Berichten

Automatisch een machtiging koppelen bij het invoeren van een factuur of boeking

/in /door

Wanneer u een verkoopfactuur of verkoopboeking invoert kunt u middels de betalingsconditie aangeven dat het bedrag geïncasseerd dient te worden. Via de knop ‘Condities’ in de factuur/boeking kunt u de betalingsconditie koppelen. Wanneer u een betalingsconditie koppelt waarvan de betaalwijze ‘Incasso’ betreft, krijgt de openstaande post die volgt uit de boeking ook de betaalwijze ‘Incasso’.

Voor een SEPA incasso is het van belang dat er een incassomachtiging is gekoppeld aan de openstaande post (termijn). U kunt deze incassomachtiging handmatig koppelen, maar u heeft ook de mogelijkheid om de machtiging automatisch te laten koppelen. Bij het onderhoud van de incassomachtiging kunt u een betalingsconditie koppelen. Het koppelen van een betalingsconditie zorgt ervoor dat deze machtiging standaard wordt gekoppeld bij het aanmaken van een factuur of boeking met deze betalingsconditie.

Wanneer er slechts één machtiging aanwezig is voor de debiteur wordt deze automatisch gekoppeld, ongeacht of de betalingsconditie gevuld is.

Bron: Exact Support Blog

Een foto toevoegen aan een serviceorder

/in /door

Met de Field service app heeft de service monteur inzicht in de serviceorders, ordergeschiedenis en klantinformatie. De service monteurs kunnen alle informatie om de service order af te ronden registeren in de app. Ze kunnen zelf foto’s toevoegen en deze koppelen aan de betreffende service order. Op deze manier kan de monteur een foto maken een beschadiging en deze toevoegen.

Dit kan als volgt worden gedaan:

  • Via de App opent u de service bon.
  • In de sectie ‘Extra informatie’ drukt u op ‘Documenten’.

  • Vervolgens drukt u op + om een nieuw document toe te voegen.

  • Nu kunt u een eerder gemaakte foto selecteren uit het fotoalbum (optie ‘Fotoalbums’), of een nieuwe foto maken (optie ‘Camera’).

Voor meer informatie over de Field service app, zie Aan de slag met de Field service app.

Bron: Exact Support Blog

Tip: In Exact Globe Next een andere rekening bij het uitvoeren van een telling

/in /door

De boeking die wordt aangemaakt bij het uitvoeren van een telling wordt gemaakt op de ‘kostprijs verkopen’ rekening die aan het artikel is gekoppeld. In sommige gevallen is het wenselijk een specifieke grootboekrekening te kunnen selecteren, bijvoorbeeld een rekening ‘beschadigde goederen’.

Dit kunt u doen via de optie ‘Gebruiken kostprijs verkopen’ in het tellingen scherm. Wanneer u deze optie uitvinkt kunt u in de kolom ‘Grootboekrekening’ de gewenste grootboekrekening selecteren die u wilt gebruiken in de telling.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next een standaard lay-out definiëren

/in /door

In Exact Globe Next kunt u zelf bepalen hoe de lay-out van uw facturen, orderbevestigingen, pakbonnen, bestelbonnen, etc eruit zien. Deze lay-outs kunt u aan uw debiteuren/crediteuren koppelen. Per debiteur/crediteur kunt u aangeven welke lay-out u als standaard voor die debiteur/crediteur wilt gebruiken. Wanneer u een nieuwe lay-out heeft gemaakt kunt u deze aan een aantal debiteuren koppelen door via het onderhoud van die debiteuren de betreffende lay-out te selecteren. U kunt echter ook vanuit [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen] aangeven aan welke debiteur u allemaal een specifieke lay-out wilt koppelen. Via het menupad kiest u achter de betreffende lay-out voor , waarna u de debiteuren kunt selecteren om vervolgens met de knop ‘Wijzigen’ een lay-out aan die debiteuren te koppelen.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Globe dubbele relaties zoeken en samenvoegen

/in /door

Wanneer u een groot relatiebestand heeft kan het voorkomen dat bepaalde relaties dubbel voorkomen in uw administratie. Via menupad [CRM, Processen, Doublures] is een functie aanwezig om deze dubbele relaties op te sporen, waarna u ze volgens kunt verwijderen of samenvoegen. In het selectiescherm kunt u aangeven op welke criteria u de dubbele relaties wilt zoeken.

In werkelijkheid kan het voorkomen dat twee verschillende relaties dezelfde naam hebben terwijl het wel degelijk twee verschillende relaties zijn. In dat geval zal bijvoorbeeld het adres van beide relaties dan ook afwijken wilt u deze ook niet samenvoegen. Via de ‘Match’ criteria kunt u zelf aangeven waarop u de relaties wilt vergelijken.

Er zijn bijvoorbeeld twee relaties aanwezig met een verschillende naam, terwijl deze relaties in werkelijkheid één en dezelfde relatie zijn (bijvoorbeeld Exact en Exact Software). Bij het maken van een selectie op ‘Naam’ komen deze relaties dan ook niet naar voren als dubbele relatie, omdat de namen niet gelijk zijn aan elkaar. In dat geval kunt u bijvoorbeeld een selectie maken op ‘Plaats’ en ‘Bankrekening’, omdat de twee relaties in werkelijkheid dezelfde zijn, komen de plaats en bankrekening met elkaar overeen, en worden deze relaties getoond als zijnde dubbel. U kunt vervolgens de relaties samenvoegen zodat deze nog maar één maal voorkomt in uw administratie.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe een overzicht tonen van relaties met bijbehorende (IBAN) bankrekeningnummers

/in /door

Het kan handig zijn om in één overzicht te zien aan welke relatie welke bankrekening gekoppeld is. Dit overzicht kunt u opvragen door te gaan naar [Financieel, Debiteuren, Onderhouden]  of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden].  Middels het klikken met de rechter muisknop op de kolomnamen, kunt u kiezen voor de optie ‘Kolom toevoegen’.

