoegt in het artikelblok van de factuurlay-out, kunt u dit voor of achter de velden plaatsen die al aanwezig zijn. Door het veld ‘Verkoopordernummer’ echter iets boven de andere velden te plaatsen creëert u kopjes voor iedere order.

gr2

Tevens dient u in de eigenschappen van het veld ‘Verkoopordernummer’ aan te geven dat u herhaling wilt onderdrukken. In het onderhoud van de lay-out kunt u dubbelklikken op het veld zodat de eigenschappen worden geopend. Hier vinkt u dan de optie ‘Herhaling onderdrukken’ aan. Dit zorgt ervoor dat het verkoopordernummer slechts eenmaal wordt afgedrukt. Bij het afdrukken van de factuur ziet het er als volgt uit:

gr3

Wanneer u veel met deelleveringen werkt, kan het voorkomen dat er voor een verkooporder meerdere facturen aanwezig zijn. Om ervoor te zorgen dat ook na het verzamelen van de facturen de gegevens op volgorde van verkoopordernummer worden afgedrukt, dient u er voor te zorgen dat u voor het verzamelen de gegevens sorteert op verkoopordernummer.

Bij het verzamelen van de facturen opent u met de knop ‘Geavanceerd’ het scherm waarin de te verzamelen facturen staan. Hier kunt facturen sorteren op ordernummer, door te dubbelklikken op de kolom ‘Order’. Bij het verzamelen worden van de facturen worden ze dan ook op deze volgorde in de verzamelde factuur geplaatst.

Bron: Exact Support Blog

SEPA update beschikbaar voor Exact Globe Next

/in /door

Vorige week is een SEPA update beschikbaar gekomen. Indeze blogpost kunt u hier meer over lezen.

Vanaf vandaag is een aanvullende update beschikbaar. Om over de update te beschikken dient u een update binnen product update 406 uit te voeren.

Voor meer informatie over de wijzigingen die in de nieuwe update beschikbaar zijn kunt u de volgende release notes raadplegen:

Meer informatie

Bron: Exact Support Blog

De spilanalyse van Exact Globe Next

/in /door

Een spilanalyse is een interactief overzicht waarmee u in staat bent snel de administratiegegevens inzichtelijk te maken. U heeft de mogelijkheid de gegevens te presenteren op de door u ingestelde manier waarbij u een ruime mogelijkheid heeft om te groeperen en te specificeren.

Naast het inzichtelijk maken van de administratie kunt u ook gegevens van meerdere administraties met elkaar te vergelijken. Op basis hiervan kunt u snel en eenvoudig een rapport opmaken dat voldoet aan uw persoonlijke voorkeuren. De door u gemaakte rapport template kunt u eventueel ook opslaan waardoor u in de toekomst geen nieuwe templates meer hoeft aan te maken.

U kunt de spilanalyse openen via het menu [Financieel, Verslagen, Spilanalyse], [Factuur, Statistieken, Spilanalyse], [Project, Statistieken, Spilanalyse productiviteit] of [Accountancy, Controle, Spilanalyse].

Spilanalyse

Exporteren template / Import template
Naast het opslaan van de template is het ook mogelijk om de template te exporteren en in een andere administratie te importeren. Uiteraard kunt u de templates nu ook met uw cliënt/accountant uitwisselen. De import/export functie kunt u opstarten via het menu [Bestand, Importeren Template] en/of [Bestand, Exporteren Template].

Tip
U kunt de informatiesamenstelling op de X en Y as aanpassen door met de rechtermuisknop te klikken op het component (bijv. grootboekrekening), kies vervolgens voor Tonen. U heeft nu de keuze om het component in verschillende vormen op te vragen. Bijvoorbeeld met code en omschrijving of alleen met omschrijving.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik de regels op een verzamelfactuur overzichtelijk laten weergeven?

/in /door

Wanneer meerdere facturen worden verzameld dan wordt er één enkele factuur afgedrukt met alle verzamelde artikelen en regels. Hierdoor kan het voorkomen dat een artikel bijvoorbeeld meerdere keren op een verzamelfactuur terugkomt. Bij een groot aantal regels kan het overzicht hierdoor verminderen.

