Berichten

Hoe wijzig ik het type incassomachtiging?

/in /door

Met automatische incasso kunt u vorderingen direct van de bankrekening van uw debiteur opnemen, mits u daartoe de toestemming van de debiteur heeft.

Wanneer u werkt met SEPA incasso-opdrachten dient u voor de debiteuren die u wilt incasseren de gegevens van de incassomachtiging te definiëren. Bij het onderhoud van de debiteuren, waarbij de valutacode ‘EUR’ is geselecteerd, beschikt u op het tabblad ‘Financieel’ over de optie ‘Incassomachtiging’. Middels het icoon achter ‘Incassomachtiging’ kunt u de gegevens van de incassomachtiging onderhouden.

Het type incassomachtiging wijzigen
Bij ‘Type’ kunt u aangegeven welk type van het SDD schema wordt gebruikt voor het aanmaken van een SEPA incasso-bestand: Core of B2B. Indien u per abuis het verkeerde type heeft ingegeven en de instellingen reeds heeft opgeslagen, kunt u het volgende doen om het type voor incassomachtiging te wijzigen:

  • Open het scherm voor ‘Incassomachtiging
  • Klik op de rode kruis achter ‘Bankrekening’
  • Selecteer opnieuw het betaalmiddel middels het zoekscherm
  • Vervolgens kunt u het type voor incassomachtiging selecteren

Incassomachtiging

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een afboeking naar betalingsverschillen terugdraaien?

/in /door

Via de relatiekaart is het mogelijk om een factuur of deel van een factuur af te boeken naar de grootboekrekening voor betalingsverschillen. In dat geval selecteert u in het afletterscherm de openstaande factuur en kiest u voor de knop ‘Afletteren/Verwerken’. Er komt vervolgens een scherm naar voren waarin u kunt aangeven of u het bedrag naar een bepaalde grootboekrekening wilt afboeken’, bijvoorbeeld de grootboekrekening welke ingesteld staat voor betalingsverschillen. Het afletterscherm kunt u benaderen vanaf de debiteuren- of crediteurenkaart via het menu [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Kaarten].

Betalingsverschil

Ongedaan maken?
Indien u de bovenstaande optie heeft uitgevoerd, dan zult u ook op de grootboekkaart van de betalingsverschillen het afgeboekte saldo als regel terugvinden. Stel dat u een fout heeft gemaakt en u wilt dit terugdraaien, dan kan dit door wederom naar de relatiekaart te gaan en dan het afletterscherm te openen. Kies vervolgens bij Tonen (links bovenin) voor ‘Alle’, selecteer de betreffende afboeking en kies voor de knop ‘Afletteren ongedaan maken’.

Betalingsverschil

Op de grootboekkaart voor betalingsverschillen zal hierna de regel van de afboeking verdwenen zijn en uw factuur staat weer open in het afletterscherm met de status ‘niet afgeletterd’.

Bron: Exact Support Blog

e-Mails automatisch opslaan in Exact Synergy Enterprise

/in /door

Binnen Exact Synergy Enterprise heeft u de mogelijkheid om belangrijke e-mails automatisch te bewaren vanuit Microsoft Outlook. Op deze manier kunt u eenvoudig belangrijke gegevens bewaren in Exact Synergy Enterprise terwijl u minder handelingen hoeft te verrichten.

Instellingen per map
Om gebruik te maken van deze functionaliteit dient u de Synergy Office Integratie (SOI) te gebruiken /installeren. Meer informatie hierover kunt u vinden in dit document. Nadat SOI voor u beschikbaar is kunt u de instellingen definiëren. Wanneer u in het navigatievenster van Microsoft Outlook 2007 of 2010 een map heeft toegevoegd, kunt u met de rechtermuisknop klikken op deze map. Vervolgens selecteert u Exact Synergy Enterprise.