Om de bankrekening te in het overzicht te tonen, kunt u de kolom ‘Bankrekeningen.Bankrekeningnummer’ selecteren. Voor de IBAN-bankrekeningnummers geldt de kolom ‘Bankrekeningen.IBAN bankrekeningnummer’. U kunt de kolommen één voor één toevoegen aan het overzicht.

Door middel van het aanklikken van de kolomnaam in menupad [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] en het slepen van de kolomnaam naar een andere positie, kunt u de kolommen verplaatsen naar een andere plek in het overzicht.

Let op: Dit overzicht geeft alleen de bankrekening gekoppeld als hoofdrekening weer uit het relatieonderhoud. Mocht een relatie meerdere bankrekeningen hebben, worden de overige bankrekeningen hier dus niet weergegeven.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Exact Globe Next lay-out velden op een tiende millimeter nauwkeurig plaatsen

/in /door

Indien u gebruik maakt van voorbedrukte formulieren zoals bijvoorbeeld een acceptgiro, kan het noodzakelijk zijn dat u velden op een tiende millimeter nauwkeurig moet kunnen plaatsen. Om dit te kunnen doen dient u bij het onderhouden van de layout onder het menu beeld de optie raster gebruiken uit te zetten.

bl1

Bron: Exact Support Blog

Welke instellingen zijn van belang voor het e-mailen van salarisslips?

/in /door

Wanneer u de salarisstroken wilt e-mailen naar uw medewerkers, dan dient u rekening te houden met de volgende instellingen:

  • Via [Salaris, Personeel, Onderhouden] kunt u de medewerker openen. Zorg ervoor dat er aan de rechterkant, in de sectie ‘Dienstverband’ een e-mailadres ingevuld staat. Het veld voor het e-mailadres aan de linkerkant kan voor een privé e-mailadres gebruikt worden
  • Via [Salaris, personeel, onderhouden, tabblad salaris, salarisgegevens] dient u op het tabblad ‘Algemeen’ bij de regel e-mailadres aangeven naar welk e-mail adres de salarisstroken gemaild dienen te worden. Let hierbij op dat u dit in de juiste periode aanpast.
  • Via [Systeem, Algemeen, Gebruikersinstellingen] kunt u op het tabblad ‘Uitvoer’ kiezen voor het juiste e-mail programma, bijvoorbeeld ‘Outlook’.

Vervolgens kunt u, nadat de boekingen zijn berekend en gefiatteerd, gaan naar [Salaris, Invoer, Afdrukken / Verwerken], hier kiest u bij ‘Verwerken’ voor de optie ‘Definitief’ en bij ‘Uitvoer’ voor ‘E-mail’

Nu zullen de stroken naar de betreffende e-mailadressen worden gestuurd. Indien er geen e-mailadres ingegeven staat bij de medewerker zal de salarisstrook geprint worden.

Bron: Exact Support Blog

Tip Exact Globe: Mutaties tonen of verbergen bij het invoeren van boekingen

/in /door

In het selectiescherm bij het invoeren van boekingen [Financieel, Invoer, (betreffende) Dagboek] , wordt per dagboek informatie getoond het totaal aantal boekingen in dat dagboek, de datum van de laatste boeking, en het totaal bedrag dat in dat dagboek geboekt is. Wanneer er veel boekingen aanwezig zijn kan het tonen van deze informatie enige tijd in beslag nemen. En wellicht wilt u deze informatie hier niet tonen. In dat geval kunt u in dit scherm de optie ‘Mutaties tonen’ uitvinken. De extra informatie wordt dan niet getoond.

Bron: Exact Support Blog

Elektronische btw-aangifte en icp-aangifte verzenden via Digipoort

/in /door

De aangiften zoals de btw-aangifte, icp-aangifte en loonaangifte kunt u elektronisch versturen naar de Belastingdienst. In Exact Globe Next beschikt u hiervoor over Aangiftebeheer waarbij gebruikt wordt gemaakt van BAPI (Business Application Programming Interface) voor de communicatie met de server van de belastingdienst.

Met de invoering van SBR (Standard Business Reporting) gaat de Belastingdienst stapsgewijs over op een nieuw, overheidsbreed kanaal: Digipoort. SBR is de standaard voor het samenstellen van financiële rapportages en voor het aanleveren van verplichte rapportages aan overheden. Met SBR worden gegevens in de financiële administratie uniform vastgelegd, zodat u ze eenvoudig kunt gebruiken voor rapportages aan overheidsinstellingen en banken.

Vanaf 1 januari 2014 bent u verplicht de btw-aangifte en icp-opgave via Digipoort bij de belastingdienst aan te leveren. Voor de loonaangifte veranderd er op dit moment nog niets. Deze kunnen ook vanaf 1 januari 2014 nog middels BAPI ingezonden worden.

Vanaf 21-1-2014 zijn de aanpassingen beschikbaar in Exact Globe Next product update 406 en 407

Voor meer informatie kunt u de onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact Support Blog