Verdicht weergeven
In Exact Globe Next is bij het afdrukken van deze facturen mogelijk om de verzamelfactuur overzichtelijker te maken door regels met dezelfde eigenschappen verdicht weer te geven.

Dit kunt u doen via het menupad [Factuur, Invoer, Afdrukken/verwerken] middels het tabblad ‘Geavanceerd’. Hier kunt u bij het veld ‘Verdichten’ een keuze maken hoe de regels moeten worden weergegeven. Door te kiezen voor ‘Artikel’ wordt een artikel dat meerdere keren voorkomt als één regel weergegeven met het betreffende aantal.

Verdichten

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een afboeking naar betalingsverschillen terugdraaien?

/in /door

Via de relatiekaart is het mogelijk om een factuur of deel van een factuur af te boeken naar de grootboekrekening voor betalingsverschillen. In dat geval selecteert u in het afletterscherm de openstaande factuur en kiest u voor de knop ‘Afletteren/Verwerken’. Er komt vervolgens een scherm naar voren waarin u kunt aangeven of u het bedrag naar een bepaalde grootboekrekening wilt afboeken’, bijvoorbeeld de grootboekrekening welke ingesteld staat voor betalingsverschillen. Het afletterscherm kunt u benaderen vanaf de debiteuren- of crediteurenkaart via het menu [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Kaarten].

Betalingsverschil

Ongedaan maken?
Indien u de bovenstaande optie heeft uitgevoerd, dan zult u ook op de grootboekkaart van de betalingsverschillen het afgeboekte saldo als regel terugvinden. Stel dat u een fout heeft gemaakt en u wilt dit terugdraaien, dan kan dit door wederom naar de relatiekaart te gaan en dan het afletterscherm te openen. Kies vervolgens bij Tonen (links bovenin) voor ‘Alle’, selecteer de betreffende afboeking en kies voor de knop ‘Afletteren ongedaan maken’.

Betalingsverschil

Op de grootboekkaart voor betalingsverschillen zal hierna de regel van de afboeking verdwenen zijn en uw factuur staat weer open in het afletterscherm met de status ‘niet afgeletterd’.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Begeleidend schrijven meesturen

/in /door

Bij uw klanten wilt u altijd een goede indruk maken. Ook als u een e-mail stuurt met een offerte, factuur of begeleidend schrijven, wilt u dat deze professioneel overkomt. Vanuit Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om een begeleidend schrijven mee te sturen. Echter, wist u ook dat u het begeleidend schrijven als afbeelding kunt versturen?

Via het menu [Systeem, Algemeen, Instellingen] kunt u de documentinstellingen benaderen. Hier vindt u de instelling waarmee u kunt aangeven of het begeleidend schrijven in HTML formaat of als afbeelding meegestuurd dient te worden. Dit kunt u aangeven bij het veld ‘Begeleidend schrijven (Formaat)’.

Dit veld is alleen actief wanneer u bij ‘Bijlages opslaan als’ de optie ‘PDF’ heeft geselecteerd. Wanneer u de optie ‘HTML’ selecteert, wordt het begeleidend schrijven in HTML formaat in de e-mail toegevoegd. Indien u ‘Afbeelding’ selecteert wordt het begeleidend schrijven als afbeelding in de e-mail toegevoegd. De optie ‘Afbeelding’ biedt gebruikers de mogelijkheid om het begeleidend schrijven mee te sturen zoals in de lay-out is gedefinieerd en zonder dat de opmaak en uitlijning wordt aangepast.

Opmerkingen:

  • Het begeleidend schrijven maakt gebruik van het A4 formaat in een portret (portrait) oriëntatie. Wanneer u een ander formaat of oriëntatie gebruikt dan A4 en portrait dan worden de afmetingen van de afbeelding automatisch aangepast, waardoor deze vervormd kan worden weergegeven.
  • Wanneer het begeleidend schrijven uit meer dan één pagina bestaat wordt alleen de eerste pagina als begeleidend schrijven aan de e-mail toegevoegd.
  • Wanneer gebruik wordt gemaakt van verzamellay-outs wordt de afbeelding niet in de e-mail zelf getoond maar als bijlage aan de e-mail toegevoegd. De ontvanger dient dan deze bijlage te openen om het bericht te bekijken.

Bron: Exact Support Blog