Berichten

Formules verwerken in rapportages Exact Financials

/in /door

Binnen Exact Financials Enterprise kan het voorkomen dat bepaalde velden niet geselecteerd kunnen worden op een rapport. Een vaak voorkomende vraag is of de notities van openstaande posten direct op het overzicht openstaande posten getoond kunnen worden. Standaard wordt een sterretje (*) getoond als er een notitie bij een openstaande post is vastgelegd waar eigenlijk de tekst van de notitie gewenst is.

Een formule veld aanmaken
Aangezien de notities in een andere tabel worden bewaard dan de openstaande posten moet er een Formule veld aangemaakt worden. Dit kunt u doen op de volgende manier:

  • Open [Systeem; Applicatie, Overzichtenlay-outs, Formules, Onderhoud]
  • Kies bij Type lay-out voor ‘Debiteuren openstaande posten’. Een formulecode zal gevuld worden met een vrije code.
  • Kies in het veld vertaling voor ‘Nieuw’ en selecteer een taal. (Dit moet dezelfde taal zijn als in de gebruikersinstellingen gedefinieerd is) en geef een omschrijving van het veld in. Bijvoorbeeld ‘Tekst notitie’.
  • Stel het Datatype in op Tekst en de lengte op 99. (Dit is de maximale lengte; als uw notitie uit meer tekens bestaat zal deze afgebroken worden).
  • Copier de volgende formule: IF (DBQUERY (RETURN-FIELD = stalog.adm_nr, adm_nr = ‘Administratie’, key_value_1 = TEXT (‘Debiteur’), key_value_2 = TEXT (‘Type:_Boekstuknummer’), key_value_3 = TEXT (‘Boekstuknummer’), table_id = 900071, type_action_log = 107701) = ‘Administratie’, DBQUERY (RETURN-FIELD = stalog.notes, adm_nr = ‘Administratie’, key_value_1 = TEXT (‘Debiteur’), key_value_2 = TEXT (‘Type:_Boekstuknummer’), key_value_3 = TEXT (‘Boekstuknummer’), table_id = 900071, type_action_log = 107701) , “”)
  • Kies nu voor ‘Bewaren’ en sluit het scherm.
  • Kies vervolgens voor [Finance; Debiteuren, Openstaande posten] en open een lay-out. Toon hier een voorbeeld op het scherm.
  • Met de rechter muisknop in de kolomnamen kunt u een veld toevoegen. (Kies Meer en selecteer het formule veld met de omschrijving zoals in het veld ‘Vertaling’ is aangemaakt met de toevoeging (F), van formule.
  • Kies Ok om het overzicht opnieuw op te bouwen. De laatste kolom zal nu een (deel van de) notitie tonen.

Het kan zijn dat de eerste tekens uit vraagtekens bestaan. Dit betekent dat de velden aandachts- en actiedatum van de notitie bij openstaande post niet gevuld zijn.

Dit is een voorbeeld de mogelijkheden van formule velden in de overzichten van Exact Financials Enterprise. Aangegeven moet worden dat het maken en onderhouden van formule velden niet door de support afdeling van Exact ondersteund kan worden. De consultants van Exact zullen u graag helpen bij het bouwen van dergelijke formules en rapportages.

Bron: Exact Support Blog