Nu verschijnt het Exact Synergy Enterprise map instellingen scherm, markeer hier het veld bij ‘Bewaar alle inkomende e-mails uit deze map in Exact Synergy Enterprise’. Standaard is dit veld gemarkeerd. Selecteer vervolgens het relevante  documenttype bij het veld Type. Wanneer u het documenttype selecteert vanuit Exact Synergy Enterprise dan worden de andere secties automatisch gevuld. Hierbij kunt u denken aan de secties ‘Hoofd velden’, ‘Additionele velden’ en ‘Rechten’.

U kunt nu de e-mails slepen naar de gedefinieerde map en vervolgens worden deze automatisch bewaard in Exact Synergy Enterprise.

Let op, deze functionaliteit is beschikbaar vanaf product update 248. Vanaf product update 251 wordt ook Microsoft Office 2013 ondersteund.

Bron: Exact Support Blog

Jaarlijkse vakantiegeld uitbetaling

/in /door

De maand mei staat bij veel salarisadministrateurs te boek als de maand waarin vakantiegeld uitbetaald moet worden. Bij veel werknemers staat deze maand juist bekend als de maand dat het vakantiegeld ontvangen wordt!

Graag wil ik u wijzen op de volgende twee stukjes die reeds op dit blog verschenen zijn:

In deze twee documenten kunt u veel gestelde vragen en tips en trucs voor uw softwarepakket terugvinden met betrekking tot de uitbetaling van het vakantiegeld.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een debiteur tijdelijk uitsluiten voor herinneringen?

/in /door

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om een herinnering af te drukken voor debiteuren die het openstaande bedrag nog niet hebben voldaan. Echter soms kan het handig zijn om voor een specifieke debiteur een uitzondering te maken. Bijvoorbeeld wanneer er een afspraak met de debiteur is gemaakt.

Uitsluiten zonder reden
Om voor een specifieke debiteur geen herinneringen af te drukken, kunt u de optie ‘stuur herinneringen’ uitvinken in het debiteurenonderhoud via het menu [Financieel, Debiteuren, Onderhouden]. Het uitzetten van deze optie zorgt ervoor dat de debiteur geen herinneringen ontvangt, maar geeft geen inzicht in de reden hiervoor.

Uitsluiten met reden
Wanneer u wel inzicht wilt in de reden of wanneer u een debiteur tijdelijk of eenmalig wilt uitsluiten, is er nog een alternatief om specifieke debiteuren automatisch uit te sluiten bij het afdrukken van herinneringen. U kunt in dat geval in het onderhoud van de debiteur een scenario voor herinneringen meegeven. Standaard staat dit scenario op ‘Normaal’, maar u heeft hier ook de opties ‘Betalingsovereenkomst’, ‘Klachten’ en ‘Overgedragen’. Bij het afdrukken van de betalingsherinneringen kunt u in de geavanceerde modus via een filter op scenario er iedere keer bewust voor kiezen om debiteuren met een afwijkend scenario wel of juist niet mee te nemen.

Bron: Exact Support Blog

Optimale urenregistratie binnen Exact ERP Software een must!

/in /door

Afbeelding 3Voor optimale resultaten is een nauwkeurige urenregistratie een absolute voorwaarde. Binnen Exact Software kunt u eenduidig en waterdicht uren verantwoorden van uw medewerkers.

Binnen deze software worden uren eenvoudig geregistreerd door uw eigen medewerkers. Per week zijn datum, boekjaar, uursoort en het aantal uren helder in te voeren.

Uiteraard is een controle ingebouwd: de contracturen van uw medewerkers worden vergeleken met de werkelijk ingevoerde uren. Afwijkingen zijn zo direct gesignaleerd.

Exact software ondersteunt de volledige tariefmatrix (combinatie van project, uursoort, klant, medewerker), zodat altijd het juiste interne (dekking) en/of externe (commerciële) tarief wordt geregistreerd. Zo hebt u altijd direct zicht op het omzetverloop (totaal en/of per medewerker).

Wilt u meer informatie over urenregistratie volgens Actric, klik dan hier of neem gerust contact met ons op via telefoonnummer (053) 888 12 87.